A mala direta pode economizar tempo e esforço, portanto, aprenda o processo do início ao fim com este guia.
Quase todos que estão familiarizados com o pacote Office já ouviram falar da Mala Direta, mas muitos não sabem exatamente como o processo é realizado. É mais fácil do que você imagina - desde que esteja claro sobre como configurar seus documentos de antemão e mescle-os no Word.
Quando estiver em funcionamento, você usará esse recurso para criar tudo, desde cartões de índice personalizados Como criar cartões de índice no Microsoft Word 2016 Como criar cartões de índice no Microsoft Word 2016 Os cartões de índice são uma das melhores ferramentas de organização de informações e ajudas de memória por causa de sua simplicidade. Crie o seu próprio com o Microsoft Word e estas dicas. Leia mais para uma correspondência em massa no seu local de trabalho. A mala direta é assustadora apenas pela primeira vez, e você pode comprovar isso por si mesmo, trabalhando neste passo a passo.
Usamos a nova Atualização do Office 2016 para o Office 2016 gratuitamente hoje com sua atualização de assinatura do Office 365 para o Office 2016 gratuitamente hoje com sua assinatura do Office 365 O Microsoft Office 2016 para Windows pousou e traz muitos novos recursos inteligentes. Se você tiver uma assinatura do Office 365, poderá obtê-la agora gratuitamente e mostraremos como você está abaixo. Leia mais para este guia, mas o processo se aplica a versões mais antigas do Microsoft Word e Excel.
Como configurar o documento de origem
Mala direta funciona preenchendo campos especificados em um documento com dados de outra fonte, geralmente um banco de dados ou planilha Excel vs. Acesso - Uma planilha pode substituir um banco de dados? Excel vs. Acesso - Uma planilha pode substituir um banco de dados? Qual ferramenta você deve usar para gerenciar dados? O Access e o Excel apresentam filtragem de dados, comparação e consulta. Mostraremos qual é a mais adequada às suas necessidades. Consulte Mais informação . O primeiro passo para uma Mala Direta bem-sucedida é configurar o documento de origem e garantir que ele seja formatado de uma forma que o Word possa entender.
Como esse é o uso mais comum dessa técnica, nosso exemplo será centrado na colocação de nomes e endereços individuais em uma correspondência em massa genérica. Os campos que incluiremos são Nome, Empresa, Endereço, Cidade, Estado e CEP - mas esses detalhes não são essenciais, desde que você esteja seguindo o processo abrangente.
Usando o Excel
Se você estiver usando o Excel para criar seu documento de origem, basta produzir uma tabela com todas as informações pertinentes que possam estar incluídas nessa Mala Direta ou uma correspondência futura.
A idéia básica aqui é dividir suas várias informações em colunas separadas e dar a cada uma delas um cabeçalho apropriado. Isso facilita a escolha desses detalhes mais tarde, tornando possível usar o mesmo documento de origem para criar desde um crachá de identificação até uma etiqueta de endereço MovingLabelKit: Faça o download de etiquetas em movimento para impressão em movimento MovingLabelKit: Faça o download de etiquetas móveis para impressão Leia mais .
Em seguida, selecione todos os seus dados (incluindo cabeçalhos de coluna), navegue até a guia Fórmulas e selecione Definir nome .
Ser-lhe-á pedido um nome para o seu conjunto de dados, por isso, escolha algo adequado. Se é provável que você supervisione vários projetos de Mala Direta para correspondências diferentes, é aconselhável adicionar algo reconhecível para diferenciá-los mais adiante. Feito isso, salve seu trabalho e feche a planilha.
Usando o Word
Você também pode usar um arquivo do Word como seu documento de origem, mas isso requer um pouco mais de esforço. Você precisará configurar uma tabela para manter as coisas organizadas 8 Dicas de formatação para tabelas perfeitas no Microsoft Word 8 Dicas de formatação para tabelas perfeitas no Microsoft Word Uma tabela é mais do que uma simples grade de células. No Word, as tabelas não são apenas contêineres para dados, mas ferramentas essenciais de formatação. Descubra como gerenciar esse papel duplo com oito dicas simples. Leia mais, então vá até a guia Inserir, encontre a seção Tabelas e clique na lista suspensa. Estipule o tamanho da tabela necessária para o seu projeto e, em seguida, comece a preenchê-lo com seus dados.
