Intellinote é uma ferramenta de gerenciamento, colaboração e organização de projetos, tudo em um. Intellinote: Coloque suas tarefas, arquivos, mensagens e reuniões online em um só lugar Intellinote: Coloque suas tarefas, arquivos, mensagens e reuniões on-line em um só lugar O Intellinote torna mais fácil gerenciar, colaborar e se comunicar melhor com sua equipe, colegas e clientes com uma mistura abrangente de compartilhamento de arquivos, organização e bate-papo em vídeo e texto em tempo real. Leia mais para empresas, proprietários, gerentes e profissionais. Ele pode ser usado para impulsionar a produtividade, aumentar o engajamento de funcionários ou clientes e reduzir os custos operacionais ao fazer isso.
A plataforma gira em torno de um sistema de espaços de trabalho individuais que oferecem um nível vertical de acessibilidade a funcionários, membros da equipe e até mesmo clientes que precisam de acesso, sem ser uma distração para aqueles que não o fazem.
Embora o Intellinote seja bastante simples de usar, o uso efetivo de qualquer plataforma depende de saber exatamente como usá-lo melhor. Desenvolvemos alguns cenários de uso no mundo real onde as equipes de negócios e os funcionários que colaboram regularmente podem se beneficiar dos serviços oferecidos.
Gerencie seu negócio para melhores resultados com o Intellinote
Capture Tudo (Just About)
Como uma plataforma colaborativa, o Intellinote procura substituir múltiplas plataformas e ferramentas fragmentadas por uma solução. Ele faz isso usando áreas de trabalho personalizáveis - hubs prontos para o gerenciamento de notas, discussão e tarefas. Cada espaço de trabalho pode ser usado para criar esses itens e não há limite para o número de espaços de trabalho que você pode criar.
Notas, Tarefas e Discussões são os meios de tudo para qualquer coisa relevante para a sua organização. Se você deseja compartilhar e colaborar em pesquisas, conduzir sessões de brainstorming entre diferentes departamentos ou atribuir várias tarefas e funções a diferentes membros de sua equipe, a Intellinote pode fazê-lo.
Exemplos do mundo real não são difíceis de imaginar: em vez de enviar um e-mail toda vez que você altera uma política, basta manter uma nota relevante atualizada e designar membros de sua equipe para ela. Crie um espaço de trabalho apenas para as sessões de ideias de grupo e publique os resultados em uma nova anotação a cada vez. Você usa um quadro branco para trocar idéias em torno de uma sala? Tire uma foto e anexe-a à Discussão relevante para mantê-la em segurança. A lista é virtualmente infinita.
Ao visitar um espaço de trabalho, você está sempre pronto para adicionar conteúdo usando a área "Adicionar anotação rápida", simplesmente comece a digitar e pressione Enter para capturar seus pensamentos. Para tarefas ou documentos do Google Drive, acesse o botão "Adicionar novo".
Muitas organizações usam o e-mail para discussão enquanto ainda dependem de ferramentas externas de gerenciamento e organização de projetos, o que geralmente resulta na confiança excessiva no e-mail para a tomada de decisões. Embora sempre haja lugar para e-mails na maioria das organizações, muitas discussões são bem-sucedidas quando movidas ao lado de outras anotações e anexos relevantes.
Um lugar para tudo relacionado ao trabalho
E o objetivo principal do Intellinote é ser um repositório organizado do que é mais importante para sua organização, projeto ou negócio. Para realmente aproveitar ao máximo a plataforma, você deve usá-la para armazenar absolutamente tudo - e os espaços de trabalho são a chave para manter tudo organizado e organizado.
O Personal Workspace ainda oferece aos membros de sua equipe um local para criar seus próprios Anotações e Tarefas, que não sobrecarregam os espaços de trabalho dos outros membros, e são particulares para esse usuário. Esse material tem a tendência de acabar em contas pessoais do Evernote ou em aplicativos de anotações do iPad, em vez de em um local relevante para o projeto ou para a própria empresa. Com o Intellinote, cada nota pode ser rapidamente movida do espaço de trabalho para o espaço de trabalho, ou editada por outros membros.
