Há momentos na vida em que as regras são desagradáveis. No entanto, quando se trata de aplicativos como o Outlook, as regras podem ser salva-vidas, resgatadores de tempo e eliminadores de desordem. Se você usa o Outlook 2016 em sua área de trabalho ou Outlook.com na Web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Qual é o melhor para você? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: Qual é o melhor para você? O Outlook.com é um poderoso cliente de e-mail on-line que é fornecido gratuitamente com o Office Online. Mas o Outlook na Web pode competir com sua contraparte de desktop? Nossa comparação do Outlook ajudará você a decidir por si mesmo. Leia mais, as regras estão disponíveis para ajudá-lo a manter-se organizado Como ultrapassar seus e-mails no Microsoft Outlook Como ignorar seus e-mails no Microsoft Outlook Não deixe seus e-mails monopolizarem seu dia, use essas dicas do Outlook para retomar o controle da sua caixa de entrada . Consulte Mais informação .
O que exatamente são regras?
Para o Outlook, as regras são ferramentas que você pode usar para mover e sinalizar e-mails automaticamente, além de alertar sobre mensagens específicas. Depois que você configurar uma regra, todas as novas mensagens que chegarem à sua caixa de entrada serão resolvidas por você, de acordo com as regras que você definir que se aplicam.
Regras são comumente usadas para mensagens que são recebidas, mas você também pode criá-las para os e-mails que você envia. Por exemplo, você pode ser notificado quando o seu e-mail é entregue e lido ou optar por adiar a entrega Como recuperar um e-mail no Outlook depois de enviá-lo Como recuperar um e-mail no Outlook depois de enviá-lo Você já bateu enviar e se arrepender momentos depois? Todos nós já estivemos lá, desejando que pudéssemos desfazer o envio. Mostramos a você como recuperar um e-mail no Outlook ou atrasar o envio no Gmail. Leia mais por um determinado período de tempo.
Como as regras podem ser usadas?
Em situações pessoais e de trabalho, as regras do Outlook podem fornecer uma organização eficaz de suas mensagens e mantê-lo atualizado sobre itens importantes. Aqui estão alguns exemplos básicos aos quais você provavelmente pode se relacionar.
- Todos os e-mails de um determinado contato solicitam um alerta na área de trabalho.
- Todos os emails com uma palavra específica na linha de assunto são movidos para uma determinada pasta.
- Todos os emails com texto específico no corpo da mensagem foram excluídos.
As regras podem ser tão detalhadas e avançadas quanto você quiser, porque há uma variedade de opções. Aqui estão alguns exemplos em que você pode definir mais parâmetros.
- Todos os e-mails de um contato específico com uma palavra específica na linha de assunto reproduzem um som de alerta personalizado.
- Ter todos os e-mails com anexos dentro de um intervalo de tamanho e período específicos movidos para uma determinada pasta.
- Tenha todos os e-mails em que você está na linha CC que estão atendendo a solicitações e marcados como importantes para serem sinalizados.
Como as regras podem ser acessadas?
Outlook 2016
Se você estiver usando o Outlook 2016 em sua área de trabalho, verá Regras na parte superior da seção Mover quando estiver na guia Início .
Se você tiver uma mensagem aberta, você verá Regras na parte superior quando estiver na guia Mensagem . Ao clicar em Regras, você tem opções rápidas para a mensagem atualmente exibida para Mover sempre os e-mails desse remetente ou enviados especificamente para você, para uma determinada pasta. Você também tem opções para criar uma regra ou gerenciar regras e alertas .
Outlook.com
Se você estiver usando o Outlook.com em seu navegador, o Outlook.com obtém regras avançadas, recurso de recuperação, resposta em linha e muito mais. O Outlook.com obtém regras avançadas, recurso de recuperação, resposta em linha e muito mais. Os usuários do .com têm quatro novos recursos que facilitam muito a vida do seu e-mail: regras avançadas de classificação, recurso de desfazer, respostas in-line e função de bate-papo aprimorada. Leia Mais, você vai clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Gerenciar Regras . Na próxima tela, você verá uma lista de regras ativas.
Como as regras podem ser adicionadas e criadas?
Outlook 2016
É aqui que a verdadeira mágica começa. Você pode selecionar uma das ações de regra rápida descritas acima e ter mensagens movidas com o remetente específico ou apenas aquelas enviadas a você com um simples clique. Mas, se você quiser ser detalhado com suas regras, tiver certas necessidades, ou quiser se organizar melhor, então o Outlook definitivamente o cobre.
No Outlook 2016, selecione Regras no menu superior e, em seguida, Criar regra . Em seguida, você verá uma janela pop-up com condições e ações de regras comumente usadas. Você pode selecionar mais de uma caixa de seleção para restringir as condições. Mais de uma ação também pode ser escolhida, se necessário.
Quando terminar, clique em OK . A janela de confirmação permite marcar uma caixa para executar a regra nas mensagens da pasta atual, o que é útil para cuidar de uma grande quantidade de mensagens às quais a regra se aplica. Você também pode selecionar o botão Opções avançadas para obter mais parâmetros, descritos abaixo.
