Às vezes, a menor das coisas faz a maior das diferenças. Defina a duração da recuperação automática para a direita e você poderá recuperar um documento não salvo sem palpitar. Tente isso com uma tarefa de verão.
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Digite seu e-mail Desbloquear Leia nossa política de privacidadeMicrosoft Office 2016 apresenta uma frente simples, mas por baixo de tudo isso é um poderoso motor com muitas engrenagens e porcas. Muitos dos recursos do Office estão ocultos 10 Recursos ocultos do Microsoft Word que facilitarão sua vida 10 Recursos ocultos do Microsoft Word que facilitarão sua vida O Microsoft Word é enganosamente simples. Você está bem contanto que você ative um documento e simplesmente digite. Mas o Microsoft Word não seria o canivete suíço sem seus recursos produtivos. Leia mais porque não sabemos sobre eles. E se não soubermos sobre eles, não podemos usá-los para nossa produtividade.
Este artigo é sobre isso - descobrindo recursos pouco conhecidos do Microsoft Office. Mas não consigo detalhar sua importância sem extrair seus benefícios para você. Então, aqui está minha tentativa de explicar os recursos "estranhos" do Microsoft Office da maneira mais simples possível.
1. Diga-me
Para o Word 2016, o Excel 2016, o Outlook 2016, o PowerPoint 2016 e o Access 2016.
Não tão pouco conhecida como a novíssima caixa " Diga-me o que você quer fazer " é talvez a melhoria mais útil do Microsoft Office 2016 13+ motivos para atualizar para o Microsoft Office 2016 13+ motivos para atualizar para o Microsoft Office 2016 O Microsoft Office 2016 chegou e é hora de você tomar uma decisão. A questão da produtividade é - você deveria atualizar? Nós damos a você os novos recursos e as novas razões para ajudá-lo ... Leia Mais. O campo de texto na Faixa de Opções é a maneira mais rápida de acessar os recursos que você deseja usar ou as ações que deseja executar. Digite uma palavra ou frase natural relacionada ao que você deseja fazer e a caixa responderá com um menu suspenso com correspondências sugeridas. Selecione o recurso que você acha que está certo e o Office abrirá a caixa de diálogo certa para ajudá-lo a fazer isso.
Pense nisso como uma maneira mais dinâmica de obter ajuda em qualquer comando do Office. Você pode continuar ajudando clicando em Get Help on como mostrado na captura de tela acima. Isso abre o visualizador da Ajuda tradicional.
2. Mantenha a data e a hora do documento atualizadas
Para o Word 2016 e o PowerPoint 2016.
Adicionar a data atual ao documento é fácil, como digitar e permitir que o Microsoft Office preencha automaticamente o restante. Quando você reutiliza o mesmo documento em outra data, alterar a data e a hora é uma pequena tarefa para uma única data, mas uma grande data, se você tiver adicionado mais algumas. Por exemplo - no rodapé de todas as páginas.
Também é algo que você pode esquecer. A Microsoft possui um recurso simples que atualiza a data automaticamente. Isso é suficiente para te salvar do seu esquecimento.
Coloque o cursor onde você deseja inserir a data. Em seguida, vá para Ribbon> Insert> Date & Time .
Na caixa de diálogo, escolha o formato de data que você deseja usar. Ative a caixa de seleção Atualizar automaticamente para garantir que a data seja mantida toda vez que você abrir o documento.
3. Peças Rápidas
Para o Word 2016.
Peças rápidas são “Building Blocks” disponíveis no Word e no Outlook. Pense neles como modelos que ainda não cresceram. Como o nome diz, eles são partes reutilizáveis de qualquer conteúdo que você queira usar no Microsoft Word. Eles podem ser parágrafos únicos ou múltiplos de texto, caixas de texto, tabelas, listas, capas, marcas d'água, bibliografias ou qualquer outra forma de conteúdo. Esses blocos de construção, como qualquer modelo reutilizável, podem poupar muito tempo, especialmente em áreas onde os formatos e o conteúdo são repetitivos.
