Você é uma pessoa organizada. Você adiciona os próximos eventos ao seu calendário, planeja sua carreira no Trello e tem um sistema de rotulagem decente no Gmail para garantir que sempre responda às coisas. E, no entanto, quando você verifica sua lista de tarefas, há certas tarefas desses outros lugares que ainda não chegaram à lista.
Sim, você pode configurar um sistema para adicionar manualmente itens desses locais à sua lista de tarefas, mas isso desperdiça tempo. Idealmente, precisa ser automático. Então, quando você verificar sua lista de tarefas com os filtros definitivos de Todoist Como configurar os filtros Ultimalist Todoist em 5 minutos Como configurar os filtros Ultimate Todoist em 5 minutos Então, você inseriu todas as suas tarefas em Todoist, mas o processo de trabalhar com eles é um pouco aleatório. Isso é porque você provavelmente não tem ótimos filtros. Isso vai mudar. Hoje. Leia Mais você criou, você terá tudo de essencial ali mesmo e nunca perderá nada.
Vamos demonstrar como não esquecer uma tarefa usando Todoist como uma ferramenta de captura de memória.
Esteja preparado para eventos de calendário
Se toda a sua vida estiver planejada no Google Agenda, faz sentido ativar sua lista de tarefas de determinados itens. Por exemplo, quando surge uma reunião e você precisa preparar as coisas com antecedência. Isso requer algum planejamento e há duas maneiras de fazê-lo.
Primeiro, você precisa definir notificações de lembrete para seus calendários importantes. Dirija-se ao calendário na sua lista de calendários, clique na seta à direita e, em seguida, selecione Editar Notificações . Eu defini o meu para ter um email enviado uma semana antes dos eventos, mas você pode preferir algum outro período de tempo. Eu também filtro meus e-mails como um louco, então eu nunca os vejo, mas esse não é o ponto. O ponto é que, uma vez que o e-mail chega à minha caixa de entrada, posso fazer com que ele faça coisas legais.
O segundo passo é configurar um filtro no Gmail para capturar todos os eventos nos quais você está se concentrando. Por exemplo, você configuraria um filtro para receber e-mails de [email protected] com a palavra "reunião" no assunto. Essa será a maneira de acionar um item da lista de tarefas uma semana antes da reunião.
Agora, há duas maneiras de ir desse ponto até ter um novo item de tarefa na lista de tarefas do Todoist.
A primeira maneira é definir o filtro para encaminhar o email para o endereço de email particular de um projeto específico. Eu realmente iria criar um novo projeto para isso, chamado algo como "Preparação para Reunião". Esta opção só funciona para Todoist premium Quanto mais produtivo é o ToDoist Premium? Aqui estão 6 boas razões para atualizar o quanto mais produtivo é o ToDoist Premium? Aqui estão 6 boas razões para atualizar Eu continuei usando ToDoist de graça por um tempo. Mas continuava chegando a coisas que eu queria fazer e não podia. Lembretes de e-mail. Adicionando notas à tarefa. Coisas que realmente acrescentariam muito ... Read More, já que apenas usuários premium podem aceitar novas tarefas por e-mail. Envolve também adicionar [email protected] e [email protected] à lista Todoist “Accept Email” e verificar a configuração.
A segunda opção está disponível para todos e é muito fácil de configurar, mas envolve a vinculação do Gmail e do Todoist ao IFTTT, o que nem todos estão felizes em fazer. Mas os passos são simples.
- Defina o filtro do Gmail para adicionar um marcador específico aos lembretes da reunião.
- Escolha um rótulo exclusivo para ser usado apenas para essa finalidade.
- Configure uma receita do IFTTT para acionar sempre que houver um novo e-mail nesse marcador.
- Configure-o para acionar um novo item de tarefa no seu projeto designado de Preparação para Reunião.
- Você também pode prefixar ou acrescentar texto à sua linha de assunto (infelizmente você não pode editar o assunto).
Prefiro o texto “Prepare for”, o que é suficiente para fazer sentido para mim. Você também pode definir a prioridade da tarefa e a data de vencimento, ou até definir uma nota que pode conter o corpo do email que acionou a tarefa. Se você quiser adicionar rótulos à sua tarefa, pode acrescentar texto com @Post ou @Phone para definir isso.
Nota: Se você não estiver usando Todoist, você pode usar essa mesma ideia do IFTTT para criar tarefas em Lembretes do iOS, Evernote ou Toodledo. Ou, você pode usar o primeiro método para criar tarefas em qualquer sistema de lista de tarefas Os 5 Mandamentos para Escolher o Aplicativo de Tarefas Certo para Produtividade Os 5 Mandamentos para Escolher o Aplicativo de Tarefas Certo para Produtividade Pessoas diferentes se organizam de maneiras diferentes . Portanto, escolher um aplicativo de tarefas realmente depende do tipo de pessoa que você é. Aqui estão cinco mandamentos em que você pode pensar para o seu próprio sistema de produtividade. Leia mais que aceitará emails, como Remember The Milk.
