Pode ser uma má ideia combinar e-mails e tarefas, mas todos sabemos que é quase impossível separar os dois. Então, vamos procurar um meio feliz.
Que tal tirar e-mails do seu caminho, transformando-os em tarefas? É muito fácil, porque atualmente muitos aplicativos de gerenciamento de tarefas têm um sistema para transformar e-mails em tarefas sem sair da caixa de entrada.
Vamos ver como funciona a funcionalidade de email para tarefa em alguns dos aplicativos mais populares de gerenciamento de tarefas.
1. Trello
Se você quiser enviar um e-mail como uma tarefa para qualquer fórum do Trello, primeiro terá que encontrar o endereço de e-mail exclusivo da diretoria. Para fazer isso, abra o quadro e clique em Mostrar menu na extrema direita. Você verá uma barra lateral oculta do menu sair. Clique em Mais> Configurações de E-mail a Placa para revelar o endereço de e-mail que o Trello atribuiu ao quadro atual.
Encontrou o ID do email? Ótimo! Salve-o como um contato no seu catálogo de endereços. Agora você pode enviar um email para esse endereço a qualquer momento e fazer com que o Trello o transforme em uma tarefa na parte inferior da lista padrão da diretoria.
O assunto do e-mail se torna o nome da tarefa no novo cartão e o conteúdo do corpo é adicionado como a descrição. Se você adicionou anexos de e-mail, eles também foram anexados ao cartão.
Isso não é tudo. Você pode atribuir esse cartão aos membros de sua equipe adicionando @ menções nos campos Para ou CC, na linha de assunto ou até mesmo no corpo do email.
Você também pode usar hashtags para adicionar rótulos com base em sua cor, número ou nome. Dê uma olhada na imagem acima. Agora, por exemplo, se eu quiser atribuir o rótulo Akshata a um cartão específico, posso usar a sintaxe #akshata, #orange ou # 2 na linha de assunto do email.
Quer mudar para onde os cartões criados via email acabam? Você pode especificar uma lista padrão e uma posição de cartão padrão nas Configurações de E-mail a bordo .
Cada cartão também tem um endereço de e-mail exclusivo, que você pode encontrar em Compartilhar e muito mais … quando você abrir o cartão. Qualquer email que você enviar para esse endereço será enviado como comentário no cartão.
Se você é usuário do Google Chrome, convém instalar o Gmail no Trello. Essa extensão oferece alguns recursos úteis, como um botão Adicionar cartão no Gmail, para criar um cartão a partir do e-mail atual.
2. Wunderlist
Antes de começar a transformar e-mails em tarefas do Wunderlist, você precisará habilitar o acesso de e-mail à sua conta, indo para o Mail to Wunderlist e marcando a caixa ao lado de Habilitar Email para o Wunderlist para sua conta .
Uma vez feito isso, você pode enviar ou encaminhar qualquer e-mail baseado em tarefas para [email protected] e ele se torna uma tarefa na sua caixa de entrada do Wunderlist. Obviamente, para que isso funcione, você precisará enviar o e-mail do endereço associado à sua conta do Wunderlist.
O assunto do email se torna o nome da tarefa; o corpo do email é anexado como uma nota. Os anexos do email também são transferidos. Note que você precisará usar texto simples no corpo do email, porque o Wunderlist não suporta HTML.
Aqui está uma dica legal: você pode prefixar o assunto do email com um asterisco (*) seguido por um espaço para criar uma tarefa marcada com estrela.
O Wunderlist permite que você crie tarefas enviando e-mails de endereços diferentes, mas somente depois de adicionar esses endereços em Endereços de e-mail nas configurações da sua conta. Você pode até vincular cada endereço a uma lista padrão diferente, ou seja, você pode escolher a lista em que deseja colocar uma tarefa enviada de um determinado endereço de e-mail.
Claro que há uma receita do IFTTT para criar uma nova tarefa do Wunderlist. Estamos tão felizes que você perguntou! A receita é acionada toda vez que você rotula um email como "wunderlist".
3. Lembre-se do leite
Abra sua conta Remember The Milk, clique na sua foto de perfil no canto superior direito e vá para Configurações> Tarefas de e-mail. Veja esse endereço ao lado de Inbox Email ? Esse é o e-mail exclusivo que você pode usar para encaminhar tarefas da sua caixa de entrada. Você também encontrará esse endereço no email de boas-vindas de Remember The Milk.