No Word e no Outlook, use a Galeria de peças rápidas para armazenar esses snippets reutilizáveis de conteúdo. Vá para Faixa de opções > guia Inserir > Grupo de texto > Partes rápidas .
O dropdown inclui três tipos diferentes de Quick Parts e o Building Block Organizer. O AutoTexto pode ser imediatamente útil, pois permite reutilizar qualquer conteúdo de novo e de novo como um atalho. Por exemplo, estou usando o "Microsoft Office" como um AutoTexto para evitar digitá-lo repetidamente neste documento.
Para salvar qualquer coisa na Galeria de peças rápidas, selecione o conteúdo. Clique em Inserir> Partes Rápidas e, em seguida, clique em Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas . Altere o nome e adicione uma descrição, se quiser. Clique em OK
Para reutilizar esse bloco de conteúdo, coloque o cursor no local correto do documento, clique em Inserir> Partes Rápidas e escolha a seleção salva.
Use o Organizador de Blocos de Construção lista todos os blocos de construção disponíveis no Word. Você sempre pode editar suas propriedades, excluir e inserir novos blocos de edifícios.
Este artigo de suporte do Microsoft Office explica os diferentes tipos de peças rápidas em resumo.
4. Marca de Água
Para o Word 2016.
Marcas d'água podem ser usadas para estabelecer uma marca ou como uma medida de segurança. Você pode até usar texto ou uma imagem para mostrar o status de um documento. Uma marca d'água comum é "Draft".
Vá para Faixa de opções> Design> Marca d'água . Use qualquer uma das quatro marcas d'água padrão ou crie suas próprias marcas d'água.
Clique em Marca d'água personalizada> Marca d'água de texto . Selecione um da lista ou digite seu próprio texto. Em seguida, ajuste a marca d'água definindo a fonte, o layout, o tamanho, as cores, a orientação e a transparência.
Clique em Marca d'água personalizada> Marca d'água de imagem e navegue até uma imagem. Ele clareia automaticamente para não interferir no texto do documento, a menos que você desmarque a caixa Washout .
Você pode salvar suas criações na Galeria de marcas d'água . Observe que o comando Custom Watermark está ativado somente na visualização Print.
A criação de marcas d'água no Excel 2016 e no PowerPoint 2016 não é tão automática quanto as informações de suporte mostram.
5. Facilidade de Leitura de Flesch
Para o Word 2016 e o Outlook 2016.
A maneira mais rápida de tornar seus documentos e e-mails mais legíveis? Use a pontuação de legibilidade para medir o nível de legibilidade de seus documentos Como obter a pontuação de legibilidade de qualquer documento do Word Como obter a pontuação de legibilidade de qualquer documento do Word Saber como o documento é difícil de entender pode ajudar você a se tornar um escritor melhor. Veja como fazer com que o Microsoft Word forneça informações de legibilidade. Consulte Mais informação . Word e Outlook usam duas medidas:
- Teste de Facilidade de Leitura de Flesch
- Teste de Nível de Flesch-Kincaid
O teste Reading Ease mede o número médio de sílabas por palavra e palavras por frase em uma escala de 100 pontos. Quanto maior a pontuação, mais fácil é entender o documento. Apontar para o intervalo de 60-70.
O teste de Nível de Grade faz o benchmark do conteúdo com os níveis escolares dos EUA. Por exemplo, uma pontuação de 7, 0 significa que um aluno da sétima série pode entender o documento. Apontar para 7.0 a 8.0.
No Word: Vá para Faixa de Opções> Arquivo> Opções e clique em Prova .
Em Ao corrigir ortografia e gramática no Word, verifique se a caixa de seleção Verificar gramática e ortografia está marcada.
Selecione Mostrar estatísticas de legibilidade .
