Se você alguma vez teve que co-produzir trabalho escrito, você saberá em quantos níveis isso pode ser difícil. Esperar pelo seu parceiro (s) de escrita ou corrigir versões conflitantes de um documento deve ser a menor das suas preocupações. Afinal, a Internet facilita a escrita colaborativa.
Depois de escrever uma tese de 100 páginas em uma equipe de três pessoas, usando o Google Drive, eu sabia que isso era verdade. No entanto, recentemente, não consegui incentivar o Google Drive a preencher um documento de menos de 10 páginas em uma equipe de cinco pessoas. Acabamos enviando documentos do Word de um lado para o outro, o que quase me deixou louco. Ajude sua equipe a evitar os problemas a seguir, usando uma ferramenta de redação colaborativa em tempo real Processamento de texto no Google Docs? 5 dicas importantes para manter em mente o processamento de texto no Google Docs? 5 dicas importantes para manter em mente Para a maior parte da minha vida, o Microsoft Word foi a ferramenta de processamento de texto para usar se você fosse fazer algum trabalho sério. Claro, havia alternativas como o Corel WordPerfect e mais tarde o OpenOffice, ... Leia mais desde o início.
Esperando um ao outro
O que acontece quando você não usa uma ferramenta que suporta a escrita colaborativa em tempo real?
Você acaba esperando um pelo outro. Apenas uma pessoa poderá escrever ou editar o documento antes que a próxima pessoa possa continuar. Quando você está perseguindo um prazo, isso vai lhe custar um tempo valioso.
Para uma colaboração eficiente, os membros da equipe precisam de acesso irrestrito ao documento em que você está trabalhando. Isso permitirá que todos escrevam ou editem em seu lazer. Você descobrirá que nada é mais poderoso do que gastar tempo escrevendo juntos em tempo real em um único documento, especialmente se você não estiver na mesma sala.
Emparelhados com má comunicação e trabalhando remotamente, esperando uns aos outros custam semanas a minha equipe. Felizmente, não tivemos que cumprir um prazo rígido. Mas esse não é o pior problema que você pode esperar ao trabalhar em uma equipe remota.
Bagunçando a formatação das versões de cada um
Provavelmente, nem todos vocês estão usando o mesmo sistema operacional, o mesmo processador de texto ou a mesma versão de software. Isso pode atrapalhar as coisas e desperdiçar horas de trabalho.
Você pode evitar problemas de formatação fornecendo a todos exatamente a mesma ferramenta. A maneira mais fácil de fazer isso é que todos trabalhem no mesmo documento em uma plataforma neutra do sistema operacional, como um processador de texto on-line.
Em nossa equipe, fui o culpado por esse problema porque não estou usando o Microsoft Office. Por que eu pagaria pelo Word, se eu normalmente só precisar dele para abrir documentos e se houver muitas excelentes alternativas gratuitas do Office 9 das Melhores Alternativas Gratuitas e de Baixo Custo para o Microsoft Office 9 das Melhores Alternativas Gratuitas e de Baixo Custo para a Microsoft O Office Microsoft Office dominou o mercado de documentos de texto, planilhas e apresentações de slides durante anos e por um bom motivo - é um dos melhores. No entanto, há uma desvantagem e esse é o preço .... Leia Mais? Infelizmente, eu fui com uma alternativa - LibreOffice - que não joga bem com o Word.
Criando documentos conflitantes e perdendo alterações controladas
Quando as pessoas não podem esperar umas as outras porque o prazo está se aproximando, você terá várias versões do documento. No final, alguém tem que sentar e mesclar as diferentes versões em um documento. Isso não é apenas uma perda de tempo, mas também uma fonte de erros.
Além disso, quando você sincronizar novamente as versões conflitantes em um único documento, você também acabará perdendo pelo menos algumas das alterações controladas. Como colaborar com as alterações no controle do Microsoft Word Como colaborar com as alterações no controle do Microsoft Word Leia mais e comentários . Isso pode interromper a linha coletiva de pensamento e levar a mal-entendidos. Como voce pode evitar isso?
Na minha experiência, nada disso acontece quando você está usando uma ferramenta de escrita colaborativa. Em nossa equipe, as pessoas ficaram impacientes e a rodada final de feedback e edição foi feita ao mesmo tempo. Isso significa que uma pessoa teve que mesclar todos os documentos, o que quase levou a um erro embaraçoso.
Vantagens da escrita colaborativa além de evitar problemas
Ferramentas de escrita colaborativa podem ser mais seguras do que a transferência de arquivos pela Internet.
Devido a preocupações de segurança (NSA et al.), Muitas instituições restringiram o uso de ferramentas como o Dropbox. Embora o Dropbox não seja o ideal, ele evita uma prática particularmente ruim: enviar documentos para frente e para trás por e-mail.
Geralmente, os e-mails não são muito seguros 7 Dicas importantes sobre segurança de e-mail que você deve saber Sobre segurança na Internet é um tópico que todos nós sabemos ser importante, mas geralmente está nos recessos de nossas mentes, nos enganando em acreditar que "isso não vai acontecer comigo". Seja ... Leia mais para compartilhar documentos. Não apenas o email é fácil de interceptar, você também pode esquecer de incluir alguém ou acidentalmente selecionar um destinatário errado. Entre em plataformas de escrita colaborativa, que podem resolver todos esses problemas.
Se você não deseja utilizar serviços de grandes corporações, como o Google Drive ou o SkyDrive (em breve OneDrive), escolha entre vários processadores de texto on-line alternativos 5 excelentes alternativas ao Google Docs que você deve considerar 5 excelentes alternativas para o Google Docs Considere o Google Docs tem suas deficiências. Talvez você queira evitar o Google por questões de privacidade. Ou você pode precisar de recursos diferentes. Encontramos cinco alternativas excelentes e uma delas funcionará para você. Consulte Mais informação . Sério sobre segurança? Use uma ferramenta como o EtherPad para configurar sua própria plataforma de escrita colaborativa baseada em nuvem, privada e auto-hospedada.
Finalmente, como mencionado anteriormente, é uma corrida real trabalhando em um documento, observando as entradas criativas de outras pessoas ao mesmo tempo. É quando você entra no terreno da verdadeira co-criação e é aí que o espírito de equipe nasce.
Como você colabora em documentos e quais truques ou ferramentas ajudaram a mantê-lo são?
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