Como regra geral, os aplicativos de software existem para oferecer conveniência e simplificar o trabalho. Eles geralmente oferecem uma variedade de ferramentas eficientes para ajudar você a aumentar a produtividade.
Mas e se eu dissesse a você que não importa qual aplicativo você está usando, é provável que você não o esteja usando em todo o seu potencial?
Para aproveitar melhor as ferramentas do dia-a-dia, aprenda a desbloquear o poder dos modelos .
Por que modelos?
Tome processadores de texto, por exemplo. Toda vez que você cria um novo documento, você está começando do zero. Isso é ideal e necessário, se você está criando algo novo, inovador ou novo. Mas, se você está criando um documento que tem um design universal, você está apenas perdendo tempo.
Não importa qual aplicativo você esteja usando, e não importa em que tipo de projeto você está embarcando, provavelmente ele já tem um modelo pré-fabricado disponível. Se esse não for o caso, normalmente você pode criar seus próprios modelos para chamar mais tarde.
Levando esta abordagem à produtividade diária Como 6 modelos simples do Evernote aumentam a minha produtividade diária Como 6 modelos simples do Evernote aumentam a minha produtividade diária Crie modelos personalizados no Evernote. Com esses modelos, você pode aumentar sua produtividade no trabalho e em sua vida pessoal. Vamos ver como você pode criar seus próprios modelos personalizados do Evernote rapidamente. A Read More pode melhorar sua vida economizando seu tempo, ajudando você a produzir um ótimo trabalho e talvez até mesmo ajudando-o a descobrir novas fórmulas para suas tarefas do dia-a-dia que você não tinha pensado.
Então, quando você se compromete a usar modelos, é importante saber o que faz com que um modelo valha o seu tempo em primeiro lugar.
Como identificar um bom modelo
O primeiro passo para escolher qualquer modelo é determinar exatamente o que você precisa dele. Para que você vai usá-lo? Que tipo de informação você vai incluir?
É claro que isso também dependerá do aplicativo que você está planejando usar. Isso me leva ao meu próximo ponto:
Certifique-se de entender todo o escopo do aplicativo para o qual você está recebendo o modelo. Certifique-se de compreender todo o escopo do modelo Crie seu modelo de PDF personalizado para o planejamento de qualquer coisa Crie seu modelo de PDF personalizado para o planejamento de qualquer coisa Modelos são dispositivos vitais que você pode usar em quase todas as situações da vida. Quando a situação especial chegar, você pode criar seu próprio modelo? Isso é fácil. Nós mostramos a você como. Leia mais também.
Em outras palavras, que tipos de coisas você será capaz de fazer com isso? Existem alterações ou edições que você não pode fazer? Quais limitações ou restrições você precisa ter em mente? Existem elementos que devem ser apresentados de uma certa maneira?
Qualquer bom modelo é flexível e personalizável. Você deve ser capaz de moldá-lo exatamente do que precisa, se já não for assim.
No momento, essas dicas parecem generalizadas, mas você entenderá o valor delas assim que mergulhar e começar a procurar um modelo. Lembre-se de anotar e especificar primeiro o que você precisa do modelo e de lá ir.
Modelos para aplicativos populares
Em seguida, vamos dar uma olhada em alguns modelos de exemplo para vários aplicativos populares. Anote os tipos de modelos destacados e tente fazer o mesmo com seus próprios aplicativos, principalmente se eles não estiverem na lista.
Através de modelos eficazes, você pode desbloquear o verdadeiro potencial de seus aplicativos e levar sua experiência de software para o próximo nível.
Asana
Asana, se você ainda não conhece, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em equipe. Mais importante, é uma ferramenta de organização social para equipes de pequeno a grande porte, completa com bate-papo, interações e muito mais.
