Apps de lista de tarefas são toda a raiva nos dias de hoje. A ciência provou que as listas realmente incentivam a produtividade, e você pode aumentar ainda mais a produtividade usando truques como tornar pública sua lista de tarefas pendentes. Algumas pessoas até usam as caixas de entrada de e-mail como listas de tarefas.
Mas e se você já tentou tudo isso e nada disso funciona?
Sorte para você, métodos alternativos de produtividade 5 Novas Técnicas de Produtividade Você provavelmente não ouviu falar de 5 novas técnicas de produtividade que você provavelmente não ouviu falar Se você ainda está buscando a melhor maneira de aumentar sua produtividade, tente uma dessas alternativas melhores Pomodoro e GTD. Lembre-se de parar de procurar quando encontrar uma solução "boa o suficiente". Leia mais existe. E se você achar que listas de tarefas regulares são muito problemáticas ou muito difíceis, então recomendamos que você experimente uma técnica antiga, mas eficaz, chamada Matriz de Eisenhower .
Qual é a matriz de Eisenhower?
A Eisenhower Matrix é uma grade de caixas de 2 × 2. A linha superior é para tarefas que são "Importantes", enquanto a linha inferior é para tarefas "Não Importantes". Ao mesmo tempo, a coluna da esquerda é para tarefas que são "Urgentes", enquanto a linha da direita é para tarefas que são "Não é urgente". Aqui está o que parece:
Para a maioria das pessoas, os termos Importante e Urgente são sinônimos, então vamos dedicar um momento para definir a diferença entre eles:
- Importante - Tarefas que contribuem para seus objetivos e valores de longo prazo, seja pessoal, profissional, etc. Importância é toda sobre relevância . Uma maneira de decidir se uma tarefa é importante é perguntar a si mesmo: "Ainda posso alcançar meus objetivos e permanecer fiel aos meus valores se eu pular essa tarefa?"
- Urgente - Tarefas que precisam ser gerenciadas até o final do dia. Se a sua agenda tiver mais margem de manobra, você pode preferir até o final da semana. De qualquer forma, a urgência é tudo sobre o tempo . Uma maneira de decidir se uma tarefa é urgente é se perguntar: "Quando é o prazo para essa tarefa?"
Antes de poder decidir se uma tarefa é importante ou não, você precisa conhecer seus próprios objetivos e valores. Para muitos, a progressão na carreira é um objetivo de longo prazo, portanto, tarefas diretamente relacionadas a isso são importantes. Ou se você valoriza mais a família, chegar em casa a tempo pode ser importante.
Mas como uma tarefa pode ser urgente e não importante? Lembre-se que a urgência é apenas sobre o tempo. Pense no prazo final. Suponha que hoje seja o Dia Internacional do Café e seu café local esteja distribuindo cafés gratuitos. Se você não aproveitar isso hoje, a oportunidade está perdida - mas o café gratuito não tem relevância para seus objetivos ou valores de longo prazo. É urgente, mas não importante.
Usando essas definições, fica mais fácil descrever os tipos de tarefas que pertencem a cada uma das quatro caixas. Podemos até pensar na matriz desta maneira:
Por que usar a matriz Eisenhower?
A Eisenhower Matrix é simplesmente uma maneira de priorizar suas tarefas .
As listas de tarefas são ótimas para acompanhar o que você precisa fazer, mas nem sempre é fácil determinar quais tarefas têm maior prioridade. Eu pessoalmente nunca usei o recurso de "Prioridade" em qualquer aplicativo de lista de tarefas porque eu sempre acabo marcando tudo como "Alta Prioridade" - e quando tudo é de alta prioridade, nada é.
Além disso, quando você olha para uma lista de tarefas e vê 30 tarefas empilhadas, como você decide qual tarefa resolver? "Comece com o mais fácil", dizem alguns. "Não, comece com o mais difícil", dizem outros. Mas o que é fácil e o que é difícil? Nunca é preto e branco. Muitas vezes, eu perdi 10, 15 ou mesmo 30 minutos apenas tentando pegar minha tarefa!
É por isso que a Eisenhower Matrix brilha. Ao contrário de uma única lista de tarefas, a matriz é auto-prioritária. Diz-lhe qual tarefa para lidar com o próximo. Diminui a carga cognitiva porque somente as caixas Agora e Mais tarde realmente importam. E, se você já tiver tempo, ajuda a ver quais tarefas você pode pular.
Além disso, a matriz tem dois outros benefícios menores. Primeiro, obriga a ser mais consciente de cada tarefa. Em vez de jogar tudo em uma grande e bagunçada pilha de coisas a fazer, você decide se as tarefas valem o seu tempo, mantendo sua lista de tarefas real apertada. Em segundo lugar, constantemente lembra de seus objetivos e valores.
O único problema é que a Eisenhower Matrix pode ser um pouco complicada no começo. Em particular, os novos usuários tendem a ser enganados pelas caixas Delegate e Trivial. Há uma curva de aprendizado, então vamos passar por um exemplo prático de como configurar uma matriz, organizar tarefas e passar um dia.
Como usar a matriz de Eisenhower
Mesmo que a Matriz Eisenhower seja conceitualmente um quadrado de quatro caixas, você pode praticamente abordá-la como quatro listas de tarefas separadas: uma lista Agora, uma lista de Delegados, uma lista Mais Tarde e uma lista Trivial. As duas listas urgentes vêm antes das listas não urgentes.
