A coisa mais inteligente sobre os melhores hacks de produtividade é que eles são fáceis de começar.
O difícil é mantê-los funcionando. Dia após dia. Como um dente bem lubrificado de uma máquina perpétua.
Considere a alternativa para esta imagem. A produtividade tem um custo e você pode calcular isso simplesmente rastreando o tempo gasto em tarefas úteis e os minutos que você gasta. A marca SignNow da eSignature reuniu alguns números chocantes dois anos atrás. Aqui está uma verificação da realidade para todos nós:
Tempo gasto na busca por itens perdidos no escritório, combinado com a procura de arquivos perdidos no computador; os dólares estimados gastos chegam a mais de US $ 177 bilhões por ano .
Eu me pergunto como eles calcularam isso, mas distrações, desvios e interrupções são três vilões que roubam os dólares e roubam os segundos. O desperdício zero pode ser uma fantasia distópica, mas todos nós podemos usar um pouco de produtividade em nossas vidas cotidianas. Aqui estão alguns truques de produtividade simples e inteligentes para todos.
Insira uma caixa de tempo
Nós gastamos demais em coisas que não precisamos. E nós gastamos tempo em coisas que não precisamos fazer. O tempo é um recurso dispensável e precisa de um orçamento para gerenciá-lo.
Faça o simples exercício do tempo que Scott Behson nos diz para fazer em um artigo da Harvard Business Review e encontre a mudança de reposição entre as 168 horas de cada semana. Se você não estiver usando, então algo está pegando seus bolsos. E experimente esta ferramenta gratuita para descobrir quanto vale o seu tempo para você. Faça um balanço do seu tempo antes de ler a próxima frase.
Use rigoroso Time Boxing para orçar seu tempo e combater distrações. Definir limites de tempo para a duração de uma tarefa. É uma ideia de produtividade emprestada do desenvolvimento de software. Rob Nightingale também explica a idéia de usar blocos de tempo focado. Time Blocking - A Arma Secreta para Melhor Foco Bloqueio de Tempo - A Arma Secreta para Melhor Foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Leia mais como uma arma secreta contra a procrastinação.
Use algo tão simples quanto uma planilha para bloquear itens específicos em horários fixos. Combine com um simples temporizador Pomodoro. No final do dia, não se esqueça de se recompensar.
Ferramentas que você pode usar:
- 30/30 (iOS),
- Faça Agora (Android)
- Vitamina R e Zonebox (Mac OS X)
Praticar Tempo Estimando
Nós viemos hardwired com um bug chamado The Planning Fallacy . Ele simplesmente não permite que você faça planos precisos. Nós sempre subestimamos o tempo que levará para concluir uma tarefa ou um projeto. Quanto maior o projeto, maior o lapso.
Boas notícias. Use o cálculo simples chamado The Fudge Ratio (Taxa de Fudge) para ficar melhor em evitar planejar a falácia. É apenas a diferença entre o tempo que você espera e o tempo que realmente levou para completar uma tarefa. Você pode usar a proporção para ajustar suas previsões futuras. E fica melhor com a experiência.
Steve Pavlina, que cunhou o termo, recomenda várias técnicas para usar o Fudge Ratio. Várias ferramentas de tempo podem aparecer em sua ajuda. Use uma planilha para capturar o tempo estimado e real de suas tarefas. E aqui estão algumas ferramentas de rastreamento de tempo.
Ferramentas que você pode usar:
- SlimTimer (Web)
- Toggl (plataforma cruzada)
- ManicTime (Windows)
Entrar em um domingo
Eu teria colocado essa ideia no topo da lista, mas você teria desconectado de ler isso. Afinal, ninguém gosta de começar a trabalhar num domingo.
Mas tente por uma semana. Meu antigo chefe me deu dois conselhos para vencer o Monday Blues.
Planeje sua semana no domingo.
Chegue uma hora mais cedo na segunda-feira.
