Você não quer ser o cara no escritório que tem que digitar tudo no Microsoft Excel e outra vez.
Assim, chegará um momento em que você deverá lidar com todos os tipos de informações armazenadas em outros tipos de arquivos e trazê-las para o Microsoft Excel. Você não pode fugir de um arquivo de texto sempre presente. Aposto que você encontra alguns deles todos os dias.
Aqui estão alguns exemplos do dia a dia:
- Uma análise do Excel de vendas ou informações do produto armazenadas em um arquivo de texto.
- Troca de dados entre dois softwares diferentes (talvez, de um banco de dados para uma planilha).
- Nomes, endereços e ID de e-mail armazenados em um programa de e-mail (por exemplo, exportar do Microsoft Outlook para o Excel Como exportar os contatos do Outlook para qualquer lugar Como exportar os contatos do Outlook para qualquer lugar Você precisa exportar seus contatos do Outlook e não sabe por onde começar? Mostramos a você como exportar do Outlook e importar em seu destino. Leia mais).
O Microsoft Excel oferece todas as ferramentas para se conectar a fontes externas de dados. Vamos falar sobre arquivos de texto delimitados.
Este é um arquivo de texto delimitado
Nesta captura de tela de um arquivo de texto simples, os nomes e endereços são separados por vírgulas. Este é um arquivo de texto delimitado por vírgula simples. É fácil criar em qualquer editor de texto.
Mas por si só, toda uma série de tais dados não seria tão útil em um arquivo de texto se você tivesse que preparar uma lista ou um relatório. Colocá-lo em uma planilha do Excel ajudará você a criar um documento mais profissional e a realizar operações mais avançadas nas informações. Por exemplo, você pode facilmente procurar por endereços duplicados e removê-los. Em seguida, você pode usar a planilha para criar etiquetas e mala direta Como imprimir etiquetas com mala direta no Microsoft Word e Excel Como imprimir etiquetas com mala direta no Microsoft Word e Excel Você ainda está usando copiar e colar para criar etiquetas, crachás, ou outras comunicações de massa personalizadas? O Mail Merge, uma simples ferramenta de automação do Microsoft Office, permite imprimir suas etiquetas em segundos. Consulte Mais informação .
A ideia básica aqui é importar as informações de um arquivo de texto e dividir suas várias partes de informações em colunas separadas e nomear cada coluna com um cabeçalho apropriado.
Vamos ver mais detalhadamente o arquivo de texto delimitado…
Os 3 tipos diferentes de arquivos de texto delimitados
Os arquivos de texto delimitados são projetados para exportar dados de um programa para outro. Existem três tipos comuns de arquivos delimitados pela maneira como você separa (delimita) cada valor no arquivo de texto simples. Qualquer caractere pode ser usado para separar as entradas individuais em um arquivo.
Por exemplo: o tubo ou um espaço simples. Você descobrirá que esses três são os tipos mais comuns de separadores delimitados entre cada entrada de texto.
- Valores Separados Por Virgula.
- Valores separados por tabulações.
- Valores separados por cólon.
Assim como é nomeado, o Text Delimiter mantém cada valor separado do próximo . Qualquer valor que segue o delimitador e precede a próxima ocorrência do delimitador é importado como um valor. Lembre-se de que o valor entre o delimitador atribuído pode ter outro caractere delimitador, mas precisa de uma aspa (“) ou um apóstrofo (').
Confuso? Não muito. Vamos ver como com um exemplo:
Em um arquivo de texto com nomes de cidades e estados, pode haver alguns valores como "Albany, NY". O Microsoft Excel pode ler a vírgula (, ) entre as duas palavras como um delimitador. Para tratar os nomes de cidade e país como um valor e importá-los em uma célula, temos que usar aspas duplas ou um apóstrofo como um qualificador de texto. Se nenhum caractere for especificado como o qualificador de texto, “Albany, NY” será importado para duas células adjacentes, como Albany e NY.
Em resumo, para manter qualquer valor em uma coluna exatamente como está, você pode colocar o valor entre aspas ou um apóstrofo. Como veremos a seguir, o Microsoft Excel oferece controle total sobre o processo de importação e um painel de visualização para ver o formato dos dados antes que eles preencham as células.
Converter de um arquivo de texto delimitado para uma planilha
Existem muitos conversores on-line Como converter qualquer formato de arquivo on-line com ferramentas gratuitas Como converter qualquer formato de arquivo on-line com ferramentas gratuitas Se você precisar converter um arquivo, aqui está a lista final de sites para os quais você deve recorrer. Leia mais que pode pegar um arquivo de texto CSV bruto e cuspir uma planilha XLS. Zamzar e Convertio flutuam até o topo da página de busca.
Mas você não precisa procurar um conversor online porque o Microsoft Excel tem um recurso nativo que faz o trabalho muito melhor. Vamos pegar um exemplo de arquivo CSV e percorrer as etapas para converter arquivos de texto delimitados em planilhas. A captura de tela abaixo mostra um amontoado de valores separados por vírgula em um arquivo do Bloco de Notas.
O Microsoft Excel pode ajudar a transformar essa bagunça confusa em linhas e colunas. Você pode, então, ir trabalhar nele e transformá-lo em um relatório formatado automaticamente. Formatar automaticamente dados em planilhas do Excel com formatação condicional Formatar automaticamente dados em planilhas do Excel com formatação condicional O recurso de formatação condicional do Excel permite formatar células individuais em uma planilha do Excel com base em valor. Nós mostramos a você como usar isso para várias tarefas diárias. Leia mais ou prepare-o para impressão.
