O Gmail mudou tanto ao longo do tempo que referir-se a ele simplesmente como um "cliente de e-mail" não faz justiça. Pense nisso desta maneira, você poderia usar seu smartphone exclusivamente para fazer chamadas telefônicas ou usar um computador para criar apenas documentos. Você pode ter um carro esportivo que você dirige apenas alguns quarteirões. Você poderia, mas há muito mais que essas coisas poderiam fazer por você, e você estaria desperdiçando seu dinheiro para usá-las apenas para uma coisa. O mesmo pode ser dito sobre o Gmail, mesmo que não lhe custe um centavo para usar.
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Insira seu Desbloqueio por Email Leia nossa política de privacidade Este guia está disponível para download como PDF gratuito. Baixe o Power User Guide to Gmail agora . Sinta-se à vontade para copiar e compartilhar isso com seus amigos e familiares.Neste guia: Começando com o Gmail | Gmail como um hub de comunicação | Etiquetas, o DNA do Gmail | Sinta o poder da pesquisa e dos filtros | Ferramentas de produtividade do Gmail
Observação: este guia do Gmail não é para novos usuários, mas para aqueles que já usam o Gmail e querem aproveitar seus muitos recursos. Aqueles de vocês que são novos devem ler primeiro o Guia do Iniciante do Gmail, que lhe dará uma introdução ao serviço e como usar seus recursos mais básicos e importantes.
Começando com o Gmail
1.1 Temas e a efetiva mentalidade do Gmail
Uma imagem vale mais que mil palavras, então, em vez de explicar como fica minha interface do Gmail, só mostrarei:
Qual é a primeira coisa que você percebe? É a integração do Calendário do Gmail, guias úteis para organização ou ícone de notificação?
Na verdade, a primeira coisa com a qual vamos começar é o seu tema do Gmail. É provavelmente a única coisa que você não percebeu imediatamente. Não há estrelas elegantes, nem ninjas pendurados entre linhas de assunto e nenhuma imagem no fundo. E esse é o ponto: o tema é simplesmente fora do caminho. Com os temas, você pode escolher que seu Gmail tenha uma aparência diferente, que é um recurso favorito entre muitos usuários. Você pode ler o guia original do Gmail para aprender a aplicá-los, mas, se quiser levar a sério seus e-mails, considere manter as coisas o mais simples possível.
Seu tema do Gmail é mais do que apenas uma coleção de cores ou um fundo limpo. Ele define o seu humor quando você está visualizando seus e-mails e pode até afetar a forma como você responde a eles. Em uma conta profissional do Gmail, onde você lida com o trabalho e os projetos, a eficiência deve ter precedência sobre a criatividade. Escolha um tema limpo com alto contraste e não se sobrecarregue com um monte de distrações.
Separar seu trabalho e sua vida pessoal é provavelmente uma das coisas mais importantes que você pode fazer pelo sucesso de ambos. Então, para uma caixa de entrada mais eficaz Como dominar a ansiedade Caixa de entrada do Gmail Como dominar a ansiedade Caixa de entrada do Gmail Tantos e-mails, tão pouco tempo. Você se sente assim quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail? Mostramos a você configurações simples e ferramentas úteis para organizar e reforçar a sua caixa de entrada do Gmail. Leia mais, tente alterar seu Gmail de volta ao tema original por algumas semanas. Você aprenderá a apreciá-lo. Não subestime essa pequena, mas importante sugestão, isso o colocará na mentalidade certa para o restante deste manual.
1.2 Esvazie sua mente, esvazie sua caixa de entrada
Mantendo a sua caixa de entrada do Gmail vazia Get to Inbox Zero no Gmail com estas estratégias Chegar à Caixa de Entrada Zero no Gmail com estas Estratégias Permanecer no topo do email é difícil! A chave para a caixa de entrada zero é automatizar o máximo possível do processo. Mostraremos como abordar a caixa de entrada zero no Gmail. Leia mais é outro ponto importante no Gmail eficaz. Como o tema simples, é uma mentalidade que você precisa treinar-se para entrar. Uma grande caixa de entrada manchada cheia de mensagens é o equivalente a uma mesa de trabalho cheia de papéis. Você só deve usar sua caixa de entrada para emails que ainda não leu e precisar de uma resposta. o resto pertence ao armazenamento.
Mais tarde, aprenderemos como usar os poderosos filtros do Gmail (veja o capítulo 4) para organizar os e-mails recebidos e como usar atalhos de teclado (consulte o capítulo 5) para arquivar rapidamente e-mails que não exigem atenção imediata. O Gmail também oferece guias e um sistema de rotulagem automática para facilitar a organização (também no capítulo 5).
Trate sua caixa de entrada como uma lista de tarefas. Qualquer email nele requer que você faça algo a respeito (geralmente responda a ele). Assim que terminar de cuidar desse email, arquive-o. Você pode se surpreender ao saber como aliviar uma caixa de entrada vazia.
