O escritório está sem papel O futuro está aqui - o seu guia para ter uma vida sem papel hoje O futuro está aqui - o seu guia para ter uma vida sem papel hoje Sem papel - um termo que é usado com bastante frequência hoje em dia. Mas o que isso significa? E até que ponto isso se aplica? Certamente todos nós ainda usamos papel em algum grau, apesar dos avanços ... Leia mais parece finalmente estar pegando. Em parte, isso pode ser devido à idéia ainda mais popular do minimalismo Como ser um minimalista eficaz em sua vida diária Como ser um minimalista eficaz em sua vida diária Mais e mais pessoas estão optando por abraçar o minimalismo. Em certas situações, isso pode causar um estrago frustrante em sua vida cotidiana. Com um planejamento mínimo, não precisa chegar a esse ponto. Consulte Mais informação . Mas é tudo um nirvana que salva árvores ou um pesadelo de proporções A4?
Investigamos os prós e contras, juntamente com conselhos acionáveis, para que você possa decidir e seguir em frente imediatamente.
Os profissionais de um escritório sem papel
Vamos primeiro dar uma olhada nas vantagens de dizer adios para o papel.
Livrar-se da máquina de fax desatualizada
Apesar do aparelho de fax ter sido transformado em um dispositivo arcaico, ainda há alguns que insistem em pendurá-lo pelas unhas. Essas são as pessoas que têm o número de seu aparelho de fax em destaque no cartão de visita. Estas são as pessoas que não podem aceitar que algo chamado "email" foi inventado e, como resultado, eles estão se afogando em um mar de papel de fax.
Se alguém assim insiste absolutamente que algo deve ser enviado por fax para você, então há maneiras de acomodá-los, sem ter que lidar com atolamentos de papel e árvores caídas em sua consciência. Inúmeros serviços on-line podem atribuir a você um “número de fax virtual” e a outra pessoa pode enviar um fax para esse número. O fax é então convertido em um anexo de e-mail e enviado para você pelas interwebs.
A desvantagem é que os planos gratuitos para esses sites são incrivelmente limitantes. Para obter qualquer serviço decente, você precisaria pagar por um plano mensal.
Alguns para olhar incluem Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax e FreeFaxtoEmail.
Ter mais espaço para o tango
Neste momento, tenho várias caixas cheias de documentos que remontam a 15 anos. Eles estão sentados no meu escritório esperando para serem escaneados para que eu possa finalmente rasgar os originais em papel. Enquanto isso, enquanto meu melhor amigo Procrastinado fica comigo, eu estou constantemente tropeçando nas caixas, batendo em meus quadris contra eles, e geralmente xingando minha cabeça para eles.
Quando eu finalmente começar a escanear o papel, eu vou ter uma grande festa de trituração e uma bebida toda vez que um documento passar pelo triturador (no final, eu serei totalmente sem pernas). Mas o que estou realmente sonhando é ter uma enorme quantidade de espaço no meu escritório. Eu posso usar esse espaço para começar a dançar ou lutar com o cachorro. E me lembre da cor do meu chão.
Se você é uma empresa que gasta muito dinheiro em armazenamento para seus documentos, pense em quanto você economizará, digitalizando esses documentos e queimando o lote inteiro. O moral dos funcionários vai passar pelo telhado.
Salvando o ambiente de nós mesmos
A vantagem mais óbvia é, claro, o ambiente. Muitas árvores estão sendo derrubadas e a Floresta Amazônica está desaparecendo em parte para alimentar a indústria de celulose e papel. Tudo o que podemos fazer para diminuir isso é obviamente uma boa notícia para o planeta em que vivemos. Nós imprimimos muito e muito papel está sendo desperdiçado. Ao mudar para um ambiente sem papel, você pode fazer a sua parte para a Mãe Natureza.
Se você DEVE imprimir algo Dicas e ferramentas para ajudar na impressão de páginas da Web Dicas e ferramentas para ajudar na impressão de páginas da Web Não importa o quanto você tente ir sem papel, às vezes só precisa imprimir essa página da Web. Pode ser para direções, um artigo para a aula, um folheto para uma reunião no trabalho, etc. Como ... Leia mais, então há maneiras de minimizar a quantidade de papel e tinta que você usa. Serviços como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark e The Printliminator ajudarão você a remover quaisquer elementos desnecessários de uma página antes de imprimi-la, como anúncios. Mas sempre que possível, digitalize e envie por e-mail.
