Quando você passa por alguém na rua e diz oi, como você se sente quando não diz um oi de volta? É incrível o quão pequena a falta de reconhecimento pode fazer uma pessoa se sentir, mas também é incrível o quanto você pode fazer para incentivar uma resposta. O mesmo acontece com os e-mails.
Agora imagine o cenário inverso. Você está passando por alguém na rua e eles olham rapidamente para você, dizem oi e, em seguida, rapidamente olham para o outro lado. Qual a probabilidade de você dizer oi de volta? Agora imagine uma pessoa olhando diretamente nos olhos, sorrindo largamente e dizendo oi - mesmo usando o seu nome! As probabilidades são muito melhores que você seja inspirado a responder em espécie.
O mesmo novamente, é verdade com e-mails. Exceto em vez de expressões faciais ou tom de voz, há um conjunto totalmente diferente de regras quando se trata de enviar por e-mail que irá encorajar ou desencorajar uma pessoa a apertar o botão “responder” e responder a você. Neste post, compartilharei alguns truques com você que aprendi ao longo dos anos - dicas que aumentarão muito o seu sucesso ao receber respostas por e-mail, mesmo de pessoas muito ocupadas.
Por que você precisa de uma resposta?
Quando mudei de emprego há alguns anos, comecei a trabalhar em uma empresa onde as pessoas estavam muito mais ocupadas do que no meu último emprego. As pessoas mal tiveram tempo de concluir o trabalho do projeto, por isso responder a e-mails tornou-se uma tarefa para priorizar 5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Quais filtros cada pessoa deve ter em seu arsenal para que sua caixa de entrada é tão ordenada quanto a minha? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia mais. Logo aprendi que, se eu não seguisse um certo formato e abordagem ao enviar e-mails para as pessoas, talvez eu não obtivesse resposta por muitos dias, se fosse que fosse.
A primeira coisa que você precisa fazer ao enviar e-mail para alguém - especialmente alguém extremamente ocupado - é fazer um inventário rápido de suas próprias razões para enviá-las por e-mail. Se eles estão ocupados e seu e-mail não é uma questão de prioridade alta o suficiente, ele provavelmente será guardado em algum lugar em uma lista de tarefas, apenas para ser tratado quando houver mais tempo para se concentrar no assunto (se em tudo) ). Pessoas ocupadas têm dificuldade em gerenciar e-mails. Quanto mais ocupados estiverem, menor a probabilidade de você receber uma resposta se não jogar corretamente suas cartas.
Se você puder justificar a importância do problema o suficiente para garantir um email, então, por todos os meios, vamos começar.
Faça uma pergunta - de preferência sobre eles
Em 2012, pesquisadores da Universidade de Harvard conduziram um estudo bastante minucioso que até envolvia exames cerebrais, e descobriram que as pessoas realmente têm um “zumbido bioquímico” por falarem sobre si mesmos. Quanto mais poderosa uma pessoa é - como muitas pessoas extremamente ocupadas são - mais elas gostam de falar sobre si mesmas. Afinal, há muito o que contar, certo?
Isso significa que, se você puxar a cenoura de uma pergunta pessoal dentro do seu e-mail, estará basicamente tentando aquela pessoa com um alto nível pessoal - a oportunidade de um “burburinho” ao compartilhar algo sobre si mesmo com você. E algumas pessoas realmente gostam da oportunidade de ter uma caixa de sabão. Então, dê isso a eles.
Você pode simplesmente perguntar como está indo um projeto no qual eles estão trabalhando. Se você é muito próximo deles e fala sobre a família com frequência suficiente, pergunte como a família está indo. Se há um grande jogo que todo mundo está falando - pergunte o que eles pensam. Dê a eles uma oportunidade de responder a você e “tire uma folga” de pensar tanto no trabalho. Você pode acompanhar sua pergunta com a pergunta relacionada ao trabalho que queria perguntar, mas a solicitação de uma opinião desencadeará a necessidade de uma alta “eu consigo falar sobre mim mesmo”.
Bônus Extra: Use algo que você tenha em comum. Crianças. Um amor de beisebol. Seja o que for - faça essa conexão pessoal primeiro. A pessoa terá menos probabilidade de arquivar rapidamente o e-mail para mais tarde.
Escolha uma linha de assunto urgente
Pessoas ocupadas naturalmente começam a priorizar e-mails e, às vezes, nem abrem o e-mail para fazer isso. Eles rapidamente olham para a linha de assunto. Então, se você quiser uma resposta rápida dessas pessoas, pode imaginar o quão importante é a linha de assunto. Se você precisar de dicas sobre como fazer isso, eu recomendo altamente o conselho de Aaron sobre como destacar sua linha de assunto Como fazer sua mensagem de e-mail se destacar em uma caixa de entrada desordenada Como fazer sua mensagem de e-mail se destacar em uma caixa de entrada desordenada já enviou um e-mail que você considerou importante apenas para ser respondido muitos dias depois, ou pior esquecido? Concedido, às vezes está fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer ... Leia mais em uma caixa de entrada desordenada.