Ele permite que você mantenha contato com sua equipe, crie e organize projetos e atribua tarefas a membros da equipe. Você pode organizar projetos de várias maneiras, com diferentes tarefas para compor um todo. Existem várias ferramentas e recursos para aumentar sua experiência também. Por exemplo, qualquer pessoa pode anexar arquivos de serviços de armazenamento em nuvem, como o Dropbox, ou enviá-los para acesso on-line. Isso permite que você compartilhe facilmente arquivos entre os membros da equipe.
Ao contrário de alguns dos outros aplicativos nesta lista, você não pode baixar modelos pré-criados para uso no Asana. Mas você pode criar seus próprios modelos para usar sempre que precisar deles.
Existem algumas maneiras de fazer isso. Você pode criar um modelo a partir do zero, com a intenção completa de usá-lo como um modelo a partir do início, ou pode transformar um projeto ou tarefa existente em um modelo, permitindo que você salve a estrutura atual.
Isso é ótimo para tarefas como a criação de novas listas de verificação de clientes, conteúdo de marketing de produtos, planos de garantia de qualidade, materiais de integração para novos contratados e muito mais. Você pode salvar a estrutura ou o layout atual como base para reutilizar e modificar tarefas e projetos futuros.
O recurso completo para trabalhar com modelos no Asana pode ser encontrado aqui.
Asana é livre para usar para equipes de até 15 pessoas, ou US $ 8, 33 (cobrado anualmente) por membro para equipes maiores.
Canva
Uma das melhores coisas sobre o Canva, uma ferramenta on-line de edição e design de imagens, é que há vários modelos disponíveis para trabalhar.
O Canva é basicamente o Photoshop menos complicado do design gráfico moderno. 6 Lugares incríveis para encontrar modelos grátis do InDesign 6 Lugares incríveis para encontrar modelos grátis do InDesign Que tal usar um modelo InDesign de qualidade profissional em vez de criar o seu próprio? Este artigo discute os melhores sites de modelos gratuitos na web. Consulte Mais informação . É poderoso, e há uma tonelada de recursos disponíveis dentro do aplicativo para criar os gráficos que você precisa para postagens de blogs, recursos de impressão e muito mais. Você pode aproveitar formas, clipart, estilos de fonte e elementos visuais existentes para produzir exatamente o tipo de gráfico de que precisa.
A escolha de um modelo existente para trabalhar no Canva é muito simples. Basta iniciar o aplicativo e você será presenteado com uma variedade de opções para escolher.
O que você pode não saber é que, com uma conta do Canva for Work, você pode criar e salvar seus próprios modelos de marca para uso a qualquer momento. Isso é simples, pois as opções estão bem na sua frente.
Existe uma solução alternativa que você pode usar para a versão padrão do Canva para uso pessoal. O aplicativo salva automaticamente todos os documentos anteriores que você criou, desde que você tenha feito login. Certifique-se de fazer isso, crie um novo documento e, em seguida, preencha-o com imagens e conteúdo genéricos.
Mais tarde, você pode editar o documento existente, criando uma cópia e indo a partir daí. É como ter um modelo personalizado!
Canva Basic é livre para usar, mas há restrições sobre o conteúdo que você pode incluir em seus gráficos. Você pode pagar individualmente para usar determinados elementos gráficos de dentro do aplicativo, e os custos variam.
O Canva for Work custa US $ 12, 95 por mês para cada designer de uma equipe que precisa acessar a ferramenta, e esse preço é descontado para US $ 9, 95 por mês, se você pagar em uma base anual.
Kanbanize
O Kanbanize, uma ferramenta de gerenciamento Kanban e ágil popular, possui suporte integrado a tipos e modelos de cartões personalizados.
A ferramenta é usada para agilizar os processos de trabalho, fornecendo uma placa de progresso visualizada. É essencialmente uma versão digital do processo Kanban. Você cria o que é chamado de quadro de projeto que age como um quadro negro ou quadro branco. Em seguida, você cria cartões de tarefas para todas as etapas diferentes que precisam ser executadas para concluir seu projeto - elas funcionam como lembretes. Esses cartões de tarefas são atribuídos a membros individuais da equipe e ajudam você a acompanhar o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito.
