O Trello é uma das melhores ferramentas de produtividade para chegar à cena na última década, principalmente devido ao poder da organização visual. Como as listas de afazeres podem potencializar sua produtividade pessoal Como as listas de afazeres podem potencializar sua produtividade pessoal listas de tarefas visuais ou listas lineares tornam você mais eficiente? Analisamos cinco ferramentas visuais que tornam seu planejamento diário mais interessante. Consulte Mais informação . É mais do que apenas uma alternativa de lista de tarefas. É um paradigma totalmente diferente, especialmente para programadores.
Evidentemente, o Trello é o melhor para empreendimentos individuais ou projetos de equipes pequenas (até, digamos, cinco pessoas). Além disso e pode ficar um pouco caótico, em que ponto você provavelmente se sairia melhor com algo como Basecamp, Asana ou Wrike.
Aqui estão algumas dicas essenciais que ajudarão você a aproveitar ao máximo o Trello. Eles são todos nativos do próprio Trello, portanto, não são necessárias extensões de navegador. Sinta-se à vontade para escolher as dicas que funcionam melhor para você.
1. Uma diretoria por projeto
O Trello é composto de três elementos principais - placas, listas e cartões - mas, por alguma razão, usuários iniciantes tendem a evitar o uso de placas, diminuindo efetivamente as capacidades organizacionais do Trello em um terço.
Quando você começa a usar o Trello, pode ficar tentado a ter uma única placa de programação com uma lista por projeto. Isso pode funcionar para projetos minúsculos, como para trabalhos de casa em um curso de programação, mas também é muito limitante.
Comprometer-se a usar uma placa por projeto, quer isso signifique uma placa por website, uma placa por jogo para dispositivos móveis ou uma placa por ferramenta utilitária interna. Para projetos enormes, você pode até querer usar uma placa por módulo de projeto!
2. Use Listas para Marcos (e mais)
O Trello não oferece um conjunto padrão de listas quando você cria um novo quadro para que você possa fazer o que quiser, mas muitas pessoas sugerem começar com o método de organização “Feito, Fazer, Fazer” (que significa uma lista para cada um deles).
Esse pode ser um método útil, mas geralmente é simplista demais para projetos de programação. Como tal, você deve esquecer que existe mesmo.
Em vez disso, achei mais eficaz criar uma lista para cada etapa do projeto. Pense em cada marco como uma nova versão, maior ou menor. Isso mantém as tarefas organizadas de uma maneira que faz sentido prático.
Por exemplo, você pode ter uma lista chamada "Release 1.3", que consiste em todos os novos recursos que você espera no próximo marco, mas também pode ter uma lista chamada "Release 1.2.7", que consiste na próxima correção de bug.
Você também pode ter listas separadas para organizar tarefas que ainda não pertencem a um marco. Uma lista de ideias é ótima para brainstorming. Uma lista "Back Burner" é boa para ideias rejeitadas que você queira rever. Você também deve ter uma lista de "Referências" para sites e anexos importantes.
3. Use etiquetas para status ou prioridade
Se você é o tipo de pessoa que prefere o método “Feito, Fazer, Fazer” que eu descartei acima, não se preocupe. Você ainda pode incorporá-lo à abordagem baseada em marcos mencionada acima.
Os rótulos são uma ótima maneira de marcar o status de uma determinada tarefa. Você pode, por exemplo, criar três etiquetas separadas - Done, Doing e To-Do - e usá-las para marcar cada cartão para denotar o progresso. Use cores diferentes por rótulo para organização visual.
Ou você pode usar rótulos como forma de marcar a prioridade para cada tarefa. Crie etiquetas para "Urgente", "Importante", "Normal" e "Trivial" para mostrar quais tarefas precisam da atenção mais urgente. Acho isso mais prático do que rótulos baseados no progresso, mas cada um é seu.
E não se esqueça que você pode filtrar por rótulo ao pesquisar Trello 8 Dicas para pesquisar rapidamente e classificar cartões e listas Trello 8 dicas para pesquisar rapidamente e classificar cartões e listas Trello Ainda peneirar manualmente suas placas Trello? Mude para os truques listados neste artigo para pesquisar todos de uma vez e acelerar o fluxo de trabalho do Trello. Consulte Mais informação ! Ao pesquisar, adicione #label à sua consulta para pesquisar somente os cartões com esse rótulo (assim #urgent para cartões urgentes). Este é um recurso incrivelmente útil que você deve dominar o mais rápido possível.
4. Use listas de verificação para subtarefas
Outro mau hábito do Trello para usuários iniciantes é usá-lo da mesma forma que você usaria um aplicativo de lista de tarefas, ou seja, usando um cartão para cada tarefa atômica. Você pode fazer isso se quiser, mas essa é uma maneira rápida de sobrecarregar sua placa com muitos cartões.
