Se você está trabalhando como parte de uma equipe grande ou simplesmente tentando realizar várias tarefas sozinho, é fácil para uma série de tarefas menores se transformar em uma tarefa inatacável. Se isso soa familiar, tente introduzir Kanban em seu fluxo de trabalho para ver se ele aclara a carga.
Ao dividir os trabalhos passo-a-passo e explicá-los visualmente, o Kanban ajuda as pessoas a entender o progresso que estão fazendo e a estabelecer onde há espaço para melhorias. Apesar de ter suas raízes na fabricação de automóveis, os principais conceitos por trás dessa estratégia podem ser aplicados a uma ampla gama de ambientes de trabalho.
É relativamente fácil de configurar e pode ter um efeito positivo na sua vida diária. Use este guia para configurar sua programação e começar a implementar o Kanban.
O que é Kanban?
O Kanban é uma prática de negócios que foi estabelecida na década de 1940 por Taiichi Ohno, que era um engenheiro industrial que tentava simplificar o fluxo de trabalho diário na gigante automotiva japonesa Toyota. Olhando para o processo de pensamento por trás do reabastecimento de prateleiras em supermercados, Ohno desenvolveu um método de usar um processo linear com limites claramente definidos para controlar o efeito dos gargalos de produtividade .
A configuração básica de uma programação Kanban divide o processo especificado em suas etapas componentes. Tarefas individuais - tipicamente representadas por post-its ou um equivalente digital - movem-se da esquerda para a direita através de colunas rotuladas com o nome de cada etapa e um número.
Esse número, determinado pelo escalonador, representa a quantidade de tarefas que a equipe ou o indivíduo responsável por esse estágio de produção pode manipular a qualquer momento. Tarefas em cada coluna são separadas em dois grupos; em andamento ou completo. Quando uma tarefa é concluída, o próximo estágio de produção pode reivindicá-la e movê-la para a próxima coluna - mas apenas se houver capacidade suficiente para isso.
Um quadro Kanban público oferece a toda a sua equipe uma visão geral do projeto do início ao fim, em vez de ter a consciência de que o fluxo de trabalho está restrito ao seu próprio estágio de produção. A partir de uma perspectiva gerencial, isso pode ajudar a alocar a equipe para onde ela é mais necessária, mas também ajuda os indivíduos a determinar onde a assistência é necessária de maneira mais informal e contínua.
Configurando um Agendador Kanban Usando o Trello
Se você está apenas começando com o Kanban - e particularmente se estiver introduzindo-o em um grupo que não está familiarizado com o conceito - é melhor certificar-se de que as ferramentas que você está usando sejam o mais simples e acessível possível. Embora sofra de certas limitações que podem adiar os otimistas do Kanban, o gerenciamento de projetos e outros usos exclusivos do Trello, além do gerenciamento de projetos, são um prazer para os amantes da lista. Sua abordagem no estilo Kanban não se destinava apenas ao gerenciamento de projetos. Não acredite em nós? Veja esses dez usos exclusivos do Trello. Leia mais ferramenta Trello é uma ótima escolha para fazer as coisas acontecerem.
Para começar, registre-se em uma conta do Trello. Uma vez feito isso, crie um novo quadro e comece a criar listas. Cada lista representará uma coluna do seu fluxo de trabalho Kanban, portanto, nomeie cada uma após um estágio no processo que você está supervisionando. No meu exemplo, usei as várias etapas para criar e publicar um artigo, mas elas podem ser trocadas por qualquer projeto em que você esteja trabalhando.
A chave são os números mais importantes no cabeçalho de cada coluna. Sinta-se à vontade para colocar alocadores de espaço para começar e ajustá-los conforme você tiver uma ideia do processo. É provável que você não saiba exatamente quanto pode fluir por cada etapa do projeto a qualquer momento até que tenha trabalhado com ele. Kanban por um tempo, particularmente se você estiver usando a estratégia como parte de uma equipe.
Uma vez que estes estão em vigor, você pode criar cartões que representam tarefas individuais, que serão então transferidos de uma lista para outra conforme apropriado. É crucial que qualquer um que use a placa mantenha esses cartões organizados. Como manter as listas Trello mais organizadas com capas de cartão Como manter as listas Trello mais organizadas com capas de cartão A organização Trello pode rapidamente sair do controle, mas você pode facilitar sua vida usando cartões imagem cobre como pistas visuais. Leia mais e se atenha aos números estipulados para cada estágio do processo.
No entanto, para que o sistema funcione conforme pretendido, é preciso haver um método de distinguir tarefas que concluíram um estágio específico do processo daquelas que ainda estão em andamento. No Trello, os rótulos são a maneira mais simples de acompanhar isso; Eu usei uma etiqueta verde para indicar que uma tarefa está pronta para a próxima etapa e uma amarela para sinalizar que ainda está sendo trabalhada - certifique-se de que apenas uma etiqueta seja aplicada a qualquer cartão para evitar confusão.
