Escrever e-mails eficazes parece bastante fácil. Mas se você quiser que seus e-mails tenham um desempenho ainda melhor, tenha em mente as seguintes regras apoiadas pela ciência.
No passado, listamos 12 razões pelas quais as pessoas ainda ignoram seus e-mails 12 razões pelas quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mails 12 motivos pelos quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mails Você costuma lutar para fazer com que as pessoas respondam aos seus e-mails? Mostramos por que as pessoas podem ignorar seus e-mails e como fazê-los perceber e reagir à sua mensagem. Consulte Mais informação . Fornecemos instruções passo a passo sobre como fazer com que as pessoas ocupadas respondam às suas mensagens 6 maneiras de fazer com que as pessoas ocupadas respondam aos seus emails 6 maneiras de deixar as pessoas ocupadas respondendo aos seus emails Há um conjunto totalmente diferente de regras quando trata-se de enviar por e-mail que incentivará ou desencorajará uma pessoa a clicar no botão "responder" e responder a você. Aprenda as regras do sucesso do email. Consulte Mais informação . Mas agora é hora de compartilhar algumas dicas ainda mais específicas e acionáveis - apoiadas por dados.
Cada uma dessas dicas não apenas melhora as chances de seus e-mails serem lidos, mas também de você receber uma resposta positiva desses e-mails. Isso é importante porque e-mail ainda é a principal forma de comunicação no mundo dos negócios. Ao saber como criar e-mails eficazes, você se dá uma vantagem definitiva sobre seus colegas.
1. Obtenha os Termos do Primeiro Nome
Isso parece óbvio, mas se você realmente quer que as pessoas prestem atenção quando receberem um e-mail seu, use o nome dele. E use isso mais de uma vez.
Uma pesquisa publicada em 2006 mostrou que várias regiões do cérebro "mostram uma maior ativação do próprio nome", fornecendo evidências de que "ouvir o próprio nome tem uma ativação única do funcionamento do cérebro".
Usar o nome do seu destinatário no assunto do email e o corpo do email é, portanto, um truque psicológico que pode atrair a atenção. Fechando com "Espero ouvir de você em breve, Stan" é muito mais eficaz do que apenas "Espero ouvir de você em breve".
2. Abraçar o efeito halo
As pessoas são influenciadas por pessoas em quem confiam. Se um gerente aconselhar você a entrar em contato com o diretor de sua empresa, nomeie esse gerente em seu e-mail introdutório. E-mails frios são horríveis para receber. Mostrar que você tem o apoio de alguém que seu destinatário confia é, portanto, extremamente importante.
Isto é em parte devido a uma teoria chamada Efeito Halo . Este é um tipo de viés de confirmação. Nesse caso, o viés provavelmente melhoraria a impressão geral do diretor em relação a você, simplesmente por causa de sua impressão favorável do gerente que o indicou.
Você não precisa mencionar os superiores, no entanto. Recorrer às opiniões e ideias de especialistas, clientes, amigos em comum e multidões também pode fortalecer seu e-mail, desde que o destinatário valorize as visualizações das pessoas que você mencionou .
3. Fique zangado ou feliz. Mas nunca neutro
Quando o Boomerang, um dos principais aplicativos do Gmail, analisou seus dados, eles descobriram algo incrivelmente interessante. “Um dos fatores mais significativos na determinação das taxas de resposta é o quão positivas (palavras como ótimas) ou negativas (palavras como ruins) são as palavras da mensagem”.
Os e- mails moderadamente positivos e negativos receberam de 5 a 15% mais respostas do que os e-mails neutros. Isso é dito, e-mails extremamente hostis 10 Dicas de e-mail para lidar com e-mails irritados, trollish ou grosseiros É extremamente frustrante verificar sua caixa de entrada de e-mail apenas para encontrar uma mensagem completamente odiosa. Por que no mundo as pessoas agem assim? Com isso dito, você deve aprender como se defender enquanto ... Leia mais recebeu quase nenhuma resposta. E-mails excessivamente lisonjeiros também não tiveram um desempenho muito melhor. Em outras palavras, transmita seus sentimentos, mas não exagere.
