JRR Tolkien escreveu certa vez, através do personagem de Gandalf, “Tudo o que temos que decidir é o que fazer com o tempo que nos é dado.” Se você quer saber o segredo para criar o sistema perfeito de gerenciamento de tempo do mundo, então você precisa para ouvir Gandalf.
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Digite seu e-mail Desbloquear Leia nossa política de privacidadeMeu próprio caminho pessoal para o sistema perfeito de gerenciamento de tempo foi longo, e está repleto de carcaças de tentativas anteriores. Dizem que o caminho para o inferno está cheio de boas intenções. Bem, digamos que sempre comecei a usar cada novo sistema com boas intenções.
Eu tenho tentado Gqueues Leve o gerenciamento de tarefas do Google e agendamento para um novo nível com GQueues Leve o gerenciamento de tarefas do Google e agendamento para um novo nível com GQueues Google tarefas não funciona se você quiser ir além da gestão do tempo de hoje para o planejamento visionário de amanhã. É aqui que o GQueues avança para o prato. Leia mais, ToDoist Quanto mais produtivo é o ToDoist Premium? Aqui estão 6 boas razões para atualizar o quanto mais produtivo é o ToDoist Premium? Aqui estão 6 boas razões para atualizar Eu continuei usando ToDoist de graça por um tempo. Mas continuava chegando a coisas que eu queria fazer e não podia. Lembretes de e-mail. Adicionando notas à tarefa. Coisas que realmente acrescentariam um lote inteiro ... Leia mais, Tarefas do Google Transforme o Google Tarefas em um Conjunto de Tarefas com Tarefas do Google Offline [Chrome] Transforme o Google Tarefas em um Conjunto de Tarefas com Tarefas do Google Offline [Chrome] Usando o Google Tasks é como um relacionamento de amor e ódio. O problema de usar o Google Tasks diretamente no Google Calendar, ou no Google Mail, é que o layout e a interface do usuário são extremamente simplificados e ... Leia Mais e todo truque de gerenciamento de vida entre eles. Se você é como eu, você provavelmente fez o mesmo. É uma busca constante por mais organização com menos trabalho. Uma maneira de criar mais tempo na sua agenda, para realizar tudo o que você sonha realizar, sem perder o sono.
Qual é o sistema de gerenciamento de tempo perfeito?
Se você é como eu, provavelmente sente que tem um sistema que é quase o que precisa, mas não é bem assim. Quase sempre há algo faltando.
O sistema perfeito de gerenciamento de tempo deve ter as seguintes qualidades.
- Permite a você um “lugar tranquilo” para contemplar seus objetivos e sonhos de vida
- Fornece integração perfeita de tarefas relacionadas aos seus objetivos
- Permite que você organize e planeje facilmente suas responsabilidades semanais e diárias
- Ajuda você a evitar o esquecimento de tarefas importantes
- É compacto e simples, mas eficiente e com tudo incluído
Esse último é como pedir a lua, não é? É a necessidade de simplicidade combinada com a exigência de ser inclusiva, o que torna impossível encontrar o sistema perfeito.
Criar uma linha de montagem de gerenciamento de tempo
O sistema de gerenciamento de tempo ideal deve operar como uma linha de montagem eficiente. Você recebe trabalho (tarefas), e esses precisam ser organizados e planejados, e então integrados ao seu calendário. Esse processo é algo como isto:
O problema com a maioria das tentativas de usar um único aplicativo como o gTasks Use gTasks para sincronizar suas tarefas com o Google [Android] Atualmente, há um milhão e uma ótimas maneiras de gerenciar uma tarefa. fazer lista on-line e via aplicativos móveis. Dito isto, muitas vezes ainda há algumas pessoas que ainda não estão usando um dos ... Leia mais ou qualquer coisa do tipo é que esses aplicativos são especializados para lidar com uma ou duas partes deste processo muito bem.
