182.900.000.000 e-mails.
182, 9 bilhões.
São mais de 25 emails por cada mente humana no planeta.
E é exatamente isso que enviamos em um dia (PDF).
Dada a louca quantidade de e-mails que são enviados e recebidos todos os dias, não é de admirar que esta comunicação eletrônica tenha se tornado muito difícil de lidar para tantos de nós. Mas não se preocupe, aqui estão alguns segredos de produtividade que podem ajudá-lo a domar a fera.
Use respostas prontas
Eu não posso enfatizar a importância disso. É provável que você responda a muitos e-mails da mesma forma, seja uma recusa de um envio, reconhecimento dos esforços de um colega ou uma simples saudação. A única coisa que você precisa fazer é criar respostas prontas para seus e-mails mais usados.
É muito fácil configurar respostas prontas no Gmail E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas Não tem tempo para preparar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais ou qualquer outro cliente de email. Não importa o quão rápido você é um digitador, você não é mais rápido do que dois cliques do mouse, certo? Poupe tempo e faça isso agora.
Configurar filtros e etiquetas / pastas
A melhor maneira de lidar com uma sobrecarga é primeiro resolvê-la. Isso significa usar filtros e marcadores / pastas na sua caixa de entrada. O Outlook tem pastas, o Gmail tem marcadores e ambos têm filtros que você pode configurar para encaminhar automaticamente seu e-mail para essas pastas e marcadores. Você pode configurar filtros avançados 5 Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Quais filtros cada um deve ter em seu arsenal para que sua caixa de entrada seja tão ordenada quanto a minha? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia Mais no Gmail de acordo com suas necessidades personalizadas. Na verdade, o Gmail oferece para trazer automaticamente algum pedido para o seu e-mail 6 maneiras de recuperar sua caixa de entrada de e-mail 6 maneiras de recuperar sua caixa de entrada de e-mail Há mais alguma coisa que é tão útil, predominante e frustrante como uma caixa de entrada de e-mail? Tem sido usado para sempre e continuamos a usá-lo, e enquanto continuarmos a usá-lo, pessoas como eu irão ... Leia Mais com a sua nova Caixa prioritária.
Eles demoram um pouco para configurar e categorizar bem, e o primeiro mês exige uma contribuição constante de você. Mas vale a pena o seu tempo a longo prazo. Não apenas apressadamente coloque as coisas sob etiquetas e filtros, pense sobre isso e classifique bem, porque esta é a automação que sua caixa de entrada usará para o resto de sua vida.
Acho melhor fazer uma verificação em três etapas antes de filtrar um email:
- Pergunte a si mesmo qual seria o melhor nome de rótulo / pasta (existente ou não) para essa mensagem.
- Verifique se esse nome já existe e, se não, crie-o.
- Pergunte a si mesmo se esse nome deve ser uma entidade separada ou subcategorized em uma das pastas existentes.
Faça isso regularmente e sua caixa de entrada será magicamente mais limpa.
Leve sua lista de tarefas para outro lugar
Diga comigo: “Sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas.” O Vivek Haldar do Google escreveu sobre isso há um tempo e eu não poderia concordar mais. Aqui está a opinião de Haldar:
E-mail é um lugar terrível para uma lista de tarefas. Eu realmente não entendo como alguém pode usar o GTD para enviar emails. Um email não é acionável. Depois de ler e entender, você pode acabar com uma ação clara, mas sua caixa de entrada não é o local para colocá-la em prática.
Seu e-mail é sobre comunicação, então seja sobre isso. Há uma abundância de aplicativos fantásticos para listas de tarefas, e eu recomendo Any.do ou Wunderlist Wunderlist - O melhor aplicativo de lista de tarefas no iPhone [iOS] Wunderlist - O melhor aplicativo de lista de tarefas no iPhone [iOS] O Wunderlist é uma das maneiras mais simples de acompanhar o que você precisa fazer. Tem uma interface de usuário elegante que faz sentido. Qualquer um pode pegá-lo e descobrir como ... Leia Mais.
Cancelar inscrição do lixo
Você não vai acreditar quantos boletins e outros e-mails indesejados estão obstruindo sua caixa de entrada, apesar de um filtro de spam. E uma vez que a desordem começa a se acumular, ela pode rapidamente ficar fora de controle. Para interrompê-la em suas trilhas, você precisa começar a cancelar a inscrição e há um truque realmente fácil de fazer isso.
Em seu cliente de e-mail, basta procurar a palavra "cancelar inscrição". Ele é anexado ao final de cada newsletter, então, de repente, você verá uma lista de todos os e-mails em massa na sua caixa de entrada. Agora basta abri-los um por um e cancelar a inscrição. Recomendo usar o painel de visualização do Gmail quando você fizer isso para acelerar as coisas.
Há também add-ons e serviços para cancelar rapidamente a inscrição de listas de discussão Limpar sua caixa de entrada: rapidamente cancelar a inscrição de vários boletins com essas ferramentas Limpar sua caixa de entrada: rapidamente cancelar a inscrição de vários boletins com essas ferramentas A desinscrição de boletins informativos é mais do que spam. A maioria dos boletins informativos que enchem nossa caixa de entrada não estão vendendo remédios ou oferecendo prêmios em dinheiro - eles são boletins informativos genuínos de empresas confiáveis nos quais subscrevemos ... Leia Mais ou agrupe-os em resumos por e-mail.
A pergunta de ouro para pedir cada email
Este é o biggie e é o que me ajudou a manter no topo da sobrecarga da minha caixa de entrada no ano passado. Tom Stafford, da BBC Future, fez uma pergunta de ouro para se perguntar ao abrir qualquer mensagem:
“Se eu não tivesse essa informação na minha caixa de entrada, sairia procurando por ela?”
Se a resposta for não, não clique em responder ou clique em excluir sem precisar abri-lo. É simples assim. Não, você não vai perder nada grandioso - estou fazendo isso há um ano e realmente funciona. Aqui está a explicação de Stafford para isso:
Em nenhum lugar isso é mais aparente do que o e-mail do grupo e a avalanche de respostas que invariavelmente se seguem. Relembre lembrando-se de que nem todos os e-mails precisam ser respondidos, que muitos problemas serão - e devem ser - tratados por outras pessoas. Pergunte a si mesmo: “Se eu não tivesse essa informação em minha caixa de entrada, sairia procurando por ela?” Na maioria das vezes, a resposta provavelmente é “não”, e isso é um sinal de que alguém está controlando sua atenção.
Compartilhe seu email Hacks
Todo mundo tem seus próprios hacks de email para gerenciar a desordem e a melhor maneira de aprender é compartilhá-los. Também temos nosso próprio Guia do Gmail para todos. Isso ajuda, assim como o conselho de usuários profissionais. Se Stafford não tivesse escrito esse artigo, eu ainda estaria me afogando em mensagens e sou eternamente grato a ele por isso.
Então, diga-me, como você lida com sua sobrecarga de e-mail 3 Dicas para lidar com sobrecarga de e-mail no Gmail [Mostrar e contar] 3 dicas para lidar com sobrecarga de e-mail no Gmail [Mostrar e contar] A maioria de nós sofre de sobrecarga de informações. Ser sobrecarregado com e-mails privados pode não ser um grande problema e ignorar metade dos e-mails é realmente aceitável até certo ponto. Em uma vida profissional no entanto, ... Leia Mais? Não há respostas erradas aqui, pessoal.
Créditos da Imagem: Pete, Lars Plougmann