Uma alternativa melhor é agrupar tarefas relacionadas sob um único cartão e usar uma lista de verificação nesse cartão para gerenciar as tarefas atômicas individuais.
Na imagem acima, você pode ver quanto mais limpo e mais organizado parece usar uma lista de verificação, e isso requer apenas um único cartão. Sem isso, você teria cinco cartas individuais que entulham tudo desnecessariamente. Evite a sobrecarga do cartão tanto quanto possível.
Outro benefício disso é que é mais fácil ver o progresso num piscar de olhos (um cartão com 9/20 tarefas diz algo, mas uma lista de 11 cartões não diz muito) e é mais fácil trocar tarefas entre listas (um cartão para mover contra 10 + cartões para mover).
5. Adicionar tipos de tarefas aos títulos de cartão
Com os rótulos Trello sendo usados para o status da tarefa ou a prioridade da tarefa, você perde a capacidade de marcar cada cartão pelo tipo de tarefa: Bug, Recurso, Otimização, etc.
Eu contornarei isso simplesmente digitando o tipo de tarefa diretamente no título do cartão. Os status da tarefa e as prioridades da tarefa podem mudar com frequência, mas os tipos de tarefas geralmente permanecem os mesmos, portanto, isso funciona bem em 99% do tempo. Se um tipo for alterado, leva apenas três segundos para editar o título.
Ou você pode sufocar títulos de cards. Se você usa Bug: blá blá blá ou blá blá blá [Bug] é inteiramente sua preferência.
6. Delegar os membros da equipe aos cartões
Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos obrigam você a atribuir tarefas a usuários individuais, mas a beleza do sistema do Trello é que ocorre o inverso - você pode adicionar usuários a tarefas individuais . Dessa forma, você pode ter vários usuários por tarefa.
Antes de adicionar pessoas aos cartões, você terá que convidá-los para o seu quadro. Os membros convidados podem ter permissão Normal (visualizar e editar cartões) ou permissões de administrador (remover membros e alterar as configurações do quadro).
Observe que você pode pesquisar e filtrar cartões por membros atribuídos, assim como pode pelos rótulos. Basta adicionar @member à sua consulta de pesquisa, como @joel, para ver todas as tarefas em que estou trabalhando atualmente.
Uma palavra de advertência: este sistema funciona melhor quando os membros são atribuídos a tarefas com base na necessidade de conhecimento, caso contrário, pode ficar um pouco agitado.
Então, se você alguma vez duvidou do Trello como ferramenta colaborativa para programadores 8 das Melhores Ferramentas Colaborativas Livres Para Programadores 8 das Melhores Ferramentas Colaborativas Livres Para Programadores Se você é um programador e ainda não está compartilhando ou colaborando, você está atrás a curva. Aproveite os benefícios da colaboração com os aplicativos da web certos. Leia mais, deixe isso te convencer do contrário. O Trello é realmente muito bom para colaboração, desde que o time não seja muito grande.
7. Deixe anotações usando comentários
A seção de comentários de um cartão é o lugar perfeito para deixar anotações, seja para você ou para os membros de sua equipe, sobre o andamento da tarefa ou sobre quaisquer obstáculos que estejam atualmente no caminho.
Essas notas também podem ser úteis como um arquivo histórico do que deu errado com uma tarefa. Dessa forma, se a tarefa alguma vez mudar de mãos para outro membro, eles podem recuperar rapidamente.
Os comentários também são uma ótima maneira de deixar perguntas para outras pessoas, especialmente se você estiver desempenhando o papel de gerente de projetos e não souber por que uma tarefa está progredindo lentamente ou se deseja alterar os requisitos de uma tarefa.
Notifique os usuários sobre comentários urgentes por @mentioning seus nomes. E lembre-se que os comentários devem ser notas! As discussões são mais adequadas para uma alternativa em tempo real como o Slack Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil O Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil Os e-mails do grupo podem realmente prejudicar a produtividade. É hora de colocar os clientes de email para descansar e usar serviços de colaboração como o Slack recém-lançado. Consulte Mais informação .
8. Marque cada cartão com prazos
Os prazos não são apenas uma maneira útil de gerenciar prioridades e se manter organizado, mas também podem aumentar a produtividade geral. Como aumentar seu dia de trabalho enquanto trabalha menos horas Como aumentar seu dia de trabalho enquanto trabalha menos horas Trabalhar muitas horas pode afetar negativamente a produtividade . Siga estas dicas para reduzir as horas e encurtar seu dia de trabalho sem prejudicar sua vida profissional. Consulte Mais informação . Felizmente, como qualquer bom aplicativo de lista de tarefas, o Trello suporta prazos por tarefa.