1.3 Gmail e Integração com Outros Produtos do Google
Embora este guia do Gmail se concentre no Gmail e aproveite ao máximo, o Google lançou muitos produtos que trabalham juntos em harmonia. Há muito o que dizer sobre esses serviços (alguns dos quais abordaremos em diferentes pontos deste manual), mas, por enquanto, tente visualizar o Gmail como uma “camada” de serviço sobre as outras camadas, todas fluindo juntas. em uma direção.
Muitos dos aprimoramentos do Gmail descritos neste manual funcionam através desses outros serviços totalmente integrados ao Gmail. A fim de aproveitar ao máximo estes, você terá que se aventurar e olhar para eles. Eu recomendo fortemente que você faça isso.
2. Gmail como um hub de comunicação
2.1 Dê um bate-papo à sala que merece
Espero que você esteja agora em uma mentalidade eficaz do Gmail, então quero que você considere o recurso de bate-papo do Gmail e usar o Hangouts do Google Splits em bate-papos e o Google Conheça os Hangouts do Google em dois aplicativos separados, o Bate-papo do Hangouts e o Hangouts Meet. Ninguém parece saber o porquê, mas está acontecendo, no entanto. Consulte Mais informação . Por padrão, o Gmail aperta a comunicação no canto inferior esquerdo da tela, escondido sob uma linha de separação. Provavelmente é assim que seu bate-papo está configurado agora.
Se você quiser usar o Gmail como um hub de comunicação, terá que dar à área de bate-papo uma posição muito mais proeminente na tela. Para fazer isso, moveremos a barra de bate-papo para a direita da tela. Clique no ícone de engrenagem na parte superior e selecione Configurações . Escolha Labs na parte superior e, na janela de pesquisa exibida, digite "chat" para ver apenas a opção disponível para recursos de bate-papo. Em seguida, ative a opção Bate-papo do lado direito e clique em Salvar alterações na parte inferior da página. O Gmail deve então recarregar com a alteração.
Isso foi fácil, não foi? Lembre-se desta guia do Google Labs, pois retornaremos a ela em breve e a usaremos para recursos adicionais.
O bate-papo do lado direito usa o lado direito da tela, que é relativamente não utilizado no Gmail. Ele permite que você veja mais de seus contatos de uma vez, torne o bate-papo mais visível e ofereça mais espaço para visualizar os marcadores à esquerda, sem mover constantemente essa barra dinâmica e chata. Esta é uma situação vantajosa para todos.
2.2 Usando o Chat para mais do que apenas conversando
Como mencionei anteriormente, o bate-papo do Gmail é um dos seus recursos mais poderosos. Infelizmente, muitos usuários do Gmail ainda não estão cientes de suas capacidades completas, e o Google parece fazer um trabalho ruim ao tornar esses recursos conhecidos.
Vamos dar uma olhada mais de perto na nossa barra de bate-papo. O primeiro é o botão "Contatos do Hangouts", que exibirá aqueles com os quais você entrou em um Hangout anteriormente. Se você selecionar uma, terá opções para contatá-las por vídeo chamada, Hangout ou e-mail. Você também pode rever seus detalhes básicos.
Em seguida, o botão do Hangouts, a versão de videoconferência do Google. O Hangouts é um componente do Google Plus que permite que você converse com até cinco pessoas no Gmail (é possível conversar com mais pessoas diretamente pelo Google Plus). Você pode até ter pessoas participando via telefone. É a melhor ferramenta de comunicação do Gmail e um dos melhores recursos que você pode oferecer.
À direita do que é o botão de chamada telefônica que trará contatos que você pode chamar. Isso iniciará a chamada em uma pequena janela do teclado de discagem.
Na parte superior da área de recursos do bate-papo, vemos a foto do nosso perfil. Clicar na imagem ou na seta ao lado dela abrirá uma janela que nos permite alterar nosso status e ajustar outras configurações.
Os recursos nesta área são autoexplicativos: eles permitem inserir uma mensagem de status, como "ocupado no trabalho" ou "no meu telefone", e indicar se você está ocupado ou disponível. Você também pode ajustar suas notificações, configurações gerais e analisar itens como Hangouts arquivados e contatos bloqueados.
2.2.1 Google Voice e recebendo seu próprio número
Não podemos falar sobre chamadas telefônicas e mensagens de texto no Gmail sem mencionar o Google Voice, mesmo que por breves instantes. O Google Voice é outro serviço excelente do Google e funciona como uma espécie de operador entre sua operadora e seu contato.
Recursos do Google Voice O Google Voice obtém uma atualização e é mais útil do que nunca O Google Voice obtém uma atualização e é mais útil do que nunca O Google Voice, que há muito tempo foi abandonado, acabou de ser revivido pelo Google. Veja o que há com o Voice e o que você pode esperar nos apps reformulados. Leia mais para além dos propósitos deste guia do Gmail. Porém, mencionarei aqui que, se você tiver o Google Voice configurado, poderá fazer chamadas telefônicas e enviar e receber mensagens de texto também. O Google oferece preços muito competitivos para chamadas internacionais, mas você só pode configurá-los por meio do Google Voice. Este é realmente um excelente serviço, especialmente se você tiver amigos e parentes no exterior.