Ferramentas de rastreamento de tempo 4 Excelentes ferramentas gratuitas de controle de tempo [Android] 4 Excelentes ferramentas gratuitas de controle de tempo [Android] Não importa quem você seja, o tempo é uma mercadoria incrivelmente importante. Estamos todos alocados a mesma quantidade de tempo - 86.400 segundos todos os dias - e cabe a nós como gastamos esse tempo .... Leia mais ou usando a técnica Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es é o gerenciamento do tempo feito simples Pomodoro Web App Tomato.es é o gerenciamento de tempo simplificado Não pode se concentrar? Comece a trabalhar agora. Tomato.es é um temporizador Pomodoro gratuito que você pode usar diretamente no seu navegador - e é possivelmente o melhor aplicativo que eu já usei. A técnica Pomodoro é simples: ... Leia Mais fazer você procrastinar menos Por que a procrastinação não pode ser curada por aplicativos de gerenciamento de tarefas [Opinião] Por que a procrastinação não pode ser curada por aplicativos de gerenciamento de tarefas [Opinião] Por muito tempo eu tenho lutei com o gerenciamento do tempo e, em alguns aspectos, ainda o faço. Um dos meus muitos métodos para "superar" minha falta de gerenciamento de tempo era usar aplicativos de gerenciamento de tarefas. Eu ... Leia Mais gerenciando sua programação semanal, mas não o ajude a organizar suas tarefas.
Não foi até Justin me mostrar sua técnica com o uso de LEGOS como um método de gerenciamento de tempo Como usar LEGOs para gerenciar melhor o seu tempo Como usar LEGOs para gerenciar melhor o seu tempo Acho que encontrei a ferramenta de produtividade definitiva: LEGOs. Não saia! Deixe-me explicar. Leia mais que comecei a ter uma ideia de algo que poderia funcionar melhor para mim. Isso levou ao que eu achava que seria o meu melhor e o último sistema de gerenciamento de tempo de todos os tempos, usando o Trello Trello - um sistema de gerenciamento de projetos único, simples e poderoso de um bom sistema de gerenciamento de projetos. Home O nome Joel Spolsky significa alguma coisa para você? Se assim for, você vai querer ler este post, porque mostra o maior e mais recente projeto do Spolsky. E se não, você deve saber que isso é ... Leia Mais.
Colocando as Peças Juntas
No entanto, Trello ainda não era um lugar fácil para planejar metas de vida Como criar um conselho de visão e atender às suas grandes metas Como criar um conselho de visão e atender às suas grandes metas Você pode chamá-las de pedras grandes ou grandes, cabeludas e audaciosas objetivos. Alguns chamam de lista de balde. Esvaziar esse balde exige ação. É aqui que uma ferramenta visual como o Trello é útil. Leia mais, e o gerenciamento de tarefas de uma etapa da programação para a próxima foi muito desajeitado.
Por essas razões, finalmente decidi tirar todas as lições que aprendi de sistemas anteriores que testei e combinar tudo em um único sistema automatizado de gerenciamento de tempo que faz tudo.
1ª - Crie sua folha de gerenciamento de tempo mestre
O fluxo de trabalho que eu roubei do Justin e usado no sistema Trello funciona bem. Basicamente, você começa de um lado com todas as suas novas tarefas que você precisa para de alguma forma se encaixar em sua agenda. Então, à esquerda disso, você tem uma lista de todas as tarefas que deseja concluir este mês. À esquerda disso, esta semana.
Esse sistema funcionou para mim por cerca de quatro ou cinco meses. Comecei a esquecer coisas que estavam em algumas das listas. Eles não foram movidos para "hoje" e depois foram enterrados. O sistema começou a falhar comigo.
Então aqui está o que eu fiz. Primeiro você precisa criar uma planilha do Google e criar quatro planilhas.
Nesse caso, você começa à esquerda e cria uma planilha de entrada . Isso listará todas as tarefas recebidas de vários outros sistemas.
À direita, você cria uma folha de demandas mensais . À direita, crie uma folha de demandas semanais . À direita, crie sua planilha de agendamento semanal .
Vamos começar a formatar essas folhas individuais em um momento. Mas primeiro, crie um calendário semanal na planilha de Cronograma semanal criando uma linha de dias da semana e uma coluna de meia em meia hora para um dia inteiro.
Agora que você tem sua programação semanal pronta para uso, é hora de começar a inserir tarefas em seu novo sistema de gerenciamento de tempo!
