Você sabia que as ferramentas mais recentes fornecidas pelo Evernote o tornam um aplicativo muito útil para gerenciar reuniões?
Organizar e gerenciar reuniões é uma parte tediosa, mas importante, de fazer as coisas, e eu não percebi o quão útil o Evernote poderia ser para criar agendas de reuniões e levar minutos até recentemente. Os últimos recursos do Evernote 8 Upgrades do Evernote que você deve conhecer Aproximadamente 8 upgrades do Evernote que você deve saber Parece que a cada dois meses, o Evernote recebe upgrades adicionais. Alguns são lançados silenciosamente, enquanto outros são altamente esperados por usuários pesados do Evernote. Desde que escrevi meu último artigo sobre o novo design do Evernote e ... Leia Mais para adicionar listas de tarefas, criar tabelas, compartilhar notas e cadernos e anexar documentos, o Evernote é uma ferramenta ideal para o gerenciamento de reuniões.
Se você é novo no Evernote, baixe o nosso manual não-oficial do Evernote para começar a trabalhar em pouco tempo.
Crie um modelo
Todas as equipes, comitês e organizações têm necessidades e finalidades únicas, mas quando se trata de criar uma agenda de reuniões, há alguns itens padrão que você provavelmente incluirá em todas as reuniões. Antes de sua próxima reunião, crie um modelo de anotação que será usado para a agenda e as atas de sua reunião.
Eu prefiro usar o recurso de tabelas do Evernote para agenda e minutos porque ele redimensiona automaticamente conforme o conteúdo é adicionado. Colunas e linhas não podem ser adicionadas ou excluídas, mas como eu uso a tabela como um modelo, isso não é um grande problema. Adicionar os nomes dos participantes regulares facilita a verificação de quem participou da reunião.
Mantenho a data e a hora da reunião na seção de título da nota para facilitar a identificação de minhas informações por mim e por outros membros da equipe. Outra peça atraente de formatação para uma agenda é o item especial de menu de regras horizontais do Evernote ( Formatar> Inserir Regra Horizontal ).
Duplique sua nota da agenda e teste-a na próxima vez que você tiver uma reunião real para ver o que precisa ser revisado. Quando estiver satisfeito com os resultados, você poderá duplicar o modelo para reuniões futuras e, claro, manter todas as anotações da reunião em um caderno designado. Você também pode exportar ( Arquivo> Exportar nota ) a nota de modelo para sua pasta de documentos ou conta do Dropbox, e reimportar uma cópia quando necessário.
Link para outras anotações
Ao preparar a agenda para sua reunião, você pode ou não saber que links externos e links para anotações podem ser adicionados aos itens em sua nota de reunião. Para adicionar um link externo, selecione e clique com o botão direito do mouse em um item na nota, escolha Link> Adicionar link… e insira o URL externo.
Para vincular a outra nota em seu Evernote, clique com o botão direito do mouse na nota em uma exibição de fragmento, cartão ou lista e selecione Copiar link da nota . Cole o link como você faria com qualquer link externo para vincular a nota. Isso é muito útil para adicionar os resultados de reuniões passadas à sua agenda atual ou discutir itens de menu para os quais você tem outros materiais no Evernote.
Compartilhando e colaborando
Enquanto há vários bons aplicativos de agenda e minutos disponíveis para o iPad MinuteTaker e reuniões ajudam você a produzir relatórios profissionais de minutos do iPad MinuteTaker e reuniões ajudam você a produzir relatórios profissionais de minutos do iPad No meu Guia on-line gratuito do MakeUseOf onde forneci algumas dicas para planejar e realizar reuniões pela Web, fiz referência a alguns minutos também. Enquanto muito poucos de nós ... Leia mais, eu prefiro usar o Evernote por causa de seus recursos de compartilhamento e colaboração. Isso facilita o compartilhamento de agendas e reuniões on-line ou via e-mail com sua equipe e outros participantes da reunião.
Outra vantagem desse tipo de compartilhamento é que os links para as anotações da reunião sempre incluirão alterações e atualizações nas anotações, e que o layout das anotações do Evernote é profissional em uma página da Web.
Se você usa uma conta premium do Evernote, pode compartilhar notas com outros usuários do Evernote, especialmente para fins de colaboração. Notas compartilhadas podem ser definidas para somente leitura ou leitura e modificação de acesso. O Evernote acompanha quem modificou as anotações e, se houver algum conflito no sistema, o Evernote automaticamente fará uma duplicação de sua nota conflitante para que o problema possa ser resolvido.
Lembretes
Outro recurso útil no Evernote é a capacidade de definir lembretes. Pessoalmente, incluo um lembrete na agenda de uma reunião que me lembra de enviar as atas aos participantes alguns dias antes da reunião ser realizada. Os lembretes do Evernote serão exibidos em todos os seus dispositivos que tenham o Evernote instalado.
Durante o encontro
Embora o Evernote seja útil por alguns minutos, muitas versões incluem um recurso de apresentação para exibir a agenda da reunião e outras anotações por meio de uma tela de projeção, além de uma ferramenta de marcadores integrada para realçar o conteúdo.
A ferramenta de apresentação inclui um item de menu para apresentar uma nota em outra tela, mas você precisa clicar ou tocar no botão de apresentação na barra de ferramentas toda vez que mudar para uma nota diferente, então pratique usando o modo de apresentação antes da reunião! O recurso de apresentação também pode ser usado como um “quadro branco” digital para idéias de brainstorming.
A ferramenta de gravação de áudio também é útil para gravar partes da reunião que você deseja rever mais tarde. Você pode precisar de um microfone externo, em vez do microfone interno do seu Mac ou PC, para obter uma gravação de boa qualidade de uma sala cheia de pessoas.
No momento, o Evernote não permite que duas ou mais pessoas colaborem ao vivo em notas, mas uma atualização recente do serviço online LiveMinutes permite a colaboração ao vivo usando as notas do Evernote.
Reunião de postagem
Tal como acontece com as agendas, o Evernote torna conveniente também compartilhar as atas de sua reunião quase imediatamente após a conclusão da reunião. Os colaboradores da equipe podem fazer os ajustes necessários nas atas, e as atas podem ser usadas para preparar a agenda da próxima reunião.
A beleza de usar o Evernote é que todos os seus minutos são mantidos em um notebook para facilitar o acesso. Depois de acumular muitas notas de minuto, você pode selecioná-las todas e mesclá-las em uma grande nota ou exportá-las para uma unidade local ( Arquivo> Exportar Notas ), onde elas poderão ser recuperadas se você precisar delas novamente.
Observe também quando várias notas são selecionadas em um bloco de notas, um índice pode ser criado para essa coleção. O TOC é criado como nota e é uma ótima maneira de compartilhar uma lista de minutos completos ao longo do tempo.
Adapta-se às suas necessidades
Usar o Evernote de maneira eficaz para ajudar a organizar e executar suas reuniões requer que você esteja familiarizado com muitos dos recursos avançados do serviço. Se os membros de sua equipe também estiverem usando o serviço, isso poderá facilitar a organização, a colaboração e o compartilhamento de materiais da reunião, o que significa usar alguns aplicativos a menos para fazer as coisas.
Deixe-nos saber se você usa o Evernote para preparar e realizar reuniões nos comentários abaixo.