Há duas maneiras de trazer dados para uma planilha do Excel 2016 a partir de um arquivo CSV. Comece com o fácil primeiro.
1. Importação Automática
Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Abrir .
Selecione o arquivo CSV que você deseja abrir. O Microsoft Excel abre o arquivo de texto automaticamente e exibe os dados em uma nova pasta de trabalho.
Essa é a rota mais direta (e mais rápida) para abrir um arquivo CSV. Microsoft Excel usa as configurações de formato de dados padrão para ler e importar cada coluna de dados. Mas a importação automática não oferece a flexibilidade desejada. Então, vamos ver o segundo caminho que usa um assistente.
2. O Assistente de Importação de Texto
O Assistente de Importação de Texto permite controlar a estrutura dos dados que você deseja importar. Ele inicia automaticamente quando você importa arquivos de texto (ou seja, um arquivo com uma extensão TXT). Abra o Microsoft Excel e navegue até um arquivo de texto. O processo de três etapas ajuda você a controlar o formato dos dados que deseja importar.
Passo 1
Isto é o que o Assistente de Importação de Texto parece na primeira etapa.
Mas, como você viu anteriormente, o assistente de importação de texto não é iniciado automaticamente para os arquivos CSV (ou seja, um arquivo com uma extensão .CSV). Abra o Assistente de Importação de Texto manualmente e controle o formato das linhas e colunas. Para iniciar o Assistente de importação de texto…
Vá para a guia Dados na faixa de opções. No grupo Obter dados externos, selecione Do texto . Na caixa de diálogo Importar arquivo de texto, selecione o arquivo de texto CSV que você deseja importar. O Assistente para importação de texto é exibido com as opções que você pode agora configurar.
O assistente o guiará por três telas e ajudará a ajustar os dados que você está tentando trazer para a planilha.
Selecionar Delimitado - Quando os itens no arquivo de texto são separados por tabulações, dois-pontos, ponto e vírgula, espaços ou outros caracteres.
Selecione Largura Fixa - Quando todos os itens tiverem o mesmo comprimento e estiverem bem estruturados em colunas separadas por espaço.
Às vezes, os dados brutos podem ter uma linha de cabeçalho. Por exemplo: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ].
Use Iniciar importação na linha para selecionar a linha de onde a importação será iniciada.
A Origem do Arquivo pode ser deixada como padrão na maioria dos casos.
A visualização exibe os valores como eles aparecerão quando eles são delimitados em colunas na planilha.
Clique em Next .
Passo 2
Escolha os Delimitadores para o seu arquivo (vírgula, no nosso caso). Para algum outro caractere, marque Outro e insira o caractere no pequeno campo. A janela de pré-visualização de dados dá-lhe um vislumbre dos dados colunares.
Marque a caixa de seleção Tratar delimitadores consecutivos como um se os dados contiverem um delimitador de mais de um caractere entre os campos de dados ou se os dados contiverem vários delimitadores personalizados. Por exemplo, isso ajuda você a lidar com arquivos que podem ter um espaço extra antes ou depois de outro delimitador. Você pode ajudar a identificar o espaço como outro delimitador e marque esta caixa.
Use o menu suspenso Qualificador de texto para selecionar o caractere que inclui valores em seu arquivo de texto. Conversamos anteriormente sobre como um qualificador de texto pode ajudá-lo a importar alguns valores em uma célula, em vez de separá-los.
Use a janela de visualização de dados para verificar a aparência. Clique em Next .
A tela do assistente muda ao importar dados de largura fixa. A janela de pré-visualização de dados pode ajudá-lo a definir as larguras das colunas. Use a barra superior na janela para definir uma quebra de coluna representada por uma linha vertical. Arraste uma quebra de coluna para aumentar ou diminuir a largura. Clique duas vezes em uma quebra de coluna para removê-lo.
Em um arquivo de largura fixa, nenhum delimitador é usado para separar os valores no arquivo. Os dados são organizados em linhas e colunas, com uma entrada por linha. Cada coluna tem uma largura fixa, especificada em caracteres, o que determina a quantidade máxima de dados que pode conter.
etapa 3
As janelas de visualização tornam-se mais importantes nesta tela porque você pode ajustar o formato dos dados que entram em cada campo com o formato de dados da coluna . Por padrão, o Microsoft Excel importa dados no formato geral. Selecione a coluna na janela de visualização e defina o formato apropriado.
Por exemplo, você pode selecionar…
- Texto para os campos de texto.
- Data e formato de data para qualquer coluna que contenha datas.
- Geral para converter moedas no formato de moeda do Excel.
Use o botão Avançado para especificar o tipo de separador decimal e milhar para dados numéricos. Por exemplo, se você deseja exibir 100.000 como 1.00.000. O Excel exibe os números de acordo com o formato definido nas configurações regionais do seu computador.
Clique em Concluir . Uma caixa de diálogo final Importar dados é exibida.
Não se preocupe muito agora. Ele oferece algumas opções para inserir os dados na planilha ou criar uma conexão com um banco de dados externo. Inserir os valores delimitados por texto como uma tabela na planilha atual é a configuração padrão.
Apenas três etapas fáceis de magia do Excel
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Então, quais são os tipos de problemas que você enfrenta ao exportar arquivos de texto delimitados? Deixe-nos solucioná-lo para o outro nos comentários.
Originalmente escrito por Saikat Basu em 8 de novembro de 2009.