Se você precisar de agendas e atas extensas e detalhadas, dois aplicativos do Mac Store - ambos chamados de Reuniões - oferecem soluções úteis que não estão disponíveis em outro software do OS X.
As reuniões (US $ 12, 99) da Exquisitus Inc. e Reuniões (US $ 19, 99) do Command Guru oferecem um conjunto de recursos semelhantes, com algumas funções diferenciadoras importantes para diferenciá-las. Apesar de recentemente descobrir o poder do Evernote para organizar reuniões Como usar o Evernote para gerenciar suas reuniões Como usar o Evernote para gerenciar suas reuniões Você sabia que as ferramentas e os recursos mais recentes do Evernote o tornam um aplicativo muito útil para gerenciar reuniões? Leia mais, cada uma dessas aplicações inclui recursos não oferecidos pelo gigante de anotações ainda.
Ambos os aplicativos podem ser sincronizados entre o OS X e seus aplicativos iOS, mas focaremos nas versões do OS X hoje.
Reuniões da Exquisitus Inc (US $ 12, 99)
Reuniões Exquisitus 'é um aplicativo dividido em três partes: uma seção para agendas e minutos (gerenciado na seção Tópicos Ativos ), um calendário dedicado (rotulado Painel ) e uma seção de entrada para uma lista de lembretes, itens de ação e tópicos da reunião.
O aplicativo pode ser um pouco difícil de descobrir quando você começar. Para configurar uma nova reunião, selecione Arquivo> Novo Tópico da Reunião ou clique no botão "+" na barra lateral. Ao contrário das Reuniões do Command Guru, este programa permite que você adicione os nomes e respectivos endereços de e-mail dos seus Contatos, o que, como você verá, facilita o envio de agendas e atas.
Clique no pequeno botão “ + Agenda Item ” para adicionar o primeiro item da agenda para uma reunião. Embora você também possa usar o atalho de teclado Shift + Command + G para adicionar um novo item, seria ainda melhor se os usuários pudessem pressionar a combinação Shift + Return para adicionar rapidamente itens da agenda conforme eles digitam.
Observe que os itens da agenda deste aplicativo incluem a capacidade de adicionar uma nota adesiva e um anexo a cada item, além de um botão para recuar seletivamente itens da agenda, dois exclusivos para esse aplicativo em particular. Os itens individuais da agenda também podem ser enviados por e-mail diretamente do aplicativo para todos ou para os participantes da reunião selecionados.
Uma das vantagens de usar este aplicativo sobre a abordagem do Evernote é que os itens da agenda podem ser facilmente movidos. Isso é útil ao criar agendas e fazer alterações na agenda no início ou na metade da reunião.
Criando Minutos
Depois de adicionar todos os itens da sua agenda, clique no botão Nova reunião para configurar os minutos. Depois que as atas de reunião forem criadas, quaisquer alterações na agenda precisarão ser editadas manualmente nas atas da reunião, por isso pode ser uma boa ideia criar atas somente depois que os participantes aprovarem a agenda.
Outra vantagem dessa abordagem é que, se suas reuniões usarem regularmente os mesmos itens de agenda para cada reunião, basta clicar nos botões Nova reunião para criar um novo conjunto de atas para futuras reuniões. Naturalmente, a agenda também pode ser modificada para cada nova reunião.
Tal como acontece com os itens da agenda, os minutos podem ser enviados por e-mail, exportados para PDF ou RTF, copiados para a área de transferência ou configurados para Markdown Markdown aqui: Use Markdown Text no Gmail e Renderize [Chrome] Markdown aqui: Use Markdown Text no Gmail & Já processou [Chrome] Leia mais formatação HTML. Quando agendas ou minutos são enviados por e-mail, o Meetings insere automaticamente os endereços de e-mail e o conteúdo da reunião. Esta é uma característica que falta na aplicação analisada abaixo.
Adicionando ações e tarefas
Um dos propósitos mais importantes das reuniões é identificar o que precisa ser feito e atribuir datas de vencimento. As Reuniões da Exquisitus incluem três maneiras úteis de adicionar lembretes. Você pode usar o item de menu Arquivo> Nova Ação, clicar nos Itens de Ações na parte superior direita da seção de reuniões ou adicionar lembretes no Painel.
O uso do recurso Painel permite atribuir datas de vencimento a itens, além de apresentar outros eventos e lembretes da agenda.
O que também é útil em Reuniões é que todos os seus tópicos, agendas e minutos são mantidos em um aplicativo e exportados para o equivalente ao aplicativo Meetings iOS (US $ 4, 99).
Reuniões pelo Command Guru (US $ 19, 99)
O Meetings do Command Guru para Mac tem um layout limpo e colorido, com uma interface que eu achei intuitiva. Apesar de custar US $ 7 a mais do que a aplicação da Exquisitus, ela não é tão completa para configurar e compartilhar agendas e atas. Felizmente, uma versão experimental de 30 dias deste aplicativo pode ser baixada do site do desenvolvedor.
Para criar uma nova reunião, selecione Arquivo> Novo e adicione o título, a data e o local da reunião. Há seções da interface do usuário para adicionar nomes de participantes da reunião, itens de preparação e agenda, notas de discussão, decisões e tarefas. Você também pode selecionar para ocultar as seções que você não precisa. Eles são muito úteis e alguns deles não estão disponíveis no aplicativo Exquisitus.
Infelizmente, este aplicativo não se conecta ao aplicativo Contatos do seu Mac, portanto, você terá que inserir manualmente os nomes e endereços dos participantes. Também não há atalhos de teclado para adicionar itens da agenda, embora haja um recurso chamado "Tarefa inteligente" que, quando ativado, permite inserir e adicionar itens usando uma tecla de atalho atribuída.
Outra desvantagem dessa aplicação é que não há recurso para usar os itens da agenda para configurar os minutos. Então, basicamente você tem que recriar os itens da agenda para as discussões, se você escolher essa abordagem.
O único recurso de exportação para este aplicativo é enviar por e-mail, e a exportação finalizada parece melhor do que o layout produzido pelo aplicativo Exquisitus. Como mencionado, este programa não insere endereços de e-mail e também lista os nomes dos participantes verticalmente, o que ocupa uma quantidade desnecessária de espaço.
Como o aplicativo Exquisitus, o Meetings também sincroniza com o aplicativo Meetings iOS equivalente (US $ 4, 99) via iCloud.
Conclusão
Ambos os aplicativos de reuniões fornecem uma solução muito necessária não disponível anteriormente na plataforma Mac. E embora existam vários aplicativos iOS fortes para reuniões, o MinuteTaker e o Meetings o ajudam a produzir relatórios profissionais de minutos do MinuteTaker e reuniões ajudam a produzir relatórios profissionais de minutos do iPad No meu guia on-line gratuito MakeUseOf onde forneci algumas dicas para planejar e realizar reuniões pela Web, Referenciei alguns minutos levando aplicativos também. Enquanto muito poucos de nós ... Leia mais, é ótimo que esses aplicativos de desktop são acompanhados por versões móveis que sincronizam dados, como a digitação do iPad não é idéia de todos de um bom tempo. Por outro lado, as versões para iPad são ótimas para revisar o conteúdo.
Download : Reuniões Exquisitus (US $ 12, 99) / Reuniões do Guru de Comando (US $ 19, 99)
Para outras sugestões sobre planejamento e realização de reuniões, confira nosso guia de encontros on-line que pode ser baixado gratuitamente. Também gostaríamos de conhecer os recursos que você gostaria de ver adicionados a esses aplicativos de reuniões.