Em 1971, o primeiro e-mail foi enviado de um computador para outro. Agora, 269 bilhões de emails são enviados todos os dias.
É impossível imaginar quantos desses e-mails são desnecessários. Quantos servem apenas para causar mais confusão. Para queimar ainda mais atenção e paciência de seus destinatários.
Mas uma coisa é certa: se mais pessoas começaram a responder eficazmente aos e-mails 5 Ferramentas para escrever melhores e-mails que as pessoas irão ler e responder a 5 ferramentas para escrever e-mails melhores que as pessoas lerão e responderão Escrever não é para todos. Mas você não precisa ser um grande escritor para enviar um ótimo e-mail. Tudo o que você precisa são algumas ferramentas para garantir mensagens de qualidade. Leia mais, todos nós seria algemados às nossas caixas de entrada um pouco menos firme e nossa ansiedade e-mail Como dominar a ansiedade Caixa de entrada do Gmail Como dominar a ansiedade Caixa de entrada do Gmail Tantos e-mails, tão pouco tempo. Você se sente assim quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail? Mostramos a você configurações simples e ferramentas úteis para organizar e reforçar a sua caixa de entrada do Gmail. Leia mais seria um pouco menos debilitante.
A solução mais óbvia aqui não é apenas "respondendo in-line", mas respondendo in-line adequadamente . Resposta in-line é quando você responde dentro do corpo principal do e-mail, em vez de escrever seu próprio e-mail do zero.
Resposta in-line é algo que a maioria de nós já faz de tempos em tempos. Mas devemos responder muito mais frequentemente. E deveríamos estar fazendo isso com algumas regras em mente para manter esses segmentos de e-mail complicados organizados e fáceis de seguir.
Estamos respondendo ao e-mail errado
O oposto de responder in-line é o que geralmente é chamado de "postagem superior". É aí que você clica em responder a um e-mail e começa a digitar na parte superior da caixa de texto. É assim que a maioria dos emails hoje é composta. Mas, a menos que você esteja lidando com conversas de e-mail extremamente simples, a postagem superior pode causar todos os tipos de problemas.
Em primeiro lugar, quando top postagem, referindo-se ao e-mail original torna-se um enorme aborrecimento, que envolve vasculhando através de e-mail após e-mail para encontrar o que você está procurando. Você então tem que rolar para baixo até o e-mail que você está escrevendo para, talvez, parafrasear o que acabou de encontrar, fora de contexto, e muitas vezes perdendo pontos importantes.
Às vezes, um destinatário pode responder ao seu e-mail em um segmento de e-mail totalmente novo, o que significa que sua conversa está acontecendo agora em dois ou mais segmentos separados.
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Se você está em uma conversa em grupo, as coisas ficam ainda mais confusas. Manter o controle de quem responde ao que, quando e o que as respostas foram para essas respostas se torna um feito quase impossível.
Resposta em linha é a solução
Em vez de postagem superior, deveríamos responder in - line, ou seja, dentro do corpo da mensagem de e-mail original. No Outlook e no Apple Mail, você pode ver a mensagem original assim que acertar a resposta. No Gmail, basta pressionar os três pontos na parte inferior da tela para mostrar a conversa.
Dica: para remover a linha vertical de "cotação" da sua resposta no Gmail, destaque o e-mail inteiro e clique no botão Menos recuo .
A resposta in-line resolve o problema da necessidade de percorrer muitas mensagens porque o email original é incluído e pesquisável na mensagem mais recente que você recebe nessa conversa. Isso significa que tudo é mantido no contexto.
Além disso, você não precisa perder tempo resumindo as respostas de outras pessoas, nem copiando trechos de e-mails apenas para que suas próprias respostas façam sentido. Com respostas inline, tudo está lá para que todos possam se referir a qualquer momento.
E para os segmentos que envolvem várias pessoas, distinguir quem disse o quê, e em resposta a quem, é fácil (se feito corretamente).
Respondendo in-line corretamente
Quando a maioria das pessoas responde inline, elas simplesmente escrevem suas respostas ao lado do texto que desejam responder, e tornam isso ousado ou vermelho.
Isso está longe de ser ideal. Assim que alguém abre um email em texto sem formatação, eles não podem ver essa formatação. E assim que houver mais de um par de pessoas em um tópico, as coisas podem ficar confusas rapidamente.
Então, aqui está um guia rápido sobre respostas inline que é escalonável e irá reduzir a confusão ao mínimo.
