Você está apenas inserindo a força de trabalho ou um novo emprego na sua empresa existente como gerente de projeto? Aprendemos muito na faculdade e com programas para essa posição.
No entanto, muitas partes de um gerente de projetos são aprendidas ao longo do caminho e através da experiência. Se você está assumindo uma função de gerente de projeto pela primeira vez, aqui estão apenas cinco dicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a começar.
1. Use as ferramentas certas
Escolher as ferramentas certas de gerenciamento de projetos Como usar o Microsoft OneNote para gerenciamento de projetos Como usar o Microsoft OneNote para gerenciamento de projetos O OneNote é a ferramenta de colaboração ideal para gerenciar projetos simples em pequenas equipes. E é completamente grátis. Veja como o OneNote pode ajudar seus projetos a decolar! Leia mais é extremamente importante. Esses aplicativos se tornarão seus melhores amigos ao longo da vida de seus projetos. Se você ainda está no ar para escolher, aqui estão os recursos que você deve procurar e sugestões que você pode explorar.
Fácil de usar
Usar uma ferramenta intuitiva em seu design e recursos é mais importante do que você imagina. Você deve usar um aplicativo que seja fácil de entender desde o início.
Acessibilidade entre plataformas
Manter-se atualizado com as tarefas e os status dos projetos é simples, com ferramentas que você pode usar no seu computador e no seu dispositivo móvel.
Recursos Úteis
Algumas aplicações são robustas e completas. Eles permitem que você crie gráficos de Gantt, calendários específicos de equipe, listas de tarefas, linhas de base, automações e muito mais. Para gerentes de projeto profissionais, as ferramentas abrangentes são convenientes. Isso inclui aplicativos como o Microsoft Project, o Smartsheet e o Zoho Projects.
Outros aplicativos podem não conter todos os recursos como ferramentas semelhantes, mas podem ser mais fáceis de aprender e incluir os recursos exatos de que você precisa. Para essa situação, confira aplicativos como Trello, Wrike e Asana para tarefas, colaboração e acompanhamento simples.
A linha inferior é que você deve determinar quais recursos você precisa e quer mais e, em seguida, confira várias ferramentas para descobrir qual é o melhor para você.
2. Use Modelos
Você não precisa apenas se preparar para o projeto, mas a “papelada” envolvida com o gerenciamento. Do planejamento de reuniões a relatórios de status e atualizações por e-mail, prepare-se para o seu projeto reunindo modelos úteis e que economizam tempo.
Modelos vêm em todas as formas e tamanhos e mais comumente para aplicativos do Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. MakeUseOf tem coberto com uma variedade de artigos de modelo para todas as suas necessidades de projeto.
- Modelos de gerenciamento de projetos do Word Como gerenciar seu projeto com modelos do Word Como gerenciar seu projeto com modelos do Word No gerenciamento de projetos, a preparação é metade da batalha. Para organizar e documentar seu projeto, você pode precisar de muitos relatórios, formulários ou planos diferentes. Nós compilamos uma seleção de modelos do Word para você começar. consulte Mais informação
- Modelos de gerenciamento de projetos do Excel Como tornar seu projeto um sucesso com modelos do Excel Como tornar seu projeto um sucesso com modelos do Excel Os modelos do Excel são uma ferramenta essencial no portfólio de um gerente de projetos eficaz. Mesmo no menor projeto, os modelos podem facilitar sua vida e economizar tempo significativo. Nós compilamos uma seleção. consulte Mais informação
- PowerPoint Os melhores modelos de PowerPoint grátis para sua apresentação de projeto Os melhores modelos de PowerPoint grátis para sua apresentação de projeto Como você apresenta seu projeto é pelo menos tão importante quanto o que você apresenta, porque o que o seu público vai lembrar é como você os fez sentir. Impressione-os com modelos profissionais do PowerPoint para gerenciamento de projetos. consulte Mais informação
- Modelos de gerenciamento de projetos do OneNote Como adotar modelos do OneNote para gerenciamento de projetos Como adotar modelos do OneNote para gerenciamento de projetos Uma ampla seleção de modelos é um dos recursos que tornam o Microsoft OneNote uma ótima ferramenta para o gerenciamento de projetos. Vamos mostrar como você pode usar modelos do OneNote em seu projeto. consulte Mais informação
- Modelos de pauta da reunião 15 Modelos de pauta da reunião Best for Word 15 Modelos de pauta da reunião Best for Word Quando é hora de planejar uma reunião, você não deve perder tempo criando uma agenda do zero. Muitos modelos de agenda de reunião para o Microsoft Word podem ajudá-lo a começar bem. consulte Mais informação
- Modelos de atas de reuniões 12 Melhores modelos de atas de reuniões para profissionais 12 Melhores modelos de atas de reuniões para profissionais Tomar notas é o primeiro passo para manter todos os participantes da reunião na mesma página. Os modelos facilitam a captura desses minutos de reunião. Nós compilamos uma variedade de modelos para o Word, OneNote, Evernote e Google Docs. consulte Mais informação
3. Esteja preparado para a mudança
Seria maravilhoso se todos os projetos fossem exatamente como planejados do começo ao fim. Infelizmente, isso geralmente não é o caso. Lidar com os aborrecimentos do projeto, como o escorregamento do escopo, fazem parte do trabalho. No entanto, outras coisas provavelmente aparecerão fora do seu controle.