3. Etiquetas, o DNA do Gmail
3.1 O que são rótulos, exatamente?
As etiquetas são o coração de como o Gmail organiza e-mails. Quando o Google lançou seu primeiro serviço de e-mail, a maioria dos usuários comparou o Gmail ao Outlook e os rótulos do Gmail às pastas do Outlook. Eles têm a mesma aparência (caixa de entrada, emails enviados, rascunhos) e parecem estar fazendo a mesma coisa, então a maioria dos usuários deixou isso de lado e tratou a palavra “rótulos” como nada mais do que um discurso de marketing. Mas os rótulos são diferentes e é importante que os usuários avançados do Gmail (como você) saibam a diferença antes de prosseguirmos.
Os rótulos funcionam mais como tags do que como pastas. Se os emails são documentos em papel colocados em pastas, os rótulos são como adesivos coloridos colocados nesses papéis para categorizá-los ainda mais. Os e-mails não são colocados diretamente em um marcador, eles estão associados a um rótulo. Portanto, um e-mail pode ter mais de um rótulo (pense em artigos com vários adesivos) e os e-mails também podem ser pesquisados com mais de um rótulo.
Por exemplo, meu marcador "profissional" no Gmail contém e-mails de ambos os meus locais de trabalho. Eu tenho um rótulo para cada local, mas algum material é comum aos dois lugares. Esses e-mails, então, têm três rótulos: o rótulo "profissional", que indica sua relação com o trabalho, e os rótulos para cada local de trabalho. Isso me permite procurar material que atenda às necessidades de ambos os locais.
Tudo no Gmail é baseado em rótulos. Não há pastas e links que abrem para diferentes partes do site. Todas as mensagens estão disponíveis - o Gmail mostra apenas a associação certa de rótulos quando você as escolhe. Eu poderia ir em mais exemplos e usar algo como um diagrama de Venn, mas você provavelmente está tão animado para avançar como eu sou.
3.1.1 Configurações de rótulos e tipos de rótulos
Você pode acessar todas as configurações de marcadores no Gmail na guia " Marcadores", em " Configurações" . Atualmente, existem três tipos de marcadores no Gmail: rótulos de sistema, categorias e rótulos personalizados.
Rótulos do sistema e rótulos personalizados têm uma opção Mostrar no IMAP ; você deve configurar essas opções se estiver usando um aplicativo diferente, software como o Outlook ou certos complementos. Este guia do Gmail se concentra em aproveitar ao máximo a interface do Gmail, por isso não vou entrar nessas opções aqui. Se você estiver interessado, não deixe de ler O Guia do Iniciante para o Gmail O Guia do Iniciante para o Gmail O Guia do Iniciante para o Gmail Talvez você já tenha uma conta do Gmail. Ou você está pensando em se inscrever para um. Este guia tem tudo o que você precisa para aproveitar ao máximo essa nova conta do Gmail. Consulte Mais informação .
3.2 Etiquetas do Sistema
Os rótulos mais familiares no Gmail são os rótulos do sistema. Estes são os links no canto superior esquerdo que você vê desde que começou a usar o serviço, como Caixa de entrada, Com estrela, E-mails enviados, Rascunhos, Lixeira. Para um Gmail eficaz, sugiro que você tenha esses marcadores de sistema disponíveis para você. Você também notará que tem uma opção Mostrar se não lido para os rótulos Rascunhos e Spam. Ativar essa opção mostrará esses rótulos apenas se eles estiverem associados a algum e-mail.
3.2.1 Todos os e-mails e arquivamento de e-mails antigos
Você pode se lembrar da filosofia vazia do Inbox na introdução deste guia do Gmail. Se a sua caixa de entrada for uma mesa de trabalho, o All Mail é o seu arquivo. Ainda melhor, é um porão cheio de armários. Não há necessidade de ir ao porão toda vez que você precisar escrever um e-mail, mas é útil tê-lo disponível caso deseje recuperar uma mensagem do passado.
Todo o correio é esse porão. Ligando-o (escolhendo Mostrar ) significa ter acesso instantâneo aos seus e-mails anteriores, organizados por data. Embora você possa acessar todos os e-mails antigos da barra de pesquisa, esse link se torna bastante útil quando você limpa sua caixa de entrada com frequência e apenas quer ter uma rápida visão de um e-mail que recebeu um pouco mais cedo no dia.
3.2.2 Usos de rascunhos que você não considerou
Como você deve saber, o Gmail salva automaticamente as mensagens que você escreve no marcador Rascunho, mesmo que você tenha digitado apenas algumas frases. Qualquer coisa que você tenha escrito e não enviado está armazenado lá. Provavelmente, você já tem alguns rascunhos armazenados (ou talvez mais!)