Na folha de entrada, crie cabeçalhos para Tarefa, Projeto, Data de adição, Rótulo, Prioridade, Link, Programado e Concluído.
Todos esses campos farão sentido no momento em que começarmos a alimentar sua planilha “Incoming” com feeds automatizados.
2º - Crie e automatize seus objetivos de vida
O primeiro desses feeds será seus objetivos de vida.
A lição mais importante que aprendi é que, quando se trata de grandes objetivos, você precisa de um espaço que seja limpo e destinado apenas a uma finalidade - contemplar as coisas que são mais importantes para você.
De todos os aplicativos de gerenciamento de tempo que já experimentei, esse é um propósito para o qual o ToDoist é perfeito.
É limpo e simples. Você cria essas grandes metas de vida à esquerda e, em seguida, à direita, você divide essas metas realmente grandes nas sub-metas que você estará trabalhando em toda a sua vida.
Por exemplo, um dos meus objetivos de vida é ter uma família feliz. Alguns sub-objetivos disso seriam “Proporcionar uma infância positiva” para meus filhos, ou “Ser um marido dedicado e solidário”. Sob essas sub-metas, é onde vão os mais específicos. Por exemplo, construir um quarto para minha filha certamente lhe proporcionaria uma experiência infantil mais positiva.
Agora, esta é uma tarefa prática . O que você quer fazer é configurar etiquetas para estas tarefas acionáveis, de modo que o ToDoist as envie automaticamente para o seu Sistema de Gerenciamento de Tempo.
Você precisará usar o ToDoist Premium para ter acesso aos rótulos (é barato e vale a pena!)
No ToDoist, basta clicar nos rótulos na barra de navegação à esquerda e depois clicar no botão Adicionar rótulo .
No exemplo acima, para a criação de uma tarefa de quarto, depois de criar um rótulo happy_family, adicionei “@happy_family” à tarefa em si, para rotulá-la.
Por que esses marcadores ajudam você? Porque agora você pode usar o IFTTT para identificar essas tarefas rotuladas e inserir as tarefas em sua nova folha de entrada no Planilhas Google.
No IFTTT, basta escolher o gatilho ToDoist e selecionar Nova tarefa criada com rótulo . 
Em seguida, você pode escolher em uma lista suspensa dos rótulos criados, bem como o projeto em que você usou o marcador.
Por fim, defina a ação para o Google Drive, selecione Adicionar linha à planilha e digite o nome correto da planilha do Google em que você criou a planilha "Entrada".
Observe os campos nessa saída? Esses são os mesmos campos que você acabou de criar na planilha.
Então, agora, sempre que você criar uma tarefa relacionada à Meta de Vida no ToDoist e aplicar uma das etiquetas para as quais você criou os gatilhos IFTTT, essa tarefa será automaticamente carregada na planilha de entrada.
Pense nisso. Agora, você pode sentar, limpar sua mente e planejar suas metas de vida. Não se preocupe em como planejar o que você precisa fazer para alcançá-las - apenas faça um brainstorming e rotule as tarefas que você precisa realizar para chegar lá. Deixe a automação cuidar do resto.
3º - Automatize suas demandas urgentes
Claro, sua vida é mais do que apenas seus objetivos de vida. Vamos enfrentá-lo, demandas diárias, telefonemas e e-mails todos bombardeiam constantemente com novas demandas e novas tarefas. Você precisa de uma maneira de lidar com essas demandas também.
A resposta para isso é também automatizar um feed "Entrada" da sua conta de e-mail. Não se preocupe, isso é muito fácil. Basta criar um gatilho IFTTT para cada vez que você marcar um e-mail em sua caixa de entrada.
Em seguida, crie a mesma ação que você fez antes: Adicionar linha à planilha . Certifique-se de digitar o mesmo nome de planilha corretamente. Você também precisará personalizar a linha Formatada para que ela exiba os campos obrigatórios para a tabela de entrada que você criou.
O importante é garantir que o assunto do email esteja alinhado com o campo "Tarefa" em sua planilha.
Agora, toda vez que você marca um e-mail em sua caixa de entrada, essa linha de assunto de e-mail é adicionada à sua planilha como outra tarefa recebida.