Lembro-me dele quando comecei a alavancar minha produtividade. A ideia é não deixar o pavor de um cérebro de segunda-feira nos entorpecer. Eu usei a regra 80/20 para planejar as grandes metas da semana. O que você faz em um domingo? 4 dicas para planejar e equilibrar sua semana de trabalho O que você faz em um domingo? 4 dicas para planejar e equilibrar sua semana de trabalho Está se tornando mais difícil manter um equilíbrio correto entre trabalho e vida. São 168 horas na semana. Para onde tudo isso vai? Veja como recuperá-lo planejando a semana. Leia mais adiante. Segmentar as tarefas de 20% que produzirão 80% dos resultados deu-me a visão geral e a faísca para enfrentar a semana de frente.
Chegar cedo uma hora só ajudou a aproveitar o tempo de silêncio.
Ferramentas que você pode usar:
- Planejadores de produtividade de página única 7 Planejadores de produtividade de página única para organizar sua lista de tarefas 7 Planejadores de produtividade de página única para organizar sua lista de tarefas pendentes O simples ato de marcar a caixa é terapêutico. Se o papel for sua vocação, a Internet tem algumas folhas úteis de produtividade de página única que você pode imprimir para o planejamento diário Leia mais.
- Uma lista de tarefas simples 5 Dicas para usar o OneNote como sua lista de tarefas 5 Dicas para usar o OneNote como sua lista de tarefas Está fazendo uma lista de tarefas na sua lista de tarefas? Configure-o no OneNote para tornar as tarefas o mais simples possível. Leia mais ou um calendário on-line.
- Aplicativos minimalistas como Weekis ou Doris.
Trabalhar com uma lista de reprodução de trabalho
Você pode não ter ouvido falar do sensacional "Efeito Mozart", mesmo que você pudesse ter ouvido a música do mestre enquanto trabalhava. Os benefícios de ouvir o tipo certo de música para produtividade White Noise vs. Noise Isolation vs. Playlists: O Melhor Som para o Foco White Ruído vs. Noise Isolation vs. Playlists: O Melhor Som para Foco A Internet tem muitos conselhos sobre a melhor música para aumentar sua produtividade. Mas nem sempre é tão simples quanto parece. Vamos descobrir ativamente qual música é útil. Leia mais é um tópico de pesquisa popular.
Um estudo da Universidade de Windsor no Canadá encontrou os efeitos positivos da música na criatividade e na pontualidade do design de software especificamente.
A resposta do pesquisador à pergunta: “ Deve-se encorajar a audição musical no local de trabalho?” É que, com o tempo, ouvir música com base na escolha dos trabalhadores de ouvir “quando quiserem”, é benéfico para o estado de afeto positivo, qualidade de trabalho e tempo gasto em uma tarefa.
Usar uma playlist para o trabalho é um dos hacks de produtividade mais prazerosos que você pode configurar. Encontre os sons que funcionam para você.
Ferramentas que você pode usar:
- Focus @ Will
- GetWorkDoneMusic.com
- Categoria “Produtiva” da 8Tracks
- Dicas LifePRO Reddit
- Spotify canais de rádio
Olhe para fotos de fofura
Você disse "huh!" Mas um estudo de 2012 da Universidade de Hiroshima afirma que depois de ver imagens fofas, realizamos tarefas que exigem atenção concentrada com mais cuidado. Em resumo, sua concentração melhora.
O estudo revelou um aumento de 44% no tempo de atenção, e foi tudo com imagens de filhotes e não animais adultos ou alimentos de aparência agradável que causaram o pico.
Isso explica a obsessão da Internet por gatos? Ou aquele protetor de tela na sua área de trabalho? Eu apenas sei que um escritório feliz é um escritório produtivo.
Ferramentas que você pode usar:
- Reddit (Aww)
- Panda Entediado (Animais)
- CutestPaw
Não demore em uma lista de procrastinação
Há uma classe guerreira de ninjas procrastinação 8 Ferramentas que você vai fazer um Ninja Procrastinação no Trabalho 8 Ferramentas que vão fazer de você um Ninja Procrastinação no Trabalho Leia mais. É difícil identificá-los na selva de cubículos, mas você pode pegá-los quando eles pulam para a máquina de café com muita freqüência para reabastecer seus fluidos corporais. Você pode fazer uma coisa simples para evitar juntar-se a eles.
Crie uma lista de procrastinação . Não é nada, mas uma lista de atividades de baixa energia que você pode fazer quando não está com vontade de trabalhar.