Para alterar a afiliação da Área de Trabalho de um item ou se o item pode ou não ser editado por outros membros, primeiro selecione-o e clique no botão Informações, que aparece como um pequeno " i ". Você pode alterar quem pode fazer as alterações marcando a caixa Permitir que os membros do espaço de trabalho editem ou clique no campo Espaço de trabalho para reatribuir o item em outro lugar.
Anexos também desempenham um papel importante no sistema Intellinote, com cada nota fornecendo aos usuários a capacidade de fazer upload de arquivos de seus computadores ou contas do Google Drive. Usando os aplicativos móveis (disponíveis para iOS e Android), é possível adicionar imagens - ou qualquer arquivo em seu dispositivo móvel - diretamente de um smartphone ou tablet a uma nota.
Com tudo sob o mesmo teto, é surpreendente como é fácil reduzir a quantidade de e-mails que você envia quando pode simplesmente alterar uma nota ou comentar uma tarefa em linha - afinal, cada Nota, Tarefa ou Discussão tem sua própria seção de comentários.
Estar Anexado é Bom
O Intellinote espera absorver todos os seus arquivos soltos, fornecendo um ambiente muito amigável para arquivos relacionados ao trabalho. Anotações, discussões e tarefas podem ter vários arquivos fixados neles, assim como os comentários feitos nesses itens. O que uma vez teria sido uma troca de e-mails para frente e para trás sobre uma tarefa torna-se uma discussão focada no trabalho em um ambiente produtivo.
Isso permite que você faça coisas interessantes, como discutir versões revisadas de produtos com clientes diretamente no próprio Intellinote, dentro de um espaço de trabalho que você criou especificamente para esse cliente. Paralelamente a isso, existem muitas outras maquetes que você já pode ter descontado, registros de discussões, atas de reuniões e gravações de teleconferências, todas específicas desse cliente.
Intellinote é cobrado como um repositório para tudo relacionado ao trabalho, porque é assim que funciona melhor.
Organize e compartilhe tudo com contexto
O Gmail foi a revolução no e-mail que a Internet precisava em 2004, mas ao fundir uma pesquisa e organização eficientes com um espaço aparentemente ilimitado para mensagens de e-mail, o Google criou algo que muitos de nós agora dependem para tarefas relacionadas ao trabalho. Por mais importante que seja, o email não é a plataforma ideal para colaboração, organização ou gerenciamento de projetos. Apesar da necessidade de e-mail por muitos anos, provavelmente você pode mover a maioria das discussões para uma plataforma mais adequada e produtiva.
Se você está acostumado com o Gmail ou com uma conta de e-mail do Google Apps, sua capacidade de se organizar está limitada ao número de filtros que você tem e aos termos de pesquisa usados. Mesmo se você é especialmente organizado e proficiente em encontrar o que está procurando, a caixa de entrada de e-mail é amplamente considerada como um espaço altamente desorganizado.
Uma distração frequente, o e-mail custa às empresas em todo o mundo centenas de milhões de dólares por ano - ou, em uma nota mais pessoal, horas de seu dia produtivo -, portanto, há algo a ser dito sobre como evitar sua caixa de entrada o máximo possível. Usar o email como um recurso para compartilhar ideias, fazer brainstorming e até mesmo se comunicar com clientes ou fornecedores, tem que ser interrompido se você quiser usar melhor o seu tempo.
Organizando suas anotações, tarefas e discussões
As duas coisas que tornam o Intellinote perfeito para organizar suas ideias, tarefas e ideias colaborativas são espaços de trabalho e tags .
Os espaços de trabalho são hubs específicos de contexto e podem ser personalizados de acordo com as necessidades atuais. Essa é uma ferramenta organizacional bastante poderosa, particularmente considerando que cada Nota, Tarefa ou Discussão está vinculada a um espaço de trabalho em particular. Por sua própria natureza, os espaços de trabalho facilitam a organização ao vincular seu conteúdo ao contexto relevante.