(No Outlook: Vá para Arquivo> Opções e clique em Correio> Escrever mensagem> Ortografia e AutoCorreção .)
Após uma Verificação Ortográfica, a caixa de diálogo mostrará o nível de legibilidade do documento.
6. Visualização simples de marcação
Para o Word 2016.
Os documentos do Office usam Controlar alterações para monitorar alterações quando uma equipe colabora em um documento. Estes incluem indicadores como edições de conteúdo, alterações de formatação, comentários e outras inserções e exclusões. Quanto mais autores em um documento, mais será a desordem visual. Vá para Faixa de opções> Revisão> Grupo de rastreamento para ajustar as alterações monitoradas.
Se você acha que o documento é difícil de ler, ative a marcação simples . A desordem visual desaparecerá e apenas uma vertical vermelha próxima à margem indicará que alguma alteração foi feita. O Word mostra um pequeno balão para um comentário.
Ao clicar na barra vertical vermelha (ela se transforma em uma barra vertical cinza), o documento volta para a exibição Todas as marcações, com todas as alterações controladas visíveis novamente. Clique na barra cinza para alterná-la novamente para a visualização Marcação simples .
7. Linha de Assinatura
Para o Word 2016, o Excel 2016 e o PowerPoint 2016
Uma linha de assinatura é um espaço reservado simples para um documento que você planeja enviar digitalmente ou imprimir. Mas vem com mais um benefício. Você pode incluir suas informações pessoais ou qualquer outra instrução para o assinante que considerar necessário.
Vá para Faixa de opções> Inserir> (Grupo de texto)> Linha de assinatura.
A linha de assinatura pode ser personalizada na caixa Configuração da assinatura .
O signatário pode usar suas IDs digitais para assinar o documento clicando com o botão direito do mouse no espaço reservado e clicando em Assinar .
Se você não estiver usando uma assinatura digital, poderá criar seu próprio formato de assinatura e salvá-lo como um bloco de construção e reutilizá-lo a partir de Peças rápidas em todos os documentos.
8. Assinatura Digital Invisível
Para o Word 2016, o Excel 2016 e o PowerPoint 2016.
Assinaturas digitais não são assinaturas eletrônicas Sua assinatura eletrônica é legal em todo o mundo? Sua assinatura eletrônica é legal em todo o mundo? As assinaturas eletrônicas são válidas e legais em todo o mundo? Eles são mais preferíveis à assinatura manuscrita com tinta em um mundo sem papel? Nós olhamos para o que a lei diz globalmente. Consulte Mais informação . Eles são ferramentas de autorização mais fortes e são criptografados para proteger seus documentos. Você pode adicionar suas próprias assinaturas digitais invisíveis no Word, Excel ou PowerPoint para proteger um documento.
Obtenha uma identificação digital própria. A Microsoft fez parceria com mais alguns serviços de assinatura digital além do DocuSign.
Vá para a guia Arquivo> Informações> Proteger Documento, Proteger Pasta de Trabalho ou Proteger Apresentação e clique em Adicionar uma Assinatura Digital .
Na caixa de diálogo Assinar, forneça o motivo da assinatura na caixa Finalidade e clique em Assinar .
Depois de assinar digitalmente o documento, o botão Assinaturas aparece e o arquivo agora é somente leitura para evitar qualquer modificação.
Este artigo do Microsoft Support explica o método para o Outlook 2016.
9. Verificador de Acessibilidade
Para o Word 2016, o Excel 2016 e o PowerPoint 2016.
O Verificador de acessibilidade ajuda você a criar conteúdo legível para pessoas com deficiências. Ele é exibido como um relatório de problemas encontrados em um documento e também explica por que cada problema pode ser um problema para alguém com deficiência.
Por exemplo, uma imagem sem texto alternativo tornará difícil para um leitor de tela e uma pessoa com deficiência visual. Também são fornecidas soluções que ajudam a criar documentos sem erros para todos e não apenas para pessoas com deficiências.
