Como apenas 4 etapas podem ajudar você a aproveitar um dia de trabalho de 5 horas

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Eu estou supondo que você não é uma daquelas pessoas também. Na verdade, um dia de trabalho tradicional de 8 horas é extremamente desatualizado e raramente ajuda a produtividade em comparação com um dia de trabalho mais curto. Desde que você seja esperto com o seu tempo.

Desde que você seja esperto com o seu tempo.

Com isso em mente, eis o motivo pelo qual não é necessário passar longas horas no trabalho e como você pode usar alguns métodos e ferramentas comprovados para ajudá-lo a alcançar um dia de trabalho de cinco horas.

A maldição do dia de trabalho de oito horas

Quando a Revolução Industrial estava em pleno andamento durante o século 19, os dias de trabalho de mais de 12 horas eram a norma. Isso manteve as rodas da fábrica girando e a produtividade crescendo.

Foi apenas algum tempo depois que ativistas como Robert Owen fizeram campanha intensamente por um cronograma de trabalho mais humano. Seu slogan era:

“Oito horas de trabalho, oito horas de recreação, oito horas de descanso”.

Este foi um sonho para a maioria dos trabalhadores. Mas quando outras organizações viram o sucesso sendo alcançado por Henry Ford depois que ele introduziu um dia de trabalho de oito horas em suas fábricas em 1926, outros seguiram o exemplo.

Seis anos depois, o crítico social e ativista político Bertrand Russell escreveu seu famoso ensaio Em louvor à ociosidade . Ele argumentou que,

“Se o assalariado comum trabalhasse quatro horas por dia, haveria o suficiente para todos e nenhum desemprego - assumindo uma quantidade razoável de organização sensata”.

Economista principal dos tempos, John Maynard Keynes ecoou mais cientificamente os pensamentos de Russell em um ensaio de 1930 intitulado Economic Possibilities for the Grandchildren . Nesse ensaio, Keynes esperava que, devido ao progresso tecnológico, em 2030, tivéssemos que trabalhar não mais do que 15 horas por semana.

Hoje trabalhamos 8, 9 horas por dia

Na realidade, segundo a OCDE, o americano médio passa a gastar 34, 4 horas por semana no trabalho. Esta é uma média de trabalhadores a tempo inteiro e a tempo parcial. O valor real para os trabalhadores em tempo integral é mais provável que seja de 44, 5 horas (8, 9 horas por dia), conforme relatado pelo Bureau of Labor Statistics.

Ironicamente, nas últimas décadas, vimos a produtividade aumentar continuamente. Mas nossos dias de trabalho permaneceram em grande parte no mesmo período. Essa desconexão entre as horas trabalhadas e a produtividade alcançada é mostrada no gráfico abaixo (OCDE).

O que estamos vendo aqui é que a produtividade (PIB por hora trabalhada) diminui à medida que o número de horas trabalhadas aumenta. Este é um ponto que Adam Smith deixou claro em On The Wages of Labor em 1776.

É também um ponto que tem sido consistentemente comprovado como correto por pessoas implementando idéias encontradas na Semana de Trabalho de 4 Horas de Tim Ferriss. Quando a energia está focada no que fazemos, em vez de quanto tempo gastamos nela, o tempo pode ser aproveitado para obter resultados desproporcionais. Resultados que podem nos permitir libertar-se do 9-5, e realmente alcançar um dia de trabalho de cinco horas (ou menos).

“Concentre-se em ser produtivo em vez de ocupado.” (Tim Ferriss)

Isso é particularmente útil para os milhões de trabalhadores do conhecimento cujo trabalho aparente pode se expandir para preencher facilmente oito horas. Mas, pode não ser prático para pessoas que são pagas para literalmente estar presentes por um certo número de horas (enfermeiras, policiais, etc.).

Chegue a um dia de trabalho de 5 horas

Se você estiver trabalhando de 9 a 5, reduzir para cinco horas por dia é uma redução de 37, 5% . Isso significa que, para cada hora que você gasta no trabalho, você precisa eliminar 22, 5 minutos, enquanto ainda executa suas tarefas essenciais com um alto padrão.