Como de costume, a linha de assunto se transforma no nome da tarefa e o conteúdo do corpo é adicionado como uma nota. Se você quiser adicionar várias notas, separe cada uma delas no corpo com três hífens (-) assim:
Nota 1
-
Nota 2
-
Nota 3
Você pode adicionar propriedades de tarefa no corpo do email desta maneira:
Prioridade: 2
Tags: viagens de reserva
Lista: Pessoal
Certifique-se de não adicionar texto após o nome da tarefa na linha de assunto.
Se você estiver confortável usando o recurso Smart Add do Remember The Milk, sinta-se à vontade para adicionar propriedades de tarefa após o nome da tarefa na linha de assunto.
Além disso, dê uma olhada neste guia detalhado sobre como adicionar tarefas via e-mail e importar listas por e-mail direto do Remember The Milk.
4. Todoist
Em Todoist, o recurso de tarefas de e-mail é apenas para assinantes Premium. Se você é um, você pode usá-lo clicando com o botão direito do mouse em um nome de projeto na barra lateral e selecionando Tarefas de email para este projeto na lista suspensa. Você encontrará a mesma opção escondida atrás do ícone de lápis de chave na extrema direita do nome do projeto em um projeto aberto.
Depois de selecionar essa opção, você verá um pop-up com o endereço de e-mail exclusivo atribuído a esse projeto. Você também encontrará mais algumas opções neste pop-up:
- a sintaxe para adicionar propriedades de tarefas (como rótulos e lembretes) por e-mail e
- a opção de adicionar outros endereços de email dos quais você deseja atribuir tarefas.
Qualquer email que você enviar para o endereço de email de um projeto se transformará em uma tarefa com o assunto do email como o nome da tarefa e o conteúdo do email como uma nota. Anexos de até 10 MB são incluídos também.
Todoist também possui plugins para vincular mensagens a tarefas através de populares clientes de e-mail e navegadores. Faz a caixa de entrada zero Como lidar com a sobrecarga da caixa de entrada e listas de afazeres em e-mails Como lidar com a sobrecarga da caixa de entrada e listas de afazeres em e-mails O e-mail não é apenas comunicação, mas também dita sua lista de tarefas. Vamos falar sobre as melhores dicas para vincular a caixa de entrada à nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador do ActiveInbox. Leia mais parece fácil!
5. Evernote
Se você usa o versátil aplicativo de anotações Evernote Seja criativo com o Evernote: 10 usos exclusivos que você não pensou em ser criativo com o Evernote: 10 usos exclusivos que você nunca imaginou que o Evernote é uma das melhores ferramentas em produtividade, e com uma grande variedade de aplicativos multiplataforma, não há limite para a maneira como você pode usar o serviço. Somos grandes fãs do Evernote aqui ... Leia Mais para gerenciar suas listas de tarefas, você pode enviar e-mails como tarefas para o Evernote com o nome da tarefa na linha de assunto. Obviamente, você precisará de acesso ao seu ID de e-mail do Evernote para enviar e-mails para. Você pode encontrá-lo em Configurações da conta, ao lado de Notas de e-mail para .
Deseja adicionar tags ou um lembrete a uma tarefa? Você pode fazer isso usando a sintaxe especial ( #Tag e ! Reminder respectivamente) após o nome da tarefa na linha de assunto do email.
Por exemplo, se você quiser adicionar uma tarefa para reservar bilhetes de avião amanhã, o assunto do seu e-mail deverá ser semelhante ao seguinte: reservar voos #travel! Tomorrow @personal, onde personal é o bloco de notas ao qual você deseja adicionar a tarefa. Você pode substituir amanhã com algo como 15/02/16 se quiser especificar uma data para o lembrete.
Dê às notas uma sensação mais parecida com uma tarefa entrando no Evernote e adicionando caixas de seleção aos itens de anotações.
6. Asana
Quando você envia tarefas por e-mail para [email protected] com o nome da tarefa na linha de assunto, o Asana envia para a sua lista Minhas Tarefas na Organização ou Espaço de Trabalho padrão, que você pode definir em Minhas Configurações de Perfil> Em Email .
O conteúdo do seu e-mail se transforma em anotações de tarefas e os anexos de e-mail se transformam em anexos de tarefas. Você pode cc os membros de sua equipe para adicioná-los como seguidores de tarefas.
Se você quiser enviar um e-mail para Asana e transformá-lo em uma tarefa em um projeto ou tag específico, isso é possível. Você só precisa ajustar o endereço de e-mail enviar para o Asana para anexar o ID exclusivo do projeto, como este: [email protected].