4. Mantenha curto ( mas quão curto? )
Eu sei eu sei. Haverá exceções para isso. Um dos meus sites cerebrais favoritos Leia mais conteúdo inteligente em 2016 com esses 35 sites Leia mais conteúdo inteligente em 2016 com esses 35 sites Todos devemos ler esses 35 sites com mais frequência. Se você está cansando de conteúdo estúpido tornar as coisas um pouco mais pensativo no próximo ano com esta lista super. Leia mais, Brain Pickings envia e-mails incrivelmente longos que são uma delícia de ler. Mas, no geral, os dados sugerem que você evite e-mails longos.
Na verdade, juntamente com essas informações sobre os tipos de palavras que você deve usar em suas mensagens, o Boomerang também encontrou a duração “ideal” de um email. Com base em sua análise de 40 milhões de e-mails, eles descobriram que aqueles que não continham mais de 50 a 175 palavras tinham mais chances de receber uma resposta (49 a 50%). Isso também é apoiado pelos resultados de um estudo do MIT de 2010.
Este é um sábio conselho, mas nem sempre é prático. Mas a lição é manter seus e-mails concisos. Uma maneira de fazer isso é inscrever-se na filosofia das Cinco Frases e nunca enviar e-mails com mais de cinco sentenças. Como o investidor e autor Guy Kawasaki disse ao Entrepreneur.com, “menos de cinco sentenças são muitas vezes abruptas e rudes, mais de cinco sentenças perdem tempo”.
5. Use a palavra "porque"
Se você tiver a audácia de pedir a alguém para fazer algo por você, pelo menos diga-lhe o motivo . Sabemos disso desde os anos 70, quando a professora de psicologia da Universidade de Harvard, Ellen Langer, publicou um estudo destacando a importância da palavra "porque".
Nós, muitas vezes, recebemos e-mails que exigem apenas algo ("Você pode me enviar esse relatório até as 14h?"), Sem explicar por quê. Mas introduzindo a palavra “porque” em nosso pedido (“Você pode me enviar esse relatório até as 14h, porque ele precisa ser editado até as 17h), as chances de conformidade aumentam.
De acordo com esse estudo, isso poderia ser porque “as pessoas seguem um comportamento 'automático'… como uma forma de heurística ou atalho. E ouvir a palavra 'porque' seguido de uma razão (não importa quão fraca seja a razão) nos leva a obedecer ”.
6. Não ofereça mais de 3 opções
O Paradoxo da Escolha é onde temos tantas opções que nos paralisamos. Para garantir que seus e-mails não resultem em um Paradoxo de escolha, tente não oferecer mais do que três opções.
A mente humana ama a magia de três. É por isso que damos três medalhas nas Olimpíadas. Analisamos as coisas em termos de otimismo, realismo e pessimismo (ou alto, médio e baixo). E é por isso que os mercados econômicos geralmente amadurecem para abrigar apenas três grandes concorrentes.
Em termos de tomada de decisão, também gostamos de confiar em três razões, ou três escolhas. Isto foi mostrado através de pesquisas intituladas When Three Charms But Four Alarms, conduzidas por dois cientistas comportamentais. Aplicado ao envio por e-mail, se você estiver organizando uma reunião ou uma chamada, tente fornecer apenas três opções de data e hora. Como alternativa, você pode usar uma ferramenta de agendamento de reuniões como o Doodle, que analisamos Doodle remove a frustração de agendar reuniões ou eventos Doodle remove a frustração de agendar reuniões ou eventos Normalmente agendar uma reunião ou evento para um grupo de pessoas concordar pode ser tão frustrante e demorado quanto encontrar seus filhos perdidos em um shopping movimentado. O aplicativo da web de pesquisa on-line, ... Leia mais no passado.
