Os e-mails são difíceis. É realmente difícil entender o que você realmente quer dizer em um e-mail e, na maior parte do tempo, as pessoas quase sempre o entendem mal. Muito do problema se resume ao fato de que as pessoas para as quais você está escrevendo não conseguem ver seu rosto. Eles não podem ver o sorriso em seu rosto, e você não pode ver a expressão em seu rosto - a capacidade humana natural de entender a emoção em palavras através da expressão facial é completamente nula em um e-mail.
Então, o que pode substituir a expressão facial e o tom de voz? Como você efetivamente passa a sua mensagem sem deixar todos os seus amigos ou todos no escritório tiquetaqueados em você?
O escritor Peter Drucker escreveu certa vez: “A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito .” Eu daria um passo além disso e diria que a coisa mais importante ao enviar um e-mail é esclarecer apenas o suficiente para que o destinatário não ouve o que não é dito. Na verdade, o que mais causa problemas na comunicação por e-mail é quando a pessoa que recebe o e-mail interpreta todos os tipos de coisas terríveis que você sugeriu, mesmo quando você escreveu apenas uma linha.
Isso é o que leva ao ódio e descontentamento. Isso é o que constrói o ressentimento. É por isso que o cara do outro lado da mesa na reunião da manhã está olhando para você, porque você o havia mandado em um e-mail que você mandou ontem à tarde, e ele tomou isso como um ataque pessoal.
Crafting seu email perfeito
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Bem, não é sem muita dor e sofrimento que eu posso ficar aqui hoje e dizer que agora estou em posição de ajudar. Fiz quase todos os erros que podem ser cometidos com o e-mail, desde os primeiros dias da faculdade, quando tentei iniciar um negócio de marketing multinível enviando e-mails em massa para todos no campus. Em um dia, tive minha conta encerrada por 24 horas e um aviso grande e desagradável do administrador de mainframe da IBM sobre o que define “spamming”.
Não foi tanto uma lição de etiqueta de e-mail, como foi um alerta que o e-mail pode realmente causar problemas se você lidar mal. Ao longo dos anos em que ofendi as pessoas, fiquei ofendido e comecei a travar batalhas épicas com as pessoas. Eu gostaria de dizer que alguém ganhou - mas ninguém nunca vence. É por isso que estou aqui hoje, na esperança de ajudar futuras legiões do público que envia e-mails a preparar melhor esses e-mails antes de clicar no botão Enviar.
1. Enviando um Romance
Um dos meus primeiros pecados culposos quando comecei a trabalhar como engenheiro foi que quase sempre escrevia e-mails que se estendiam por três ou quatro parágrafos. O motivo não foi apenas porque eu posso digitar bem rápido, mas porque eu sempre senti que se eu deixasse algum detalhe, as pessoas não entenderiam realmente do que eu estava falando. Isso pode ser verdade até certo ponto - e chegaremos a e-mails que são muito breves em um minuto - mas há algo a ser dito para simplificar.
Quando você escreve e-mails tão complicados, você não está conseguindo transmitir sua mensagem de várias formas. Em primeiro lugar, o fato de você ter escrito muito significa para a pessoa que você tem pouco respeito por seu tempo, e se você faz isso com muita frequência, você está fadado a irritá-lo. Segundo, enquanto um e-mail de 500 palavras, organizado em vários parágrafos, faz muito sentido para você, provavelmente você está confundindo a todos - e dando-lhes uma enxaqueca.
Se você é um wordsmith e tendem a over-write, então sempre volte e comece a trabalhar em “cortar” essas frases. Invente maneiras novas e criativas de encurtá-las, ou talvez você possa removê-las completamente. Talvez você esteja oferecendo informações demais. Diga às pessoas o que elas precisam saber, não o que você quer que elas saibam que você conhece. Você sabe?
2. Enviando um email de duas palavras
A ofensa oposta ao novo e-mail é o e-mail de uma ou duas palavras que não explica absolutamente nada. É como quando eu pergunto aos meus filhos na mesa de jantar: “Então, como foi seu dia? Depois de um momento, uma resposta relutante, “Tudo bem. Não tenho certeza porque eu me incomodo, eu continuo. “ O que você fez, algo divertido? ”A resposta inevitável: “ Não, na verdade não. "
Eu sinceramente não entendo por que algumas pessoas se incomodam em usar o email. Se você tiver sorte, um e-mail dessa pessoa conterá uma única frase completa. Se você tiver azar, a pessoa pedirá que você faça algo por eles, mas não se incomodará em explicar exatamente o que eles querem que você faça. É como enviar uma mensagem de socorro pelo rádio quando você está perdido no meio do deserto, e não informar a equipe de resgate sobre quais são suas coordenadas.
É extremamente frustrante, porque as pessoas têm que lutar para entender o que você está falando. Pior ainda, você pode realmente forçá-los a perder tempo respondendo ao seu e-mail, apenas para pedir-lhe para elaborar um pouco mais.
