Os recursos de preenchimento automático do Excel oferecem as formas mais eficazes de economizar tempo ao preencher planilhas.
A maioria das pessoas não percebe que muitas das coisas que fazem manualmente podem ser automatizadas. Por exemplo, talvez você queira aplicar uma fórmula a apenas uma segunda ou terceira linha quando arrastar para baixo para o preenchimento automático. Ou talvez você queira preencher todos os espaços em branco em uma folha.
Neste artigo, mostraremos como realizar cinco das automações mais eficazes para o preenchimento automático de colunas.
1. Preencha todas as outras células
Principalmente quem já usou o Excel há algum tempo sabe como usar o recurso de preenchimento automático.
Basta clicar e segurar o mouse no canto inferior direito da célula e arrastá-lo para baixo para aplicar a fórmula nessa célula a todas as células abaixo dela.
No caso em que a primeira célula é apenas um número e não uma fórmula, o Excel preencheria automaticamente as células contando para cima por um.
No entanto, e se você não quiser aplicar a fórmula de preenchimento automático a cada célula abaixo dela? Por exemplo, e se você quiser que todas as outras células concatenem o primeiro e o último nome, mas deseja deixar as linhas de endereço intactas?
Aplicar fórmula a todas as outras células
Você pode fazer isso alterando ligeiramente o procedimento de preenchimento automático. Em vez de clicar na primeira célula e, em seguida, arrastar para baixo a partir do canto inferior direito, você vai destacar as duas primeiras células. Em seguida, coloque o mouse no canto inferior direito das duas células até que o cursor mude para um “+”.
Agora segure e arraste isso para baixo como faria normalmente.
Você perceberá que, agora, em vez de fazer o preenchimento automático de todas as células, o Excel só faz o preenchimento automático de cada segunda célula em cada bloco.
Como outras células são manipuladas
E se essas segundas células não estiverem em branco? Bem, nesse caso, o Excel aplicará as mesmas regras na segunda célula do primeiro bloco destacado para todas as outras células também. Por exemplo, se a segunda célula tiver um "1", o Excel preencherá automaticamente todas as outras células, contando até 1.
Você pode imaginar como essa flexibilidade pode melhorar muito a eficiência com que você pode preencher automaticamente os dados nas planilhas. É uma das muitas maneiras que o Excel o ajuda a economizar tempo. 14 Dicas para poupar tempo no Microsoft Excel 14 Dicas para economizar tempo no Microsoft Excel Se o Microsoft Excel consumiu muito do seu tempo no passado, vamos mostrar como obter algumas de volta. Essas dicas simples são fáceis de lembrar. Leia mais enquanto lida com muitos dados.
2. Preenchimento automático para fim de dados
Uma coisa que as pessoas costumam encontrar ao trabalhar em planilhas do Excel em um ambiente corporativo é lidar com planilhas em massa.
É fácil arrastar o cursor do mouse de cima para baixo de um conjunto de 100 a 200 linhas para preencher automaticamente essa coluna. Mas, e se houver realmente 10.000 ou 20.000 linhas na planilha? Arrastar o cursor do mouse para baixo em 20.000 linhas levaria muito tempo.
Existe um truque muito rápido para tornar isso mais eficiente. Em vez de arrastar todo o caminho até a coluna, basta pressionar a tecla Shift no teclado. Agora você notará quando colocar o mouse no canto inferior direito da célula, em vez de um ícone de mais, é um ícone com duas linhas paralelas horizontais.
Agora, tudo o que você precisa fazer é clicar duas vezes nesse ícone e o Excel preencherá automaticamente a coluna inteira, mas apenas até onde a coluna adjacente realmente tem dados.
Este truque pode economizar horas incontáveis 10 Easy Excel Timesavers Você pode ter esquecido 10 Easy Excel Timesavers Você pode ter esquecido Estas dez dicas são a certeza de minimizar o seu tempo realizando tarefas domésticas do Excel e aumentar a sua produtividade de planilha. Leia Mais perdido tentando arrastar o mouse para baixo em centenas ou milhares de linhas.
3. Preencha os espaços em branco
Imagine que você foi encarregado de limpar uma planilha do Excel, e seu chefe quer que você aplique uma fórmula específica. Fórmulas do Excel que fazem coisas surpreendentes Fórmulas do Excel que fazem coisas surpreendentes O poder do Microsoft Excel está em suas fórmulas. Deixe-me mostrar as maravilhas que você pode fazer com fórmulas e formatação condicional em três exemplos úteis. Leia mais para cada célula em branco em uma coluna. Você não pode ver nenhum padrão previsível, por isso não pode usar o truque de preenchimento automático "todos os outros x" acima. Além disso, essa abordagem eliminaria todos os dados existentes na coluna. O que você pode fazer?
Bem, há outro truque que você pode usar para preencher apenas as células em branco com o que quiser.