Acho que o Trello é incrível para isso. Prepare um quadro para cada esfera da sua vida (por exemplo, pessoal, profissional, igreja, hobby) e monte essas quatro listas em cada uma das diretorias. Ou se você não tem muita coisa acontecendo, você pode usar uma placa para todas as tarefas. Você decide. Não gosta do Trello? Considere estas ferramentas alternativas Kanban Adeus, Trello! 5 ferramentas alternativas gratuitas do Kanban Board Adeus, Trello! 5 ferramentas alternativas gratuitas do Kanban Board O Trello é um aplicativo incrível para gerenciamento de projetos e organização de suas tarefas. Mas existem outros aplicativos kanban que podem ser ideais para suas tarefas. Vamos falar sobre as melhores alternativas do Trello. Consulte Mais informação .
Quando suas listas estiverem prontas, você poderá começar a adicionar tarefas:
Vamos dizer que você é um trabalhador de escritório tradicional que quer usar a matriz de Eisenhower para se tornar mais produtivo no trabalho. Este será o cenário que impulsiona o restante deste exemplo, mas deve ser fácil aplicar esses conceitos de outra forma.
O que há no seu prato hoje? A primeira coisa que vem à mente: email. Vamos criar uma tarefa para alcançar a caixa de entrada zero, que é urgente (e-mail deve ser esvaziado diariamente) e importante (estamos falando de e-mails relacionados ao trabalho aqui):
Hoje acontece de ser o Pretzel Day no escritório e você está desejando um pretzel gratuito com as obras. Isso pode ser urgente, mas não é importante:
Seu chefe lembra que o relatório de documentação do último projeto de sua equipe deve ser entregue até as 16h, o que é urgente e importante:
Ele também lembra que a solicitação de orçamento da sua equipe para o próximo projeto deve ser feita até o final do dia na sexta-feira. Isso é importante, mas não é urgente:
O gerente do escritório chega até você e diz que o suprimento de papel e tinta está acabando. Você precisa fazer um pedido o mais rápido possível, mas isso não tem muito a ver com suas metas ou valores de carreira:
É início de verão (neste cenário) e o escritório está ficando abafado com a estação chuvosa. A produtividade de todos aumentaria rapidamente com um bom desumidificador, sem mencionar todos os outros benefícios da redução da umidade. 4 Benefícios para a saúde do monitoramento Temp e umidade em casa Benefícios para a saúde do monitoramento Temp e umidade em casa Você sabia que existem benefícios para a saúde do uso inteligente? produtos para casa? Está certo. Uma ou duas compras inteligentes podem melhorar drasticamente sua qualidade de vida em casa. Consulte Mais informação .
Você faz uma anotação para trazer isso, mas não é urgente nem importante:
Continua e vai. As reuniões surgem, o planejamento precisa ser feito, você lembra de coisas que deseja fazer, etc. Eventualmente, sua matriz (ou seja, listas) será preenchida, e a melhor parte é que ela é menos intimidadora do que uma lista principal de tarefas:
Sempre que você estiver livre para outra tarefa, basta começar do lado esquerdo e ir para a direita. Você deve abordar tudo nas listas Agora e Delegado antes de se preocupar com as listas não urgentes.
Se você puder delegar, resolva primeiro a lista de Delegado e descarregue o máximo possível dessas tarefas. Em seguida, percorra a lista Agora. Depois de passar pela lista Agora, considere seu dia um sucesso. Agora você pode ter uma vantagem na lista Mais tarde ou terminar o dia mais cedo.
Se você não puder delegar, comece com a lista Agora. Se você passar pela lista Agora e tiver mais tempo, poderá escolher: tratar a lista de delegados como uma lista Agora, obter uma vantagem inicial na lista Mais tarde ou encerrar o dia antes. Na prática, você provavelmente desejará alternar entre as tarefas Delegar e Posterior.
No final do dia, vá até a lista Delegate e descarregue todas as tarefas cujos prazos tenham passado. Mantenha os que você ainda pode fazer. Guarde-os para amanhã.
No início do dia seguinte, passe pela lista Mais tarde e decida quais tarefas são urgentes. Mude-os para a lista Agora. Faça o mesmo para a lista Trivial, exceto deslocar essas tarefas para a lista de delegados. Adicione novas tarefas que surjam ao longo do dia. Enxague e repita.
Quando listas de tarefas não funcionam para você
Note que você pode modificar a Matriz Eisenhower como quiser. Por exemplo, em vez de usá-lo para guiar o seu dia inteiro, você pode classificar seu e-mail com sua própria matriz Aqui está a solução de escolha de e-mail mais decisiva que você vai precisar Aqui está a solução de escolha de e-mail mais decisiva você está sempre em cima de suas mensagens de e-mail. Você precisa de apenas quatro rótulos ou pastas para gerenciar sua caixa de entrada e reduzir o estresse do seu email. Consulte Mais informação . Todo o conceito de urgência / importância pode ser útil em todos os tipos de casos além do trabalho e do email.
Muitas pessoas encontraram grande sucesso com a Eisenhower Matrix. Mas se você chegou a esse ponto e não acha que vai ajudar, tudo bem. Continue procurando o método que funciona para você. Quando tudo estiver dito e feito, a única técnica de produtividade que importa A melhor ferramenta de produtividade é aquela que você realmente usa A melhor ferramenta de produtividade é aquela que você realmente usa Em um mundo que persegue a produtividade, cada novo aplicativo de produtividade promete algo novo. Mas nós perdemos algo quando mudamos nossos aplicativos de produtividade com muita frequência? Leia mais é o que você realmente usa.
Você acha que a Eisenhower Matrix é útil? Se não, que técnica de produtividade você usa para se manter organizado e à frente? Compartilhe conosco nos comentários abaixo!
Crédito de imagem: Amy Bull via Shutterstock.com