O que você pode não ter considerado, no entanto, é usar rascunhos para anotações simples Como transformar o Gmail no melhor aplicativo de anotações para você Como transformar o Gmail no melhor aplicativo de anotações para você Os mesmos recursos que tornam o Gmail um email eficaz cliente pode torná-lo um aplicativo de anotações decente. Experimente estas dicas e truques para ver alguns dos benefícios. Leia mais, para anotar ideias, criar listas de compras ou armazenar rapidamente as informações de contato de alguém. A maioria dos clientes de e-mail hoje oferece a opção de anexar arquivos e fotos a um e-mail. Isso torna sua pasta de rascunho um excelente local para carregar arquivos e sincronizar entre computadores, se você precisar de uma solução rápida. Não deixe arquivos na sua pasta de rascunhos para sempre! Este não é o lugar para eles.
Outro ótimo uso para a seção de rascunho é armazenar modelos. Se você estiver compondo o mesmo e-mail várias vezes, salve uma cópia em branco do e-mail em seus rascunhos e copie e cole-o em um novo e-mail sempre que precisar (não envie seu rascunho original - isso removerá o rascunho rótulo!). Você pode salvar sua assinatura de e-mail, links e até imagens dessa maneira. Dê ao seu modelo de e-mail de rascunho um tópico que reflita seu uso para você, para fácil referência, como “casamento: carta de agradecimento” ou “fãs: obrigado por adicionar carta” etc.
Como alternativa, você pode usar Respostas predefinidas para armazenar modelos de email 4 maneiras de usar criativamente respostas prontas para produtividade de email 4 maneiras de usar criativamente respostas prontas para produtividade de email Se você for eficiente, estará fazendo algo certo. É por isso que você deve usar filtros de email e agendar horários de email. Um truque é preparar respostas prontas para e-mails que você escreve com frequência. Leia mais para os tipos de mensagens que você envia o tempo todo.
3.3 Categorias
Categorias são rótulos que correspondem às guias que você vê no Gmail. Social, Promoções, Atualizações e Fóruns. O Gmail aplica esses marcadores automaticamente para ajudar a manter sua Caixa de entrada bem organizada à medida que as mensagens chegam.
Você pode decidir se deseja mostrar ou ocultar cada um desses rótulos na lista de marcadores e na lista de mensagens. Observe que isso é separado de ter essas categorias exibidas como guias.
Se você quiser adicionar ou remover uma guia de uma das categorias, clique no ícone de adição à direita da última guia. Em seguida, ative aqueles que você deseja marcando a caixa apropriada e pressionando Salvar quando terminar.
3.4 Etiquetas Personalizadas
Por último na lista à esquerda da sua tela do Gmail estão seus rótulos personalizados. Você provavelmente já tem alguns deles. Os rótulos personalizados continuam sendo os rótulos mais poderosos do Gmail (por enquanto) e você deve aprender a usá-los bem, especialmente com os filtros incríveis do Gmail.
Você pode adicionar e editar rótulos na guia Rótulo, em Configurações, assim como com qualquer outro rótulo, mas é ainda mais rápido clicar no quadrado colorido ao lado do nome do seu rótulo personalizado. O menu pop-up é ainda mais eficaz do que a guia "Rótulos tradicionais", em "Configurações", pois permite escolher e editar diretamente as cores de um rótulo.
Lembre-se de que os rótulos personalizados também podem ser aninhados uns nos outros. Por exemplo, você pode ter um rótulo para Formulários de Trabalho que pode incluir subpastas para impostos, informações de seguro de saúde e notas. Você pode até ensinar ao Gmail como diferenciar e colocar automaticamente os e-mails recebidos nesses lugares automaticamente.
4. Sinta o poder da pesquisa e dos filtros
Se os rótulos são o DNA do Gmail, a pesquisa e os filtros são o cérebro. Existem muito poucas combinações que não o levariam ao e-mail que você procura, mesmo há vários anos, tudo em segundos. O Gmail chama sua lista de regras para organizar filtros de e-mails. E desde que os dois estão tão entrelaçados, o Google uniu os dois agora, então você pode criar filtros 10 Problemas de e-mail que você pode resolver com filtros do Gmail 10 Problemas de e-mail que você pode resolver com filtros do Gmail Uma caixa de entrada transbordante deixando você louco? Deseja acessar sua caixa de entrada mais rapidamente do que nunca? Experimente alguns desses filtros brilhantes do Gmail para ver a diferença. Leia mais diretamente de suas pesquisas.
Primeiramente, acostume-se à janela de pesquisa do Gmail. Você provavelmente está familiarizado com os operadores de pesquisa mais populares, como “de” ou “tem: anexo” (e, se não, você está no lugar certo). Estas são palavras que dizem ao Gmail para ir buscar algo. Felizmente, essas palavras são em sua maioria auto-explicativas.
Você pode inserir esses operadores manualmente, mas o Gmail fará isso para você ao inserir as informações na caixa suspensa de pesquisa. Basta clicar na seta na caixa de pesquisa e preencher os detalhes da sua pesquisa. Isso pode variar de quem é um e-mail de ou para, qual é a linha de assunto, se a mensagem tem ou não palavras específicas e se há ou não um anexo Como localizar rapidamente mensagens com anexos no Gmail Como encontrar rapidamente Mensagens com Anexos no Gmail O Gmail e os anexos estão vinculados uns aos outros. Essas dicas ajudarão você a encontrar, gerenciar e excluir os anexos grandes antes que se tornem um problema. Consulte Mais informação .
