Talvez você seja novo em um papel de liderança ou esteja simplesmente lutando com o trabalho de delegação. Como líder, delegar tarefas a outras pessoas é necessário, mas pode ser desafiador. Se você adquiriu recentemente o seu próprio time Qual é a diferença entre um chefe e um líder? Qual é a diferença entre um chefe e um líder? Leia mais ou apenas precisa de uma pequena ajuda com a delegação, aqui estão algumas dicas úteis.
A melhor maneira de descrever como delegar é com os cinco W's: Who, What, When, Where e Why. Para pintar uma imagem clara, começaremos com o porquê.
Por que a delegação é necessária?
A delegação tem muitos benefícios para você como líder, bem como para sua organização e sua equipe. No entanto, muitos indivíduos têm dificuldade em delegar tarefas.
Alguns podem pensar que é mais fácil executar tarefas do que delegá-las. Outros podem sentir um senso de valor, lidando com tarefas sozinho. Ainda mais pode ser simplesmente inexperiente na delegação.
A Harvard Business Review on-line afirma:
A delegação beneficia gerentes, subordinados diretos e organizações. No entanto, continua sendo uma das capacidades de gerenciamento mais subutilizadas e subdesenvolvidas.
E, além disso, o estudo sobre administração do tempo referenciado pela Harvard Business Review concluiu que:
332 empresas pesquisadas estavam preocupadas com as habilidades de delegação de seus funcionários. Ao mesmo tempo, apenas 28% dessas empresas ofereciam treinamento sobre o assunto.
Benefícios para você como líder
- Você pode direcionar sua atenção para outros itens.
- Você pode agendar seu tempo de forma eficaz.
- Você pode realizar mais durante o dia de trabalho.
Benefícios para os membros da sua equipe
- Eles podem aprender novos ou aprimorar habilidades atuais.
- Eles podem se sentir parte de uma equipe e ambiente confiáveis.
- Eles podem melhorar sua autoconfiança e motivação.
Benefícios para sua organização
- Pode aumentar a produtividade.
- Pode oferecer processos bem sucedidos para clientes e clientes.
- Pode construir cultura conectada para todos os funcionários.
Como você pode ver, os benefícios da delegação afetam mais do que apenas um líder. Então, se você estiver se segurando, estará afetando sua empresa e sua equipe também.
O que você deve delegar?
Agora que você sabe a importância da delegação como líder, o próximo passo é decidir o que você deve delegar.
Em muitos casos, a delegação de certas tarefas é óbvia. Por exemplo, você não atribuiria uma tarefa de programação a um associado de vendas. No entanto, quando se trata de suas próprias tarefas, pode ser mais difícil decidir qual delegação de autorização.
Faça a si mesmo estas perguntas:
- Esta é uma tarefa que só eu tenho o conhecimento para fazer?
- Estou evitando atribuir essa tarefa porque ninguém mais tem tempo?
- Eu mantenho as tarefas porque quero "fazer tudo" sozinho?
- Esta é uma tarefa recorrente ou rotineira?
- Eu sou realmente responsável por essa tarefa?
Um projeto da Universidade Estadual da Carolina do Norte afirma isso em sua lista dos tipos de tarefas que devem ser delegadas:
As pessoas geralmente mantêm as tarefas de que mais gostam, mesmo que a tarefa não seja de sua responsabilidade. Essas tarefas não são a melhor maneira de gastar seu tempo e energia.
Depois de decidir o que delegar, atenha-se a essa decisão. Em seguida, organize sua agenda e lista de tarefas 9 Melhores ferramentas de gerenciamento de tempos para se manter organizada 9 Melhores ferramentas de gerenciamento de tempos para se manter organizada As ferramentas de gerenciamento de tempo mostradas aqui o ajudarão a aproveitar ao máximo seus dias. Adequado para qualquer negócio ou situação pessoal. Esta é a hora de organizar sua vida! Leia mais para acomodar os outros itens importantes que você deve atender.
Quem é a pessoa adequada para a tarefa?
Depois de determinar quais itens devem ser delegados, o movimento lógico é decidir quem deve enfrentar a tarefa. Quando você é o líder, seja um pequeno grupo permanente ou uma equipe de projeto flexível, conhecendo os membros da equipe As 5 melhores dicas de gerenciamento de projetos para iniciantes As 5 melhores dicas de gerenciamento de projetos para iniciantes Se você está assumindo uma função de gerente de projetos pela primeira vez, aqui estão apenas cinco dicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a começar. Leia mais é a chave.
