Você já enviou um e-mail que considerou importante apenas para ser respondido muitos dias depois, ou pior esquecido? Concedido, às vezes está fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer para melhorar as chances do seu e-mail ser aberto, lido e respondido.
A grande coisa sobre esses “truques” é que eles não são muito complicados - eles são simplesmente hábitos que fazem sentido. Não posso prometer que isso sempre funcionará, mas posso dizer que eles farão a diferença e que, no geral, você verá uma melhora na comunicação com seus contatos de e-mail.
Destaque seu nome
Na verdade, eu não tinha ouvido falar desse método até pouco tempo atrás e certamente não posso reivindicar crédito pela idéia. Eu li um artigo de Josh Grillo em Dirty Marketing Secrets que falava sobre como fazer isso. Basicamente, você copia as setas (ou qualquer objeto que você queira) e cola-as em ambos os lados do seu nome. Então, quando você enviar um email, será algo como isto:
Para mim, isso é um pouco controverso e pode ser para os outros também. De um lado, certamente funciona e não é muito invasivo. Do outro lado do espectro, se há pessoas com quem você está se comunicando regularmente e que sempre estão respondendo aos seus e-mails, isso pode ser um incômodo para eles.
É tudo sobre a linha de assunto
Quando se trata de obter seu e-mail de status "não lido" para "ler", eu coloco mais peso na linha de assunto. Existem várias maneiras diferentes de criá-lo e muitas, se não a maioria, você pode combinar.
1. Seja específico e breve
Uma linha de assunto vaga é a pior. Assuntos como “Oi” ou pior… “(sem assunto)” - esse eu realmente não sei porque ainda existe. Lembro-me de quando comecei a usar o e-mail, isso era bastante comum, mas como o e-mail evoluiu, também colocamos um assunto, senão ele será excluído (ou filtrado. Salvar seu Sanity: bloquear e filtrar os e-mails encaminhados) Salve sua sanidade: bloquear e filtrar os emails encaminhados Todos nós os recebemos - esses e-mails temidos Talvez eles nem mereçam ser mantidos no mesmo sentido que "emails". Leia mais) antes de serem abertos.
2. Use uma frase
Pode não ser natural, mas colocar uma frase na linha de assunto não é uma prática ruim. Nossa mente trabalha em frases. Nós nos comunicamos em frases. Por que não iniciar seu email com um? Em vez de apenas uma linha de assunto que diz "Pergunta", escreva "Eu tenho uma pergunta rápida sobre [em branco]." Isso torna mais pessoal e provavelmente tornará seu e-mail mais atraente para abrir. Eu observarei que a frase que você escolheu deve resumir sobre o que é seu e-mail . E obviamente você não quer uma frase vaga, caso contrário, é contraproducente.
3. Faça uma pergunta
Acima nós falamos sobre o uso de uma frase - isso é basicamente uma extensão daquele. Então, ao invés de dizer "eu tenho uma pergunta rápida sobre [em branco]", você poderia colocar na pergunta exata que você está pensando. Então, se a pergunta é sobre como destacar os e-mails, por exemplo, você pode digitar "Como faço meus e-mails se destacarem melhor?"
O benefício de fazer uma pergunta é que ela é um pouco mais poderosa e envolvente do que uma sentença. É claro que se o seu email não for sobre uma questão, então uma pergunta não seria apropriada. Deve ser relevante e deve ser a principal questão do email.
4. Use palavras específicas do usuário
Se você estiver enviando um e-mail sobre um assunto que seja especificamente interessante para o seu contato, coloque essa palavra na linha de assunto. Então, se você está enviando alguém por e-mail sobre uma questão relacionada à otimização de mecanismos de busca e eles são particularmente afeiçoados ou habilidosos nessa área (que deveriam ser se você estiver enviando e-mails sobre isso), inclua “SEO” no assunto. Um exemplo pode ser: "Querendo saber como melhorar o SEO no meu blog."
5. Use colchetes e dois-pontos para criar “sub-assuntos”
Eu poderia muito bem ter inventado essa palavra "sub-assuntos", mas para mim faz sentido. Basicamente eu estou falando sobre a criação de mais explicações na linha de assunto e usando colchetes ou dois pontos para separá-lo do assunto principal. Por exemplo, se fôssemos ficar no mesmo exemplo, você poderia dizer “Pergunta: Como eu faço meus e-mails se destacarem melhor?” Ou “[Pergunta] Fazendo os e-mails se destacarem melhor”.