Normalmente, você precisaria criar cartões de tarefa e de projeto do zero, editando todos os atributos, campos e detalhes individuais. Para tornar as coisas mais simples, o Kanbanize permite criar modelos desses elementos.
A ferramenta permite que você modifique modelos pré-fabricados de cartões de tarefas para que você não precise criá-los de cada vez. É especialmente conveniente se houver atributos que você usa regularmente, e você pode fazer o mesmo com os quadros de projeto para manter campos e atributos consistentes em vários projetos.
A configuração de um modelo no Kanbanize é bastante intuitiva, mas se você preferir etapas detalhadas, o site também possui instruções fáceis de seguir na página Tipos e modelos de cartão.
Kanbanize oferece uma avaliação gratuita para até 1.000 ações. Depois disso, são US $ 9 por membro da equipe por mês (cobrado anualmente) para equipes menores de até 20 usuários. Para organizações maiores, são US $ 15 por usuário por mês.
documentos Google
O Google Docs é um processador de texto baseado em nuvem extremamente versátil. Se você já usou o Microsoft Word, OpenOffice ou ferramentas similares, é quase exatamente isso, com exceção de que é um aplicativo on-line. Há também versões para dispositivos móveis e tablets da ferramenta, para que você possa editar documentos em qualquer lugar. Além disso, há um recurso off-line para quando você precisa deixar seu balão Wi-Fi protegido.
Como a maioria dos processadores de texto, você pode baixar modelos pré-criados para criar documentos com a ferramenta. O tipo de modelo de que você precisa depende claramente do projeto ou conteúdo com o qual você planeja trabalhar. Por exemplo, existem modelos para calendários, cartas de apresentação, currículos e sites úteis para modelos de currículos gratuitos para download Leia mais, faturas, planos de negócios, cronogramas de projetos e muito mais.
Você encontrará alguns dos melhores modelos do Google Docs destacados aqui 24 Modelos do Google Docs que facilitarão sua vida 24 Modelos do Google Docs que facilitarão sua vida Os modelos podem economizar muito tempo. Nós compilamos 24 modelos do Google Docs que economizam tempo para trabalho, saúde, casa e viagens. Continue com seus projetos, em vez de lutar para reunir documentos. Consulte Mais informação .
Você também pode criar seu próprio modelo facilmente salvando um documento com o conteúdo base e copiando esse arquivo posteriormente para edição.
Hootsuite
O Hootsuite é uma ferramenta de marketing social super poderosa que permite gerenciar contas sociais e postar conteúdo em várias redes sociais.
O que o torna ótimo para empresas grandes e pequenas é que ele oferece várias ferramentas de análise concisas para acompanhar o conteúdo social que você publica. Você pode acompanhar níveis de envolvimento, visualizações, porcentagem de divulgação e muito mais.
Um dos excelentes recursos do Hootsuite - e existem muitos - é que você pode criar modelos de mensagens sociais personalizadas. Isso permite reutilizar o conteúdo que você publicaria continuamente. Esta é uma característica que falta na maioria das redes sociais, especialmente do ponto de vista de muitos blogueiros e donos de pequenos negócios.
Por exemplo, digamos que você tenha uma promoção acontecendo todo mês e que seus seguidores sociais saibam. Em vez de criar um novo post social a partir do zero, sempre que você quiser enviar o conteúdo promocional, você poderá armazená-lo como um modelo a ser usado posteriormente. Depois, ao longo do mês, você pode abrir esse modelo e agendar postagens sociais - idênticas ou ligeiramente editadas a cada vez.
Se você estiver se perguntando como configurar modelos, encontrará instruções detalhadas aqui.
O Hootsuite Pro, que permite até 10 usuários, é de US $ 9, 99 por mês faturado anualmente. O Hootsuite Business, que é para equipes maiores, não tem um preço listado por usuário, então você precisa entrar em contato com a equipe de suporte para obter mais informações.
