As reuniões são uma parte normal da vida no mundo dos negócios. Infelizmente, nem todas as reuniões são bem sucedidas. Fed Up Of Inefficient Meetings? Enviar estas 8 regras para o seu chefe Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefe Se uma reunião for bem organizada, não há motivo para não aumentar a produtividade, o senso de propósito e a moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. Leia mais no seu propósito. Muitas vezes isso é devido à falta de organização da reunião.
Com os seguintes modelos de reuniões gratuitos, você pode preparar, registrar e recapitular facilmente suas reuniões para obter um resultado geral eficaz.
1. Antes da reunião
Uma das partes mais importantes da criação de qualquer reunião é a agenda. Isso permite que o facilitador da reunião forneça aos participantes objetivos, pontos de discussão e quem participará. Além disso, uma agenda que inclua uma seção de preparação pode ser útil. Isso permite incluir documentos e outros materiais essenciais para a discussão.
Preparar seus participantes o máximo possível para a reunião faz parte do seu trabalho como coordenador. Além disso, ele mantém a reunião organizada e seguindo os 15 melhores modelos de agenda de reuniões para o Word 15 Melhores modelos de agenda de reuniões para o Word Quando é hora de planejar uma reunião, você não deve perder tempo criando uma agenda do zero. Muitos modelos de agenda de reunião para o Microsoft Word podem ajudá-lo a começar bem. Consulte Mais informação .
O modelo
Este modelo do Microsoft Word do TidyForms é uma opção atraente, profissional e bem definida. Ele fornece uma aparência limpa baseada em tabelas para leitura fácil e digitalização simples. O modelo começa com os detalhes básicos da reunião, como título, facilitador, data, hora e local.
Na próxima seção, você descreverá o objetivo da reunião. Esta é uma parte fundamental da agenda, permitindo que todos os participantes tenham uma visão clara da intenção da reunião. Uma a duas frases geralmente é suficiente, desde que seja conciso.
A terceira seção é onde você pode listar os participantes da reunião, juntamente com seu departamento, endereço de e-mail e número de telefone. Naturalmente, os campos são opcionais, dependendo do negócio em mãos e da sua empresa.
Em seguida, você listará os itens da agenda da reunião com o tópico, o proprietário e a hora. Isso novamente permite que os participantes se preparem para sua parte da reunião. Você também pode manter sua reunião no caminho, listando os horários alocados para cada tópico.
Finalmente, você completará a seção de preparação. Você deve incluir e anexar itens como documentos, diagramas ou e-mails, como exemplos, e quem é responsável por fornecer cada um deles.
Cada seção desse modelo de agenda serve a seu próprio propósito e permite que você reúna pessoas e materiais, além de definir expectativas para sua reunião.
2. Durante a reunião
Capturar anotações durante uma reunião é a próxima responsabilidade fundamental do facilitador, embora você deva apontar um anotador específico. De qualquer forma, tomar notas de reuniões precisas é essencial para o sucesso do objetivo da reunião.
Estas notas servem como lembretes para follow-ups, ações, questões e conclusões para todos os participantes. Então, se você usar um modelo de atas de reunião 12 Melhores modelos de atas de reuniões para profissionais 12 Melhores modelos de atas de reuniões para profissionais Tomar notas é o primeiro passo para manter todos os participantes da reunião na mesma página. Os modelos facilitam a captura desses minutos de reunião. Nós compilamos uma variedade de modelos para o Word, OneNote, Evernote e Google Docs. Leia mais, tomar essas notas será muito mais simples.
O modelo
O modelo de agenda do TidyForms acima vem com uma segunda página para atas de reunião. O formato desta página é o mesmo da agenda e três das quatro seções são exatamente as mesmas.
As únicas diferenças são que os itens de ação substituem a seção de preparação e há uma seção de acompanhamento para a próxima reunião. Se você está interessado em uma aparência consistente para a sua agenda e minutos, então este é um ótimo caminho a percorrer.
No entanto, há outro modelo para o Word no site do Microsoft Office que oferece um pouco mais de organização de suas anotações. Você verá que esse modelo tem as informações básicas da reunião na parte superior, como a maioria.
Mas o que ela oferece é uma seção para cada tópico discutido durante a reunião e todos os detalhes que se aplicam a esse tópico específico logo abaixo. Esse layout é mais estruturado, pois você pode incluir o tópico, o tempo alocado, o apresentador, o que foi discutido, as conclusões e os itens de ação resultantes para cada item da agenda em um único ponto . Considerando que, os modelos de minutos TidyForms tem uma seção separada na parte inferior para todos os itens de ação sem muitos detalhes.
Outro recurso útil deste modelo é a seção no final que permite adicionar notas especiais. Isso pode ser bastante útil quando surgem itens adicionais que podem não estar relacionados a um tópico específico discutido.
Você também pode incluir os nomes de pessoas que aparecem em sua reunião inesperadamente na seção Observadores .
3. Após a reunião
Agora que sua reunião foi suspensa, é hora de fornecer aos participantes um acompanhamento. Esta recapitulação da reunião deve resumir as anotações da reunião e os itens de ação esperados.
Tenha em mente que enviando uma recapitulação A verdade sobre as reuniões - e é feia A verdade sobre as reuniões - E é feio Reunião destinam-se a ser produtivo, certo? Ler mais é sempre uma boa ideia, mesmo que nenhum item de ação tenha resultado da reunião. O resumo da reunião pode servir como referência para reuniões semelhantes e tópicos ou questões que ressurgem.
O modelo
Este modelo do Template Lab é uma boa opção. Basta preencher as seções de título, data, participantes, localização e anotador da reunião na parte superior. Em seguida, use a tabela para incluir seus acompanhamentos.
Em Problemas, você pode incluir o tópico da pauta relacionada, por Incluir o apresentador e sob Discussão transmitida dos mesmos detalhes das notas da reunião. Adicione a pessoa responsável, o prazo e você está definido.
Você também pode usar isso para acompanhar continuamente conforme os itens de ação são concluídos. Por exemplo, você pode adicionar uma coluna à tabela e marcar um X ou data ao lado das ações concluídas.
Como alternativa, você pode eliminar uma linha inteira para mostrar sua conclusão. Em seguida, salve com um novo nome ou data e reenvie aos participantes até que todos os itens estejam concluídos.
Se nenhum item de ação tiver origem na sua reunião, você ainda poderá usar esse modelo para fornecer um resumo da reunião. Preencha a tabela com os detalhes apropriados e, em seguida, em Prazo, insira um indicador de que foi preenchido ou não aplicável.
Se você gostar deste modelo, poderá baixá-lo na página de minutos da reunião do Lab do Modelo. Em seguida, role para baixo até o Modelo de anotações da reunião 17 para fazer o download desse modelo.
Faça da sua reunião um sucesso
Modelos de negócios podem ser úteis Os melhores modelos de plano de negócios Os melhores modelos de plano de negócios Toda empresa precisa de um plano. Esses modelos facilitarão a gravação do seu plano de negócios. Uma estrutura inteligente, perguntas de orientação e um design inteligente darão a você uma vantagem inicial em sua nova carreira. Leia mais e, para reuniões, eles podem economizar tempo. Sua mente deve estar no objetivo e no conteúdo da reunião, não criando documentos. Então, para a sua próxima reunião, confira esses modelos convenientes para um resultado bem executado.
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