É uma habilidade que poucas pessoas aperfeiçoaram; os minutos de reunião perfeitos.
É uma história familiar em um mundo imperfeito. Você está trabalhando em um projeto de importância crítica no trabalho. Este é um assunto interdepartamental, com toda a dolorosa política interdepartamental que vem com isso. À medida que o prazo se aproxima do final do projeto, agende uma reunião com seus colegas. Depois de definir uma agenda para a reunião Facilmente Criar Agendas Reunião Usando Expectativas Reunião [iPad] Facilmente Criar Agendas Reunião Usando Expectativas de Reunião [iPad] Embora nenhum de nós estamos ansiosos para participar de reuniões, há felizmente uma série de aplicativos on-line e móveis úteis, tais como AgreeDo, que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões de sucesso começam ... Leia Mais e duas horas de discussão tediosa, você acaba com um cronograma acordado e plano de ação.
E o cronograma acordado não é cumprido e o plano de ação acordado não é executado. Você invoca com raiva seus colegas - “O que diabos está acontecendo lá? Não foi isso que nós concordamos ”. Eles estão convencidos de que estão fazendo o que prometeram. Eles estão convencidos de que você é o único que está errado. E infelizmente, não há nada para contestar sua versão dos eventos. Você não levou nenhum minuto.
Infelizmente, é uma das habilidades mais vitais necessárias para o ambiente de trabalho moderno. Eles permitem que você crie um registro estabelecido de eventos que são acordados por todas as partes, poupando-lhe dores de cabeça mais adiante na linha. Veja como você toma atas efetivas em uma reunião.
Não tome minutos
Parece contra-intuitivo, certo? Este é um artigo sobre como tomar atitudes efetivas, e estou dizendo que você não deveria aceitá-las? Que loucura é essa?
É muito difícil fazer duas coisas simultaneamente. Se você está tentando acompanhar uma conversa enquanto leva alguns minutos, provavelmente vai fazer um trabalho ruim de pelo menos uma dessas coisas. E lembra como eu disse que os minutos devem ser uma representação precisa dos eventos? Eles são realmente algo que você não deve atrapalhar.
Quando você for a uma reunião, você deve trazer alguém que não participará da conversa e pedir a ela que leve alguns minutos. Isso faz com que você se concentre na conversa, e pode ter certeza de que as anotações da reunião colaboram e editam as anotações da reunião em tempo real usando o Sync.in colaborar e editar as anotações da reunião em tempo real usando o Sync.in Sempre que você precisar trabalhar on-line com uma equipe, ou mesmo se você apenas tiver que colaborar com outros colegas que possam trabalhar em outros locais remotos, a capacidade de ter algo visual para ser visto ... Leia mais será de boa qualidade. Se você estiver participando de uma reunião on-line (talvez usando o WebEx ou o Google Hangouts), por que você não ativa arquivos de áudio do Audacity Record com arquivos de áudio do Audacity Record com o Audacity Read More e grava a conversa para referência futura?
Lembre-se dos 5 W's
Pense em uma de suas aulas de inglês na escola primária. Você provavelmente escreveu uma história em algum momento e aprendeu os “5 W's”. Para refrescar sua memória, eles são 'quem', 'o que', 'quando', 'por que' e 'onde'.
Quando você pensa, são os minutos. Eles estão criando uma narrativa sobre algo que aconteceu ou algo que vai acontecer. E assim como você faria ao compor um relatório ou um artigo, você precisa adicionar detalhes.
Então, onde você pode ter algo assim.
Atualize o WordPress para 3, 7
Você poderia ter algo parecido.
Ben Smith para atualizar o WordPress para 3.7 na próxima semana para patches de segurança.
Muito mais significativo, sim?
… Mas não leve isso longe demais.
Ninguém se importa que Ben Smith esteja apenas atualizando o WordPress 3.7 na semana que vem, porque esta semana ele está de férias em Barbados com sua esposa e seus dois filhos, mas seu animal de estimação Chihuahua Gee-Fee está hospedado nos canis locais. Por que você colocaria isso em suas anotações?
Sim, é importante tomar nota de todos os detalhes importantes. Ser explícito é super importante. Dito isso, não leve muito aonde você está gravando dados que não beneficiam ninguém.
Concordar com os minutos
Então você tem uma reunião de três horas. Quando terminar, ficar na sala de conferência provavelmente será bem baixo na lista de coisas que você gostaria de fazer. Você está cansado. Você está com sede. As pessoas estão saindo do escritório e indo para casa para camas quentes e America's Got Talent.