FreshBooks
Administrar um negócio, grande ou pequeno, não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de administrar finanças. O FreshBooks é uma ferramenta de contabilidade que relata que pode liberar uma média de dois dias inteiros por mês para clientes que, de outra forma, seriam gastos executando tarefas de contabilidade regulares.
É uma alternativa QuickBooks que funciona muito bem e tem uma interface mínima, mas capaz.
Eu não posso repassar todos os recursos do serviço porque eu estaria aqui o dia todo - há muito. O que eu posso falar é o excelente suporte a modelos que o aplicativo oferece.
FreshBooks já tem uma ferramenta de modelo pré-fabricada para gerar faturas e estimativas. Você pode personalizar modelos diretamente do painel de administração de sua conta. Isso permite reduzir o tempo que você gastaria normalmente criando esses tipos de documentos, personalizando as informações e os campos necessários na frente. Dessa forma, quando é hora de enviar uma fatura As melhores formas de criar e gerenciar suas faturas on-line As melhores formas de criar e gerenciar suas faturas on-line É uma tarefa vasculhar as ferramentas de faturamento para encontrar as que oferecem os recursos necessários . Não deixe que isso diminua sua produtividade. Nós olhamos para seis das melhores soluções. Leia mais para um cliente ou gere estimativas, você só precisa editar um pequeno lote de informações.
O FreshBooks custa US $ 39, 95 por mês para o plano Premium, que permite que você fature um número ilimitado de clientes e crie um número ilimitado de faturas e relatórios. Se você precisar faturar apenas 50 clientes ou menos, poderá receber o plano Plus por US $ 24, 95 por mês, o que também oferece um número ilimitado de faturas e relatórios.
Zapier
Zapier é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a automatizar tarefas Criar Automações de Vida Incríveis com Zaps Multi-Etapa Criar Automatizações de Vida Incríveis com Zaps Multi-Passo A Zapier, a maior concorrente do IFTTT, anunciou que agora oferece aos usuários a capacidade de criar múltiplas ações. automações chamadas zaps multi-passo. Leia mais definindo uma série de gatilhos e ações. Por meio do aplicativo, você cria algo chamado "zap", que serve como regra geral, ou modelo, para a ação que você deseja realizar.
A ferramenta pode ser usada para conectar dois aplicativos suportados pelo Zapier uns aos outros para realizar o trabalho.
Por exemplo, você pode configurar um zap ou regra que salva automaticamente os anexos do Gmail na sua conta do Dropbox. Você também pode configurar regras para criar um cartão Trello semanalmente, preenchendo novas linhas no Planilhas Google com relatórios de resumo do RescueTime e muito mais.
Essencialmente, cada regra ou ação que você cria no Zapier é um modelo.
Essa ferramenta é inestimável para os proprietários de empresas e aqueles que trabalham em ambientes de ritmo acelerado. Você pode automatizar uma variedade de tarefas através de mais de 500 aplicativos de terceiros, como Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote e muito mais.
Pense em todo o tempo que você pode economizar automatizando tarefas comuns que você executa regularmente.
A Zapier tem uma ampla seleção de níveis de pagamento que variam de Básico (US $ 20 por mês) a Business Plus (US $ 125 por mês) e Infraestrutura (US $ 250 por mês). O número de regras que você pode criar depende do plano de assinatura escolhido.
Quais modelos você usará?
Os modelos, desde que sejam eficazes, podem poupar muito tempo e esforço. Eles permitem que você pule etapas gerais em documentos e ferramentas de criação de tarefas para ir direto ao âmago da questão. Com todos os aplicativos listados acima - e muitos não mencionados aqui - você pode carregar um modelo e editar campos específicos para obter exatamente o que precisa.
Todos nós poderíamos usar um pouco mais de tempo e, aproveitando os modelos, você se permitiria exatamente isso.
Então, como você vai usar modelos para tornar sua vida um pouco mais fácil? Quais são os modelos que você já usa? Conte-nos na seção de comentários abaixo!
Crédito de imagem: Helloquence