Você deve usar PDF ou documentos do Microsoft Office? Os prós e os contras

Já imaginou o que há de tão especial em arquivos PDF? Você nunca deveria usar um documento PDF? Comparamos PDFs com outros formatos de documentos do Microsoft Office e explicamos quando usar o que.

Já imaginou o que há de tão especial em arquivos PDF?  Você nunca deveria usar um documento PDF?  Comparamos PDFs com outros formatos de documentos do Microsoft Office e explicamos quando usar o que.
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Todos nos deparamos com documentos PDF todos os dias - é o formato ideal para extratos bancários, manuais de instruções, relatórios on-line e muito mais.

Mas é sempre o melhor formato? Como você sabe se deve usar um documento PDF ou um dos tipos de arquivo do Microsoft Office?

Se você está em um dilema sobre qual formato usar para o efeito, continue lendo. Neste artigo, explicarei os prós e contras de usar um PDF em comparação com arquivos DOC, XLS e PPT.

PDFs: os benefícios

Vamos começar avaliando as vantagens dos documentos PDF. Em que circunstâncias você deve sempre usá-los?

Auto-contido

Se você está produzindo conteúdo para distribuir para outras pessoas - por exemplo, apresentações de vendas, notas de aula ou boletins informativos - você deve usar o formato PDF para enviar os arquivos.

O motivo? PDFs são independentes. O arquivo em si contém todas as formatações, fontes e designs de layout. Eles serão processados ​​da mesma maneira todas as vezes sem depender do sistema operacional, hardware ou software.

Qualquer pessoa que tenha aberto um documento do Microsoft Word no Google Drive sabe o quanto isso é importante. Se você enviar um arquivo DOC para outro usuário que não esteja usando o mesmo aplicativo ou não tiver as mesmas fontes instaladas, ele geralmente parecerá confuso.

Impressão de alta qualidade

Como os documentos PDF são independentes, as gráficas aceitarão com prazer. Eles geralmente não aceitam documentos do Word Como imprimir documentos do Microsoft Office da maneira correta Como imprimir documentos do Microsoft Office da maneira correta Às vezes, parece impossível imprimir documentos exatamente da maneira que você deseja? Nós podemos ajudar! Mostramos todas as suas opções de impressão e ajudamos você a escolher as configurações corretas para documentos perfeitamente impressos. Leia mais ou outros formatos do Microsoft Office.

PDFs são "O que você vê é o que você obtém" - qualquer que seja a aparência da página na sua tela, você pode ter certeza de que ela terá a mesma aparência em uma cópia física. Imagens de alta resolução manterão sua aparência profissional e layouts de página não serão comprometidos.

Portanto, se você deseja imprimir um lote de cartazes, panfletos ou até mesmo uma apresentação de slides do PowerPoint, salve-o como PDF antes de ir para a cidade.

Vários formatos

Sim, você pode importar parágrafos de texto em um arquivo do PowerPoint ou colar um slide do PowerPoint no Excel, mas o processo requer muitos ajustes se você quiser que o documento acabado pareça respeitável. Os vários formatos do Office não são realmente projetados para inúmeros formatos e muitas incorporações.

Mesmo que o documento pareça bom na tela, se o arquivo for grande, pode levar muito tempo para abrir e / ou salvar. Os documentos PDF podem suportar facilmente texto, quase todos os tipos de imagem, gráficos vetoriais, slides, código HTML e muito mais.

Interativo

Os arquivos do Microsoft Office podem ser interativos, mas os PDFs são uma opção melhor para formulários de inscrição, formulários de comentários e outras situações que exigem entrada de dados. Aqui está o porquê:

  • Campos fixos - Não há possibilidade de um usuário final deletar acidentalmente um campo, interpretar incorretamente quais dados são necessários ou perder uma pergunta.
  • Guias passo-a-passo : os criadores podem adicionar notas de margem para orientar os utilizadores através de formulários complicados.
  • Fórmulas - Você pode fazer um PDF instantaneamente adicionar imposto sobre vendas ou calcular as taxas de câmbio em uma fatura. Obviamente, o Excel também permite que você trabalhe com fórmulas e equações. Precisa de ajuda com fórmulas do Excel? 7 Recursos para Consultar Precisa de Ajuda com Fórmulas Excel? 7 Recursos para Consultar o Excel é o padrão ouro da planilha. Se você precisar usar o Excel e ainda assim precisar se familiarizar com ele, esses recursos apresentarão rapidamente o básico e muito mais. Leia mais, mas não há como manter as fórmulas ao converter de XLS para PDF.
  • Assinatura - Alguns serviços, como o Adobe Sign e o DocuSign, permitem adicionar sua assinatura. Você pode assinar eletronicamente documentos e você deve? Você pode assinar eletronicamente documentos e você deve? Talvez você tenha ouvido seus amigos com experiência em tecnologia jogarem os termos assinatura eletrônica e assinatura digital. Talvez você até tenha ouvido eles serem usados ​​de forma intercambiável. No entanto, você deve saber que eles não são os mesmos. Na verdade, ... Leia mais sobre contratos e outros documentos pessoais de maneira fácil e segura.