Você sai? Não! Se você escreveu seus minutos, você vai digitá-los laboriosamente. Depois de tê-los em um formato vagamente útil, você os envia por e-mail para cada participante. Você pede que eles reconheçam que leram os minutos e que estão satisfeitos com o conteúdo.
Isso esclarece o papel que cada pessoa deve ter, bem como suas responsabilidades, e se alguém discordar do registro oficial dos eventos, poderá corrigi-lo. Uma reunião colaborativa As 6 melhores ferramentas gratuitas de reunião on-line para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas gratuitas de reunião on-line para colaborar com sua equipe As equipes pequenas não precisam de aplicativos corporativos caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados da sua equipe, comunicação e muito mais. De graça. Leia mais resulta melhor por causa disso.
Aprenda taquigrafia
Dependendo de para quem você pergunta, a taquigrafia é uma ótima maneira de escrever as coisas rapidamente, ou é uma forma de criptografia que é resistente até para os olhos curiosos da NSA. No entanto, você se sente sobre isso, é uma habilidade útil para ter em seu arsenal de anotação.
Embora bastante intimidante para olhar, taquigrafia não é muito difícil de grok. Ele substitui as construções comuns de escrita por símbolos e abreviações, permitindo que você escreva centenas de palavras por minuto. É o que Kim Fletcher, presidente do Conselho Nacional de Formação de Jornalistas, tem a dizer sobre isso.
Se você tiver uma nota abreviada, poderá encontrar a citação muito rapidamente. Você entra com um gravador, ou um gravador digital, e se você passou uma hora lá com o seu gravador, você tem uma hora de fita para passar, o que leva um bom tempo
Existem muitos sistemas para escrever taquigrafia, com os sistemas baseados em alfabetos (AlphaHand, etc) entre os mais rápidos, enquanto Gregg Pré-aniversário, Gregg Anniversary Faça os minutos de trabalho: Como tomar notas eficazes durante uma reunião Faça os minutos de trabalho: Como Tome Notas Eficazes Durante uma Reunião É uma habilidade que poucas pessoas aperfeiçoaram; os minutos de reunião perfeitos. O registro de eventos evita dores de cabeça mais abaixo na linha. Veja como você toma atas efetivas em uma reunião. Leia mais, e New Era Pitman sendo o mais rápido do grupo. Brinque com alguns e encontre um que você goste! Descobri que este site é extremamente útil para quebrar as diferenças entre cada uma das muitas metodologias existentes.
Estruture suas anotações
Quando você está fazendo anotações, você rabisca um fluxo de trabalho, ou você completa o Buzzfeed e o coloca em uma lista? A eficácia de suas anotações depende inteiramente da maneira como você estrutura as informações gravadas.
Você está registrando etapas ou fazendo anotações de ações que as pessoas farão no futuro? Pontos de bala podem ser úteis aqui. Você está fazendo registros detalhados sobre um evento que ocorreu anteriormente? Você pode querer usar um estilo que é mais de natureza por parágrafos.
Sentindo-se artístico? Outra técnica que você pode achar útil é a anotação visual. Aqui, você adiciona contexto ao texto adicionando cores, gráficos e imagens. Ao adicionar ilustrações, você pode adicionar informações extras sem tornar suas anotações muito "pesadas".
Finalmente, você ficará feliz em saber que existem algumas ferramentas que estruturam suas anotações. A Microsoft tem um monte de modelos do Microsoft Word para levar minutos em uma reunião. Estes não pareceriam fora de lugar em um local de trabalho abafado, 'camisa-e-gravata', mas ainda têm alguns toques de cor. Eu também comecei a usar o SimpleNote Move Over TextEdit, o Simplenote já está disponível para o Mac Move Over TextEdit, o Simplenote já está disponível para o Mac Se você quiser apenas abrir uma ferramenta de escrita e começar a escrever sem muitos apitos, Simplenote pode ser apenas o que você está procurando. Leia mais para os meus minutos, devido à sua estética limpa e seus backups embutidos na nuvem.
Conclusão
Tirar minutos é super simples, e é uma habilidade estratégica para realizar reuniões eficazes que todos nós devemos dominar. Você tem algumas dicas úteis para tomar notas em reuniões? Deixe-me saber nos comentários abaixo!
Crédito de imagem: Mark Jensen John Benson dpstyles