7. Escreva no nível da terceira série
O nível de notas de leitura dos seus e-mails pode ter um efeito enorme nas suas taxas de resposta. De acordo com o Boomerang, os e-mails escritos no nível de leitura da faculdade tinham uma taxa de resposta de apenas 39%. O grau de leitura mais eficaz foi o terceiro grau, que atingiu uma taxa de resposta de 53%.
O nível de leitura é principalmente descoberto observando “o número de sílabas em suas palavras e o número de palavras em suas frases”. Para melhorar sua taxa de resposta, mantenha suas sentenças e palavras curtas. Para verificar o grau de leitura de seus próprios e-mails, copie e cole-os em ferramentas como o Readability-Score ou o Hemingway Editor.
8. Revise seu texto
Para e-mails mais longos, isso é desnecessário, mas para e-mails mais curtos, a revisão é frequentemente ignorada. Esta é uma má ideia.
Em um estudo de 2001, Larry Beason mostrou que erros na escrita (incluindo erros ortográficos e gramaticais, bem como erros lógicos) têm vários efeitos negativos sobre a percepção do escritor.
Quando um leitor percebe um erro, ele automaticamente faz suposições sobre o escritor. Neste estudo, as suposições mais comuns eram de que o escritor era um pensador defeituoso, não uma pessoa detalhada, um comunicador ruim e / ou mal educado.
Estes são alguns atributos muito prejudiciais que você pode evitar ser visto para ter, simplesmente corrigindo Grammarly Lite - uma extensão de navegador para todas as suas necessidades de revisão [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - uma extensão de navegador para todas as suas necessidades de revisão [Chrome, Firefox, Safari] Como você atualmente corrige o que você digita no seu computador? Digite no Google? Cole no Word? Ou você usa um site de revisão que você colou seu texto? Eu estou definitivamente ... Leia Mais cada um dos seus emails.
9. Exibir números como numerais
Se números como estatísticas, dados, datas, hora, etc. forem importantes em sua mensagem, exiba-os como numerais em vez de digitá-los (12, em vez de doze).
Estudos de rastreamento ocular mostraram que os olhos de um leitor geralmente escaneiam o texto, enquanto “numerais geralmente param o olho errante”. Isso ocorre porque "números representam fatos". Os números são dados concretos que a mente pode identificar rapidamente. A mente do leitor assume que esses números são uma parte importante da mensagem.
Tenha isso em mente ao criar seus próprios e-mails. Se os números forem uma parte importante da sua mensagem, exiba-os como números para que o leitor possa filtrar o importante do não importante.
Fazendo o email trabalhar para você
Na maioria dos trabalhos, os e-mails são uma parte crucial de como nos comunicamos com nossos colegas. Se você envia 10 ou 100 e-mails por dia, saber criar mensagens eficazes é uma habilidade que precisa aprender.
Como você pode ver acima, isso não é difícil. Pequenas mudanças, como tornar seus e-mails mais sucintos, revisar ou alterar a emoção da sua escrita podem ter um grande impacto. E com ferramentas gratuitas de melhoria de e-mail 5 Ferramentas que podem ajudar você a escrever melhores e-mails 5 Ferramentas que podem ajudar você a escrever melhores e-mails Todos ainda estão tentando resolver o problema de e-mail. Então, vamos também falar sobre o hábito mais básico de todos - a arte de escrever e-mails melhores. Com a ajuda de algumas ferramentas legais. Leia mais para ajudar, não há desculpa.
Essas chances podem não apenas aumentar a probabilidade de que seus e-mails sejam notados e respondidos, mas também ajudarão a cultivar uma imagem profissional melhorada de você mesmo.
Que mudanças você fez na maneira de escrever e-mails que melhoraram sua eficácia? Nós adoraríamos ouvir!
Créditos da Imagem: Abraço de Hernán Piñera (Flickr), Ponto de Interrogação por Marco Bellucci (Flickr), Exemplo de marcas de revisão por volkspider (Flickr), E-mail por Dennis Sklay (Flickr)