A Alemanha consegue ser mais produtiva que os EUA enquanto trabalha menos, então isso não deve ser muito difícil, certo?

Uma boa heurística para trabalhar em direção a essa meta é o TERA : rastreamento, eliminação, redução e automação. Esta é uma evolução da heurística DEAL da Ferriss (definição, eliminação, automação, liberação)

Etapa 1: acompanhamento

Antes que você possa entender onde economizar tempo, primeiro você precisa saber como seu tempo está sendo gasto. Gaste pelo menos uma semana acompanhando o tempo que você gasta trabalhando. Observe o que você estava fazendo e quanto tempo leva.

Para fazer isso manualmente, use uma planilha do Excel ou uma planilha do Google. Esse é o método que eu recomendaria, já que você pode classificar com mais precisão suas tarefas.

Como alternativa, use uma ferramenta de plataforma cruzada como o RescueTime para rastrear automaticamente quanto tempo você gasta em aplicativos e sites específicos (outras ferramentas de controle de tempo estão disponíveis para o Windows Como parar de desperdiçar tanto tempo Seguindo o seu uso do Windows Você realmente sabe quanto tempo você gasta no seu computador? Usando algumas ferramentas gratuitas, você pode contabilizar cada segundo desperdiçado no Facebook e afins, eis como: Leia Mais e para Mac O Melhor Software de Rastreamento de Tempo para Mac OS X O melhor software de controle de tempo para Mac OS X Para onde vai o tempo? Descubra com esses rastreadores de tempo do Mac. Leia mais).

Depois de criar uma imagem de como seu tempo está sendo gasto, você começará a notar ineficiências. Na maioria dos casos, você ficará chocado com o pouco tempo de trabalho .

Se você quiser levar seu acompanhamento mais longe, siga este método para descobrir quais horas do dia você é mais produtivo Descubra suas horas mais produtivas com este método simples Descubra suas horas mais produtivas com este método simples Crie seu dia de trabalho perfeito seus níveis de energia. Essa simples planilha do Excel e alguns segundos de trabalho por dia podem ajudá-lo a mudar seus hábitos e fazer mais. Leia Mais e focalize e planeje seus dias em torno de suas descobertas.

Etapa 2: eliminação

Agora você tem uma imagem bem detalhada de como seus dias de trabalho estão sendo gastos, provavelmente há uma série de coisas em sua rotina que não precisam estar lá. Quando você está tentando economizar três horas por dia, não há espaço para ser precioso.

Se você está na posição privilegiada de deixar o trabalho uma vez que o trabalho de seu dia esteja concluído (se você for autônomo, huzzah! Se não, fale com seu gerente sobre isso), comece a ir impiedosamente sua planilha de acompanhamento de tempo, removendo qualquer coisa que não precise estar lá.

Se você está no trabalho por apenas 5 horas, você realmente precisa desse intervalo para o almoço? 45 a 60 minutos salvos.

Se você estiver verificando os e-mails com demasiada frequência, traga alguma autodisciplina e defina regras rígidas para sua caixa de entrada. Nós cobrimos evitando e-mail sem resultados negativos Como excluir seu aplicativo de e-mail sem resultados negativos Como excluir seu aplicativo de e-mail sem resultados negativos Banir e-mail de sua vida e fazer mais. É uma solução prática excluir o aplicativo de e-mail do seu dispositivo e não estar mais na caixa de entrada? Leia mais em detalhes. Use respondedores automáticos ou coloque uma nota em sua assinatura informando que você só verifica o e-mail algumas vezes por dia. Se é urgente, faça as pessoas ligarem para você.

Muitas pessoas também verão suas tarefas espalhadas ao longo do dia. As chamadas são feitas a qualquer hora e você reage esporadicamente às coisas que estão na sua mesa. Para combater isso, use o bloqueio de tempo Bloqueio de Tempo - A Arma Secreta para Melhor Foco Bloqueio de Tempo - A Arma Secreta para Melhor Foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Consulte Mais informação . É aqui que você agrupa tarefas semelhantes, ajudando a manter o foco durante o dia.

Se a leitura fizer parte do seu trabalho, esprema tudo em uma janela de 30 minutos.