Você pode restringir a pesquisa por tamanho e data, se necessário. Observe na imagem acima que os elementos de pesquisa inseridos são exibidos na caixa de pesquisa.
4.1 Transformando uma pesquisa em um filtro
Transformar-se em um ninja de pesquisa do Gmail é incrível, mas e salvar essas pesquisas? E se você quiser realizar uma pesquisa que encontre todos os seus arquivos do Word no Gmail com frequência? Melhor ainda, e se você quiser que essa pesquisa seja executada automaticamente? Não seria legal se o Gmail pudesse encontrar esses arquivos do Word para você todas as vezes e fazer algo com eles para você, como enviá-los a um amigo ou rotulá-los de determinada maneira? Bem, o Gmail pode fazer isso e facilmente. Esses comandos automáticos para o Gmail são chamados de filtros. Para fazer uma pesquisa em um filtro, clique no link na parte inferior da caixa suspensa de pesquisa, Criar filtro com esta pesquisa .
A próxima janela apresentará uma lista de opções disponíveis. Você pode optar por excluir, arquivar e encaminhar esses e-mails automaticamente. Você pode aplicar um marcador a eles ou até mesmo configurar o Gmail para responder automaticamente a esses e-mails com um e-mail pré-definido apenas para essa finalidade. Quando terminar, clique no botão azul Criar filtro . Se você optar por aplicar o filtro a todos os e-mails que já estão no seu Gmail, as ações que você acabou de selecionar também podem fazer isso.
Você sempre pode acessar seus filtros existentes na guia Filtros em Configurações . De lá, você pode optar por editar ou excluir qualquer filtro personalizado.
4.1.1 Exemplos de filtros úteis
Aqui estão alguns dos filtros mais úteis do Gmail 4 Filtros inteligentes do Gmail que ajudam você a lidar com muito e-mail 4 Filtros inteligentes do Gmail que ajudam você a lidar com muito lixo eletrônico e organizar sua caixa de entrada do Gmail é uma tarefa diária. Existe uma maneira mais inteligente de fazer isso. Crie quatro tipos básicos de filtros no Gmail para classificar seus e-mails automaticamente. Leia mais eu usei por anos:
Filtro de correio semi-lixo:
Alguns e-mails não são exatamente lixo, mas também não exigem sua atenção. Contas e extratos de cartão de crédito, notificações do Facebook, e-mails do escritório que você sabe que pode precisar de um dia, ou até mesmo apenas um membro da família que inunda sua caixa de entrada com fotos de seu novo filhote fofo. Você não deseja excluir esses e-mails completamente, mas também não quer filtrá-los imediatamente.
Construa uma pesquisa com o operador "de:" e adicione e-mails com uma vírgula para incluir mais endereços de e-mail. Por exemplo, “from: [email protected], [email protected], [email protected]” mostrará e-mails de todas essas pessoas. Clique na seta para baixo e crie um filtro que marca automaticamente esses e-mails como lidos e os coloca no arquivo.
Da próxima vez que a tia Susie enviar uma foto do filhote, ela nem estará na sua caixa de entrada, mas se ela ligar para você e perguntar sobre isso, você poderá encontrá-la no seu arquivo rapidamente.
Marque as notificações de entrega da Amazon:
Se você usa muito a Amazon, provavelmente recebe muitos e-mails deles, como promoções, recibos e pedidos de feedback. Você poderia facilmente criar um filtro para enviar tudo isso para o seu rótulo “semi-lixo”, mas o problema é que você ainda quer saber imediatamente quando a Amazon enviou algo para você, para que você tenha o número de rastreamento disponível. Como você faz isso?
Pesquise "Amazon" no seu Gmail e clique na seta para baixo para criar seu filtro. A palavra "Amazon" traz todos os e-mails já enviados para você da Amazon.com, portanto, a próxima etapa é incluir palavras adicionais que só existem nos e-mails de confirmação de envio da Amazon. No tipo de linha "tem as palavras" em "foi enviado!" Entre aspas. Isso informa ao Gmail que você está procurando a combinação de palavras "enviada" exatamente como aparece no texto: duas palavras, espaço e ponto de exclamação. Você notará que a lista diminuirá consideravelmente para incluir apenas e-mails da Amazon que incluam a frase "foi enviada!"
Ainda assim, alguns e-mails conseguem passar, especialmente se você vender itens na Amazon. Você receberá uma mensagem pedindo para enviar seus itens. Sem problemas. Basta incluir a combinação de palavras “enviar agora” na linha “não tem” e assistir sua lista diminuir ainda mais. Parece muito bom agora, não é? Em seguida, crie o filtro.
Em seguida, você pode aplicar um rótulo a esses e-mails, como "enviado da Amazon". A partir de agora, todos os seus itens encomendados da Amazon serão entregues a essa etiqueta e você poderá rastrear facilmente suas remessas no futuro. Aplique o filtro a todos os e-mails existentes e você pode até pesquisar em seu passado.
