Team Spirit Trumps Technology: Como dominar a colaboração remota para equipes on-line

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Fazer parte de uma equipe eficiente pode ser uma das experiências profissionais mais recompensadoras da sua vida. Trabalhar com uma equipe significa que você tem uma riqueza de conhecimento, experiência e habilidades para usar. Grande colaboração depende de muitos fatores, incluindo liderança, confiança, espírito de equipe, comprometimento e meta unificadora.

Infelizmente, colaborar não será mais fácil se você tiver que trabalhar em conjunto remotamente e compartilhar apenas a Internet como uma conexão comum. A tecnologia pode ajudar a navegar no caos, mas é apenas a cobertura que possivelmente torna uma equipe flexível e eficaz perfeita. Vamos ver o que você pode fazer para aproveitar ao máximo.

Conheça sua equipe

No início da sua colaboração, você deve conhecer sua equipe. Mesmo se você acha que já os conhece, repita os seguintes pontos novamente para garantir que nada seja perdido:

• Qual é a configuração deles, ou seja, qual hardware, sistema operacional e ferramentas eles usam?
• Quão forte é a conexão com a Internet?
• Qual é o ambiente em que eles estarão trabalhando? Eles trabalham em um escritório, um café ou em casa com crianças?
• Quais são as suas horas de trabalho preferidas?
• Por que eles estão nesse time? O que os motiva?
• O que eles consideram suas forças pessoais e tarefas favoritas em relação ao projeto em mãos?
• Que tarefas ou responsabilidades prefeririam não aceitar?
• Quais são os seus peeves de estimação ou botões em relação ao modo em que você estará trabalhando em conjunto?

Você pode coletar dados iniciais usando ferramentas de e-mail ou pesquisa 10 Dicas e truques avançados para o Google Forms 10 Dicas e truques avançados para formulários do Google Se o Formulários Google ainda não for seu criador, é hora de mudar de ideia. Você pode achar que sabe tudo o que há para saber sobre o Formulários Google, mas graças ao Google ... Leia mais e baseie seu planejamento nessas informações. O ideal é que você acompanhe uma reunião de equipe on-line ao vivo, para que todos tenham a chance de conhecer e se conhecer. Para garantir uma experiência tranquila durante a reunião ao vivo, leve em consideração informações como o horário de trabalho (fuso horário), o ambiente de trabalho e as ferramentas preferidas de sua pesquisa inicial para configurá-lo.

Se sua equipe tiver problemas tecnológicos, tente conectá-los a uma chamada do Skype. Você pode até alcançar alguém no telefone. Se você tiver uma conta do Skype Premium, poderá usar o vídeo com mais de duas pessoas. Com uma equipe de aficionados por tecnologia, você não terá problemas para reuniões em ambientes on-line mais avançados, como o Google Hangouts, o AnyMeeting ou o Adobe Connect, onde também poderá compartilhar telas com excelentes ferramentas de compartilhamento de tela e acesso remoto. Ainda não se ouviu falar 12 Excelentes ferramentas gratuitas de compartilhamento de tela e acesso remoto que você ainda não ouviu Graças ao acesso remoto, você pode ver e controlar as telas de qualquer lugar. Isso pode economizar tempo e confusão quando você está em uma reunião ou quer ajudar alguém. Mantenha estas ferramentas de compartilhamento de tela próximas ... Leia mais e colabore em documentos.

Conhecer os membros de sua equipe ajudará você a organizar o grupo de maneira muito mais eficiente. Conhecer uns aos outros é um passo fundamental para a construção do espírito de equipe, fortalecendo a ética de trabalho e aumentando a disposição para o compromisso ao longo do caminho.

Defina seus objetivos comuns e individuais

Independentemente de como você colabora, tem que haver um objetivo claro! É o combustível para qualquer coisa que fazemos na vida e nos permite lidar com as dificuldades e fazer concessões. Sua equipe deve saber exatamente qual é o objetivo comum.

Divida o grande objetivo em etapas e sub-objetivos pequenos e gerenciáveis. Visualizar a jornada de sua equipe também permitirá que cada membro da equipe veja como eles estão contribuindo para o sucesso da equipe. As equipes funcionam melhor quando todos sentem que estão fazendo uma contribuição fundamental - porque o fazem.

