Como e-mail como um profissional

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E-mail é uma daquelas coisas que começou como um recurso de conveniência, mas rapidamente se tornou algo a temer. Eu sei que quando eu tenho centenas de e-mails não lidos, meu instinto rapidamente afunda em um vazio profundo e eu ignoro esses e-mails por mais tempo. Mas talvez se adotássemos as dicas e truques dos profissionais do e-mail, não veríamos nossa caixa de entrada como um obstáculo.

Há muitos fatores que influenciam na eficiência do e-mail - não apenas escrever os e-mails, mas também configurar a caixa de entrada, gerenciar e-mails, saber quando verificar e-mails e muito mais. Aumentar a eficiência do email significa aumentar a produtividade e, em última análise, significa fazer tudo em menos tempo. Isso é exatamente o que queremos.

Nota: Um aspecto de ser um profissional no e-mail é ficar seguro e protegido. Leia estas 7 importantes dicas de segurança de e-mail 7 Dicas importantes sobre segurança de e-mail que você deve saber 7 Dicas importantes sobre segurança de e-mail que você deve saber Sobre segurança na Internet é um tópico que todos sabemos ser importante, mas muitas vezes fica nos recessos de nossas mentes, nos enganando em acreditar que "isso não vai acontecer comigo". Quer ... Leia mais antes de começar aqui. Perder o acesso à sua conta de e-mail pode ser extremamente prejudicial.

Programar o horário "Verificação de e-mail"

Um dos maiores erros dos usuários que têm caixas de entrada extremamente ativas é que eles deixam o Gmail, o Thunderbird ou o Postbox abertos 24 horas por dia, sete dias por semana, e sendo executados em segundo plano. Outro erro é o uso de addons de notificação ou recursos que o alertarão no minuto em que um email chegar, não importa o quão trivial o email possa ser.

Fato inegável: frequentemente verificar seus e-mails significa que você não pode dedicar o foco a outra tarefa. Fato inegável: se você conseguir criar foco, as notificações serão interrompidas em um instante.

Portanto, você deve visualizar sua caixa de entrada como uma atividade como qualquer outra. Não permita que seja um aspecto “sempre ligado” de sua vida. Em vez disso, programe blocos de tempo - talvez uma vez por dia, talvez três vezes por dia - em que você faz check-in na caixa de entrada, faça tudo que precisa e feche-a. Pode demorar um pouco para quebrar o hábito, mas, acredite, sua produtividade vai disparar.

Eliminar o excesso

A primeira coisa que você deve fazer ao abrir sua caixa de entrada é folheá-la rapidamente e excluir todos os emails que não pareçam importantes. Pense em si mesmo como um escultor com um enorme bloco de mármore fresco. Antes de começar o trabalho real, você precisa cortar em traços largos e se livrar do excesso.

Imagine o check-in e encontrar 350 e-mails aguardando uma resposta. Tudo leva cinco minutos - sim, realmente! - para percorrer e clicar nas caixas de seleção ao lado de e-mails que não têm importância. Depois de passar pela maior parte, clique em Excluir para apagar todos os e-mails verificados. Agora você só precisa responder a 50 e isso é um grande impulso psicológico.

Leia e responda imediatamente

Você geralmente abre um e-mail, vê que precisa fazer algo, mas deixa para outro dia? Isso pode ser um hábito de risco. E se você esquecer? E se você perder o email de alguma forma? E se você precisar responder mais cedo do que você acha que precisa?

Melhor fazer tudo imediatamente. Isso evita o acúmulo de “eu ainda preciso responder a esse e-mail” pensamentos que o incomodarão até que você finalmente consiga contatá-lo. Isso reduz a chance de você esquecer um e-mail importante. Ele mantém seus clientes, amigos e contatos de negócios felizes porque você responde com tanta pontualidade. Como um bônus, você terá uma grande carga fora de sua mente.