O papel não dura para sempre, mas os arquivos digitais
É um fato da vida que o papel não dura para sempre. A Magna Carta provavelmente não está tão fresca como quando foi escrita pela primeira vez. O diário de Anne Frank está começando a escurecer e se enrolar nas bordas. O papel simplesmente começa a quebrar, dado que tempo suficiente já passou.
Em outras palavras, é uma maneira terrível de armazenar informações a longo prazo. Você nunca pode ter certeza de quando vai marrom, rasgar, desbotar, enrolar ou simplesmente tomar uma xícara de café por toda parte. Mas um arquivo digital? Desde que você o mantenha em um formato popular como PDF ou TXT e faça backups regulares 5 Fatos básicos de backup que todo usuário do Windows deve saber 5 Fatos básicos de backup que todo usuário do Windows deve saber Nunca nos cansamos de lembrá-lo de fazer backups e manter seus dados seguros. Se você está se perguntando com que frequência e onde deve fazer o backup de seus arquivos, temos respostas diretas. Leia mais, sempre estará lá quando você precisar. Em vinte ou trinta anos, ainda parecerá o mesmo de quando você o fez pela primeira vez.
Os funcionários podem trabalhar remotamente
O problema com o papel é que, em um ambiente de escritório, se você quiser que colegas em outros locais geográficos tenham uma cópia, será necessário enviá-la por correio tradicional. Isso leva tempo (ainda mais se os correios a perderem). O tempo, em muitos casos, significa perda de dinheiro, oportunidades atrasadas e crescente frustração.
Se os arquivos são digitalizados, no entanto, eles podem ser colocados on-line em uma intranet da empresa Configurar rapidamente sua própria Intranet Home Com o OcPortal Configurar rapidamente sua própria intranet com OcPortal Você já pensou em como seria ter uma "página de portal"? "para sua família, assim como muitas empresas oferecem aos funcionários? Não seria conveniente ter um repositório central baseado na web ... Leia mais ou o wiki 4 dos melhores Wikis pessoais para mantê-lo organizado 4 dos melhores Wikis pessoais para mantê-lo organizado E se houvesse um software wiki projetado para ajudar você fora em um nível pessoal? Você poderia usá-lo para qualquer coisa, por exemplo, para delinear o seu romance, acompanhar projetos de melhoria da casa, ou planejar ... Leia Mais. Ou eles podem ser enviados por email ou colocados em uma pasta de armazenamento em nuvem. Isso permite que os colegas do outro escritório obtenham sua cópia imediatamente, sem necessidade de esperar. Se o documento for carregado em um site de colaboração 10+ Ferramentas de colaboração sem assinatura que você pode usar em 10 segundos 10+ Ferramentas de colaboração sem assinatura que você pode usar em 10 segundos Colaborar on-line pode economizar tempo e dinheiro para você e sua equipe. Colaborar rapidamente pode economizar um pouco mais. Essas ferramentas estão prontas para quando você estiver. Nenhum registro é necessário. Leia mais, como o Google Docs ou o Dropbox, e todos em todos os locais podem começar a deixar comentários em tempo real.
Os contras de um escritório sem papel
Mas ir sem papel nem sempre é o paraíso que é feito para ser. Tecnologia para o resgate!
Digitalizando cada. Solteiro. Peça. Do. Papel.
Logo de cara, essa é a coisa mais irritante de toda a empresa. Encontrar a energia e a inclinação para se sentar e digitalizar cada pedaço de papel. É tedioso, demorado e, francamente, você preferiria estar assistindo a reprises de Baywatch na TV.
Mas há algumas coisas que você pode fazer para tornar o trabalho um pouco mais fácil. Primeiro, revise cada pedaço de papel e coloque-o em uma das três pilhas - definitivamente digitalize, talvez escaneie e retalhe . O material de fragmentação … bem… rasgou isto e se livrou disto.