Esses itens podem ser compartilhados verticalmente com qualquer pessoa em sua organização ou, adicionando usuários a um espaço de trabalho, você pode garantir que eles vejam todo o material relevante que é compartilhado lá. Isso também resulta em um espaço de trabalho menos confuso para membros que não precisam acessar absolutamente tudo. E como você pode criar quantas áreas de trabalho forem necessárias, os contextos podem variar muito.
Crie espaços de trabalho para departamentos inteiros, projetos individuais, clientes ou fornecedores e qualquer agrupamento arbitrário que você precisar. Use espaços de trabalho temporários para auditorias anuais que podem ser arquivadas até que você precise delas novamente, mas estão sempre acessíveis no mesmo local.
Em cada página Configurações da área de trabalho, você encontrará uma opção para o Grupo da Área de Trabalho. Isso oferece um nível mais alto de organização que você pode usar para agrupar projetos inativos, contratos concluídos ou espaços de trabalho arquivados que talvez não sejam mais necessários. Você pode criar quantos grupos precisar, basta digitar um novo nome na caixa.
Espaços de trabalho já estão bem organizados, mas usando tags é possível filtrar o conteúdo de forma ainda mais eficaz. As tags existem em espaços de trabalho, incluindo o Personal Workspace e permitem agrupar várias tarefas, discussões ou anotações diferentes. As tags são projetadas para organizar em um nível pessoal, enquanto as áreas de trabalho ajudam a organizar tudo em uma escala muito maior.
Siga apenas o que você precisa
O Intellinote oferece uma visão geral completa dos espaços de trabalho dos quais você é membro, com resumos por e-mail e visões gerais de atividades para acompanhar as mudanças recentes. No entanto, pode haver itens que você deseja acompanhar como uma questão de prioridade e, nessa situação, você deve seguir uma observação.
Para seguir um item, clique (ou toque) no ícone Seguir como RSS. As anotações que você seguiu aparecem em Seguindo no espaço de trabalho unificado.
Os itens seguidos são, por padrão, filtrados por Nota, Tarefa e Discussão. Estes podem ser os itens mais importantes nos quais você está trabalhando atualmente para os espaços de trabalho que você frequenta, ou podem ser outra forma de seguir uma Nota, Tarefa ou Discussão sem ter que se inscrever no espaço de trabalho na sua totalidade.
Tornar as reuniões úteis novamente
A tecnologia nos permitiu ter mais reuniões do que nunca, então por que nos sentimos como o nosso tempo não está sendo bem aproveitado? As reuniões são o alicerce de um trabalho de grupo eficaz, mas, com demasiada frequência, tornam-se frustrantes os intervalos de tempo que ocupam grandes partes de seus dias de trabalho. Isso é pior quando você considera que esses eventos frequentemente envolvem rodadas de ping pong ineficiente por e-mail antes e depois - você seria perdoado por nunca mais querer comparecer a outra reunião.
A chave para ter reuniões tranquilas é planejar, e isso envolve considerar o que você pode fazer antes, durante e depois da reunião estar completa. Grande parte da miséria associada às reuniões se deve ao mau manejo das agendas, minutos - e, na maioria das vezes, esses materiais estão escondidos nas caixas de entrada, em vez de serem facilmente acessíveis quando você precisa deles.
É até possível que suas reuniões sejam ineficientes e introduzam um elemento de atraso em seu trabalho - criando listas de coisas que precisam ser feitas em vez de apenas executá-las, por exemplo.
Tornando as reuniões menos miseráveis
O imediatismo da plataforma Intellinote torna perfeitamente adequado para agitar a forma como as reuniões são conduzidas. Como organizador da reunião, você pode criar uma Discussão na área de trabalho relevante descrevendo a agenda da reunião, que será automaticamente visível para todos os membros do departamento relevante.