1. Não conte com formatação
Como mencionado, em alguns casos, um destinatário pode não conseguir ver a formatação que você inclui em um email (por exemplo, eles podem preferir texto sem formatação). Se alguém é daltônico, pode achar difícil seguir tópicos contendo várias cores.
Por todos os meios, use a formatação para facilitar a localização das respostas ao verificar um email. Mas não confie apenas nisso.
2. Prefácio Respostas com o seu nome
Em vez de confiar na formatação, adquira o hábito de prefigurar todas as respostas com o seu nome e, se precisar ser especialmente organizado, a data. Peça a todos os destinatários para fazer o mesmo.
Atualmente, no Gmail, você não tem escolha a não ser digitar seu nome manualmente. O mesmo é verdadeiro para o aplicativo Apple Mail, que sempre é sem graça.
Se você usa o Outlook, no entanto, há um recurso para inserir suas respostas automaticamente com seu nome. Para fazer isso, vá para Arquivo> Opções> Mail . Em seguida, vá para Replies & Forward, marque a caixa Prefact comments with e digite seu nome na caixa de texto. Quando você responde no corpo de um email, seu nome aparecerá entre parênteses automaticamente.
O Mailbird também possui essa opção por padrão.
3. Use quebra de linha, por favor
Sempre que você deixar uma resposta in-line, esta deve estar em uma nova linha, em vez de inserida no meio da frase ou no final de um parágrafo.
Isso torna muito mais fácil para as outras pessoas responderem aos seus comentários e torna a digitalização da conversa acontecendo em torno de cada ponto muito mais simplificada.
4. Respostas de vários níveis de recuo
Quando vários pontos estão sendo abordados em um email, você terá vários segmentos acontecendo em uma única mensagem.
Para mantê-los organizados, você deve recuar as respostas encadeadas, por isso é óbvio quais comentários se relacionam a cada ponto. Eu pessoalmente acho que usando colchetes angulares (>) os caracteres mais intuitivos aqui, como pontos de bala não podem aparecer em e-mails de texto simples.
Isso economizará muito esforço tentando descobrir em qual parte da conversa você precisa prestar atenção.
5. Último Recurso: Use uma Ferramenta Melhor
Ninguém está fingindo que as respostas inline são a solução perfeita aqui. Mas se você não tem escolha a não ser usar e-mail, reserve um tempo para escrever e-mails eficientes e eficazes Como escrever o e-mail profissional perfeito (com dados) Como escrever o e-mail profissional perfeito (protegido por dados) E-mail continua sendo principal forma de comunicação nos negócios. Para ter sucesso nesse ambiente, você deve aprender a compor e-mails profissionais eficazes. Mostramos 9 truques simples que comprovadamente funcionam. Consulte Mais informação . Com base nas razões acima, a resposta inline é a melhor maneira de manter os projetos em andamento. Ele também ajuda todos a acompanhar várias conversas em segmentos de e-mail, sem precisar perder tempo pesquisando longas listas de e-mails anteriores.
Se você perceber que até as respostas inline se tornam muito complexas ou se seus colegas não podem adquirir o hábito de responder de forma correta, no entanto, talvez seja hora de procurar uma ferramenta diferente.
Ferramentas de comunicação como Slack, Yammer e Huddle facilitam as comunicações complexas da equipe. Em vez de continuar lutando com o e-mail, talvez seja hora de experimentar um desses.
Espalhe a palavra
Quando você adota essas regras simples de resposta in-line, muitos destinatários apreciarão a eficiência desse comportamento de email. 5 Ferramentas que podem ajudar você a escrever melhores emails 5 Ferramentas que podem ajudar você a escrever melhores emails Todos ainda estão tentando resolver o problema de email. Então, vamos também falar sobre o hábito mais básico de todos - a arte de escrever e-mails melhores. Com a ajuda de algumas ferramentas legais. Leia mais é e comece a imitar sua abordagem naturalmente.
Se eles não copiarem, naturalmente, sua etiqueta de e-mail atenciosa, levem-na até lá. Envie-lhes este artigo. Descreva como você quer que eles respondam e explique que isso economizará toneladas de mensagens incompreendidas, perda de tempo e perda de contexto.
Não há realmente nenhuma desvantagem.
Você acha que essas regras vão ajudá-lo a ficar no topo de threads de e-mail complexos? Há alguma outra resposta inline que você acha que seria útil?
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