Você provavelmente pode se livrar de contas pagas, recibos de coisas em que a garantia expirou há muito tempo, manuais de instruções (é provável que o fabricante tenha feito o upload de uma versão em PDF Não é possível encontrar um manual de usuário? Um Manual do Usuário Para Sua Engrenagem? Pesquise Estes Websites de Especialistas O meticuloso cara com previsão irá escanear um manual do usuário e manter uma cópia eletrônica em seu computador, ou procurar uma cópia eletrônica que esteja normalmente disponível como PDF no site do fabricante. Leia mais em seu site), recibos de depósito bancário (mas NÃO as declarações) e assim por diante. Basta lançar um olhar crítico sobre isso e decidir “ eu realmente preciso manter isso? “.
Talvez o Scan seja para coisas das quais você ainda não tem certeza e não quer se apressar em tomar uma decisão. Mantenha aqueles para o lado.
Você descobrirá então que a pilha do Definitely Scan é provavelmente mais gerenciável. Agora crie pastas no seu computador ( Impostos, Seguro, Folhas de Pagamento, etc) e, ao digitalizar um documento, mova-o imediatamente para a pasta relevante e adicione um nome descritivo.
Existem aplicativos que pretendem acelerar o processo para você (os resultados são mistos na minha opinião). O Evernote possui Scannable, que detecta as bordas do documento quando você aponta a câmera do smartphone para ele. Há também Photomyne, se você estiver digitalizando fotos. AlternativeTo tem algumas boas alternativas para o Scannable se você estiver procurando por algo mais. Gosto particularmente do ScanBot 7 dos Melhores Aplicativos para Escanear, Rastrear e Gerenciar Recibos 7 dos Melhores Aplicativos para Escanear, Rastrear e Gerenciar Recibos Gerenciar seus recibos para você ou sua empresa pode ser difícil, mas esses sete aplicativos tornam muito Mais fácil. Consulte Mais informação .
Lembrando-se de fazer tudo de volta
Quanto mais você digitaliza, mais importante é fazer backup de tudo. O Guia de Backup e Restauração do Windows Os Desastres do Guia de Backup e Restauração do Windows acontecem. A menos que esteja disposto a perder seus dados, você precisa de uma boa rotina de backup do Windows. Mostraremos como preparar backups e restaurá-los. Consulte Mais informação . Porque se o seu computador decidir cometer suicídio ou se autodestruir, não ter backup significa ter absolutamente nenhum arquivo. E, em muitos casos, isso pode ser um desastre absoluto (especialmente se você tiver perdido a documentação fiscal). Na minha experiência, muitas empresas oferecem cópias de documentos substitutas por um preço, e você pode decidir fazer isso. Mas você pode dormir mais fácil à noite se tiver uma solução de backup próxima ou remotamente (ou ambas).
No mínimo, você deve ter um disco rígido portátil (obtenha pelo menos 1 terabyte de espaço). Se você tem um PC Windows The Ultimate Windows 10 Guia de Backup de Dados O Ultimate Windows 10 Data Backup Guide Resumimos todas as opções de backup, restauração, recuperação e reparo que encontramos no Windows 10. Use nossas dicas simples e nunca se desespere dados novamente! Leia mais, baixe e use o SyncToy, SyncToy: Solução Simples de Backup e Sincronização da Microsoft [Windows] SyncToy: Solução Simples de Backup e Sincronização da Microsoft [Windows] Se você tiver arquivos em seu computador, precisará fazer backup. Claro e simples. Muitos de nós estão familiarizados com o backup e há muitos métodos e programas para usar. Outro aspecto que ... Leia mais uma ferramenta de backup extremamente fácil. Usuários Mac A solução de backup triplo para seu Mac [Mac OSX] A solução de backup triplo para seu Mac [Mac OSX] Como desenvolvedor aqui no MakeUseOf e como alguém que ganha todo o seu rendimento trabalhando online, é justo dizer que meu computador e os dados são muito importantes. Eles são configurados perfeitamente para a produtividade com ... Leia mais provavelmente gravitar para partição do Time Machine e usar seu disco rígido Time Machine para armazenar arquivos muito partição e usar seu disco rígido Time Machine para armazenar arquivos também Se o disco rígido do seu Mac é pequeno e seu disco rígido Time Machine é grande, pode valer a pena usar a unidade para fins de backup e armazenamento. Consulte Mais informação . O que quer que você decida usar, você precisa configurar algum tipo de sistema automatizado para fazer backup de seus arquivos todos os dias, todos os dias, sem falhar.