Acima, você pode ver meu exemplo do quadro Trello em ação - observe que a tarefa na coluna "Escrita" ainda não foi movida, pois não há mais capacidade na etapa de Edição. Quando outra das tarefas marcadas em amarelo for concluída e rotulada novamente, essa tarefa será movida e terá seu status alterado.
Usando o Kanban como uma equipe
Embora possa ser usado individualmente, a implementação original do Kanban era como um método para garantir que os grupos pudessem trabalhar como uma unidade coesa. 5 Configurações do Google Sheets Essencial para trabalho em equipe 5 Configurações do Planilhas Google Essencial para o trabalho em equipe O Planilhas Google possui mais recursos para oferecer suporte a entrada de dados e processamento do que você imagina. Apresentamos as funções e os recursos do Google Folhas que são essenciais para projetos em grupo. Consulte Mais informação . Pode parecer um conselho bem gasto, mas a comunicação e o trabalho em equipe são duas das facetas mais importantes para tornar essa estratégia um sucesso em seu local de trabalho.
A maioria dos meios digitais de executar um fluxo de trabalho Kanban, incluindo o Trello, apresenta algum método de deixar comentários ou mensagens para outros usuários. Embora o uso excessivo possa resultar em um mar de ruído branco, é importante que os funcionários em todo o processo aproveitem ao máximo as ferramentas de comunicação oferecidas por essas plataformas.
Isso alimenta a importância crucial do trabalho em equipe. O ponto crucial do sistema Kanban é que ele dá a qualquer um que veja o cronograma uma ideia imediata de onde um gargalo está se formando. É aí que vale a pena ter colegas que trabalham em várias disciplinas; Se uma etapa do processo estiver atrasando a produção, atribua parte de sua equipe para ajudar.
Dependendo de como seu local de trabalho é definido, a melhor maneira de transmitir essas informações pode ser através de um cliente de mensagens instantâneas. O Slack é uma ferramenta poderosa para qualquer escritório e é ainda melhor quando equipado com bots que podem automatizar determinados processos. 14 Melhores Bots Automatizados que Você Precisa para o seu Slack Channel 14 Melhores Bots Automatizados que Você Precisa para o seu Slack Channel Se você está executando um negócio, pode configurar o Slack e ter bots executando as tarefas domésticas 24 horas por dia, enquanto você continua com coisas mais importantes, como conquistar o mundo. Consulte Mais informação .
Usando o Kanban como um indivíduo
Usar o Kanban enquanto você está voando sozinho tem uma qualidade refletiva, além de ajudar a evitar os principais gargalos no seu fluxo de trabalho. Em vez de se concentrar em onde seus recursos estão sendo implementados como em um grupo, você deve estar olhando quais estágios de seu trabalho tendem a desacelerar o processo geral.
Uma vantagem de trabalhar com o Kanban sozinho é que você não é limitado por um planejador digital - essas opções são ótimas quando você está trabalhando de forma colaborativa, mas a conveniência de um cronograma físico pode vencer se você for o único que precisa Acesso.
Usando uma combinação de um caderno e algumas notas Post-it - ou até mesmo um quadro de avisos que você pode colocar na parede do seu escritório para fácil referência - elimina quaisquer complicações técnicas dos princípios do Kanban. Não é para todos, mas às vezes é preferível uma solução de caneta e papel. 6 Razões Simples Por Que o Papel Ainda Pode Ser Seu App Produtividade Assassina 6 Razões Simples Por Que o Papel Pode Ser Sua Produtividade Assassina App O papel pode ser uma ferramenta mais potente para produtividade um computador ou dispositivo de toque, e não deve ser imediatamente dispensado. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante. Leia mais para simplificar.
Outras ferramentas Kanban
O Trello é uma boa maneira de obter um processo Kanban básico em funcionamento, mas você pode querer se expandir depois de ter encontrado seu pé. Leankit é uma dessas soluções que oferece um teste gratuito de 30 dias, e é especializada em apoiar a metodologia Kanban, bem como outras estratégias como a sempre popular Scrum Scrumy - Finalmente, um aplicativo verdadeiramente simples de gerenciamento de projetos para Grupos Scrumy - Finalmente, um verdadeiro simples Aplicativo de gerenciamento de projetos para grupos Leia mais.
Opções específicas de Kanban também estão disponíveis. Kanbanery oferece uma interface inteligente com muito pouco para distrair do seu trabalho, com planos gratuitos disponíveis para equipes com menos de dois membros, organizações de caridade ou projetos de código aberto. Enquanto isso, o KanbanFlow oferece ferramentas móveis abrangentes e poderosa integração com o Pomodoro para aprimorar um produto central muito forte.
Você já teve sucesso implementando o Kanban em seu local de trabalho? Você está aprendendo sobre a estratégia pela primeira vez e tem mais perguntas? Compartilhe suas experiências e suas dúvidas na seção de comentários abaixo.