Na era digital, quem tem tempo para assinaturas de papel? Talvez você seja uma pequena empresa que procura manter todos os seus documentos digitalmente ou um freelancer que está sofrendo com a produtividade. Seja qual for o caso, as assinaturas eletrônicas são muito mais fáceis do que rastrear cópias impressas.
Pare de tentar acompanhar tudo à mão e deixe que os aplicativos façam o trabalho. Conheça o eversign, o único serviço que você precisa para gerenciar todas as suas assinaturas.
Configurando o Eversign
Vá até a página de inscrição da eversign para começar. Digite seu endereço de e-mail e uma senha e preencha algumas informações básicas, como seu nome e endereço. Depois disso, o eversign perguntará qual plano você gostaria de tentar, mas clique no botão Ignorar por agora para testar o plano gratuito primeiro. Por fim, defina seu URL de cortesia usando sua empresa ou seu próprio nome. Confirme seu endereço de e-mail e está tudo pronto.
Seu painel mostra tudo que você precisa saber de relance. Você pode ver quantos documentos estão esperando em uma assinatura, quantos itens você enviou este mês e o que aconteceu recentemente com sua conta. É uma boa ideia obter sua assinatura imediatamente antes de começar a enviar documentos, então clique no campo Minha assinatura para dar uma olhada.
Você já verá uma assinatura padrão e um conjunto inicial. Clique em Adicionar novo no canto superior direito para adicionar um novo. Aqui, você pode escolher entre três opções para assinatura e iniciais. Seja qual você escolher, você está reconhecendo que é uma representação legal da sua assinatura:
- Digite seu nome e selecione uma fonte com estilo de escrita para representá-lo.
- Desenhe sua assinatura usando o mouse ou a tela sensível ao toque, se tiver um.
- Envie uma foto da sua assinatura.
Para completar sua configuração, você também deve alterar algumas opções clicando no seu nome de usuário no canto superior esquerdo do site. Em seguida, escolha Configurações do usuário e você pode alterar os formatos de data / hora e definir seu fuso horário. Você também pode decidir se deseja receber notificações quando as pessoas abrem documentos e um resumo diário de seus documentos pendentes.
Criando e enviando documentos
Depois de concluir a configuração inicial, você desejará criar alguns documentos. O plano gratuito não pode usar nenhum modelo, então você terá que criar um novo documento a cada vez. Clique em Documentos na barra lateral esquerda e em Novo documento no canto superior direito para adicionar seu primeiro.
O Eversign se conecta perfeitamente a serviços como Dropbox, Google Drive e Evernote, permitindo que você importe documentos, se já os tiver pronto. Se não, digite o seu formulário no Microsoft Word ou Pages e faça o upload aqui.
Na parte superior da tela, selecione se este documento precisa ser assinado apenas por você, você e outros ou apenas outros. Em seguida, insira o nome e o endereço de e-mail de cada parte. Você pode especificar se essas pessoas precisam assinar ou estão apenas recebendo uma cópia para referência. Se desejar, você também pode escolher em qual ordem os destinatários devem assinar o contrato. Finalmente, para segurança extra, você pode definir um PIN para que ninguém possa abri-lo, a menos que ele saiba o código.
Defina um título e uma mensagem para o documento e clique no botão Preparar . No lado direito, você pode arrastar e soltar muitos campos para o destinatário preencher. Elimine espaços para assinaturas, data de assinatura, nome da empresa e outras opções semelhantes onde você desejar. Quando terminar, clique em Enviar no canto superior direito. Você também pode clicar em Salvar Rascunho e retornar a ele mais tarde.
Seu destinatário receberá um email solicitando a assinatura do documento. Quando clicam no botão Assinar agora no e-mail, eles podem ler o formulário e preencher as áreas destacadas com as informações solicitadas. Sempre que clicam no campo solicitando sua assinatura, podem escolher entre as mesmas opções detalhadas acima. Uma vez feito, eles clicam em Concluir e você receberá um alerta de que eles assinaram o formulário. Os signatários também podem baixar um PDF ou imprimi-lo, se quiserem, e recusá-lo se recusarem o contrato.