Essa agenda deve definir objetivos como itens que precisam de discussão, enquanto você recebe sugestões de sua equipe usando a capacidade do Intellinote para comentar sobre tudo. Se você tiver propostas, documentos, imagens, maquetes ou outros arquivos para distribuir, basta anexá-los à sua nota.
Clique no pequeno botão "informações" em uma nota para editar sua visibilidade e permitir que outros membros de sua equipe também a editem.
O Intellinote pode ser usado durante a reunião para criar e atribuir tarefas diretamente aos membros de sua equipe. Em vez de criar uma lista de coisas a serem feitas quando a reunião terminar, você pode começar a organizar sua equipe imediatamente - crie novos espaços de trabalho para o novo projeto, inicie discussões para itens fora do tópico que surgem postando novas conversas para os departamentos relevantes ou use as proezas organizacionais da plataforma para se referir rapidamente a agendas, metas e atas de reuniões passadas.
Minutos são um mal necessário que nem gravações de áudio ou vídeo podem substituir. Embora digitar seus minutos diretamente no Intellinote não torne o processo mais agradável, a capacidade de compartilhar instantaneamente os frutos de seu trabalho colaborativo com o grupo relevante de pessoas é inestimável. Mesmo que você não esteja presidindo a reunião, o Personal Workspace da Intellinote fornece um local orientado para o trabalho, focado em suas próprias anotações.
E uma vez que você realizou sua reunião, o Intellinote facilita o acompanhamento de todas as tarefas que você atribuiu (ou atribuiu), questões levantadas, discussões off-topic que foram movidas para outro local e definiram uma hora e data para sua próxima reunião de equipe. .
Equipes remotas? Mantê-los no laço
O Intellinote possibilita ficar conectado seja para viagens de negócios ocasionais ou para manter contato com funcionários que estão regularmente fora do escritório por períodos definidos. Ele também pode lidar com equipes que consistem inteiramente de teleoperadores permanentes espalhados por todo o mundo, a quem você nunca encontrou cara a cara.
O teletrabalho pode ser um trabalho solitário, mas se você faz parte de uma equipe, isso pode ser ainda pior; existe um perigo real de se sentir alienado e fora do circuito à medida que o progresso continua na sua ausência. Embora o e-mail seja uma forma de manter contato com colegas, provavelmente não fará com que você sinta que está com o dedo no pulso. É também um meio incrivelmente ineficiente e que distrai.
Os gerentes e outros funcionários vinculados ao escritório também precisam permanecer em contato com os telecomutadores. A Internet removeu muitas restrições e fronteiras, mas ao mesmo tempo introduziu obstáculos que precisam ser superados - como organizar uma equipe, colaborar em projetos, discutir ideias, atribuir tarefas e a miríade de outras coisas com as quais a Intellinote pode ajudá-lo.
A importância de se sentir conectado
Além de ser uma plataforma focada no trabalho projetada com a colaboração em mente, o Intellinote é acessível a partir de qualquer navegador da Web e na maioria dos dispositivos móveis. Manter contato pode significar o uso de qualquer navegador da Web disponível ou o lançamento de um aplicativo no seu dispositivo iPhone, iPad ou Android.
O espaço de trabalho unificado chama a atenção dos funcionários para os itens relevantes de outros espaços de trabalho, facilitando o acompanhamento ou a evolução dos empreendimentos durante a viagem. As tarefas são arquivadas sob aquelas que você deve preencher e aquelas que você definiu, e cada área de trabalho tem sua própria tela inicial que fornece uma visão geral útil de mudanças recentes, adições, comentários e outras atividades.
Considerando que você normalmente seria inundado com e-mail para cada pequena solicitação, tarefa ou consulta enquanto estiver fora do escritório, o Intellinote fornece hubs de reconhecimento de contexto para tarefas relacionadas ao trabalho. Isso não apenas diminui o fluxo de e-mails, concentra os funcionários e contém discussões. O Unified Workspace consolida essas discussões em uma área, para que você possa dedicar tempo para se comunicar com sua equipe sem recorrer ao email.
