Parece que você passa mais tempo planejando sua semana do que realizando tarefas? Isso provavelmente se deve à disseminação do processo de planejamento ao longo de vários dias. Não há necessidade de prolongá-lo, no entanto. Você pode definir um plano para uma semana de produtividade em meia hora ou menos.
Preparar-se para uma semana de produtividade dá a você vários dias de perspectiva sobre o tempo gasto com sabedoria. As programações diárias e os planos feitos em tempo real não fornecem esse ponto de vista prolongado.
Um cronograma semanal também fornece orientação, evitando pânico e incerteza. Pode haver algumas semanas em que você se concentra em um único tema ou projeto também.
Em qualquer caso, você pode usar uma programação semanal para dividir metas grandes em partes gerenciáveis. Então vamos começar.
1. Planejar aos domingos
Você pode pensar que não há diferença em relação ao dia da semana em que você planeja. No entanto, é melhor fazê-lo no domingo à noite . Quando chega a manhã de segunda-feira, você pode começar com confiança e saber quais tarefas da sua lista Esses 3 tipos de listas o ajudarão a ser mais produtivo Esses 3 tipos de listas o ajudarão a ser mais produtivo Quando se trata de ser organizado e produtivo, A lista de tarefas é a melhor ferramenta. Três tipos de listas podem lhe dar todo o poder que você precisa sem complicar muito o seu planejamento. Leia mais para mergulhar primeiro.
2. Minimize as distrações
Muitas pessoas têm boas intenções para planejar suas agendas com eficiência, mas se distraem. Então, antes de começar a planejar a semana, minimize as distrações que poderiam tirar você da pista.
Para começar, diga às pessoas em sua casa que você não estará disponível pela próxima meia hora. Além disso, não planeje sua semana enquanto navega simultaneamente em seu telefone celular Como fazer mais em um dia bloqueando as distrações móveis Como fazer mais em um dia bloqueando as distrações móveis Quando você está tentando se concentrar, as distrações são um pesadelo. É hora de bloquear distrações e realizar tarefas com alguns aplicativos gratuitos para Android e iOS. Leia mais ou assista ao Netflix.
3. Use o temporizador do seu smartphone
As tarefas podem levar mais tempo do que deveriam sem um gerenciamento de tempo adequado. É por isso que você precisa impor o limite de 30 minutos ao planejar sua semana. Entre no aplicativo de relógio do smartphone e defina um timer por meia hora.
Enquanto os segundos passam, você ficará motivado. O cronômetro também incentivará você a levar essa tarefa a sério.
4. Gerencie de maneira inteligente os próximos compromissos
Os aplicativos simplificam a verificação da previsão do tempo, conversando com amigos e muito mais. Obviamente, os aplicativos facilitam seus objetivos de planejamento de cronograma. Aqui estão alguns que são especialmente úteis.
IFTTT
O IFTTT permite configurar gatilhos para lidar com tarefas repetitivas ou tediosas. Pense em usar o IFTTT para adicionar eventos automaticamente ao seu Google Agenda. Então, você reduz a possibilidade de esquecer um ou mais.
Download: IFTTT para iOS | Android (grátis)
QLess
Este aplicativo chamado QLess permite que você pule a fila, dando uma alternativa virtual. Você evita ficar com outras pessoas que também querem um serviço ou produto. Reserve o seu lugar com o aplicativo e seja notificado quando for a sua vez. Tente usá-lo para as necessidades de consulta que surgem sem aviso prévio.
Download: QLess para iOS | Android (grátis)
Waze
O aplicativo Waze reduz o tempo perdido em trânsito. Ele se integra ao seu Google Agenda e até sugere a melhor hora de sair para uma viagem para superar o tráfego.
Forneça seus endereços de início e fim, além da hora de chegada desejada. O Waze faz o resto e envia uma notificação para reduzir a probabilidade de se atrasar.
Download: Waze para iOS | Android (grátis)
5. Definir o tempo de tomada de decisão pela manhã
Ao revisar sua semana, determine os fatores substanciais que exigem a tomada de decisões da BIG. Em seguida, divida essas decisões em segmentos por dia . Você pode decidir duas coisas em uma terça-feira, mas não prevê grandes escolhas no dia seguinte.
Naturalmente, nem sempre é possível saber quando sua vida ou trabalho forçará a tomada de decisões. Em todos os outros casos, planeje sua semana para permitir tomar decisões sólidas pela manhã .
Pesquisas envolvendo médicos e juízes encontraram evidências de fadiga na tomada de decisões. Ficou pior no final do dia, sugerindo que você deveria tentar decidir as coisas mais cedo.