Após alguns minutos, a assinatura do documento é concluída. Você pode revisar o formulário final a qualquer momento na guia Documentos e o assinante recebe um email com um link para o documento para seus registros. Qualquer das partes pode baixar uma cópia em PDF, se necessário.
Adicionando Contatos
É provável que você envie formulários para as mesmas pessoas várias vezes. Para economizar tempo, você pode adicionar pessoas como contatos para não precisar inserir as informações sempre. Clique na guia Contatos à esquerda para adicionar um novo. Se você já enviou alguns formulários, verá que eles foram adicionados automaticamente aqui. Clique no botão Novo contato no canto superior direito para criar um.
A informação que você entra aqui é simples. Apenas um primeiro nome e endereço de e-mail são obrigatórios, mas você pode preencher o endereço de um cliente, número de telefone, nome da empresa e notas, se necessário. Clique em Salvar quando terminar para adicioná-los ao seu catálogo de endereços.
Na guia principal, você pode arquivar clientes que não precisa mais. Você também pode criar rapidamente um novo formulário para um cliente ou ver todos os documentos que você enviou no passado.
Configurações de negócios
Clique na guia Business Settings na barra lateral esquerda para personalizar algumas opções padrão de eversign.
- Em Configurações gerais, você pode desativar o requisito que todos os assinantes devem assinar para concluir um documento. Você também pode alterar a guia padrão na página Documento e ajustar as configurações de hora.
- As preferências de assinatura contêm opções como impedir que os assinantes visualizem anexos adicionados por outros signatários. Você também pode desativar assinaturas desenhadas ou carregadas se preferir que os clientes as digitem. Essa guia também permite exigir que os assinantes adicionem um motivo quando se recusarem a assinar um formulário. Se você tiver uma preocupação comercial exclusiva, poderá adicionar uma isenção de responsabilidade personalizada que os assinantes verão antes de acessar os documentos que você envia.
- Preferências de entrega permite que você altere se a eversign envia cópias PDF para assinantes e se você deseja notificações quando os documentos são abertos pela primeira vez.
- Em Expiração e Lembretes, você pode ajustar o tempo de duração dos documentos antes de expirarem e por quanto tempo os destinatários devem assinar seus documentos. Se desejar, você também pode alterar as configurações do lembrete automático que o eversign envia.
- O branding permite definir o logotipo do ícone da empresa e alterar as cores no aplicativo.
Recursos pagos
O plano gratuito limita você a cinco documentos por mês e não permite criar modelos. Também impede que você adicione membros da equipe que também possam trabalhar com sua conta. Se você precisar de mais de eversign, confira os planos pagos. O plano básico de US $ 9, 99 / mês permite enviar documentos ilimitados, criar três modelos, adicionar integrações avançadas e obter suporte dedicado quando você tem um problema.
Se você é um desenvolvedor, pode acessar a API da eversign para automatizar o serviço. Você precisará se inscrever em uma conta paga para usar mais de três solicitações de API por mês.
A solução Total eSignature
Fizemos um tour de eversign e descobrimos que é uma ferramenta personalizável, mas fácil de usar. Em minutos, você pode criar uma conta, enviar um documento e enviá-lo para seus clientes. Você e seus signatários podem acessar documentos de qualquer computador ou smartphone. Suas assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas e aplicáveis nos tribunais dos Estados Unidos e da Europa. E tudo é protegido com configurações de segurança padrão do setor.
Se você é um freelancer que envia apenas alguns formulários por mês, você pode obter todos os principais recursos do eversign gratuitamente, e os planos pagos são acessíveis. É a maneira mais fácil de lidar com o incômodo de assinaturas e esquecer toda a papelada, e nós a recomendamos para quem procura uma ferramenta poderosa para esse trabalho que também seja atraente.
Você já tentou eversign? Deixe-nos saber o que você pensa sobre isso nos comentários!