Os funcionários remotos também encontrarão a capacidade de acompanhar notas, tarefas ou discussões individuais em um benefício específico enquanto estiverem fora do escritório. O recurso permite que os usuários mantenham materiais específicos à mão sem se afogar em qualquer outra coisa, concentrando a atenção onde precisa, removendo as distrações.
Mesmo se uma viagem exigente colocar você em um fuso horário diferente do resto de seus colegas, a Intellinote nunca dorme - um método de trabalho assíncrono trazido por nossas demandas do século XXI, que leva uma solução do século XXI, como a Intellinote, a atingir seu pleno potencial.
Login
Há um aplicativo universal para iOS para iPhone e iPad, bem como um aplicativo para Android recém-lançado que também aproveita os tamanhos de tela maiores. Ambos os aplicativos se assemelham ao aplicativo da web em si e você pode fazer praticamente tudo, de um aplicativo para dispositivos móveis, a partir de um navegador, com exceção da criação de novos documentos do Google Drive.
Uma vantagem final que os usuários do Intellinote desfrutam é uma abordagem totalmente baseada no navegador. Se o empurrão chegar, você pode pegar qualquer laptop, PC ou Mac e fazer o login através da homepage da Intellinote, sem necessidade de software.
Gerenciamento de fornecedores simplificado
Como discutimos ad nauseum, o email é frequentemente visto como a espinha dorsal de muitas organizações, empresas e assembléias de mentes produtivas. Os fornecedores - também conhecidos como fornecedores, subcontratados, amigos ou apenas pessoas que você precisa pesquisar sobre coisas que já deveriam ter sido feitas - também tendem a se comunicar através desse método.
Manter o controle dessas discussões, acordos, prazos e qualquer material de apoio usando apenas emails é difícil. Mesmo que você já esteja usando ferramentas de colaboração como o Google Drive para planilhas ou para fins de compartilhamento de documentos, suas discussões provavelmente estão ocorrendo em outro lugar e você provavelmente usará outra ferramenta além disso para acompanhar os prazos e as tarefas.
Resolvendo problemas de fornecedores
Existe uma maneira mais fácil. Ao configurar um espaço de trabalho para aqueles que você precisa perseguir regularmente, você pode conter todo esse material e usar uma ferramenta para gerenciar tudo. Não deve demorar muito para que terceiros se ajustem a um novo método de fazer as coisas, e os benefícios do ponto de vista organizacional são enormes.
Se você está solicitando regularmente um produto ou solicitando um serviço, a atribuição de uma tarefa a esse fornecedor com os requisitos exatos torna mais fácil para ambas as partes controlar os arranjos pendentes. Em vez de recorrer a e-mails, discuta os pedidos diretamente no Intellinote usando comentários e há um registro permanente de quaisquer acordos onde seja mais importante. Você pode até mesmo permitir que seus fornecedores criem e atribuam tarefas a você - para que eles também não precisem recorrer a comunicações fragmentadas e a acompanhamentos.
Quando se trata de perseguir esses acordos prévios ou fazer itens, uma visita ao espaço de trabalho relevante ou um movimento por Tarefas que Atribuí no Espaço de Trabalho Unificado facilitam para ambas as partes.
As empresas costumam ter acordos existentes em torno de responsabilidades, premissas, taxas de remuneração ou termos e condições. As notas podem ser usadas para armazenar esses documentos em um ambiente relevante antes de serem marcados. As discussões relacionadas a Tarefas ou arquivos anexados ao Notes são finalmente organizadas de maneira lógica, sob uma única plataforma - não três ou quatro.
Use modelos também
Os modelos são outra parte do Intellinote que facilita a obtenção de novos espaços de trabalho. Em vez de configurar um novo espaço de trabalho a cada vez para cada novo fornecedor, reserve um tempo para personalizar um espaço de trabalho de tamanho único que você poderá transformar em um modelo. Anotações descrevendo suas expectativas, informações de contato e discussões destinadas a dar o pontapé inicial podem ser lançadas uma e outra vez usando este método.