Não há necessidade de se preocupar muito com a formatação aqui, pois este documento destina-se apenas a funcionar como um arquivo de origem para a Mala Direta. No entanto, a precisão é fundamental, por isso, certifique-se de que todos os seus dados foram colocados nas colunas corretas e corretamente intitulados. Quando terminar, salve o documento e feche-o por enquanto.
Iniciando sua mala direta
Abra o Word e crie um novo documento. Vá para a guia Correspondências e clique no menu suspenso Iniciar impressão em série para selecionar o projeto desejado.
Aqui é onde o processo pode divergir um pouco, dependendo do que você está procurando fazer. Se eu estivesse fazendo uma etiqueta, ou qualquer outra coisa que pudesse ser impressa em papel fora do padrão, eu seria presenteado com outra tela que me permitia estipular algumas opções de impressão adicionais.
Nesse caso, escolha a bandeja padrão, a menos que você tenha motivos para fazer o contrário e, em seguida, selecione o número de produto apropriado de modo que o Word possa aplicar o modelo correto.
Importando Dados de Origem
Com essas fundações estabelecidas, agora podemos começar a importar as informações que inserimos no documento de origem no início do processo. Vá para a aba Mailings mais uma vez, clique em Select Recipients e escolha Use Existing List .
Navegue até o documento de origem, seja ele criado no Word ou no Excel - o pacote Microsoft Office funcionará bem Como integrar dados do Excel em um documento do Word Como integrar dados do Excel em um documento do Word Durante sua semana de trabalho, provavelmente há vários vezes em que você se encontra copiando e colando informações do Excel no Word ou vice-versa. É assim que as pessoas costumam produzir relatórios escritos ... Leia Mais na maioria das situações. Se você estiver usando uma planilha, será solicitado que confirme a tabela que está selecionando e verifique se a caixa marcada Primeira linha de dados com cabeçalhos de coluna está marcada. Agora vá para a seção Write & Insert Fields da guia Mailings e clique em Address Block (ou o que for mais adequado para o seu projeto).
Aqui, você poderá ajustar exatamente quais campos são transferidos de seu documento de origem para a correspondência finalizada. Para ainda mais opções nesse estágio, poderíamos ter adicionado o primeiro, o meio e o sobrenome de nossos destinatários como colunas individuais, o que expandiria a lista de opções disponíveis no campo Inserir nome do destinatário neste formato . No entanto, isso é estritamente opcional.
A ferramenta de Bloqueio de Endereços é excelente para quem procura acelerar a Mala Direta, mas se você quiser estipular exatamente como o seu documento é apresentado 5 Maneiras de Desvendar a Formatação Quando Você Copiar e Colar o Texto 5 Maneiras de Desvendar a Formatação Quando Copiar & Colar texto Carregar toda a formatação rich text ao copiar e colar texto é irritante. Aqui estão várias maneiras de evitar isso. Leia Mais, considere o uso da opção Inserir Campo Mesclado na seção Escrever e Inserir Campos para colocar cada campo à mão. Depois de inserir seus campos no documento, você pode usar Visualizar Resultados para ver como ele será impresso depois de preenchido.
Agora é a hora de fazer qualquer ajuste de formatação que você precise executar; Mudando a fonte 5 Sites para descobrir e baixar fontes grátis 5 sites para descobrir e baixar fontes grátis Encontrar fontes com direitos autorais pode ser um desafio. Hoje Cool Websites and Tools completa cinco sites com fontes exclusivas que podem ser perfeitas para o seu próximo projeto. Leia mais, ajuste como cada campo ficará na página e qualquer floreio estético que você queira adicionar. Uma vez feito isso, navegue até a aba Mailings mais uma vez e clique em Finish & Merge na seção Finish . Seus documentos completos devem estar prontos e aguardando que você imprima e envie por correio.
Você tem uma dica de mala direta que deseja compartilhar com outras pessoas? Ou você está procurando ajuda com um problema? De qualquer forma, por que não participar da conversa na seção de comentários abaixo?