Uma pequena lição de gramática: na minha opinião, os pontos e vírgulas são semelhantes, mas não servem exatamente ao mesmo propósito. Um cólon prepara o leitor ou explica ainda mais o que está prestes a ler. Suportes, por outro lado, rotulam o que estamos lendo. É assim que eu os vejo e posso não ser completamente preciso, mas parece fazer sentido para mim.
6. Caps estão ok, mas use com moderação
Às vezes, é necessário enfatizar ou chamar a atenção para algo, mas, por estar em uma linha de assunto, você tem opções limitadas de formatação. Isso geralmente significa que você precisa recorrer ao uso de letras maiúsculas. Isso pode ser bom, mas também pode ser ruim. Todos nós recebemos aquele email em que o assunto e a mensagem estavam em maiúsculas - irritantes. Eu quero apagá-lo então, mas geralmente é alguém idoso e eu me sinto mal. Mas se você é qualquer outra pessoa que você não está dispensado por isso não se surpreenda se você não receber uma resposta rápida de volta, muito menos uma resposta em tudo. Abaixo estão bons e maus exemplos:
- Mau: "PRECISO DE AJUDA IMEDIATAMENTE"
- Bom: "[URGENTE] Minha conta foi comprometida - por favor, ajude"
A maior queda no uso de limites é que ele pode se deparar com “spam”, que é o ponto final da criação de sua linha de assunto.
7. Não seja "spammy"
Eu não acho que eu preciso dar a você a definição de como o spam de e-mail se parece - todos nós entendemos isso e todos nós reconhecemos isso. Então, por que algumas pessoas têm o mesmo hábito de fazer com que seus e-mails pareçam spam? Isso me bate, mas aqui estão algumas coisas que você pode fazer e não fazer para evitar que seus e-mails pareçam tão… ininteligíveis.
- Limitar o uso de caps (já mencionado)
- Cuidado com palavras comumente filtradas como "grátis"
- Não seja vago - dê uma razão para enviar por e-mail
- Remova “RE:” ou “FWD:” da linha de assunto
- Quase nunca use pontos de exclamação
- Faça tudo o que acabei de mencionar
Não esqueça a própria mensagem
Embora muito possa ser feito para obter o e-mail aberto por meio do ajuste da linha de assunto, a mensagem em si também é importante e não deve ser desconsiderada. Há muitas coisas que você pode fazer para evitar que seu e-mail seja aberto, desnatado e depois reservado para cuidar mais tarde. Agora, às vezes, faço isso simplesmente porque não tenho tempo para responder a algo que, a princípio, achava mais relevante para mim do que se revelou. Outras vezes, no entanto, é porque o corpo do email é muito longo, mal formatado ou confuso e requer mais esforço para entender o que está sendo dito. Então, em outras palavras:
- Não faça seu e-mail desnecessariamente longo
- Divida em parágrafos relevantes
- Seja meticuloso e direto ao ponto
- Não faça a introdução (ou qualquer um dos e-mails) vaga
Agora eu não estou dizendo para nunca enviar e-mails longos. Às vezes você precisa. Mas outras vezes você acha que o que você tem a dizer precisa ser explicado em mais palavras do que o necessário. Então o ponto final é revisar seu email . O Gmail tem um ótimo recurso que permite "cancelar a entrega" de um email em um determinado momento. Eu usei esse recurso várias vezes, mesmo depois de revisar alguma coisa. Vou clicar em enviar, folhear o meu e-mail mais uma vez, como é "enviar" e, em seguida, pegar algo que eu quero corrigir. Eu posso cancelar rapidamente o processo de envio, fazer as alterações e clicar novamente em enviar. É bem legal.
Conclusão
Estas são apenas as etapas iniciais da etiqueta de e-mail adequada e há muito mais a aprender. A Bloomberg BusinessWeek publicou uma ótima imagem indicando muitos dos mesmos tópicos que eu abordei neste artigo e apontando os exemplos visualmente (o que é sempre bom).
Você já descobriu alguma técnica que tenha provado que funciona para você? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu compartilhei? De qualquer forma, adoraríamos ouvir de você nos comentários!