Para encontrar o ID de um projeto, abra o projeto e procure por uma série de números em sua URL na barra de endereço. Esse é o ID (numérico) do projeto. Por exemplo, na URL do projeto https://app.asana.com/0/88153235502733/list, o ID do projeto seria 88153235502733.
Há outro método para encontrar o ID do projeto: Selecione o projeto na barra lateral, clique na pequena seta ao lado do nome do projeto na seção principal e, em seguida, clique em Adicionar tarefas por e-mail na lista suspensa.
Assim como no Wunderlist, você pode adicionar diferentes endereços de e-mail de envio à sua conta Asana e associá-los a uma área de trabalho ou organização específica para criar tarefas.
Há mais coisas que você pode fazer em termos de integração do Asana com e-mail, como criar tarefas com encaminhamento automático de e-mail. Usar e-mail alias e encaminhamento no Gmail para gerenciar melhor sua vida. as pessoas sabem sobre os truques interessantes que você pode usar em seu endereço do Gmail, chamados aliases, que permitem que você forneça endereços de e-mail diferentes para todos que chegam na mesma caixa de entrada .... Leia mais e poste conversas para suas equipes por e-mail. Leia o guia da Asana sobre tarefas de envio por e-mail.
Nota: O x na ID de email do send-to-Asana ([email protected]) não é uma variável. Deixe como está.
7. Toodledo
Para poder enviar e-mails como tarefas para sua conta Toodledo, você precisará gerar seu endereço de e-mail secreto. Para fazer isso, primeiro clique na sua foto de perfil no canto superior direito. Você verá um menu suspenso agora.
Procure o link Mais… abaixo da coluna Ferramentas (central) na lista suspensa. Isso leva você à seção Ferramentas e Serviços, onde você precisa clicar em Configurar… no painel Acesso ao E-mail.
Na próxima tela, em Serviço de e-mail, marque a caixa ao lado de Ativar importação de e -mail e pressione o botão Salvar alterações . Você verá seu endereço de e-mail secreto.
Qualquer email que você enviar para esse endereço se transformará em uma tarefa no Toodledo, com o conteúdo da linha de assunto se duplicando como o nome da tarefa como de costume e o conteúdo do corpo como uma nota. Se você é um assinante Gold, tem a opção de adicionar anexos de e-mail às tarefas do Toodledo.
Você pode ajustar alguns parâmetros de tarefas usando uma sintaxe especial como % Tag para nomes de tags, : Lembrete para lembretes e & Repeat para tarefas recorrentes. Dê uma olhada rápida em todas as propriedades da tarefa que você pode ajustar. É uma lista bastante longa.
Se você também é um usuário do 2Do, todas as tarefas criadas por email no Toodledo são sincronizadas automaticamente com o aplicativo 2Do em todos os seus dispositivos. Isso não funcionará ao contrário, porque o 2Do não tem um recurso nativo que permita transformar e-mails em tarefas.
8. Any.do
Transformar emails em tarefas Any.do é simples. Você envia um email para [email protected] com um nome de tarefa adequado na linha de assunto e notas de tarefa no corpo, e Any.do converte o email em uma tarefa. Você terá que enviar o email do endereço que você usou para se inscrever no Any.do.
"Adicionamos esse botão muito legal ao seu Gmail para que você possa adicionar tarefas relacionadas ao e-mail ao seu Any.DO." Agradável :)
- Mehdi Khalili (@ MehdiKhalili) 20 de fevereiro de 2014
Se você é um usuário do Gmail, instale a extensão Any.do Chrome. Ele oferece algumas opções interessantes para gerenciar suas tarefas do Any.do no Gmail. Alguns usuários relataram problemas de sincronização com essa extensão, por isso não há garantia de que isso funcionará para você. Mas ainda vale a pena tentar!
9. No Gmail
Em vez de enviar e-mails para criar automaticamente tarefas no aplicativo de gerenciamento de tarefas, você também pode ativar uma configuração de gerenciamento de tarefas no Gmail com os seguintes aplicativos:
1. Sortd: Esta extensão do Chrome adiciona uma placa estilo Kanban para o Gmail Transforme o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello com o SortDe Transforme o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello com classificação Na força de trabalho moderna, seu email muitas vezes se transforma em sua lista de tarefas . Bem, agora você pode obter a organização no estilo do Trello no Gmail com uma nova extensão do Chrome, a Sortd. Leia mais e classifica seus e-mails em listas bem definidas. Você verá reorganizar as tarefas com facilidade graças à configuração de arrastar e soltar.
