Assim como com uma nota ou carta, uma comunicação por escrito deve incluir uma assinatura. Agora que tanto se tornou digital, os e-mails se tornaram um meio comum de comunicação, tanto para negócios quanto para lazer. E uma assinatura no final da sua mensagem pode fazer toda a diferença. Isso é especialmente importante no mundo dos negócios.
Anteriormente, explicamos os benefícios das assinaturas de e-mail. Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail. Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail. Uma assinatura lhe diz algo sobre uma personalidade. Assim como duas pessoas dificilmente escrevem da mesma forma, elas também assinam de forma diferente. Foi assim que surgiu a "ciência" da grafologia. Mas a era digital e o e-mail ... Leia mais, incluindo abertura para se comunicar e profissionalismo, além de fornecer uma ferramenta de rede e promocional. Tudo isso pode ser feito com uma assinatura simples que inclui seu nome e informações de contato e, opcionalmente, seu site e endereço comercial.
Dito isto, se você usar o Outlook para seus e-mails, criar uma assinatura é super fácil. Não leva muito tempo, oferece flexibilidade e pode fornecer várias assinaturas para comunicações comerciais e pessoais.
Como adicionar uma assinatura no Outlook
Se não tiver certeza de como criar uma assinatura no Outlook, você deve primeiro acessar a tela de configuração. Você pode abrir essa área de duas maneiras diferentes no aplicativo da área de trabalho do Outlook.
- O primeiro método é clicar em Arquivo > Opções > Correio . Você deve ver a opção de assinaturas e apenas apertar esse botão.
- A segunda maneira de acessar a janela de configuração é na tela de composição de e-mail. Selecione a guia Inserir, a caixa suspensa Assinaturas e escolha Assinaturas .
Ambos os métodos levarão você para a tela Assinaturas e Papel de Carta. É aqui que você criará sua assinatura e configurará suas configurações.
Como criar uma assinatura
Para começar com a criação da sua primeira assinatura, verifique se você está na guia Assinatura de E-mail na janela de configuração. Em seguida, selecione a conta de e-mail que você deseja usar à direita, se tiver mais de um endereço configurado. Lembre-se, você pode criar várias assinaturas para várias contas.
Clique em Novo, que deve ser o único botão acessível se ainda não houver outras assinaturas.
Em seguida, você precisará dar um nome à sua assinatura. Isso é tão importante quanto útil se você planeja configurar mais de uma assinatura. Por exemplo, você pode escolher ter assinaturas diferentes para novas mensagens e respostas ou para mensagens no escritório ou fora do escritório. Então, tente usar um nome significativo que você reconhecerá de relance.
Como formatar uma assinatura
Agora vem a parte divertida, criando uma assinatura de e-mail de destaque no editor de texto. Claro, você pode simplificar apenas inserindo seu nome e informações de contato. Mas você pode usar as ferramentas disponíveis para alterar a fonte Como editar fontes de email e formatação no Microsoft Outlook Como editar fontes de email e formatação no Microsoft Outlook A fonte do Outlook continua mudando? Talvez o tamanho da fonte seja muito pequeno, por exemplo, quando você responde a um e-mail. Este guia ajudará você a corrigir seu email e formatação de fonte no Microsoft Outlook. Leia Mais estilo e tamanho, formate o texto, altere sua cor e alinhe-o à esquerda, à direita ou ao centro.
Se você quiser fazer esses ajustes, você pode usar as ferramentas antes de digitar sua assinatura ou depois. Vamos começar clicando dentro da caixa de texto Assinatura de email e digitando sua assinatura para fazer as alterações depois. Em seguida, veremos as outras opções para inserir um cartão de visita, uma imagem ou um link.
Para alterar o texto na assinatura depois de digitá-lo, basta selecionar o texto e fazer alterações no estilo, tamanho, formatação ou cor da fonte. Por exemplo, talvez você queira que seu nome apareça maior e com uma fonte elegante. Ou talvez você queira que o nome da empresa e o número de telefone sejam exibidos nas cores da sua empresa.