O resultado final é o seguinte: se você precisar de uma resposta imediata, por que sua linha de assunto não é precedida por “IMPORTANTE” ou “URGENTE”? Não há nada de errado em fazer isso, e é realmente útil para pessoas ocupadas que usam essas linhas de assunto como um indicador visual do que atacar primeiro na caixa de entrada de e-mail. Apenas não faça isso por questões tolas, sem importância, ou você se tornará o “garoto que chorou lobo”, e seus e-mails acabarão por ser completamente ignorados!
Mantê-lo curto e doce
Esta é a parte do artigo em que fico hipócrita. O cara que escreve artigos de 2000 palavras vai dizer EUA para mantê-lo curto e doce? Sim. Isso é exatamente o que eu vou fazer. Estamos falando de e-mails aqui, e aqui está a lição que o Sr. Wordy aqui aprendeu no primeiro ano em seu novo trabalho: PILE. É um acrônimo que acabei de inventar. Ele significa People Ignore Long Emails.
Após cerca de seis meses de pessoas ignorando meus e-mails longos e elaborados, tentei algo novo. Comecei a escrever e-mails muito breves, que só indicaram o ponto. Eu não forneci detalhes extras, mas no final dos e-mails eu me ofereci para fornecer mais informações se eles quisessem.
Eu comecei a recolher meus e-mails. Quando eu pensei que eles eram curtos o suficiente, eu passei e cortei um pouco mais. Você tem que se perguntar, esta linha é apenas supérflua? Você está compartilhando informações para que as pessoas saibam o quanto você sabe - ou isso não importa realmente para o assunto em questão? Reduza as palavras. Chegue ao ponto rapidamente. Quando comecei a fazer isso, notei o aumento da taxa de resposta. Se você conseguir reduzir seu e-mail a uma única linha - as chances são muito boas, você receberá uma resposta imediata.
Suborná-los
Se vamos ser honestos aqui, então você tem que admitir que, por sua natureza, os humanos são um grupo de auto-serviço. Quando as pessoas vêem que pode haver algo para elas, elas se sentem mais compelidas a agir. Você pode tirar proveito disso em um e-mail, fechando seu e-mail com algo como: "Então, volte para mim com um bom tempo quando você pode falar sobre isso com uma xícara de café - em mim!"
Uma xícara de café grátis só para apertar o botão de resposta? Isso é um bom incentivo. E se o problema for ainda mais importante - digamos, você está tentando vender algo ou ganhar um novo cliente - vá em frente e ofereça-se para comprar o almoço. Esse pequeno investimento valerá a pena. As pessoas adoram um almoço grátis.
Envolva uma segunda parte
Se você enviou um e-mail a alguém algumas vezes, você já tentou todas as táticas listadas acima e ainda não está recebendo nenhuma resposta, então é hora de retirar as grandes armas. Eu costumo reservar essas duas últimas táticas para pessoas que ignoram cronicamente e-mails. A primeira abordagem “grande arma” é atrair alguém que possa estar relacionado à situação. Pode ser o seu chefe ou uma pessoa adicional com quem você está trabalhando no projeto que está sendo interrompido porque a pessoa não está respondendo ao seu e-mail.
Isso não é algo que você queira fazer no primeiro, no segundo ou até no terceiro e-mail. No entanto, se você estiver sendo ignorado, então escreva mais um e-mail educado e apenas uma pessoa envolvida. Se for alguém mais alto, como seu chefe, e a outra pessoa souber que está em posição de autoridade, ele responderá rapidamente. De todos os ignorantes crônicos com quem lidei ao longo dos anos, essa abordagem "cc" gera uma resposta 99% do tempo. Há algo em ter um público que transforma o diálogo e, de repente, faz disso uma prioridade maior.
Lembretes de edição consistentemente
Se você já viu o filme Shawshank Redemption, ou leu a novela escrita por Stephen King, então você pode se lembrar da parte em que Andy Dufresne envia uma carta a cada semana para o Senado Estadual, pedindo dinheiro para uma biblioteca da prisão. Depois de receber algumas centenas de dólares e uma doação de livros, Andy começa a enviar duas cartas por semana pedindo ainda mais dinheiro.
O ponto da história é que a persistência funciona. Chame de irritante, irritante, ou irritante - mas se você realmente precisa de uma resposta para algo importante, perguntando consistentemente a pessoa se ela recebeu seu último e-mail terá um dos dois efeitos desejados. Isso fará com que a pessoa vasculhe a caixa de entrada em busca do e-mail do qual você está falando ou fará com que ela perceba que a única maneira de fazer com que você desapareça seja respondendo ao seu e-mail. Esta é claramente uma solução de último recurso, mas também é uma solução que funciona.
Quais técnicas você usa para obter uma resposta mais rápida aos seus e-mails? O que funciona para você? Compartilhe suas próprias dicas e conselhos na seção de comentários abaixo!
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