Se as pessoas quiserem agendar uma ligação, informe-as que só recebem chamadas entre as 1 e as 2pm.

Defina períodos de tempo ininterrupto para se concentrar em um projeto importante sem distrações. Use fones de ouvido para impedir que seus colegas o interrompam.

E às vezes você vai se distrair com sites como o Facebook ou o Reddit. Use ferramentas como Stay Focusd (Chrome), Leechblock (Firefox) ou ColdTurkey (Windows) para bloqueá-los enquanto você estiver no trabalho. Na verdade, por que não transformar todo o seu computador em uma máquina livre de distrações? Como obter um computador livre de distrações em 10 etapas fáceis Como obter um computador livre de distrações em 10 etapas fáceis Sua atenção é consumida por distrações. Remova-os para aumentar seu foco e produtividade. Mostramos a você os sugadores de tempo relacionados ao computador mais comuns e como desativá-los ou bloqueá-los. consulte Mais informação

Etapa 3: Redução

Agora você removeu as tarefas supérfluas que estavam desnecessariamente forçando você a gastar mais tempo no trabalho do que precisava. Das tarefas restantes, ainda há algum tempo perdido.

Por exemplo, se as suas chamadas tiverem uma duração média de 15 minutos, tente reduzi-las para 10 minutos. Isso geralmente pode ser feito informando à pessoa com quem você está conversando no início da chamada que você precisa desligar o telefone em 10 minutos. É simples assim. Isso introduz um sentimento de escassez e, portanto, a conversa será mais eficiente.

Se suas reuniões se arrastarem por muito tempo, envie essas regras para reuniões eficientes. Fed Up Of Inefficient Meetings? Enviar estas 8 regras para o seu chefe Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefe Se uma reunião for bem organizada, não há motivo para não aumentar a produtividade, o senso de propósito e a moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. Leia mais para o seu gerente. Você poderia até enviá-los anonimamente.

Quando se trata de e-mail, fique dois passos à frente do seu destinatário, para que você possa reduzir o número de e-mails pelos quais precisa passar. Em outras palavras, antecipe sua resposta e tente cobrir todas as bases do seu email original. Isso significa que você enviará e-mails um pouco mais longos, mas eles conterão mais detalhes, evitando a abordagem irritante e alternativa de ida e volta.

Etapa 4: automação

Finalmente, dê uma olhada nas suas tarefas restantes e descubra quais partes delas podem ser automatizadas.

No extremo do espectro, você pode começar a terceirização Como se tornar super-produtivo, terceirizando suas tarefas do dia-a-dia Como se tornar super-produtivo, terceirizando suas tarefas diárias Faça mais em um dia. Ao aprender o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas do dia a dia, você também pode se tornar super produtivo. Leia mais tarefas não qualificadas, mas necessárias (somente aconselhável se você for autônomo). Essas tarefas podem incluir filtragem de email, agendamento de consultas, pesquisa, entrada de dados, etc.

Se houver tarefas rotineiras que você precisa executar repetidamente, veja se elas podem ser pelo menos parcialmente automatizadas. Se você executar essas tarefas no Excel, aprenda como criar macros do Excel 4 erros que você pode evitar quando estiver programando macros do Excel com erros do VBA 4 Você pode evitar quando estiver programando macros do Excel com VBA Código simples e macros são as chaves para superpoderes do Microsoft Excel. Mesmo os não-programadores podem facilmente adicionar funcionalidades impressionantes às suas planilhas com Virtual Basics for Applications (VBA). Apenas evite esses erros iniciantes de programação! Leia mais para executar essas tarefas para você. Se você usa uma variedade de aplicativos da Web, veja se consegue conectar esses aplicativos ao IFTTT ou ao Zapier para não precisar mais realizá-los.