Um ótimo recurso para criar sua assinatura na área de trabalho do Outlook é que, se você quiser adicionar um link a um site, o aplicativo faz isso automaticamente. Por exemplo, se você começar a digitar “www.” E depois o restante do URL, quando pressionar a tecla Enter, o texto será vinculado ao site para você.
Como alternativa, você pode vincular o texto e usar um idioma diferente com o botão Hiperlink . Isso permite que você escreva qualquer texto que desejar e associe-o. Por exemplo, você pode querer que o nome da sua empresa apareça como está, mas vincule-o ao site da empresa.
Para fazer isso, selecione o texto e clique no botão Hiperlink na parte superior do editor. Em Link Para se certificar de que Arquivo Existente ou Página da Web está selecionado, confirme o texto a ser exibido na parte superior e insira o URL na parte inferior, no campo Endereço . Clique em OK e você está pronto.
Você notará que também pode vincular a um e-mail nessa mesma caixa, que é outra maneira prática de formatar seu endereço de e-mail. Você pode até mesmo incluir uma linha de assunto para saber que a mensagem é de um usuário que clicou no seu endereço no e-mail. Apenas observe que o usuário pode ajustar essa linha de assunto com seu próprio aplicativo.
Outra ótima maneira de destacar sua assinatura é inserir uma imagem. O uso mais comum para isso é o logotipo da sua empresa. E muitas empresas realmente exigem que seu logotipo esteja em sua assinatura. De qualquer maneira, adicionar isso é tão fácil quanto adicionar um link.
Mova o cursor para o local em sua assinatura onde deseja a imagem e clique no botão Imagem . Procure seu arquivo na janela pop-up, selecione-o e pressione Inserir . É isso aí, sua imagem é inserida em sua assinatura.
Se perceber depois de inserir a imagem que poderia usar alguma formatação, você também pode fazer isso. Basta clicar duas vezes na imagem para abrir a janela de formatação. Em seguida, você pode ajustar o tamanho ou as cores e as linhas, além de inserir texto alternativo e cortar a imagem.
Outra ótima maneira de formatar uma imagem em sua assinatura é vinculá-la. Dessa forma, o destinatário pode clicar no logotipo e ir direto para o site da sua empresa. Para fazer isso, adicione a imagem e insira o link com as etapas acima.
Embora talvez não seja tão comum quanto as outras ferramentas de formatação, a opção de adicionar um cartão de visita está disponível. Basta colocar o cursor onde quiser, clicar no botão Cartão de Visita, selecionar o local na caixa suspensa Examinar e clicar em OK .
Se você tiver um cartão de visita salvo que inclua seu nome, cargo e nome da empresa, essa é uma maneira conveniente de adicionar esses detalhes rapidamente.
Como configurar uma assinatura
Uma última parte depois de criar sua assinatura é decidir quando ela deve ser usada. Você já escolheu o endereço de e-mail para anexá-lo, mas há mais. Você pode usar a assinatura para novas mensagens, respostas e encaminhamentos, ou ambos. E você pode criar diferentes para cada um.
Por exemplo, se você tiver uma assinatura que inclua muitos detalhes junto com seu nome, talvez você não queira que tudo isso seja incluído quando você estiver simplesmente respondendo ou encaminhando um e-mail para alguém. Naquela época, você pode querer apenas um simples "obrigado" junto com seu primeiro nome.
Assim, você manteria o nome da sua nova assinatura de e-mail na área Novas mensagens, criaria outra nova assinatura e selecionaria o nome dela na caixa Respostas / encaminhamentos . Tenha em mente que essas opções serão inseridas em seus e-mails por padrão, mas poderão ser alteradas no e-mail antes de você enviá-lo.
Como usar uma assinatura diferente
Agora que você tem suas assinaturas padrão definidas, não precisa se preocupar em inseri-las ao redigir, responder ou encaminhar uma mensagem. Mas, e se você quiser usar uma assinatura diferente nesse e-mail específico?