5. Ferramentas de Produtividade do Gmail
Agora que você sabe como usar o Gmail e como usar seus recursos mais poderosos, é hora de analisar outros ajustes divertidos que realmente tornam o Gmail uma ferramenta de produtividade.
5.1 Caixa prioritária e suas variações
Em sua busca para melhorar o funcionamento do E-mail, o Google incluiu muitos algoritmos avançados no Gmail. Um desses ótimos recursos são os diferentes estilos de caixa de entrada, dos quais há cinco: Clássico, Importante primeiro, Não lido primeiro, Com estrela primeiro e Caixa prioritária. O que cada um faz varia de simples (clássico, não lido primeiro) a um pouco complicado de explicar (Prioridade na Caixa de Entrada). A melhor maneira de aprender sobre os diferentes estilos de caixa de entrada é simplesmente experimentá-los e ver o que funciona melhor.
Prioridade Caixa de entrada classifica seus e-mails Como classificar sua Caixa de entrada do Gmail por remetente, assunto e etiqueta Como classificar sua Caixa de entrada do Gmail por remetente, assunto e rótulo Não é possível encontrar itens em sua caixa de entrada do Gmail desordenada? Mostraremos as cinco melhores maneiras de classificar seus e-mails. Aprenda esses ajustes e você poderá encontrar qualquer coisa! Leia mais automaticamente e decida o que você deve ler primeiro e como, mas não divide sua lista de e-mail, bem como outros tipos de caixas de entrada. A primeira caixa de entrada importante, que, combinada com as marcas inteligentes, faz um excelente trabalho ao organizar sua caixa de entrada para você. Todas as mensagens que você considera importantes serão exibidas na lista superior, e tudo o mais irá para a lista inferior, mesmo que você não tenha lido.
Para alterar o tipo de caixa de entrada, clique em Caixa de entrada em Configurações e faça sua escolha na caixa suspensa. Não se esqueça de clicar em Salvar alterações na parte inferior quando terminar.
5.1.1 E-mails VIP vs. E-mails Regulares
Quando o Gmail foi lançado pela primeira vez, antes havia uma Caixa prioritária, os e-mails eram considerados importantes por um sinalizador no Outlook ou por uma estrela no Gmail. Embora isso ainda seja a melhor e mais simples maneira de "marcar" os e-mails instantaneamente, o Gmail agora entende que alguns de seus contatos são mais importantes para você do que outros.
O Gmail decide quais e-mails são mais importantes com base na frequência com que você lê e responde a e-mails de um determinado contato e como interage com eles. O mecanismo do Gmail é muito bom por si só, mas você pode interferir diretamente e dar a alguns emails status VIP marcando-os como importantes. Alternativamente, você pode tirar e-mails de sua importância.
Você pode marcar e-mails como importantes ou não importantes clicando no pequeno ícone de marca ao lado deles na lista de e-mail principal ou no topo, uma vez dentro da mensagem (veja a figura abaixo).
Conforme você clica e ajusta seus e-mails, o Gmail também ajusta seu próprio algoritmo e responde de acordo: não é necessário marcar todas as mensagens de um determinado contato como importante. O Gmail vai pegar depois de algumas alterações manuais e marcá-las para você.
5.1.2 Estrelando e-mails
Como mencionado acima, as estrelas (o equivalente a flags no Outlook) existem desde o início e ainda são muito eficazes para marcar e-mails rapidamente. Para anunciar um e-mail, basta clicar no ícone de estrela ao lado dele na lista de e-mail principal, ao lado da "tag" de importância descrita acima.
Por que você quer anunciar os e-mails se já tiver um recurso avançado, como caixa de entrada prioritária? Porque às vezes você só precisa se lembrar de algo rapidamente ou lembrar-se de que deseja fazer algo sobre um determinado email, em vez de considerar um grupo de e-mails importante. Tenha em mente que as estrelas funcionam exatamente da mesma forma, tanto em seus e-mails importantes quanto em seus e-mails não tão importantes.
Por exemplo, e-mails de estrela, você não pode responder imediatamente, mas deseja responder no final do dia ou enviar e-mails com informações importantes, como endereços e números de telefone necessários posteriormente. É possível arquivar convenientemente e-mails com estrela para retirá-los da sua caixa de entrada e acessá-los mais tarde no rótulo do sistema "com estrela" no canto superior esquerdo. Quando terminar de fazer o que for preciso fazer com o e-mail, desmarque-o clicando no ícone de estrela novamente.
5.2 Atalhos de Teclado
Muitas pessoas parecem subestimar o poder dos atalhos de teclado e rejeitá-los como um aborrecimento na melhor das hipóteses. Mas eu vou te dizer que você não pode se tornar um usuário efetivo do Gmail 9 Recursos do Gmail impressionantes que você provavelmente não usa 9 Funcionalidades do Gmail que você provavelmente não usa Vários recursos interessantes de e-mail no Gmail existem há muito tempo sem ninguém se incomodar em usar eles. Vamos mudar isso hoje. Leia mais sem dominar pelo menos um par. Há uma diferença de dia e noite entre usar o mouse para tudo e saber como organizar rapidamente uma caixa de entrada em segundos com esses atalhos.
