Microsoft Word é embalado com tantos recursos que você pode produzir praticamente o que quiser com ele. Mas esses recursos nem sempre resultam no tipo de documentos bonitos, de alta qualidade e profissionais que podem ser esperados de você.
Uma coisa é saber tudo sobre o Microsoft Word, todas as suas complexidades e peculiaridades e funções - é algo totalmente diferente para saber o que faz um ótimo documento.
Este artigo não é sobre como usar vários recursos do Microsoft Word. Estamos analisando especificamente o aspecto de design de relatórios de negócios e trabalhos acadêmicos, ou seja, o que é e por que ditam um documento que é agradável aos olhos e fácil de ler. Você também pode aplicar essas mesmas diretrizes a outros processadores de texto, como o Google Docs 10 Maneiras simples de criar documentos bonitos do Google 10 maneiras simples de criar documentos Google bonitos Transforme sua suíte do Google office em uma potência de processamento de texto com o complemento correto do Google Drive. Aqui está um pouco desse poder para fazer seus documentos parecerem elegantes e bonitos. Consulte Mais informação .
1. Mantenha-se simples, menos é mais
Quase todas as dicas deste artigo são uma aplicação específica deste primeiro, mas é tão importante que ele tem uma ênfase especial: mantenha-o simples e menos é mais . Deixe que esta seja a força motriz por trás de qualquer decisão de design em seus documentos, e se você se afastar lembrando apenas uma coisa deste artigo, que seja essa!
Ao escrever um documento, o conteúdo deve ser o foco principal. A formatação existe para tornar esse conteúdo mais fácil de ler e digerir. Elimine a tentação de introduzir elementos atraentes que servem apenas para distrair. Maximize o espaço em branco. Mantenha seu texto firme e revise frases ou parágrafos. Regras simples e mínimas sobre tudo.
2. Escolha um tipo de letra apropriado para o contexto
Sua primeira grande decisão de design deve ser qual tipo de letra você vai usar. O conhecimento tradicional diz que as fontes serif são mais fáceis de ler nos documentos impressos, enquanto as fontes sem serifa são melhores quando lidas em uma tela digital.
Bons exemplos de fontes serif incluem Garamond, Georgia, Hoefler Text e Palatino, enquanto bons exemplos de fontes sans-serif incluem Arial, Gill Sans, Helvetica e Lucida Sans. Tudo o que você acabar usando, mantenha o mesmo tipo de letra em todo o documento. (Se desejar, você pode usar um tipo de letra diferente para títulos.)
Para saber mais sobre fontes serif e sans-serif e quais você deve usar, consulte nosso artigo sobre estratégias e ferramentas de emparelhamento de fontes Estratégias e ferramentas de emparelhamento de fontes para combinações perfeitas de fontes parte arte e parte ciência. Essas estratégias e ferramentas de emparelhamento de fontes ajudarão você a escolher o par perfeito de fontes para qualquer tarefa. Consulte Mais informação .
3. Use tamanho e cor padrão da fonte
A maioria dos trabalhos acadêmicos e de negócios é digitada em tamanho de fonte de 12 pontos, o que geralmente produz os parágrafos mais legíveis quando combinados com as diretrizes para tamanho de página, margens e espaçamento entre linhas mais adiante neste artigo. Alguns relatórios com informações densas podem, às vezes, diminuir para o tamanho de fonte de 10 pontos, mas nunca menos que isso.
Em geral, é melhor manter as mãos longe de qualquer coisa relacionada a cores, especialmente para documentos impressos. Você terá que pagar mais pela tinta colorida, e ela não será transferida se o documento for copiado. Para documentos digitais, reserve texto colorido para avisos críticos e afins. Prefira enfatizar o uso de texto em negrito e itálico .
4. Use tamanho e margens de página padrão
Quase todos os documentos do escritório são impressos em páginas padrão de 8 ½ ”x 11 ″, conhecidas como tamanho de letra US (também conhecido como A4 em outros lugares, que é de 210 mm x 297 mm). Esse é o único tamanho que está garantido para estar disponível, independentemente de qual impressora você usa.
Quanto às margens, a maioria dos manuais de estilo e guias de estilo exigem uma margem de 1 ″ em todos os lados da página, o que produz a melhor legibilidade para comprimentos de linha e permite anotações escritas, se necessário. No entanto, se o documento for encadernado em um fichário, talvez você queira aumentar as margens laterais para 1½ ” para acomodar os anéis.
5. Alinhar Parágrafos à Esquerda
Você pode ser tentado a usar um alinhamento justificado porque é o que é usado em jornais, romances e alguns livros didáticos, mas é a escolha errada para documentos acadêmicos e de escritório. Embora pareça mais limpo e mais formal devido às bordas retas, elimina a legibilidade.
O que você quer é o alinhamento esquerdo para o texto . Isso produz irregularidade no lado direito dos parágrafos, mas mantém o espaçamento das letras como pretendido por qualquer tipo de letra que você esteja usando, e isso significa legibilidade ideal. Caso contrário, você pode acabar com rios tipográficos, que são extremamente perturbadores e simplesmente feios.