Quais outros gatilhos posso definir no Google Agenda?
Inspire-se - há muitas outras coisas que você pode fazer com este sistema.
- Se você tiver um calendário para aniversários, defina uma tarefa que o lembrará de comprar um presente.
- Se você tem hóspedes com freqüência, acionar uma tarefa para preparar atividades turísticas e outras coisas para a sua chegada.
- Se você acompanhar sua programação de vacinação para seus filhos, acione uma tarefa para fazer uma chamada para o compromisso.
- Se você gosta de estar preparado para as festas que está participando, acione uma tarefa para conseguir presentes e compartilhar alimentos prontos.
Recebo notificações do Google Agenda para acionar novos itens de tarefas para concertos e shows, lembrando-me de colocar minhas músicas e roupas em ordem (como sempre é diferente). Outra ideia é conseguir que qualquer coisa que você escreva como "To-Do" vá para o Gmail, mas acho que é um pouco exagerado.
Considere os tipos de calendários em que você está inscrito e como eles podem ajudar você. Se você está inscrito no seu calendário de Last.fm, que informa sempre que suas bandas favoritas estão tocando localmente, você pode ativar tarefas para comprar ingressos para shows de suas bandas favoritas. Se você estiver inscrito em agendas de feriados ou agendas de feriados escolares, poderá ativar tarefas para preparar festividades ou creches. Se você assinar calendários de competição para competições de poesia ou maratonas, você pode definir uma tarefa para garantir que esteja inscrito na competição.
Obter cartas Trello ou tarefas Basecamp em Todoist
Você usa o Trello para fazer brainstorming geral, planejamento de blogs, tarefas de trabalho ou uma maneira diferente de visualizar seu plano de vida geral? Obtenha um calendário para o seu quadro Trello. Vá para a barra lateral, clique no menu suspenso, escolha Power Ups e você verá a configuração do calendário.
Também é possível obter um feed iCal no Basecamp e muitos outros serviços de lista de tarefas.
Assine este feed do iCal no Google Agenda; definir uma data de vencimento no Basecamp ou Trello e tê-lo exibido em seu Google Calendar. Isso aciona a notificação para enviar uma tarefa para o Gmail e o Todoist, para que você não se esqueça de concluir a tarefa.
Esse sistema é especialmente bom se seus colegas gostam de planejar colaborativamente no Trello ou Basecamp, mas você não quer perder um prazo atribuído a você. Você pode facilmente ajustar o filtro do Gmail para capturar apenas as tarefas atribuídas a você mesmo.
Um assassino de estudante
Os alunos podem usar este sistema para acionar um conjunto de tarefas com antecedência para os exames futuros ou datas de envio da tarefa. Você pode definir uma notificação do calendário para ser enviada um mês antes e depois acioná-la para definir uma série de tarefas. Por exemplo, você poderia definir imediatamente uma tarefa de baixa prioridade para pesquisar a tarefa, uma tarefa de maior prioridade algumas semanas depois para preparar um esboço, outra tarefa de alta prioridade um pouco mais tarde para concluir um rascunho e a tarefa final de alta prioridade um pouco mais tarde, para garantir que a atribuição seja feita e enviada.
Então, para ter certeza de que nada nunca será perdido, você poderia acionar outra notificação uma semana antes da data de vencimento para verificar se ela foi feita e enviada. Dessa forma, você não perderá nada que seja adicionado perto da data de vencimento.
O que mais você pode fazer com Todoist e IFTTT?
Como existem centenas de outras integrações do IFTTT, há muitas possibilidades para o Todoist. Até mesmo os lembretes do dia-a-dia, como definir uma tarefa para garantir que há um kit de sobrevivência de inverno em seu carro quando o tempo diz que vai nevar (ou, inversamente, uma prancha de surfe em seu carro quando está ensolarado).
Mas virando as coisas, há algumas coisas legais que você pode fazer quando aciona o IFTTT de Todoist, como mandar automaticamente um relatório para seu chefe Automatize sua vida e trabalho com Todoist e IFTTT Automatize sua vida e trabalho Com Todoist e IFTTT Jogue criativamente com a notificação do ToDoist características, e capacidade do IFTTT para realizar automações muito legal com eles. Nós mostramos a você como combinar os dois poderes de sua produtividade. Consulte Mais informação .
Como você integra Todoist ao IFTTT, Gmail e Google Calendar? Você está preso entre uma série de listas de tarefas para trabalhar e jogar? Conte-nos seus melhores hacks!
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