Você pode transformar qualquer espaço de trabalho em um modelo visitando-o, clicando em Configurações e marcando a caixa marcada Permitir usando esta área de trabalho como um modelo. Você pode clicar no botão Clonar área de trabalho que aparece abaixo para fazer cópias rapidamente e a área de trabalho também aparecerá na lista de modelos.
Depois de criar um espaço de trabalho para um processo de negócios específico (como planejar um evento), você pode transformá-lo em um modelo para que seus funcionários e membros da equipe possam acompanhá-lo facilmente sem precisar reinventar a roda.
Mantenha seus clientes perto
O Intellinote não é uma ferramenta completa de relacionamento com o cliente, mas pode assumir algumas das funções comumente associadas à prática. Dependendo de suas necessidades e das necessidades de seus clientes, isso pode economizar dinheiro ao pagar por uma solução CRM separada e a abordagem all-in-one garante que as coisas estejam onde você espera que estejam e acessíveis no mesmo lugar.
Assim como o gerenciamento de fornecedores é importante para um negócio que consome produtos ou serviços, manter um bom relacionamento com seus clientes é importante e a chave para isso é, muitas vezes, a comunicação clara. É importante ser oportuna com suas respostas, por isso é vital poder se organizar.
As discussões são uma ótima maneira de se comunicar. Não apenas suportam anexos e formatação, como um bom e-mail antigo, mas estão vinculados a espaços de trabalho relevantes e não estão espalhados pelas caixas de entrada. Há até uma área chamada Minhas discussões no espaço de trabalho unificado que permite que você acompanhe as conversas em andamento com facilidade.
Usar o Intellinote dessa maneira fornece ao seu cliente uma “base” para o que você está fornecendo, o que, esperamos, fornecerá as ferramentas de que ele precisa para se sentir próximo do projeto. Ao mesmo tempo, você obtém controle total sobre o ambiente e as interações do seu cliente, permitindo que você chame rapidamente a atenção deles criando Notes, compartilhando arquivos, atribuindo tarefas a você ou simplesmente iniciando um novo thread de discussão.
Capacite seus clientes
Criar espaços de trabalho para cada um de seus clientes não será difícil se você reservar um novo modelo, após o qual serão necessários apenas alguns cliques. Para seus clientes, o processo é tão simples; Não demora muito para se registrar para uma conta Intellinote.
Se você realmente quiser aproveitar todas as vantagens que o Intellinote tem a oferecer, incentive seus clientes a atribuir tarefas. Faça com que eles definam datas de vencimento, escrevam descrições completas, adicionem quaisquer arquivos de suporte como anexos e usem os comentários para discutir o item. Uma vez que a tarefa tenha sido atribuída, ambas as partes podem acompanhar o progresso.
As seções Tarefas atribuídas a mim e Tarefas que atribuíam ao Espaço de trabalho unificado facilitam o acompanhamento das tarefas, independentemente do espaço de trabalho, útil ao lidar com vários clientes, períodos de maior movimento do ano ou recuperação imediata.
Naturalmente, esse sistema funciona nos dois sentidos e, se você precisar de informações adicionais, pagamento ou outra coisa de um cliente ou cliente, basta criar uma nova tarefa e atribuí-la ao indivíduo relevante. Tudo é onde ele precisa estar - no espaço de trabalho do cliente (ou projeto).
Mantenha seus concorrentes mais perto
É impossível para todos os negócios saberem o que a concorrência está fazendo em todos os momentos, mas certamente é possível construir uma imagem do que eles já alcançaram. Desenvolver sua estratégia de negócios como uma resposta ao que seus concorrentes estão fazendo garante que você permaneça atualizado e inovador, o que quer que você faça. Intellinote está pronto para a tarefa.
Acompanhar a presença da concorrência é uma maneira de acompanhar. Cada menção que você vê em blogs, em materiais publicitários ou em mídias sociais pode ser registrada em uma nota que você está mantendo em determinada empresa, grupo ou indivíduo. Compartilhar essa nota ou adicionar membros de sua equipe ao espaço de trabalho faz disso um esforço em grupo. Você pode até mesmo configurar os Alertas do Google e encaminhar e-mails relacionados aos concorrentes diretamente para o Intellinote.