Eu suspeito que a maioria das pessoas com esse problema escreve e-mails tão curtos porque a digitação é um exercício tão penoso. Nem todo mundo pode digitar mais de 60 a 70 palavras por minuto, então você tem que ter um pouco de simpatia por esse grupo.
3. Envio de um e-mail em massa para uma pessoa
Você realmente quer marcar as pessoas? Envie um e-mail em massa para todos em seu escritório simplesmente para repreender uma única pessoa por algo errado. Eu chamo isso de e-mail de "humilhação pública". Normalmente, todos no escritório podem já saber que uma pessoa em particular cometeu um erro, mas o gerente não pode deixá-lo sozinho. Então, eles enviam um e-mail em massa para todos, explicando em detalhes grandes e excruciantes por que uma determinada ação é tão errada, ou por que esse erro em particular é tão ruim.
Eu tenho que admitir que em alguns dos meus papéis de gestão no passado, eu escorreguei para este comportamento. Eu vi outros colegas meus também. É um erro fácil de fazer, porque você pode realmente querer ter certeza de que todo mundo que você está gerenciando não cometa o mesmo erro. A realidade é que, se todos já sabem, a pessoa que cometeu o erro é humilhada. Se eles não sabem sobre isso, todo mundo está confuso e não tem certeza se você está falando sobre eles.
Simplifique - fale sobre o problema específico com a pessoa que cometeu o erro. Então, se você acha que é importante o suficiente para todos, envie um aviso, mas faça parecer que é apenas um “FYI” geral enviado pela alta administração - isso remove o tom acusatório e o torna menos pessoal.
4. Usando Advérbios Dramáticos
Outro comportamento muito comum em e-mails - geralmente de pessoas que são muito apaixonadas pelo seu trabalho em geral, ou sobre um projeto específico que está em discussão. Esse comportamento é o uso excessivo de advérbios muito dramáticos. Frases como "Esse design está terrivelmente errado " ou " Essa abordagem é dolorosamente vaga" servem apenas para introduzir emoção na discussão.
Quando você olha para essas frases sem os advérbios, pode ver o quanto elas são mais profissionais - e muito menos antagônicas -. Caso contrário, você acaba de se deparar com um pirralho mimado e exageradamente dramático.
Experimente sem os advérbios. Esse design está errado. Essa abordagem é vaga.
Pode não agradar ao destinatário - mas também não os ataca e os coloca na defensiva. É mais profissional e, na verdade, você pode se passar por um adulto maduro, mesmo quando discorda de alguém.
5. Uso excessivo de voz passiva
Na verdade, não foi até o final da minha carreira de escritor que realmente, realmente aprendi e compreendi a voz passiva. O problema de aprender sobre isso é que você começa a ver isso em todos os lugares. Um dos usos mais predominantes da voz passiva é o e-mail, porque a voz passiva permite que uma pessoa se separe de uma ação.
Em vez de dizer: " Eu dirigi o cliente para o aeroporto", que coloca a responsabilidade diretamente sobre seus ombros, você pode escrever: " O cliente foi levado para o aeroporto".
Esse é um comportamento comum entre pessoas que estão preocupadas em assumir responsabilidade por praticamente qualquer coisa, porque se algo der errado, elas não querem ser culpadas. Essas são as mesmas pessoas que reclamam quando os tomadores de risco - aqueles que assumem a responsabilidade de fazer as coisas - obtêm reconhecimento ou promoções. A verdade é que as pessoas vêem através da voz passiva nos e-mails. Se você terminou uma tarefa ou realizou um objetivo, não tenha medo de receber crédito!
6. Apalpar-se nas costas
Curiosamente, o extremo oposto das pessoas que usam voz passiva em e-mails o tempo todo são as pessoas que quase sempre escrevem sobre tudo em primeira pessoa. Lendo seus e-mails, você pensaria que um projeto não foi um esforço de grupo, foi uma realização pessoal. Você pensaria que a pessoa que enviou o email fez absolutamente todo o trabalho!
Como você reconhece esses e-mails? Conte as ocorrências da palavra “eu”.
Lendo um e-mail desse tipo de pessoa, fica claro que eles sentem que o mundo inteiro gira em torno deles e que todos deveriam estar dando a eles elogios constantes por todo o trabalho que realizaram sozinho. Esses e-mails invariavelmente deixam os colegas de equipe se sentindo desanimados e completamente desvalorizados. Essa abordagem é o caminho mais rápido para a raiva e o isolamento de seus colegas.
Tenho certeza de que existem muitos outros tipos de e-mails que realmente incomodam e ofendem as pessoas. Eu aposto que você tem sua própria lista também! Que tipos de e-mails realmente o diferenciam? Que tipos são seus pet peeves? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo.
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