Na planilha acima, seu chefe quer que você preencha qualquer célula em branco com a string “N / A”. Em uma folha com apenas algumas linhas, isso seria um processo manual fácil. Mas em uma folha com milhares de linhas, você levaria um dia inteiro.
Então, não faça isso manualmente. Basta selecionar todos os dados na coluna. Em seguida, vá para o menu inicial, selecione o ícone Localizar e selecionar, selecione Ir para especial .
Na próxima janela, selecione Blanks .
Na próxima janela, você pode inserir a fórmula na primeira célula em branco. Nesse caso, basta digitar N / A e pressionar Ctrl + Enter para que a mesma coisa se aplique a todas as células em branco encontradas.
Se você quisesse, em vez de "N / A", poderia digitar uma fórmula na primeira célula em branco (ou clicar no valor anterior para usar a fórmula da célula logo acima da em branco) e quando pressionar Ctrl + Enter, aplicará a mesma fórmula a todas as outras células em branco.
Esse recurso único pode tornar a limpeza de uma planilha confusa muito rápida e fácil.
4. Preencha com macro de valor anterior
Esse último truque realmente leva alguns passos. Você precisa clicar em um monte de itens de menu - e reduzir cliques é o que está se tornando mais eficiente, certo?
Então, vamos dar esse último truque um passo adiante. Vamos automatizá-lo com uma macro. A macro a seguir pesquisará basicamente por uma coluna, verificará se há uma célula em branco e, se estiver em branco, copiará o valor ou a fórmula da célula acima dela.
Para criar a macro, clique no item de menu Desenvolvedor e clique no ícone Macros .
Nomeie a macro e clique no botão Criar Macro . Isto irá abrir uma janela do editor de código. Cole o seguinte código na nova função.
FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.") FirstRow = InputBox("Please enter the row number.") LastRow = Range(FirstColumn & "65536").End(xlUp).Row For i = FirstRow To LastRow If Range(FirstColumn & i).Value = "" Then Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i) End If Next i A abordagem no script acima é para torná-lo flexível, de modo que ele permita que o usuário da planilha especifique em qual coluna e linha iniciar. Então agora, quando você tem uma folha que se parece com isso:
Você deseja preencher as lacunas na coluna G preenchendo a célula em branco com a mesma fórmula da célula acima, basta executar a macro. Depois que você responder aos prompts para iniciar a coluna e a linha, preencherá todas as lacunas nessa coluna sem tocar nos dados existentes.
É essencialmente um preenchimento automático da coluna, deixando os dados existentes sozinhos. Isso não é algo fácil de fazer, apenas arrastando o mouse pela coluna, mas usando a abordagem orientada por menus descrita acima ou a abordagem macro descrita nesta seção, é possível.
5. Cálculos Iterativos Macro
Um cálculo iterativo é um cálculo executado com base nos resultados da linha anterior.
Por exemplo, o lucro da empresa no mês seguinte pode depender do lucro do mês anterior. Nesse caso, você precisa incorporar o valor da célula anterior no cálculo que incorpora dados de toda a planilha ou da pasta de trabalho.
Fazer isso significa que você não pode simplesmente copiar e colar a célula, mas sim realizar o cálculo com base nos resultados reais dentro da célula.
Vamos modificar a macro anterior para realizar um novo cálculo com base nos resultados da célula anterior.
FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.") FirstRow = InputBox("Please enter the first row number.") LastRow = InputBox("Please enter the last row number.") For i = FirstRow To LastRow Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1) Next i Nesse script, o usuário fornece o primeiro e o último número da linha. Como não há dados no restante da coluna, o script não tem ideia de por onde começar. Uma vez que o script forneça o intervalo, ele fará um cálculo interativo usando o valor anterior e preencherá a coluna inteira com os novos dados.
Tenha em mente que essa é apenas uma abordagem alternativa para cálculos iterativos. Você pode fazer a mesma coisa digitando uma fórmula diretamente na próxima célula vazia e incluir a célula anterior na fórmula. Então, quando você preencher automaticamente essa coluna, ela incorporará o valor anterior da mesma maneira.
A vantagem de usar uma macro é que, se você quiser, pode adicionar alguma lógica avançada ao cálculo interativo, o que não seria possível em uma fórmula simples de célula.
Você pode aprender mais sobre isso em nosso artigo sobre como automatizar suas planilhas 5 Recursos para macros do Excel para automatizar suas planilhas 5 Recursos para macros do Excel para automatizar suas planilhas Procurando por macros do Excel? Aqui estão cinco sites que têm o que você está procurando. Leia mais com macros do Excel.
Fazer o preenchimento automático de colunas do Excel é uma brisa
Como você pode ver, a abordagem adotada ao fazer o preenchimento automático de colunas pode realmente reduzir sua carga de trabalho. Isso é especialmente verdadeiro quando você está lidando com planilhas enormes com milhares de colunas ou linhas.