Para encaminhar um email para sua conta Intellinote. basta enviar um email para [email protected] do seu endereço Intellinote registrado e sua nota será salva na seção Minhas Anotações do seu Espaço de Trabalho Pessoal . Inclua #tag ou @ "Workspace" na linha de assunto para fins organizacionais. E, se você adicionar “+ tarefa” à linha de assunto, sua anotação se tornará uma tarefa dentro do Intellinote.
Com essas informações fluindo para o Intellinote, você pode começar a marcar notas para organizá-las por empresa, convertê-las em Tarefas e atribuí-las aos membros de sua equipe para acompanhar e iniciar as discussões para formular respostas. A capacidade de converter itens entre Notas e Tarefas, atribuir a diferentes membros da equipe e colaborar na pesquisa de mercado, ajuda a criar uma visão completa da competição.
Concorrência é boa
Toda empresa precisa responder à concorrência. Isso não só incentiva a inovação, mas também garante que apelar diretamente aos clientes continua sendo o foco principal de sua estratégia de negócios. Se você perder para um concorrente, poderá acompanhar e gerenciar sua resposta em uma nota e acompanhar sem esforço usando as tarefas atribuídas aos membros da equipe.
As discussões usadas para formular respostas a campanhas concorrentes podem ser úteis como referências na próxima vez que você for forçado a se adaptar. Novos membros da equipe podem instantaneamente ter acesso a uma riqueza de conhecimentos sobre as pessoas com as quais estarão competindo, e como uma empresa, você está assistindo ativamente a competição e construindo uma imagem cada vez mais detalhada.
Imagine que você fez isso ao longo de vários anos. Não apenas você teria uma lista das estratégias do seu concorrente durante um determinado período, mas uma imagem viva de como você responde como um negócio para tais ameaças. Ter acesso a este material torna fácil criticar sua estratégia mais ampla, apelar para decisões anteriores bem-sucedidas ou, melhor ainda, evitar cometer os mesmos erros duas vezes.
Delegar efetivamente
É altamente improvável que todos os membros da sua organização consigam acompanhar todos os caminhos da concorrência, mas você provavelmente desejará manter o engajamento elevado. Ao convidar todos a contribuir para o espaço de trabalho, é fácil para qualquer pessoa anotar campanhas, menções ou promoções.
Isso pode ser extremamente benéfico para sua organização, mas você pode ir além. Ao delegar determinadas empresas ou áreas de interesse a indivíduos, eles podem usar a ferramenta Seguir para acompanhar esses itens prioritários enquanto contribuem para o quadro maior. Os itens aparecem em seu espaço de trabalho unificado sob a seguir, ao mesmo tempo , sendo incluídos em resumos de email.
Fazendo sentido do Google Drive
O Google Drive (antigo Docs) oferece um conjunto completo de ferramentas de colaboração em tempo real para processamento de texto, manutenção de registros, manipulação de dados, apresentações e muito mais. A atração de uma solução de produtividade acessível e comprovada é compreensível do ponto de vista de grupo ou de negócios, mas isso também significa que o Google Drive é uma plataforma extra com a qual você terá que lidar.
Os benefícios de uma das realizações mais orgulhosas do Google freqüentemente superam os negativos, mas as frustrações ainda estão lá: um sistema de organização que depende de pastas, comentários que aparecem em linha e são difíceis de acompanhar e a esmagadora sensação de fragmentação à medida que você Adicione outro produto ao seu conjunto de ferramentas de negócios.
A associação desses documentos a membros e departamentos relevantes da equipe geralmente envolve o compartilhamento de URLs, erros e conversas que ocorrem em um documento que é difícil de seguir e ainda mais difícil de acompanhar. Intellinote é a cola contextual usada para manter seus documentos do Google Drive presos a seus contextos relevantes.