Vá para Arquivo> Info . Quaisquer problemas de acessibilidade serão exibidos como uma mensagem ao lado do botão Check for Issues .
Para executar e reparar os problemas no seu arquivo, clique em Verificar problemas> Verificar acessibilidade .
O painel de tarefas Verificador de Acessibilidade exibe possíveis problemas e soluções sobre como corrigir problemas nos documentos.
Executar um documento por meio de uma verificação de acessibilidade geralmente revela erros que podem fazer ou quebrar um documento profissional. Por exemplo, falta de cabeçalhos ou problemas de formatação.
10. Arquivos PDF marcados
Para o Word 2016, o Excel 2016 e o PowerPoint 2016.
O PDF marcado não é o mesmo que adicionar "tags" para organizar arquivos PDF. Um PDF com tags é um recurso de ajuda para criar arquivos PDF mais fáceis de usar Torne seus arquivos PDF mais acessíveis e mais fáceis de ler com essas dicas Torne seus arquivos PDF mais acessíveis e mais fáceis de ler com essas dicas Siga estas dicas para garantir que seu documento atinja o alvo. Leia mais no Microsoft Office. O PDF marcado também é importante para criar documentos reflutíveis que funcionem em todos os tipos de monitores. Nas formas mais simples, "Tags" definem a estrutura de um PDF. Pense neles como mapas que explicam as relações lógicas entre os diferentes elementos em um documento PDF complexo. Por exemplo: listas, tabelas e imagens.
A Microsoft explica os fundamentos dos arquivos PDF marcados:
A marcação adiciona uma camada de informação chamada “semântica” a um documento PDF, que indica quais tipos de objetos estão incluídos [em] um arquivo, por exemplo: títulos, parágrafos, imagens e tabelas. Quando você salva seu arquivo como PDF, essas semânticas são identificadas e rotuladas pelo aplicativo do Office que você está usando e adicionadas ao arquivo.
O Microsoft Office marca automaticamente o documento quando é convertido em PDF, mas você deve estar ciente da configuração que o controla.
Clique em Arquivo> Salvar Como e navegue até um local.
Na caixa de diálogo Salvar como, escolha PDF na lista Salvar como tipo .
Clique em Mais opções . Na caixa de diálogo Salvar como, escolha novamente PDF e clique no botão Opções . Verifique se a caixa de seleção Tags da estrutura do documento para acessibilidade está marcada e clique em OK .
Pequenos Recursos Conhecidos São Picos De Produtividade
Pense em um recurso incomum que você descobriu a partir de uma dica. Talvez, fosse um pequeno atalho de teclado 60 Atalhos de teclado essenciais do Microsoft Office para Word, Excel e PowerPoint 60 Atalhos de teclado essenciais do Microsoft Office para Word, Excel e PowerPoint Há centenas de atalhos de teclado disponíveis no Office, mas esses são os mais importantes Você deve saber porque eles vão economizar muito tempo. Leia mais ou algo mais forte como criptografia ou proteção por senha Como proteger e criptografar seus arquivos do Microsoft Office por senha Como proteger e criptografar seus arquivos do Microsoft Office com senha Você se importaria se alguém espiasse seus blocos de anotações do OneNote ou tivesse acesso aos seus documentos do Word? Se sua resposta for sim, vamos mostrar como proteger seus arquivos do Office. Consulte Mais informação . Talvez seja a capacidade de publicar seus documentos do Office no Docs.com.
Cada novo recurso trazido para nossos fluxos de trabalho pessoais não apenas nos faz apreciar um software, mas também adiciona um passo à nossa curva de aprendizado.
Agora é a sua vez de nos informar sobre o único recurso do Microsoft Office que é quase tão importante quanto a sua mão direita. Quantos dos recursos acima da lista acima eram "novos" para você?