Idealmente, o esboço final deve ser co-criado por toda a equipe, o que pode ser feito com uma série de ferramentas, incluindo e-mail, reuniões on-line, documentos on-line ou edição colaborativa de um quadro de visão.

Escolha suas armas

Você não pode simplesmente começar a trabalhar em conjunto, você primeiro tem que estabelecer a base, o que você fez em grande parte, se você passou pelas etapas acima. Aqui está um passo importante que muitas vezes é negligenciado: decidir sobre as ferramentas que todos usarão.

Agora, todos devem se conhecer e entender o propósito do projeto e seu papel nele. No processo de chegar a este ponto, você deve ter testado algumas ferramentas com sua equipe. Idealmente, agora você tem uma boa ideia de quais ferramentas são uma possibilidade.

Note que realmente não importa quais ferramentas você escolhe. Há tantos e nenhum será perfeito. O que importa mais é que todos se sintam à vontade com as ferramentas que a equipe está usando. Em outras palavras, sua equipe deve concordar.

Se alguém tiver uma forte preferência por uma ferramenta específica com a qual você ou outros membros da equipe não estão familiarizados, permita que eles a introduzam. Se a equipe concordar em usá-la, responsabilize seu proponente por configurá-la, ajudar os outros a começar e mantê-la organizada.

Aqui estão algumas categorias de ferramentas que você deve considerar para sua colaboração online As 6 melhores ferramentas de reunião on-line grátis para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas de reunião on-line grátis para colaborar com sua equipe Pequenas equipes não precisam de aplicativos corporativos caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados da sua equipe, comunicação e muito mais. De graça. Consulte Mais informação :

• comunicação assíncrona, por exemplo, email, listas de discussão, fóruns
• comunicação em tempo real, por exemplo, chamadas em conferência, bate-papo por áudio / vídeo, webinars
• compartilhamento de documentos, por exemplo, armazenamento em nuvem
• ferramentas colaborativas em tempo real, por exemplo, escrita colaborativa
• gerenciamento de projetos (veja abaixo)

Para cada categoria, você precisa definir responsabilidades e discutir convenções. Por exemplo, como você vai nomear documentos? Como você vai organizá-los? E quem será responsável pelos documentos? Tirar essas coisas logo no início, reduzirá significativamente as frustrações no futuro.

Mantenha sua equipe organizada

Quando você está liderando uma equipe, você tem que definir metas, atribuir tarefas, definir prazos, enviar lembretes, incentivar, apoiar e elogiar seus colegas. Isso é chamado de gerenciamento de projetos. Quanto melhor você conhecer os membros de sua equipe e suas habilidades, mais fácil será (veja acima).

Você encontrará muitas ferramentas de gerenciamento de projetos on-line, mas dependendo do projeto e dos parceiros, talvez não seja necessário nada de especial. Às vezes, uma ferramenta de lista colaborativa Pare, colabore e liste: 5 aplicativos para iPhone para manutenção de lista compartilhada Pare, colabore e liste: 5 aplicativos para iPhone para manutenção de lista compartilhada A App Store está repleta de aplicativos que permitem formar listas e colaborar com outras. Se você está procurando listas para acompanhar as coisas ao redor da casa, ou para o trabalho relacionado ... Leia mais é suficiente. Se a sua equipe precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos mais abrangente Trello - Um sistema de gerenciamento de projetos simples, simples e eficiente De um bom sistema de gerenciamento de projetos A partir de uma boa casa O nome Joel Spolsky significa alguma coisa para você? Se assim for, você vai querer ler este post, porque mostra o maior e mais recente projeto do Spolsky. E se não, você deve saber que isso é ... Leia mais, eu recomendo Trello. Se vocês gostam de microgerenciamento, características complexas e uma visão desagradável de uma interface, no entanto, você terá que ir com o Basecamp - ele funciona totalmente e não é nada divertido.

Lembre-se de que as ferramentas não podem fazer nenhum trabalho para você. Cabe a você aceitar sua responsabilidade, manter sua equipe organizada e manter as coisas em movimento. A tecnologia pode simplificar isso.

Quais são suas ferramentas favoritas para colaborar on-line? E quais estratégias e ferramentas falharam no passado?

Créditos da Imagem: Reunião Virtual via Shutterstock, Backcasting via The Natural Step, Template por mattcornock via Flickr