Então, quando chega a hora de delegar tarefas, você deve obviamente reconhecer as habilidades de cada pessoa. Mas, ao mesmo tempo, você deve saber o quão bem eles se saem e seu registro de responsabilidade. Atribuir uma tarefa a alguém com quem você pode confiar é importante para sua conclusão bem-sucedida.
A Forbes oferece estes dois conselhos úteis sobre delegação:
Junto com a confiança, você também tem que dar às pessoas a quem você delegar a chance de fazer um trabalho do seu jeito.
Delegar responsabilidade e autoridade, não apenas a tarefa.
Lembre-se, depois de delegar uma tarefa, esse membro da equipe deve ser responsável por ela. Isso não significa que você deva ir embora, mas deve deixar o membro da sua equipe assumir a liderança.
Quando você deve delegar tarefas?
Então você sabe o que está delegando e para quem, mas quando você entrega esses reinados? Você encontrará muitas variáveis envolvidas quando uma tarefa deve ser delegada. Você deve considerar a data de vencimento, prioridade e esforço no mínimo.
Por exemplo, tarefas que são urgentes e caem no conjunto de habilidades de um membro da equipe devem obviamente ser delegadas desde o início. Mas aqueles que são de baixa prioridade ou que várias pessoas podem lidar podem esperar.
Uma maneira útil de tomar essa decisão é usar um método de priorização de tarefas. Uma dessas técnicas, chamada de Eisenhower Matrix, pode ajudá-lo a priorizar rapidamente. Usando esse método, você coloca suas tarefas em quatro quadrantes para Do First, Schedule, Delegate e Don't Do.
À medida que você analisa os intervalos para Do First e Schedule, é possível transferir facilmente as tarefas para a seção Delegate. Esse também é um método útil para determinar as tarefas que podem cair no quadrante Don't Do.
Onde você deve gerenciar tarefas delegadas?
A tarefa foi delegada e agora é hora de você seguir em frente ... quase. Você ainda precisa acompanhar e acompanhar a tarefa até que esteja concluída.
Você provavelmente usa vários aplicativos e ferramentas na sua posição Torne-se um líder mais organizado e produtivo Com a Wrike Torne-se um líder mais organizado e produtivo com a Wrike Se você está liderando um único projeto no trabalho ou gerencia uma pequena empresa O papel requer organização e planejamento extremos. Isso nem sempre é possível com um agendador ou planejador tradicional. Entre no Wrike, um ... Leia Mais. Se você tiver um mecanismo de rastreamento confiável, não deixe de incorporar as tarefas delegadas. Mas se você precisar de algumas sugestões, aqui estão cinco ótimas opções.
- O Outlook permite que você atribua tarefas e mantenha uma cópia em sua própria lista.
- Google oferece recursos Economize seu tempo com 10 recursos do Google subutilizados Economize seu tempo com 10 recursos do Google subutilizados As ferramentas e serviços do Google fazem de tudo para nós. Mas há muitos recursos que são subutilizados. Economize alguns segundos e faça mais com as ferramentas do Google que você usa todos os dias. Leia mais para delegar e-mails e tarefas de agendas com o Gmail e o Google Agenda.
- O Trello usa o método Kanban para gerenciar projetos com recursos para atribuir tarefas a outras pessoas.
- O Podio fornece uma estrutura limpa de comentários para tarefas delegadas para manter todos atualizados.
- Meistertask permite atribuir facilmente e receber notificações de alterações de status da tarefa.
Apenas tenha em mente que a ferramenta que você usa não deve apenas fornecer a capacidade de atribuir tarefas. Você deve usar um que ofereça recursos como notificações, métodos de acompanhamento e lembretes.
Recursos de Treinamento para Delegação
Se você acredita que você ou sua organização poderiam se beneficiar de um programa de treinamento de delegações, aqui estão alguns recursos para explorar.
- Obras de treinamento de negócios
- Dale Carnegie Training
- American Management Association
- Aprendizagem de CRM
Como bem você delega?
A capacidade de delegar para os outros é uma habilidade importante para qualquer líder 5 dicas de gerenciamento de tempo que podem fazer de você um líder na vida e no trabalho 5 Dicas de gerenciamento de tempo que podem fazer de você um líder na vida e no trabalho um líder. Mesmo que isso signifique ser um líder de sua própria vida. Essas dicas ajudarão você a se tornar ainda melhor. Consulte Mais informação . E como você leu aqui, os benefícios se aplicam não apenas a você, mas também à sua organização e à sua equipe. Isso faz com que seja uma situação ganha-ganha-ganha.
Você acha que tem habilidades sólidas de delegação? Ou você luta com a tarefa de delegação todos juntos? Sinta-se à vontade para compartilhar seus pensamentos sobre esse assunto nos comentários.
Créditos da Imagem: Duncan Andison / Shutterstock