Resolvendo o problema do Google Drive
Muito simplesmente, o Intellinote fornece uma interface do usuário baseada em contexto para seu conteúdo do Google Drive, organizando seus documentos colaborativos juntamente com Notas, Tarefas e Discussões existentes. Você nem precisa mais visitar o Google Drive, pois seus documentos aparecerão nos espaços de trabalho relevantes, o que significa que você também não precisa lidar com o sistema confuso de pastas do Google.
O Google Drive também causa problemas para os usuários em relação a várias contas: a menos que você esteja usando um navegador com vários perfis, terá que trocar de conta sempre que quiser acessar um documento. No entanto, se você conectar o Intellinote à sua conta de "trabalho", poderá acessar os documentos da sua empresa sem ter que sair constantemente do seu Google Drive pessoal.
Mova as discussões para fora dos documentos e para o espaço de trabalho, tornando-as instantaneamente pesquisáveis e sempre disponíveis em um único local. Crie novas versões de ideias baixando e anexando arquivos, superando problemas de permissão ou duplicando problemas de arquivos.
O conteúdo que envolve seus documentos do Google Drive ajuda a fornecer contexto, com Tarefas e Notas para documentos de apoio ou informações relevantes, ao lado de suas planilhas e apresentações do Google. As discussões substituem os comentários in-line, facilitando para os membros da organização compartilhar pensamentos de dentro do espaço de trabalho relevante.
Por fim, se você está lidando com clientes que usam outros tipos de arquivos como .DOCX e .PDF, o Intellinote torna possível manter esses recursos em mãos na forma de anexos no Notes ou comentários, juntamente com seus próprios documentos do Google. Intellinote é projetado para manter tudo junto, em um só lugar.
Ir trabalhar!
Embora seja impossível para qualquer produto ser bom em tudo, o Intellinote é projetado para ser simples. Isso significa que é flexível e pode ser adaptado para uso em todos os tipos de situações. Ao criar um sistema simples de anotações, tarefas e discussões fixadas em espaços de trabalho de uso múltiplo, é possível organizar tudo; de departamentos inteiros para eventos únicos.
O truque da manga do Intellinote é a organização, que neste contexto significa mais do que simplesmente mover alguns documentos para o lugar certo. Tente mover todas as discussões relacionadas ao trabalho para fora da sua caixa de entrada e diretamente para os departamentos relevantes. Compartilhe arquivos com seus superiores, anexando-os diretamente à Tarefa que você recebeu. Em vez de enviar um e-mail sobre esse modelo ou proposta, você perceberá que comentar diretamente sobre o item em si é uma maneira mais produtiva de trabalhar.
Depois de perceber isso, as alternativas não parecem tão desejáveis. Perder tempo, foco e dinheiro confiando no campo de pesquisa do Gmail não é exatamente um plano de negócios.
Livre para tentar
Se você está apenas começando em uma pequena startup e quer construir sua empresa sem as armadilhas de confiar em email para tudo, ou você está apenas descobrindo como sua organização estabelecida pode se beneficiar de tal sistema; você pode experimentar o Intellinote gratuitamente (para sempre) para ver se ele atende às suas necessidades.
Equipes de até cinco pessoas podem criar até dez espaços de trabalho com 2 gigabytes de armazenamento por usuário para fins de upload de arquivos. Essas contas iniciais são gratuitas para sempre e contam com suporte completo para o Google Drive, acesso móvel e integração de e-mail. Para startups particularmente pequenas, o Intellinote é essencialmente gratuito. O preço profissional coloca o Intellinote em US $ 10 por usuário por mês, com 5 GB de armazenamento em nuvem disponíveis para cada membro e a capacidade de criar um número ilimitado de espaços de trabalho.
Quaisquer que sejam suas necessidades - seja um negócio ou não - a Intellinote capacita indivíduos corporativos, técnicos e criativos que precisam de uma solução poderosa e colaborativa para realizar o trabalho.
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Créditos da imagem: PlaceIt