Você sempre pode acessar a lista de atalhos de teclado no Gmail pressionando um ponto de interrogação ou Shift + / (barra invertida), contanto que você não esteja compondo um e-mail (o que, é claro, simplesmente insere um ponto de interrogação no corpo do seu o email).
Antes que possamos usar atalhos de teclado no Gmail 5 atalhos de teclas Shift que todo usuário do Gmail deve saber 5 Atalhos de teclas Shift que todo usuário do Gmail deve saber O Gmail pode ter uma interface de aumento de produtividade, mas você pode aumentá-lo ainda mais com esse teclado simples, mas essencial atalhos. Leia mais, no entanto, temos que ter certeza de que eles estão ativados. Para fazer isso, vá para Configurações e role até Atalhos de teclado para ativá-los.
Navegação:
- Pressione as teclas J e K para subir e descer na lista de e-mail na tela principal.
- Pressione X para selecionar uma conversa (“marque” ou realce-a).
A seleção de e-mails dessa maneira permite que você escolha rapidamente os e-mails que deseja excluir, arquivar ou mover para outra etiqueta. Depois de alguma prática, você descobrirá que selecionar e-mails dessa maneira é muito mais rápido do que usar o mouse. Ao começar a entender o poder dos atalhos de teclado, você estará pronto para mais.
Ações:
- Pressione Enter para abrir um email e lê-lo.
- Pressione E para arquivar um email.
Isso funciona diretamente de dentro do e-mail ou da lista de e-mails na tela principal. Tente selecionar vários e-mails (movendo a lista para cima e para baixo com J e K e selecionando mensagens com X ) e pressione ENTER. Poof!
- Pressione # (Shift + 3) para excluir e-mails.
Novamente, isso funciona em vários e-mails da lista principal ou de dentro de um e-mail que você abriu.
- Dentro de um email aberto, pressione R para responder ao remetente; pressione A para responder a todos os remetentes.
- Dentro de um email aberto, pressione G e depois eu para voltar para a caixa de entrada.
Esses são os atalhos cruciais. Provavelmente, você pode ver como, com apenas alguns toques, pode selecionar vários e-mails, responder a todos os remetentes de uma só vez e excluir rapidamente vários e-mails. Pratique isso algumas vezes antes de seguir para os atalhos realmente legais.
Os atalhos de teclado muito legais:
- Dentro de um email aberto, pressione Shift + R para responder em uma nova janela; pressione Shift + A para responder a todos os remetentes em uma nova janela.
Isso é muito útil em telas pequenas, em que você precisa de espaço extra para ler e responder a um e-mail. Ele também bloqueia bate-papo e rótulos, permitindo que você se concentre no e-mail.
- Dentro de um email aberto, pressione G e depois K para ir para a sua lista de tarefas.
Você lembrou que o Gmail se integra ao Google Tasks? Nós vamos cobri-lo em seguida. Na lista principal de e-mails, marque um e-mail ( X ) e pressione Shift + K para anexar o e-mail a um novo item de "tarefa" na sua lista de tarefas. Esse recurso só funciona com atalhos de teclado! Não há maneira de mouse para fazê-lo.
- Pressione G e, em seguida, P para abrir a janela do telefone e fazer uma chamada telefônica.
- Pressione Shift + F para encaminhar um email.
- Pressione Shift + U para marcar um e-mail como não lido.
- Pressione + ou - para marcar um email importante ou não importante (como discutido acima).
Não se sinta obrigado a conhecer todos os atalhos. Treine-se para memorizar aqueles que você usa com frequência e use-os por uma semana (não use o mouse!) Até que eles se tornem uma segunda natureza. Você descobrirá que não quer voltar a usar o mouse no Gmail e que está lidando com seus atalhos com muito mais rapidez.
5.3 Tarefas e listas de tarefas
As Tarefas do Google no Gmail são muito básicas e contrastam com o aplicativo de e-mail com todos os recursos, mas são convenientes.
Acesse o Google Tasks clicando na seta para baixo ao lado do cabeçalho do Gmail em vermelho no canto superior esquerdo. Isso trará um menu que o levará a tarefas ou contatos. Suas tarefas aparecerão no canto inferior direito em uma janela que se assemelha ao bate-papo. Como alternativa, você pode acessar as tarefas pressionando B e, em seguida, K em qualquer parte do Gmail, conforme mencionado anteriormente.
O Google Tarefas com o Gmail pode ser bastante útil. Você pode facilmente criar uma tarefa e, em seguida, aninhar tarefas dentro dela, “tabulando” novas tarefas para a direita, tornando-as subtarefas da original. Isso é útil para simplificar um projeto dividindo-o em etapas menores ao longo do caminho. Como você pode conectar e-mails diretamente a tarefas 9 Maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas 9 Maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas Você não pode impedir que os tipos de e-mails acabem na sua caixa de entrada, mas pode transformá-los tarefas para gerenciá-los melhor. Aqui estão algumas dicas para transformar e-mails em tarefas. Leia mais você pode incluir informações úteis dentro dessa tarefa, como links, informações de contato e até mesmo arquivos. Quando uma tarefa é concluída, você pode fazer o check-out e ser recompensado por uma passagem passando por ela, cruzando-a como concluída.