Com uma caixa de entrada limpa e vazia que não está cheia de mensagens para as quais você precisa retornar, você pode implementar com mais facilidade o ponto anterior de verificar apenas o email em horários programados. Se você realmente não quer ler e responder imediatamente, então, pelo menos, olhar em um addon lembrete de e-mail Adicionar Agendamento, Rastreamento e Lembretes para o Gmail com este complemento fantástico Adicionar agendamento, acompanhamento e lembretes para o Gmail com este fantástico Add-on Vamos enfrentá-lo, o Gmail é praticamente perfeito. Não é uma coincidência que agora seja um dos provedores de email mais populares, pelo menos para aqueles que preferem uma interface web. Existem, no entanto, vários ... Leia Mais.

Respostas enlatadas

As respostas prontas são um recurso incrível que se tornou um padrão em todos os principais serviços e clientes de email. Basicamente, uma resposta automática é uma resposta de modelo que você pode criar com antecedência e usar com um único clique. Eles são ótimos quando você está digitando a mesma resposta várias vezes, como quando as pessoas freqüentemente enviam perguntas sobre um determinado tópico.

Você pode ativar as respostas automáticas no Gmail ao alterná-lo na seção "Labs" das configurações. Yaara escreveu um post instrutivo sobre como começar com as respostas predefinidas no Gmail E-mail mais rápido e melhor com respostas predeterminadas E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas Não tem tempo para preparar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais.

Mantenha isso breve

A melhor maneira de reduzir o tempo que o email te suga: você passa menos tempo escrevendo respostas. Naturalmente, não sacrifique os negócios ou a etiqueta pessoal ao escrever respostas concisas, mas você também não precisa escrever de 5 a 10 parágrafos para cada e-mail que enviar. E-mail é menos formal que letras tradicionais!

Identifique a mensagem principal que você deseja transmitir e, em seguida, tente obtê-la para o destinatário em um a três parágrafos no máximo. Você sabe como está tendo tanta dificuldade em lidar com tantos e-mails? Bem, o destinatário provavelmente está enfrentando o mesmo problema. A redução de seus e-mails não apenas economiza tempo, como também economiza tempo, e eles ficarão agradecidos por isso.

Use filtros para organizar

Utilizar o poder dos filtros pode revolucionar seu fluxo de trabalho de email. Em essência, um filtro analisa todos os e-mails recebidos e, se ele atende aos critérios do filtro, executa uma ação nele. Essa ação pode estar movendo o email para uma determinada pasta ou configurando um rótulo específico. Os critérios de um filtro podem incluir quem é o remetente, o assunto do email, o conteúdo do corpo, etc.

Os filtros são um método fantástico de manter sua caixa de entrada organizada. Você recebe muitas atualizações de boletins informativos de redes de varejo, notificações de mídia social ou contas eletrônicas? Os filtros podem manter esses e-mails separados de sua caixa de entrada, reduzindo drasticamente a quantidade de e-mails que você precisa percorrer. Além disso, há menos chances de você excluir um desses acidentalmente.

Confira a postagem de Craig sobre como configurar e usar filtros do Gmail 5 Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Quais filtros cada pessoa deve ter em seu arsenal? ordenadamente como o meu? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia mais.

Conclusão

E-mail é uma tecnologia simples, mas existem maneiras avançadas de fazer isso. O mais importante em ser um profissional de e-mail é identificar onde a maior parte do tempo é gasto e encontrar maneiras de reduzir esse tempo. Espero que as dicas descritas acima e mais algumas dicas de eficiência de e-mail 10 Dicas para ajudar você a enviar e-mails com mais eficiência 10 dicas para ajudar você a enviar e-mails com mais eficiência O melhor conselho que já ouvi sobre produtividade de e-mail e e-mail é manhã. É um pouco paradoxal, mas é verdade que o e-mail e a produtividade estão em desacordo ... Leia mais que cobrimos anteriormente para ajudar você a ver onde seu tempo está afundando e como combater essa ineficiência.

E se você? Você tem truques ou rotinas que você usa para maximizar a produtividade do seu email? Por favor compartilhe-os nos comentários!

Créditos da Imagem: Ícone de E-mail Via Shutterstock, Relógio de Tempo Via Shutterstock, Martelo e Cinzel Via Shutterstock