Na nova janela de mensagens, clique na guia Inserir . Em seguida, selecione a caixa suspensa Assinaturas e escolha a assinatura que você deseja usar. Você verá sua escolha pop diretamente no seu e-mail, substituindo o padrão.
Como alterar uma assinatura no Outlook
Você pode ter todas as suas assinaturas configuradas agora, mas perceba que precisa fazer uma alteração. Como você edita uma assinatura existente? Isso é tão simples quanto criar um.
Mais uma vez, acesse a janela de configuração de assinatura clicando em Arquivo > Opções > Correio . Ou na tela de composição de e-mail, selecione a guia Inserir, a caixa suspensa Assinaturas e escolha Assinaturas .
Em seguida, escolha o nome da assinatura na caixa Selecionar assinatura para edição . Faça as alterações no editor e clique em Salvar . Você também pode renomear sua assinatura a partir desta área, se necessário. Clique em Renomear, digite um novo nome e clique em Salvar .
Assinaturas são para mais do que e-mails comerciais
Você pode estar em uma situação em que sua empresa tenha regras rígidas para assinaturas e formatação de e-mail. Ou talvez você prefira apenas manter suas assinaturas simples por motivos profissionais. Mas as assinaturas de e-mail não são apenas para negócios e com as ferramentas que o Outlook oferece, você pode tornar seus e-mails pessoais divertidos e criativos.
Aqui estão apenas algumas sugestões.
Adicione um toque festivo aos e-mails enviados para amigos e familiares. Você pode inserir uma imagem fofa de feriado, adicionar um fechamento alegre e enfeitar sua assinatura com cores festivas.
Inclua motivação, inspiração ou bom humor com uma citação. Você pode fazer qualquer palavra parecer interessante ou divertida com as ferramentas de formatação do Outlook.
Mostre seu espírito de equipe para o futebol, basquete ou temporada de beisebol. Você pode inserir uma foto do seu time favorito, vinculá-lo ao site oficial e usar as cores do time para obter um efeito legal.
Não esqueça a web
Se você ocasionalmente acessar sua conta do Outlook na Web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Qual é o melhor para você? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: Qual é o melhor para você? O Outlook.com é um poderoso cliente de e-mail on-line que é fornecido gratuitamente com o Office Online. Mas o Outlook na Web pode competir com sua contraparte de desktop? Nossa comparação do Outlook ajudará você a decidir por si mesmo. Leia mais, você pode adicionar uma assinatura padrão lá também. Sim, o Outlook na Web não é exatamente o mesmo que o Outlook em desktops, mas isso é uma coisa que ambos compartilham. Saiba mais sobre as diferenças entre o Outlook, o Hotmail e os serviços de e-mail da Microsoft O Hotmail está inoperante! Explicação dos serviços de e-mail do Microsoft Outlook O Hotmail está morto! Microsoft Outlook Email Services Explained Pare de procurar pelo Hotmail! A terminologia em torno dos vários serviços de email do Microsoft Outlook é confusa. Se você não souber mais se é chamado Outlook Web App, Outlook Online ou outro, vamos explicar. Consulte Mais informação .
Clique no ícone de engrenagem na parte superior para abrir suas configurações. Em seguida, selecione Opções > E- mail > Layout > Assinatura de e-mail .
Embora atualmente você possa criar e usar apenas uma assinatura no site do Outlook, ainda é possível formatá-lo, adicionar imagens e links e configurá-lo para o tipo de mensagem.
Compartilhe suas dicas e sugestões sobre assinatura
Para e-mails comerciais, as assinaturas podem ser simples, atraentes e úteis, tudo ao mesmo tempo. Eles dão aos seus destinatários uma maneira fácil de ver suas informações de contato e visitar o site da sua empresa. Para e-mails pessoais, as assinaturas podem ser únicas, divertidas e divertidas. Eles podem mostrar personalidade e espírito.
Que dicas você tem para os outros sobre assinaturas de e-mail? Você tem uma regra geral que gostaria de compartilhar para mensagens comerciais ou uma ideia criativa que deseja sugerir para e-mails pessoais? Compartilhe seus pensamentos conosco abaixo.