6. Classifique todas as atividades por prioridade por dia
É hora de examinar todas as tarefas de uma determinada semana e organizá-las por prioridade . Certifique-se de permanecer realista sobre o tempo estimado necessário para cada um. Considere o uso de um aplicativo de controle de tempo O melhor aplicativo de acompanhamento de tempo para Android, iOS e computador O aplicativo de acompanhamento de melhor horário para Android, iOS e computador Nós mostramos a você como o rastreamento de tempo pode beneficiar você ou sua equipe. software de rastreamento e o melhor aplicativo multiplataforma que encontramos para o trabalho. Leia mais se precisar de ajuda para fazer esses cálculos.
Classifique as atividades na ordem de mais ou menos prioridade. Então, você não perderá tempo tentando descobrir como começar cada dia. Em seguida, use um sistema em que você preencha cada dia da semana com essas prioridades classificadas.
Tente um método que forneça uma ferramenta de referência visual. Ao depender de um, você pode avaliar rapidamente a carga de trabalho média por um dia. Às vezes, você pode delegar tarefas de baixa prioridade a pessoas ou enviá-las para dias posteriores. Ao classificar suas tarefas, concentre-se sempre nas responsabilidades obrigatórias primeiro.
Independentemente de usar um calendário diário digital ou tradicional, estes bloqueadores de tempo podem ajudá-lo a evitar sobrecarregar Blocos de tempo podem ajudá-lo a priorizar seus objetivos importantes. Estes planejadores imprimíveis gratuitos são ideais para bloquear o tempo e realizar suas tarefas de forma eficiente e eficaz. Leia mais, considere a implementação de uma abordagem de codificação por cores para mostrar prioridade. Vermelho poderia ser para as tarefas mais críticas, com as menos cruciais aparecendo em verde.
Você pode depender desse sistema para acomodar tarefas que você não conhece no domingo à noite. Por exemplo, tentar as etapas descritas aqui permite planejar a maioria de uma semana. E se seu chefe der uma nova responsabilidade na quarta-feira e quiser um prazo para a conclusão?
Graças ao código de cores, você pode ver com uma olhada que quinta-feira tem quatro tarefas de alta prioridade. Por outro lado, sexta-feira tem apenas um. Essa informação torna mais fácil dizer a um superior que você não pode lidar com o novo trabalho até sexta-feira.
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7. Construa Breaks em cada dia
Parar o seu fluxo de trabalho pode parecer uma ideia terrível quando você está fazendo as coisas. No entanto, um estudo descobriu que as pessoas mais produtivas trabalham por 52 minutos e fazem uma pausa de 17 minutos. Cada bloco de trabalho é como um sprint, enquanto os intervalos são períodos de recuperação.
Ao planejar sua semana de produtividade, planeje intervalos como tarefas. Espero que você esteja usando um temporizador agora como sugerido acima. Depende de um por dia. Isso vai garantir que você faça pausas quando deveria, mas que o tempo de inatividade não persiste por muito tempo.
8. Antecipar a hora para eventos inesperados
Você deve idealmente construir pequenos segmentos de tempo em seus dias para as coisas que desafiam a previsão. Mesmo quando se usa uma ferramenta de controle de tempo, as tarefas podem demorar mais do que você imagina.
Reuniões podem atropelar. Uma dor de cabeça matinal pode reduzir sua eficiência em tarefas na metade do dia anterior.
A maioria das pessoas começa imediatamente a sentir-se esgotada quando confrontada com essas circunstâncias. Culpa pessoal também pode entrar na equação se as pessoas forem muito duras consigo mesmas.
É por isso que é útil reservar um tempo na sua semana para coisas que ocorrem inesperadamente. Se um determinado dia não contiver nenhum, use o tempo disponível para iniciar as tarefas do dia seguinte.
Overscheduling-se dificulta a produtividade, causando estresse desnecessário. É fácil incluir muito em sua programação, especialmente ao planejar com dias de antecedência.
Coisas como mau tempo e atrasos no trânsito tornam os desafios causados pelo overscheduling ainda mais frustrantes. Adicionar alguns minutos em ambos os eventos programados e ficar ciente das limitações evita problemas.
Por que desenvolver uma rotina semanal de produtividade?
Passar por essas etapas pela primeira vez provavelmente exigirá a meia hora inteira. No entanto, familiarizar-se com os processos e aplicativos sugeridos deve torná-lo mais eficiente. Quando isso acontecer, você não precisará de tanto tempo, apesar de programar uma semana inteira de uma só vez.
Você provavelmente também encontrará algumas estratégias que funcionam melhor para você do que outras. Sinta-se à vontade para ajustar as etapas acima e adaptá-las para atender às suas necessidades. Além disso, olhar para mais tempo-savers como modelos de gerenciamento de tempo 10 incrivelmente útil Spreadsheet Templates para organizar sua vida 10 incrivelmente útil Spreadsheet Templates para organizar sua vida É a sua vida um hotch-potch de prazos perdidos, esquecido de compras e compromissos renegados? Parece que você precisa se organizar. Leia mais que pode ajudá-lo a bloquear o tempo de suas tarefas.