Além disso, você pode selecionar Gerenciar Regras e clicar em Nova Regra . Escolha o tipo de regra que você gostaria de começar na lista, que pode ser editada na tela seguinte, e clique em Avançar . Você será então apresentado ao Assistente de Regras, que é a mesma janela que aparece se você escolher Opções Avançadas mencionadas acima.
Você usará as caixas de seleção para marcar quantas condições desejar. Como cada um é marcado, ele será exibido na caixa da Etapa 2 abaixo dele. Na área da Etapa 2, você usará os links para especificar os parâmetros.
Por exemplo, se você selecionou aplicar uma regra usando determinadas palavras na mensagem, clicará no termo palavras específicas e as inserirá na próxima janela. Clique em Adicionar e todas as palavras ou frases que você deseja aplicar serão exibidas na caixa abaixo. Clique em OK e essas palavras ou frases substituirão o termo palavras específicas na Etapa 2.
Clique em Avançar e adicione as ações que devem se aplicar à sua regra. Aqui, novamente, você pode escolher mais de um e configurar os parâmetros na caixa Etapa 2, se aplicável. Por exemplo, se você escolheu mover uma cópia do email para uma pasta, clique na pasta específica para fazer sua seleção. Clique em OK e o item escolhido será exibido na caixa Etapa 2.
Você pode selecionar mais opções para sua regra clicando em Avançar e, se estiver pronto, basta clicar em Concluir . Dê um nome à sua regra, execute-a opcionalmente na caixa de entrada e verifique se a caixa de seleção para ativar a regra está marcada. Clique em Concluir e está tudo pronto.
Outlook.com
No Outlook.com, clique no ícone de roda dentada, selecione Gerenciar Regras e clique no botão Novo . Você usará os mesmos tipos de condições e ações descritas acima para a versão desktop, embora com opções mais limitadas.
Primeiro, escolha a condição na lista suspensa e insira o parâmetro ao lado dela. Em seguida, escolha a ação e, novamente, selecione o parâmetro.
Você pode clicar no ícone de adição para adicionar condições e regras para uma filtragem mais robusta. Se você mudar de idéia ou cometer um erro, basta clicar no ícone da lata de lixo para excluir esse item. Quando terminar, clique em Criar Regra.
Como as regras podem funcionar para você?
Para e-mails pessoais e de trabalho, as regras podem ser muito úteis e aqui estão apenas alguns exemplos.
Para trabalho
- Todos os e-mails do CEO reproduzem um som de alarme e exibem um alerta na área de trabalho.
- Todos os e-mails de sua equipe de projeto devem ser movidos para a pasta do projeto e os de alguns membros da equipe devem ser movidos para subpastas específicas.
- Tenha todos os e-mails enquanto estiver fora do escritório Como configurar um e-mail fora do Office Responder no Outlook Como configurar um e-mail fora do Office Responder no Outlook O que acontece quando você combina duas semanas de férias com uma vida profissional agitada? Você terá um projeto gigante quando voltar para casa: e-mails! Espere - por que não automatizar um pouco disso para você? Leia mais, que têm anexos dentro dessa data, ser sinalizado como follow-ups.
Para pessoal
- Tenha todos os e-mails do seu cônjuge marcados como importantes e impressos.
- Todos os e-mails com a palavra bolsa de estudos na linha de assunto ou no corpo da mensagem devem ser encaminhados para seus pais.
- Todos os e-mails de uma loja específica com a conta da palavra devem ser movidos para uma determinada pasta, enquanto aqueles com a venda da palavra serão excluídos.
Como as regras são gerenciadas?
Outlook 2016
Na versão para desktop do Outlook, clique em Regras no menu e selecione Gerenciar regra e alertas . Esta janela mostrará todas as regras ativas que você configurou. Você pode criar uma nova regra ou editar uma nova, copiar ou excluir uma regra e executar todas as regras em uma determinada pasta ou caixa de entrada. Se você selecionar Opções, também poderá exportar ou importar suas regras facilmente.
Outlook.com
Se a versão online do Outlook, você vai clicar no ícone de engrenagem da parte superior, selecione Gerenciar Regras, e você verá uma lista de todas as regras atuais. Você tem então opções para classificar, excluir ou editá-las.
Você usa as regras do Outlook?
Você pode economizar tempo procurando por e-mails, manter-se atualizado sobre mensagens importantes e manter sua Caixa de Entrada livre de desordem MS Outlook Dica: Como Organizar Automaticamente os E-mails Recebidos MS Outlook Dica: Como Organizar Automaticamente E-mails Recebidos Leia mais com as regras do Outlook. Assim que você começar a criar regras, ele se tornará um processo rápido e fácil, além de economizar tempo, energia e complicações. 6 Melhores práticas para o Outlook aumentar o fluxo de trabalho Se você gastar muito tempo usando Outlook, você deve investigar seu fluxo de trabalho. Faça seu e-mail trabalhar para você e economize tempo para tarefas mais importantes. Leia mais no caminho.
Você usa regras? Em caso afirmativo, eles ajudaram você e como? Se não, por que você não tentou? Por favor, sinta-se livre para compartilhar seus comentários abaixo!
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