A beleza disso é que, enquanto você verifica os e-mails e identifica um e-mail que requer tempo, ele precisa se tornar uma tarefa programada em seu fluxo de trabalho. Não perca tempo tentando realizar a tarefa imediatamente. Basta estrelar e seguir em frente.
Agora que você tem suas metas de vida e seus e-mails diários totalmente automatizados para preencher a fila de tarefas recebidas de seu novo sistema de gerenciamento de tempo, é hora de começar a organizar o fluxo de trabalho desse sistema.
4º - Organize seu fluxo de trabalho de gerenciamento de tempo
Agora vem a parte divertida. Se você usou o ToDoist para planejar suas metas de longo prazo e estrelou coisas importantes em seus e-mails, verá várias novas tarefas na planilha!
Lembre-se dos campos Programado e Concluído que você criou? Bem, esses eram extras que não seriam preenchidos pela automação. Isso ocorre porque, à medida que você seleciona o nome de cada tarefa e as move para as folhas Este mês ou Esta semana, você precisará fazer uma anotação de que agendou essa tarefa. Quando você concluir a tarefa, poderá marcá-la como concluída usando o campo Concluído.
Quando uma tarefa é agendada, ela existe na folha Mês ou Semana. A ideia é que, mensalmente, você mova todas as tarefas que você acha que pode realizar este mês para a folha Este mês .
As folhas This Month e This Week devem ter os seguintes campos: Task, Who For?, Freqüência, Repetição e Meta de Vida .
Conforme você move um nome de tarefa de Incoming to This Month, reserve um tempo para preencher esses campos. Quem (qual cliente ou pessoa) é a tarefa? É uma tarefa que você precisa repetir todo mês? É de um dos seus objetivos de vida?
Mais importante ainda, defina quando a tarefa precisa ser concluída por. A classificação por este campo ajudará você a priorizar quais tarefas realizar quando planejar sua semana.
Lembre-se, faça isso todos os meses. Além disso, reserve um tempo no início da semana para mover as tarefas da folha Este mês para a mesma folha Esta semana . Ou, nos casos em que a tarefa se repete mensalmente, você pode simplesmente adicionar a tarefa diretamente ao seu calendário semanal e atualizar o campo "Próximo vencimento".
Essa é a beleza desse sistema. Ele pode ajudá-lo a gerenciar tudo - tarefas relacionadas a essas importantes metas de vida, tarefas diárias que saem dos e-mails, tarefas mensais e semanais que você precisa executar, não importa o quê, e as tarefas importantes que você adiciona à folha de entrada .
À medida que as tarefas são processadas e fluem de uma guia para outra, elas são datadas e priorizadas, e você finalmente as adiciona à sua programação para a próxima semana. Este é o cronograma na última guia, que você criou no início deste artigo. Isso usa a estratégia de bloqueio de tempo Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Leia mais sobre o qual Rob escreveu recentemente - o que funciona muito bem.
Você pode considerar a codificação por cores dessas tarefas à medida que as adiciona à sua programação da semana. Talvez, crie um código de cores para cada cliente diferente ou use cores diferentes para significar diferentes projetos ou prioridades.
A chave deste sistema é que ele é capaz de lidar com tudo, com seu planejamento de vida e estabelecimento de metas. 5 Erros Críticos a Serem Evitados na Definição de Metas 5 Erros Críticos a Evitar ao Estabelecer Metas A definição de metas é uma ótima maneira de reduzir a procrastinação. e aumentar a produtividade. Se você não tem metas, você não tem direção. Sem direção, é fácil para você se sentir perdido e confuso. Felizmente, ... Leia Mais, para os projetos em que você está trabalhando agora.
Eles são programados para serem concluídos na segunda e terceira abas e finalmente agendados e concluídos na última aba. Contanto que você seja disciplinado o suficiente para sentar e usar esse sistema para planejar seu próximo mês e semana, isso aumentará sua produtividade muitas vezes.
Você já encontrou seu sistema perfeito de gerenciamento de tempo? Isso parece que pode funcionar para você? Compartilhe suas próprias experiências de gerenciamento de tempo e dicas na seção de comentários abaixo!
Créditos da Imagem: Gerenciamento de Tempo via Shutterstock