6. Recuar as primeiras linhas de parágrafos
Os parágrafos não devem ter espaçamento extra entre eles, e as primeiras linhas de parágrafos devem ser recuadas para que cada parágrafo se destaque . A única exceção é para parágrafos que seguem diretamente um cabeçalho de seção, que pode ser deixado sem ser notado porque o contexto circundante deixa claro que é seu próprio parágrafo.
Uma regra geral é tornar o tamanho do recuo igual ao tamanho da fonte. Certifique-se de usar os recursos de estilo de parágrafo do Word para manipular os recuos em vez de usar a tecla Tab!
7. Coloque as imagens entre os parágrafos
Não há problema em colocar imagens dentro de um parágrafo e permitir que o texto ao redor flua em torno dele e, se a sua organização preferir, siga em frente e faça isso. Mas, em geral, pode prejudicar a legibilidade, especialmente em relatórios baseados em dados.
A opção mais segura, particularmente para gráficos, tabelas e gráficos, é colocar as imagens entre os parágrafos e mantê-los alinhados ao centro. Dessa forma, suas imagens nunca competem por atenção com o texto ao redor. Também ajuda as legendas a se destacarem.
8. Escolha o espaçamento entre linhas apropriado para o contexto
A escolha certa para espaçamento de linha (o espaço em branco que separa uma linha de texto da próxima linha de texto) realmente depende do tipo de documento que você está escrevendo.
Os artigos acadêmicos devem primeiro seguir os guias de estilo acadêmico, preferindo o espaçamento duplo se não houver um guia de estilo. Os documentos empresariais e de escritório tendem a ter espaçamento simples para minimizar o número de páginas necessárias durante a impressão, mas os documentos digitais podem ser mais fáceis de ler se houver espaçamento entre 120 e 150%.
9. Divida o texto com títulos e listas
Quanto mais longo o documento, mais importantes se tornam os títulos. Você prefere ler um relatório de 20 páginas que não seja nada além de uma parede de texto de ponta a ponta? Ou um relatório de 30 páginas organizado em seções, subseções e títulos apropriados? Eu prefiro o último a cada vez.
Listas também são boas para quebrar paredes de texto e desenhar olhos para pontos importantes. Use listas numeradas ao contar um conjunto de itens (por exemplo, “os cinco atributos de um empreendedor de sucesso”) ou ao fornecer instruções passo a passo. Caso contrário, as listas com marcadores estão bem. Só não se esqueça de evitar o uso excessivo de listas, o que pode prejudicar a legibilidade.
10. Seções separadas com intervalos
No Microsoft Word, as quebras de seção permitem diferenciar determinadas páginas com alterações na orientação, colunas, cabeçalhos, rodapés, números de página e muito mais. As quebras de seção vêm em quatro formas:
- Próxima página: Inicie a próxima seção na próxima página.
- Contínuo: inicie a próxima seção na página atual.
- Even Page: Comece a próxima seção na próxima página par.
- Página ímpar: inicia a próxima seção na próxima página par.
Se o seu documento for grande o suficiente para precisar de capítulos, essa é a melhor maneira de formatá-los de maneira limpa. Cada capítulo deve ser feito com uma quebra de seção “Próxima página”, ou a seção “Página par” ou “Página ímpar” se quebrará se você for colocá-lo dentro de um fichário.
Em caso de dúvida, use modelos de documento pré-criados
A menos que sua organização ou escola exija um layout e um formato específicos, você pode ignorar o trabalho difícil de configurar seu próprio modelo e fazer o download de um. Nós reunimos um monte deles para sua conveniência, incluindo modelos de carta comercial 15 Modelos de carta de negócios para o Microsoft Word para economizar seu tempo 15 Modelos de carta de negócios para o Microsoft Word para salvar você Modelos de tempo são economizadores de tempo. Aqui, compilamos 15 modelos de carta comercial, desde cartas de intenção, via notas de agradecimento, até referências. Esses modelos irão ajudá-lo a se comunicar com confiança. Leia mais, modelos de páginas de capa 15 Melhores modelos de folha de rosto do Microsoft Word 15 Melhores modelos de folha de rosto do Microsoft Word Uma atraente página de rosto acrescenta uma aparência profissional ao seu documento. Os modelos do Microsoft Word que escolhemos também permitem que você apresente fatos importantes sobre o seu trabalho. Leia Mais, modelos de tabela de conteúdos 10 Melhor Tabela de Conteúdos Modelos para o Microsoft Word 10 Melhores Tabela de Conteúdos Modelos para o Microsoft Word Necessita de configurar rapidamente um sumário? Esses modelos ajudarão você a fazer o trabalho rapidamente. Leia mais e modelos de gerenciamento de projetos Como gerenciar seu projeto com modelos do Word Como gerenciar seu projeto com modelos do Word No gerenciamento de projetos, a preparação é metade da batalha. Para organizar e documentar seu projeto, você pode precisar de muitos relatórios, formulários ou planos diferentes. Nós compilamos uma seleção de modelos do Word para você começar. Consulte Mais informação .
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O que você acha que torna um documento bonito e profissional? Há outras dicas e truques que você gostaria de adicionar? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!