- Você pode ter um membro da equipe que não pode completar suas tarefas devido a uma doença ou emergência. Isso pode exigir que você mude rapidamente para trazer um novo membro da equipe para concluir as tarefas ou até mesmo executá-las em alguns casos.
- Você pode ter um problema no sistema de curto prazo que impede que toda a sua equipe conclua tarefas. Isso pode exigir que todos trabalhem horas extras para compensar o tempo e permanecer no caminho certo.
- Você pode ter um supervisor que exige que você faça as alterações solicitadas pelo cliente no meio do projeto. Isso acionará uma avaliação de impacto e ajustes nas tarefas e prazos.
Portanto, prepare-se para lidar com mudanças sendo flexível e adaptável quando surgirem problemas.
4. Conheça sua equipe
Dependendo da sua empresa e do seu setor, você pode ter uma equipe permanente ou uma que seja montada a cada novo projeto. De qualquer maneira, conhecer sua equipe é uma parte importante do gerenciamento deles para um projeto bem-sucedido. Mas isso pode ser difícil se você está se juntando a uma nova empresa ou departamento diferente.
Ouça e participe
Quando você está se reunindo com sua equipe de projeto 5 dicas para ajudar você a fazer o passo perfeito para seu chefe ou equipe 5 dicas para ajudar você a fazer o passo perfeito para seu chefe ou equipe Apresentando ao seu chefe pode ser uma experiência intimidante. Aqui estão algumas dicas para garantir que seu tom seja perfeito. Leia mais, preste atenção à linguagem corporal, atitude e interesse de seus participantes. Ouça o que eles têm a dizer, faça perguntas e incentive a interação. Seja profissional, mas não tenha medo de jogar em seu senso de humor um pouco para quebrar o gelo.
Fazer anotações
Manter o controle das tarefas e prazos dos membros de sua equipe faz parte de ser um gerente de projetos. Mas fazer anotações sobre os membros de sua equipe também pode ajudá-lo a conhecê-los melhor.
- Bill está sempre na hora de fornecer suas atualizações de status para você?
- Carol tem dificuldade em falar quando precisa de ajuda?
- Mark está com problemas em cumprir seus prazos?
Tente fazer anotações durante as reuniões, depois de conversas individuais ou durante a leitura de e-mails de membros da equipe. Isso definitivamente ajudará com os projetos atuais e futuros com eles.
5. Continue comunicando
Como gerente de projetos, você espera a comunicação de sua equipe . Você deseja que as atualizações de status sejam fornecidas e as perguntas ou preocupações sejam comunicadas a você. Ao mesmo tempo, você deve planejar a comunicação de itens específicos para sua equipe como seu gerente de projeto.
Realize Reuniões Regularmente
Para manter sua equipe no caminho certo e na mesma página, agende reuniões regulares do projeto. A melhor maneira de fazer isso é encontrar o dia e a hora que funcionam melhor para a equipe e criar uma reunião semanal recorrente. Isso permite que sua equipe saiba a rotina e se prepare adequadamente.
Acompanhamento após discussões
Após cada reunião, você deve enviar um acompanhamento para sua equipe. Seu email deve incluir os minutos da reunião e itens de ação resultantes da discussão. É quando esses modelos incríveis podem ser úteis.
Fornecer atualizações de status
Como gerente de projeto, você provavelmente está relatando progresso ao seu supervisor imediato e, possivelmente, à cadeia para a equipe executiva. Quando são necessárias alterações de altos escalões, as solicitações chegam do cliente, ou sua equipe simplesmente recebe elogios por seu trabalho, não deixe de compartilhá-las com eles.
Você tem dicas de gerenciamento de projetos para adicionar?
Gerenciamento de projetos geralmente é mais sobre como gerenciar pessoas Como lidar com pessoas difíceis como gerente de projetos de TI Como lidar com pessoas difíceis como um gerente de projetos de TI Um gerente de projeto precisa colocar pessoas diferentes em uma equipe de projeto bem-sucedida. Existem algumas habilidades que você pode usar para manter o projeto e a equipe no caminho certo. Leia Mais do que sobre o gerenciamento de documentos. Você concordaria?
O que você aprendeu até agora em sua função de gerenciamento de projetos? Existem habilidades pessoais, profissionais ou interpessoais que você encontra mais para ajudá-lo nessa posição? Por favor, compartilhe suas sugestões e dicas com outras pessoas que são novas para este papel, comentando abaixo.