2. ActiveInbox: essa é outra extensão do Chrome e permite que você transforme cada e-mail em uma tarefa e atribua uma data de vencimento ao Gmail. Você pode adicionar até mesmo notas e tarefas a e-mails enviados para referência. Estes serão visíveis apenas para você e não para os destinatários do email.
Se você está procurando uma alternativa decente para ActiveInbox, tente Taskforce.
3. Google Tasks: Como podemos esquecer o próprio recurso de gerenciamento de tarefas do Google embutido no Gmail? Ele esconde alguns recursos poderosos sob o seu exterior liso. Dê uma olhada nessas cinco formas incríveis de usar o Google Tasks Cinco maneiras de usar o Google Tarefas Cinco formas de usar o Google Tarefas do Google Se você gosta de mim, gasta mais tempo gerenciando suas tarefas do que realizando. É tudo sobre várias listas, acesso offline e obtendo suas tarefas on-the-go. Desde a última vez que demos uma olhada ... Leia Mais. E sim, há uma extensão do Chrome para tornar o Google Tarefas ainda melhor Transforme o Google Tasks em um Task Management Suite com o Google Tarefas Offline [Chrome] Transforme o Google Tasks em um Task Management Suite com o Google Tasks Offline [Chrome] Usando o Google Tasks é como um amor relação de contato. O problema de usar o Google Tasks diretamente no Google Calendar, ou no Google Mail, é que o layout e a interface do usuário são extremamente simplificados e ... Leia Mais!
A maneira mais simples de enviar uma tarefa de um e-mail para o Google Tasks é pressionar Shift + T quando você tiver o e-mail aberto no Gmail. Isso cria uma nova tarefa com o texto do assunto do email como o nome da tarefa e um link para a conversa de email nos detalhes da tarefa.
Alguns pontos para anotar
1. Se você usa o OneNote como sua lista de tarefas 5 Dicas para usar o OneNote como sua Lista de tarefas 5 Dicas para usar o OneNote como sua lista de tarefas Está fazendo uma lista de tarefas na sua lista de tarefas? Configure-o no OneNote para tornar as tarefas o mais simples possível. Leia mais, você precisa do nosso guia sobre como integrar as tarefas do Outlook no OneNote Como transformar o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a integração do OneNote Como transformar o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com o OneNote O OneNote pode fazer mais do que você pensa. Mostraremos como transformar sua lista do Outlook em uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos usando o plug-in do OneNote para Outlook. Consulte Mais informação .
2. A ferramenta de anotações do Google, o Google Keep, não suporta uma configuração do gerenciador de email para tarefa. Você não pode criar um usando uma receita do IFTTT porque não há canal do Google Keep no IFTTT.
@ mattar12 no Google Mantenha Canal no momento: http://t.co/Lx7SsIAhRl
- IFTTT (@IFTTT) 19 de agosto de 2013
3. Mantenha em segredo os endereços de e-mail exclusivos gerados pelo aplicativo de gerenciamento de tarefas, a menos que queira permitir que alguém envie tarefas para suas listas de tarefas.
4. É normal que as tarefas enviadas por e-mail demorem um pouco para aparecer em seu gerenciador de tarefas.
5. Muitos aplicativos de e-mail no Android e iOS oferecem integrações com aplicativos de lista de tarefas pendentes. Você pode querer verificar se há uma integração disponível para a combinação específica do gerenciador de tarefas de email que você usa.
6. Dependendo do aplicativo de lista de tarefas a ser usado, você pode até mesmo recuperar tarefas por email. Visite a seção Ajuda ou Suporte do aplicativo para ver se ele permite isso.
Você caixa de entrada como uma lista de tarefas: não tão ruim quanto você pensa
E-mails nem sempre são sobre correspondência. Muitas vezes eles estão discutindo, atribuindo e acompanhando tarefas. Você não pode impedir que esses tipos de e-mails acabem na sua caixa de entrada, mas você pode transformá-los em tarefas para gerenciá-los melhor. É uma ótima maneira de garantir que você nunca esqueça uma tarefa Como se certificar de que nunca se esqueça de uma tarefa nunca mais Como se certificar de que nunca se esqueça de uma tarefa nunca mais Você é uma pessoa organizada. Você sempre adiciona os próximos eventos ao seu calendário e tem um sistema de rotulagem decente no Gmail. Mas você precisa de alguma automação para colocá-los em sua lista de tarefas. Leia mais novamente só porque você esqueceu ou perdeu um e-mail.
Qual aplicativo de gerenciamento de tarefas você usa? Permite integração fácil com e-mail e você aproveita isso? Gostaríamos de saber se você está satisfeito usando o e-mail para gerenciar sua lista de tarefas.