Idealmente, você também deve ter um backup remoto, para o caso de seu local ficar inundado ou pegar fogo. Mas antes de enviar seus arquivos valiosos para a nuvem, certifique-se de criptografá-los em uma pasta especial 5 Ferramentas eficazes para criptografar seus arquivos secretos 5 Ferramentas eficazes para criptografar seus arquivos secretos Precisamos prestar mais atenção do que nunca às ferramentas de criptografia e qualquer coisa projetado para proteger nossa privacidade. Com as ferramentas certas, é fácil manter nossos dados seguros. Leia mais primeiro. WinRAR e WinZip podem criptografar arquivos, como pode Veracrypt, e seu predecessor antiquado, TrueCrypt TrueCrypt Está Morto: 4 Alternativas de Criptografia de Disco Para Windows TrueCrypt Está Morto: 4 Alternativas de Criptografia de Disco Para Windows TrueCrypt é nenhum mais, mas felizmente há outros programas de criptografia úteis . Embora possam não ser substitutos exatos, eles devem atender às suas necessidades. Consulte Mais informação . As possibilidades de nuvem incluem o Dropbox, o Google Drive, o Box e o SkyDrive.
Encontrando um banco de dados com tecnologia de tipo OCR
Depois de ter digitalizado tudo, você pode ir a rota de ter pastas e subpastas classificadas na categoria de data e mês (e até mesmo pastas do dia, se você realmente quiser ficar mais preciso). Ou a porta número dois é encontrar algum tipo de banco de dados com tecnologia tipo OCR 4 Ferramentas on-line grátis OCR Coloque no teste final 4 Ferramentas on-line gratuitas OCR para o teste final Com avanços na tecnologia OCR, convertendo texto e imagens do documento PDF escaneado nos formatos de texto editáveis é mais fácil. Testamos algumas ferramentas gratuitas de OCR online para que você não precise. Consulte Mais informação .
OCR significa Optical Character Recognition, e é a tecnologia que lê o texto impresso em uma página e é capaz de converter esse texto em texto copiável ou pode retornar resultados para você, com base nas palavras-chave que você der. Esta é a tecnologia que impulsiona o Evernote: Como usar o Evernote: o manual não oficial Como usar o Evernote: o Manual não oficial Aprender a usar o Evernote sozinho leva muito tempo. É por isso que reunimos este guia para mostrar como aproveitar ao máximo os recursos mais importantes do Evernote. Leia mais, e é o que o Project Gutenberg utiliza Project Gutenberg: Mais do que apenas livros gratuitos Project Gutenberg: Mais do que livros gratuitos Sites como o Project Gutenberg, que tem mais de 45.000 livros à disposição, garantem que não livro nunca vai realmente desaparecer. Descobrir obras obscuras da literatura é agora mais fácil do que nunca. Leia mais para digitalizar todos os textos de domínio público em eBooks. Texto em documentos e imagens As 5 melhores ferramentas de OCR para extrair texto de imagens As 5 melhores ferramentas de OCR para extrair texto de imagens Quando você tem resmas de papel, como você recebe todo o texto impresso convertido em algo que um programa digital será capaz de reconhecer e indexar? Mantenha um bom software de OCR por perto. Leia mais pode ser encontrado, reconhecido e trazido para você nos resultados da pesquisa quando você digita essa palavra.
Para fins de busca de seus documentos digitalizados, você claramente precisa encontrar uma maneira de conseguir facilmente obter o que precisa imediatamente. Então, se você seguir o caminho do OCR, você precisa decidir. Você pagará uma taxa anual ao Evernote e confiará a eles seus documentos confidenciais? Ou você vai baixar algo e manter tudo no seu computador?
Você é um conhecedor de papel ou um desviante digital?
Há sempre prós e contras de tudo, mas algumas pessoas podem tolerar um engodo mais do que outras. Então tudo se resume ao que você está preparado para aceitar.
Agora, está digitalizando tudo sem sentido e uma perda de tempo? Ou a digitalização é o caminho do futuro? O que você diz, leitores?
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