O ideal é classificar essa lista por níveis de energia ou emoção. Também pode ser uma lista de tarefas genéricas que levam pouco tempo. Use-os como reforços ao longo do dia, quando se sentir desmotivado para tarefas maiores. Allison Graham, da Fast Company, diz que uma lista de tarefas de baixo consumo de energia ajudará você a adotar a procrastinação.
Lendo revistas do setor, organizando pastas no seu computador, reorganizando seu arquivo, exportando e revisando suas listas de contatos nas redes sociais. A lista de atividades que podem ser incluídas em sua lista de baixa energia é infinita.
John Perry chama isso de "Procrastinação Estruturada". Curiosidades interessantes: Ele obteve o prêmio Nobel de Literatura em 2011 por essa teoria.
Ferramentas que você pode usar:
- Uma nota de post-it
- Qualquer observação de plataforma cruzada que tenha um aplicativo como o Google Keep ou o SimpleNote.
Torne-se um ninja do teclado
Primeiro passo: Solte o mouse.
Segundo passo: Comece pequeno e aprenda atalhos de teclado Atalhos de teclado que você não está usando nos seus Websites favoritos Atalhos de teclado que você não usa em seus aplicativos favoritos Os atalhos de teclado não são apenas para aplicativos de desktop: seus aplicativos da Web favoritos também os usam . Do Gmail ao Trello, do Facebook ao Twitter, aprender atalhos de teclado é a maneira mais fácil de fazer tudo mais rápido. Leia mais por pelo menos dez tarefas que você repete diariamente.
A empresa de educação Brainscape diz que a humanidade pode economizar 8 dias por ano aprendendo atalhos de teclado comuns. Registre os 2 segundos por minuto necessários para mover o mouse para sua figura pessoal.
Eles têm uma ferramenta de aprendizado de flashcards para atalhos, mas você também pode aprender por conta própria com outros recursos.
Ferramentas que você pode usar:
- KeyRocket
- Atalhos do Windows 101 Atalhos de teclado do Windows 101: O melhor guia Atalhos de teclado do Windows 101: O melhor guia Atalhos de teclado podem economizar horas de tempo. Domine os atalhos de teclado universais do Windows, os truques de teclado para programas específicos e algumas outras dicas para acelerar o seu trabalho. consulte Mais informação
- ShortcutFoo
Escreva-se Fan Mail
Burnouts e os brownouts de carreira menos sérios são os acúmulos de estresse na produtividade. Embora existam muitas maneiras de lidar com este perigo ocupacional real - de desconectar-se para sair de férias - há outra pequena coisa que você pode fazer para recuperar sua motivação no trabalho Como recuperar a motivação criativa depois de ter se esgotado Como recuperar a motivação criativa Depois que você se esgotou Escritores não são os únicos que sofrem de "bloqueio criativo". O que você pode fazer para reacender seu fogo criativo? Aqui estão cinco coisas fáceis que você pode tentar. Leia mais depois de descobrir o que está atrasando você.
Siga o exemplo de Seth Godin para recarregar seus pensamentos.
Seu livro receberá um ótimo depoimento? Escreva isso. Sua conversa fará com que alguém na platéia mude e que você saiba disso? O que eles disseram? Este novo produto ganhará espaço de prateleira no mercado local? Tirar uma foto.
Escrever um e-mail para os fãs antecipadamente e imaginar a mudança que você anunciou que está tentando fazer é uma maneira eficaz de se esforçar para criar algo que realmente gere essa ação.
Ferramentas que você pode usar:
- Qualquer aplicativo de e-mail.
- FutureMe.org
- Mail to Self (iOS)
A atenção plena é ótima. O espaçamento é melhor
Evidências de escritores e artistas, bem como estudos psicológicos recentes, levam à compreensão de que, para realmente aproveitar o potencial criativo do cérebro, um complexo sistema não-linear, devemos nos permitir longos e ininterruptos períodos de ócio.
