Há várias semanas venho procurando um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional do documento de texto não é mais uma maneira produtiva de levar minutos. Simplesmente digitar em um arquivo em branco não permite uma colaboração rápida, atualizações para os minutos, nem um local para fazer backup e revisar os últimos minutos.
Em janeiro, cobrimos as seis melhores ferramentas gratuitas de reunião on-line para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas gratuitas de reunião on-line para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas gratuitas de reunião on-line para colaborar com sua equipe Pequenas equipes não precisam de aplicativos corporativos caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados da sua equipe, comunicação e muito mais. De graça. Leia mais, mas agora eu adicionaria o Agreedo como uma ferramenta útil para configuração de agenda, tomada de minuto e relatórios.
Configurando Reuniões
Você começa configurando uma reunião no Agreedo e enviando um convite para que os membros da equipe entrem no site para visualizar e até fornecer informações para a agenda da reunião.
Você pode configurar reuniões on-line como Públicas - que são visíveis para todos - ou Particulares, onde elas só são visíveis para as pessoas listadas como participantes. Você pode optar por ter minutos "moderados", o que significa que apenas o criador da reunião pode adicionar ou modificar itens. Todos os outros participantes só podem adicionar comentários.
Quando você envia convites, os convidados receberão um e-mail com um anexo de data do calendário que pode ser aberto no Outlook, no Notes ou no iCal. A ferramenta on-line funciona em todos os principais navegadores.
Preparação para Reunião
O Agreedo oferece quatro itens de agenda diferentes: Informações, Decisão, Tarefa e Tópico . Esses itens realmente ajudam você a ver quais são as informações mais importantes para adicionar às atas das reuniões. Normalmente, há muita discussão e, às vezes, discussões sobre questões muito importantes em uma reunião, mas, para realizar tarefas, as tarefas precisam ser identificadas e atribuídas, e decisões importantes precisam ser tomadas.
Portanto, antes de uma reunião ser realizada, é importante fazer e priorizar uma lista de itens da agenda da reunião. Se uma reunião for composta pelos mesmos membros da equipe, convém deixar os minutos sem moderação para que outras pessoas possam adicionar itens aos minutos.
Os itens de reunião podem ser movidos, mas infelizmente não há como atribuir tempos de duração a cada item da agenda, embora você possa definir uma duração para toda a reunião.
Você também pode colocar subitens em cada item principal e cada seção de itens pode ficar oculta conforme eles são concluídos na reunião.
Recursos de colaboração
O que é mais útil no Agreedo é que as agendas são postadas online, o que permite a colaboração. Os membros da equipe também podem entrar no Agreedo registrando-se no site ou usando o log-in do Google.
Se você permitir que os minutos não sejam moderados, os participantes convidados podem modificar os itens da agenda. Essa é uma boa ideia, mas um processo mais avançado permitiria que apenas convidados selecionados modificassem itens da agenda e nem todos os participantes fossem convidados para uma reunião.
Se você optar por moderar uma reunião, isso significa que os participantes só podem adicionar comentários aos itens da agenda. Até mesmo esse tipo de colaboração é útil para tornar as reuniões mais produtivas, porque você pode realmente começar a inserir informações na reunião antes da reunião. Além dos comentários serem adicionados aos itens da reunião, os arquivos também podem ser anexados aos itens da agenda. Links para recursos on-line precisam ser publicados na seção de comentários. Não há uma ferramenta dedicada para URLs.
Outra característica que eu desejaria para o Agreedo é que o item de Decisão seja configurado para que as pesquisas diretas possam ser postadas para dizer a data de um evento, a quantia a ser gasta para um item orçado e outras decisões de votação que precisam ser feito.
Realizando Reuniões
Quando você realiza reuniões, o Agreedo inclui um cronômetro interno. Se você estiver realizando uma reunião on-line, os participantes podem usar uma ferramenta como o WebEx para exibir os minutos on-line. Ou os participantes podem fazer login na ata da reunião e atualizar a página à medida que os minutos são atualizados durante a reunião.
Antes e durante a reunião, você pode atribuir tarefas e datas de vencimento a pessoas na reunião.
Postar recursos da reunião
O que torna uma ferramenta online como o Agreedo mais útil do que os métodos tradicionais é que todas as atas podem ser armazenadas on-line para revisão, bem como impressas ou exportadas como um documento do Excel. Você também pode enviar um link para os minutos on-line. Os participantes podem receber lembretes por e-mail sobre as tarefas para as quais se inscreveram, bem como visualizar todas as tarefas atribuídas a eles.
Há também um recurso de reunião "follow-up" que permite verificar e transportar itens da agenda da reunião anterior para a próxima. Isso economiza pouco tempo, especialmente para as pessoas designadas para tirar minutos e fazer o acompanhamento.
Sem dúvida, muitos usuários do Agreedo terão várias solicitações de recursos para este site on-line, mas por enquanto estou feliz que ele exista, pois está muito atrasado.
A Agreedo atualmente é totalmente gratuita, sem planos de preços. Deixe-nos saber o que você acha deste site e o que você gostaria de ver adicionado a ele.
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