Clicar em qualquer tarefa abrirá uma opção para adicionar notas à tarefa ou escolher uma data de vencimento. Isso é útil, especialmente se você trabalha com o Google Agenda, pois as listas de tarefas são sincronizadas sem problemas e também aparecem em sua agenda.
5.4 Gerenciando seus contatos
Para acessar seus contatos, clique na seta para baixo ao lado de Mail no canto superior esquerdo, como você fez com suas tarefas, ou pressione G e, em seguida, C na sua caixa de entrada. Se você realmente precisar de ajuda para começar, procure no The Beginner's Gmail para Guiar o Guia do Iniciante para o Gmail. O Guia do Iniciante para o Gmail Você pode já ter uma conta do Gmail. Ou você está pensando em se inscrever para um. Este guia tem tudo o que você precisa para aproveitar ao máximo essa nova conta do Gmail. Leia mais mencionado anteriormente. Então, vamos apenas tocar em como gerenciá-los de forma eficaz.
Você notará que, ao clicar em Contatos no menu suspenso, você é levado a uma nova página. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.
Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.
Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.
The easiest way to manage your contacts 10 Easy Tips to Rescue Google Contacts from Neglect 10 Easy Tips to Rescue Google Contacts from Neglect Google Contacts is perhaps the least organized of all Google services we use. Most of us neglect it. Here's a complete guide to spring clean and organize Google Contacts. Read More is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.
5.5 Additional Labs Features
O Gmail contém vários recursos opcionais que podem aumentar ainda mais sua produtividade 7 Recursos essenciais do Gmail Lab Lab para aumentar a eficiência do seu e-mail 7 Recursos essenciais do Gmail Lab Lab para aumentar sua eficiência de e-mail O Gmail Labs é o lar de alguns recursos experimentais que podem ajudar você a aumentar sua produtividade de e-mail. Consulte Mais informação .
Eles estão acessíveis na guia Labs em " Configurações" . Abaixo, mencionarei um casal que considero útil, organizado por seu pedido na área de Labs. Sinta-se à vontade para explorar e encontrar mais por conta própria.
Rótulos inteligentes :
Um dos meus favoritos pessoais, esse recurso útil permite que o Gmail "adivinhe" quais e-mails recebidos são notificações, respostas de fóruns on-line e em massa (boletins informativos e outros). O Gmail adiciona automaticamente marcadores a cada tipo e faz um bom trabalho ao adivinhar. Ele também pedirá que você "treine" escolhendo o rótulo correto por alguns dias quando você ligá-lo. Experimente e veja como isso afeta sua organização.
Modelo de resposta:
Uma dádiva de Deus se você receber muitos e-mails aos quais você responde da mesma maneira. Ligue-o e, em seguida, escreva um e-mail como um "modelo". Salve-o e use-o na próxima vez que quiser responder rapidamente. Isso é excelente para cartas de agradecimento, por exemplo, ou para boletins informativos.
5.6 Complementos do Gmail
Você pode encontrar vários complementos para o Gmail clicando no ícone de roda dentada e selecionando Adquirir complementos . Aqui você pode navegar através de ferramentas que o ajudam a ser mais produtivo 13 Truques rápidos e extensões para se tornar um usuário avançado do Gmail 13 Truques rápidos e extensões para se tornar um usuário avançado do Gmail Se você é um usuário do Gmail, você tem um fluxo interminável de truques e extensões para fazer o melhor possível. Vamos explorar alguns dos melhores deles neste artigo. Leia mais, extra organizada ou um melhor comunicador. Embora as opções sejam limitadas, você ainda pode gostar de algumas dessas ferramentas úteis.
QuickBooks para finanças, Trello para gerenciamento de projetos, Dialpad para comunicação e Contratação para recursos humanos são algumas das opções disponíveis. Se você optar por instalar um complemento, lembre-se de que a maioria vem de fontes de terceiros, portanto, talvez você queira conferir os termos depois de clicar em Instalar e antes de pressionar Continuar .
Sua caixa de entrada do Gmail
É isso aí! Espero que você tenha se tornado um usuário melhor do Gmail lendo isso e facilitando um pouco a sua vida. Apreciar!
Agora pode ser hora de levar o domínio do Gmail a um novo patamar e descobrir mais sobre os recursos ocultos do Gmail em recursos ocultos do Android 9 no Gmail para Android Você deve usar 9 recursos ocultos no Gmail para Android que deve usar Aproveite ao máximo sua experiência do Gmail para Android com essas dicas e truques. Consulte Mais informação .
Nós sentimos falta de algo? O que você descobriu sobre o Gmail que outros leitores precisam saber? Por favor, compartilhe conosco nos comentários.
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