- Andrew Smart ( piloto automático: a arte e a ciência de não fazer nada )
Mindfulness é um meme de estilo de vida agora, e passamos a defender a navegação consciente na web. Como a simplicidade do Web surfing consciente pode ajudá-lo a concentrar-se Como a simplicidade do Web surfing consciente pode ajudá-lo a se concentrar Você pode estar mais atento à sua navegação para se concentrar, reduza o estresse e tenha muito mais propósito com seu tempo on-line. Com a prática, você pode fortalecer seus "músculos da atenção plena". Leia mais também. Mas é uma daquelas coisas que é mais fácil no papel do que na intromissão da vida no escritório. Sonhar acordado vem mais naturalmente para nós Homo Sapiens. A boa notícia é que ela é apoiada pela ciência.
Ferramentas que você pode usar:
- Um bom chefe (na verdade).
- Qualquer tecnologia que permita desconectar por um momento.
Dar um passeio
Andar a pé é a maneira menos inteligente de fazer algumas endomorfinas. É também a única cura para a epidemia de sentar que está varrendo o mundo.
Agora, outra razão crítica foi descoberta com a ajuda de um estudo de Stanford - criatividade produtiva .
Uma pessoa caminhando dentro de casa - em uma esteira em uma sala de frente para uma parede em branco - ou andando ao ar livre no ar fresco produziu o dobro de respostas criativas em comparação com uma pessoa sentada. (…) O ato de andar sozinho, e não o meio ambiente, foi o principal fator. Em toda a linha, os níveis de criatividade foram consistentemente e significativamente maiores para aqueles que andam em comparação com aqueles que estão sentados.
Os pesquisadores descobriram que os sucos criativos continuavam a fluir, mesmo quando a pessoa se sentava de novo logo após uma caminhada. Qualquer forma de caminhar aumentou o pensamento criativo em quase 60%. Da próxima vez, em vez de jogar desperdiçadores de tempo no seu celular ou checar o Facebook, tente dar um passeio.
Comece um desafio micro-hábito Como usar Micro hábitos e faísca Mudança pessoal maciça Como usar hábitos micro e faísca Mudança pessoal maciça Criar novos hábitos é difícil. Os hábitos geralmente são construídos ao longo de semanas ou meses de repetição, e a motivação é o desafio. Quando as coisas ficam difíceis, os micro-hábitos podem ser uma grande ajuda. Leia mais para andar todos os dias. Também poderia ajudar a quebrar essa tarde improdutivos. Como fazer mais em um dia, batendo a tarde. Queda do escritório. Como fazer mais em um dia, batendo a tarde. Queda do escritório. Você saiu do trabalho depois da refeição e acabou Parece que não consigo reiniciar o cérebro. Não se esforce, deixe a tecnologia ajudá-lo a vencer a queda da tarde. Consulte Mais informação .
Ferramentas que você pode usar:
- Workrave (Windows e Linux)
- Levante-se! O temporizador de intervalo de trabalho (iOS)
- Vinte: Levante-se a cada 20 minutos (Android)
Qual Hack de Produtividade Funciona para Você?
Produtividade é uma busca pessoal. Não há uma solução de tamanho único para todos. Você pode encontrá-lo com papel e caneta. Seu colega no próximo cubículo pode resolvê-lo com xícaras de café. Minha missão contínua foi gerenciar distrações e encontrar o elixir no final dele. Eu não abandonei a busca ainda. Nem você deveria.
Você pode experimentar muitas dicas de produtividade no escritório Aumente a produtividade do escritório com 10 ajustes realizados pela Science Aumente a produtividade do escritório com 10 ajustes realizados pela Science A produtividade é mais profunda do que a lista de afazeres. Ser produtivo está intimamente ligado a se sentir bem e simples ajustes ao seu ambiente podem desencadear um potencial desconhecido. Nós mostramos a você por onde começar. Consulte Mais informação . Mantenha-os simples. E mantenha-os chegando nos comentários.
Conte-nos algumas dessas dicas que funcionaram para você! Como você tira o máximo proveito do seu dia de trabalho?
Crédito de imagem: conceito de tempo por Maksim Kabakou; Conselhos para planejar sua semana pela Thinglass; Jovem de terno por VGstockstudio; Ele vai entrar no relatório do Cartoonresource; Ajuda de lassedesignen; Empresário caminhando para a mesa de escritório por nutdanai prathan (All Shutterstock)