Compatibilidade

Existem méritos para o uso de navegadores e leitores PDF especializados. PDF Reader vs. Browser: Qual PDF Viewer é melhor para você? PDF Reader vs. Browser: Qual Visualizador de PDF é Melhor para Você? Um leitor de PDF é frequentemente uma das primeiras ferramentas que as pessoas instalam em seu novo computador. Não é glamourosa ou sexy, mas é uma ferramenta vital no seu arsenal de produtividade. Ou é? Consulte Mais informação .

Em última análise, no entanto, desde que o receptor tenha um navegador instalado em seu sistema, eles poderão abrir o arquivo. Não é o caso se você enviar um arquivo no DOC, XLS ou PPT. Nem todas as suítes de escritório podem lidar com todos os formatos.

PDFs: desvantagens e alternativas

Apesar desses benefícios aparentes, ainda há momentos em que um formato PDF não é adequado. Vou olhar para algumas dessas situações e aconselhá-lo sobre o que você deve usar.

Compondo texto

Documentos PDF não possuem as poderosas ferramentas de formatação do Microsoft Word e outros processadores. Você não pode editar layouts de página, fontes e outros problemas estilísticos importantes.

Além disso, eles não têm verificadores ortográficos, verificadores gramaticais e outros recursos de escrita. Você deve usar um processador de texto tradicional para compor seu texto. Salve apenas o arquivo como PDF quando tiver certeza de que você terminou.

Edição de Conteúdo

Os PDFs também não são uma boa opção quando alguém precisa editar ou adicionar mais detalhes ao documento. 5 Ferramentas gratuitas para editar arquivos PDF 5 Ferramentas gratuitas para editar arquivos PDF PDFs são universalmente úteis. No entanto, eles ficam aquém quando se trata de edição. Estamos aqui para mostrar as melhores ferramentas gratuitas para editar seus arquivos PDF. Consulte Mais informação . Por exemplo, se você é responsável por adicionar texto a um documento e, em um estágio posterior do processo, outra pessoa é responsável por adicionar imagens, não é aconselhável enviar o arquivo em formato PDF.

O formato não é editável por natureza. Os PDFs são apenas uma imagem de um documento existente, em vez de serem um documento original por si só. Na melhor das hipóteses, a maioria dos leitores de PDF permite que você edite apenas algumas palavras por vez.

Imagens

Se você precisar reutilizar imagens de um documento em uma data posterior, siga os aplicativos do Office. Você achará mais difícil - se não impossível - extrair as imagens incorporadas de um documento PDF.

Se for absolutamente necessário extrair uma imagem de um PDF, você pode pegar uma tela de impressão e editar a imagem no Paint - mas não é um fluxo de trabalho eficiente, e você provavelmente perderá um pouco da qualidade da imagem.

Colaboração

Aplicativos de criação de PDF não possuem ferramentas para colaboração. Algumas ferramentas pagas apresentam recursos que os melhores leitores gratuitos Os 6 melhores leitores de PDF para Windows Os 6 melhores leitores de PDF para Windows Você pensou duas vezes antes de instalar o Adobe Reader? É o leitor de PDF mais usado, mas não necessariamente o melhor. Nós saímos para encontrar os melhores leitores de PDF para suas necessidades. Leia mais não inclua, mas o processo é complicado.

A maioria dos pacotes de produtividade, como o Microsoft Office 365 e os aplicativos do Google Drive, agora permitem a colaboração em tempo real em documentos 3 Office Online Teamwork e ferramentas de colaboração que impressionam o Microsoft Office Online Teamwork e as ferramentas de colaboração que impressionam, A Microsoft lançou novas ferramentas para as equipes colaborarem remotamente e em tempo real. Nós mostramos o que você não pode perder. Consulte Mais informação . Novamente, você pode fazer todo o seu trabalho usando um pacote tradicional e, em seguida, salvar somente em PDF quando o documento estiver completo.

Compartilhe suas opiniões

Espero ter fornecido uma ampla introdução sobre como os documentos PDF se comparam aos formatos típicos de arquivos do pacote do Office, além de explicar quando usar PDFs e quando evitá-los.

Eu adoraria ouvir o que mais você adicionaria a essa lista. Eu perdi algum pros? Eu negligenciei algum cons significativo? Você pode deixar seus pensamentos e opiniões na caixa de comentários abaixo.

Crédito de imagem: NY Studio via Shutterstock.com

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