Os modelos também são uma ótima maneira de automatizar partes de suas tarefas. Quer sejam modelos Evernote Como 6 modelos simples do Evernote aumentam a minha produtividade diária Como 6 modelos simples do Evernote aumentam a minha produtividade diária Crie modelos personalizados no Evernote. Com esses modelos, você pode aumentar sua produtividade no trabalho e em sua vida pessoal. Vamos ver como você pode criar seus próprios modelos personalizados do Evernote rapidamente. Leia mais, modelos do Google Drive 24 Modelos do Google Docs que facilitarão sua vida 24 Modelos do Google Docs que facilitarão sua vida Os modelos podem economizar muito tempo. Nós compilamos 24 modelos do Google Docs que economizam tempo para trabalho, saúde, casa e viagens. Continue com seus projetos, em vez de lutar para reunir documentos. Leia mais, ou modelos do Office Use modelos do Microsoft Office para cativar seu público e entregar com eficiência informações Use modelos do Microsoft Office para cativar seu público e entregar com eficiência informações Um modelo é como um painel virtual, reforçando visualmente textos ou dados. Aqui oferecemos uma visão geral básica dos modelos do Microsoft Office e suas opções. Leia mais, cada um deles permitirá que você mergulhe em suas tarefas principais sem perder tempo na formatação de documentos.

Você pode até economizar tempo aprendendo atalhos de teclado úteis para os programas mais usados. Criamos listas de alguns dos atalhos que melhoram a produtividade dos atalhos de teclado do Outlook 25+ para torná-lo mais produtivo 25+ atalhos de teclado do Outlook para torná-lo mais produtivo O Outlook é um dos clientes de email de desktop mais populares em uso atualmente. Se você é um desses muitos usuários do Outlook, os atalhos de teclado a seguir poupam muito tempo. Leia mais, Excel 35 Atalhos de teclado do Microsoft Excel para Windows e Mac Todos os dias Atalhos de teclado do Microsoft Excel para Windows e Mac Os atalhos de teclado podem poupar muito tempo! Use esses atalhos do Microsoft Excel para acelerar o trabalho com planilhas no Windows e no Mac. Leia mais, e qualquer navegador da web 32 Atalhos de Teclado para Acelerar Seu Fluxo de Trabalho em Qualquer Navegador 32 Atalhos de Teclado para Acelerar Seu Fluxo de Trabalho em Qualquer Navegador A navegação mais rápida não é uma meta ilusória, nem precisa de mudanças drásticas em seu fluxo de trabalho. Adotar alguns novos hábitos simples, como atalhos de teclado, deve funcionar. Veja como. Consulte Mais informação . Todo pequeno ajuda, afinal.

Desfrutando de um extra de 3 horas por dia

Sem dúvida, alguns de vocês que estão lendo este post afirmam que, mesmo que você economizasse três horas por dia, ainda assim não conseguiria reduzir seu dia de trabalho para cinco horas. Seu gerente simplesmente inundaria você com mais tarefas. Nesse caso, negocie um aumento salarial! Você pode me agradecer mais tarde.

Mas para muitas pessoas, seja você trabalhando no horário flexível, seja autônomo ou tenha um gerente mais compreensivo, utilizar essas ferramentas e estratégias será capaz de economizar uma tonelada de tempo.

Como citado anteriormente, com “quantidade moderada de organização sensata”, você deve ser capaz de completar suas tarefas diárias em uma fração do tempo que está levando você até agora. Isso não inclui apenas remover, reduzir e automatizar tarefas como acima, mas também gastar algum tempo planejando como você precisa gastar seu tempo a cada semana Como se preparar para seu dia perfeito com aplicativos gratuitos Como se preparar para seu dia perfeito com aplicativos gratuitos Um dia perfeito é quando você se sente energizado e brisa através de sua lista de tarefas com tempo e energia de sobra. Mostramos os aplicativos que podem ajudar você a entrar na zona. Leia mais para minimizar o tempo gasto no escritório.

Se você ainda estiver em dúvida, confira como a Suécia introduziu um dia de trabalho de 6 horas em 2016 e como essa empresa de US $ 9 milhões por ano apresentou um dia de trabalho de 5 horas.

Por quanto você acha que poderia reduzir seu dia de trabalho usando as informações deste artigo?

Crédito de imagem: 20150613_woc538_0 via The Economist, garota usando telefone inteligente por Maridav via Shutterstock, deitado no banco por Marjan Apostolovic via Shutterstock