Sou um grande fã de prazos de cartões porque o Trello enviará notificações por e-mail quando um prazo estiver chegando e quando ele for aprovado. Os indicadores de prazo nos cartões em si são úteis como auxílios visuais também.
Se você não quiser as notificações por e-mail, poderá desativá-las nas configurações da sua conta. (Infelizmente, isso desativará TODAS as notificações, pois não há como desativar apenas os e-mails de prazo final.)
9. Ativar a visualização do calendário
Falando em prazos, você sabia que o Trello tem uma exibição de calendário que mostrará todos os cartões que têm datas de vencimento? Você precisa ativar a ativação de "Calendário" para que a placa do seu projeto a veja.
O calendário pode exibir cartões em um formato semanal ou mensal, que fornece ainda outra maneira de ficar em cima de suas tarefas de forma organizada para que você nunca esquecer um prazo importante Como se certificar de que você nunca se esqueça de uma tarefa nunca mais Como fazer Claro que você nunca se esqueça de uma tarefa nunca mais Você é uma pessoa organizada. Você sempre adiciona os próximos eventos ao seu calendário e tem um sistema de rotulagem decente no Gmail. Mas você precisa de alguma automação para colocá-los em sua lista de tarefas. Consulte Mais informação .
10. Adicionar novos cartões via e-mail
Você já foi atingido por inspiração para adicionar uma nova tarefa ao Trello enquanto esteve longe do computador ou não conseguiu acessar o Trello?
Ou talvez sua equipe se comunique principalmente por e-mail e você queira uma maneira mais fácil de transformar essas cadeias de e-mail em cartões de tarefas no Trello?
A boa notícia é que você pode criar tarefas do Trello usando e-mail 9 maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas 9 maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas Você não pode impedir que os tipos de e-mails acabem na sua caixa de entrada, mas você pode transformá-los em tarefas para gerenciá-los melhor. Aqui estão algumas dicas para transformar e-mails em tarefas. Consulte Mais informação . Abra o menu lateral de uma determinada placa, clique em Mais e clique em Configurações de Email para Instalação .
Você será presenteado com um endereço de e-mail. Envie qualquer email para este endereço com o título do cartão como assunto do email e a descrição do cartão como o corpo do email. Nas configurações, você pode designar qual lista será usada ao criar esses cartões.
11. Aprenda os atalhos de teclado
Essa dica final é aquela que todo usuário do Trello deve prestar atenção, mas será especialmente útil para programadores que já preferem navegar por tudo usando apenas o teclado.
O Trello tem um número de teclas de atalho que você deve saber:
Arrow keyspara navegar entre cartões e listas.Bpara alternar as placas. Escreva para pesquisar.Dpara adicionar um prazo a um cartão.Fpara abrir o painel de filtro do cartão.Lpara abrir o painel de etiquetas.Npara adicionar um novo cartão após o cartão atual.
Esta não é uma lista exaustiva. Pressione ? a qualquer momento para abrir uma folha de dicas de atalhos de teclado que inclua todas as opções disponíveis.
Outras formas de melhorar a produtividade do Trello
Em termos de fluxo de trabalho de programação, descobri que esses são os pontos mais importantes que me mantêm produtivo e organizado. O Trello oferece mais recursos, então confira nosso guia completo de gerenciamento de projetos Trello. Um Guia para o Trello para Vida e Gerenciamento de Projetos Um Guia para o Trello para Vida e Gerenciamento de Projetos O Trello pode ajudá-lo a se organizar. É uma ferramenta gratuita para gerenciar qualquer tipo de projeto. Leia este guia para entender sua estrutura básica, a navegação e como o Trello pode ser útil para você. Consulte Mais informação .
E se você quiser liberar ainda mais o seu tempo, permitindo que o Trello automatize ações repetitivas, considere juntar algumas receitas do IFTTT Um Guia para o Trello para Vida e Gerenciamento de Projetos Um Guia para o Trello para Vida e Gerenciamento de Projetos O Trello pode ajudá-lo organize-se. É uma ferramenta gratuita para gerenciar qualquer tipo de projeto. Leia este guia para entender sua estrutura básica, a navegação e como o Trello pode ser útil para você. Leia mais e utilize essas integrações de terceiros 11 Integrações Trello essenciais que facilitam seu trabalho 11 Integrações Trello essenciais que facilitam seu trabalho O Trello é uma ferramenta incrivelmente fácil de usar para produtividade. Você pode torná-lo mais divertido integrando o Trello com excelentes aplicativos de terceiros. Fique na pista e faça as coisas com essas ferramentas. Consulte Mais informação .
Como você usa o Trello para programar projetos? Tem outras dicas para compartilhar? Ou você prefere um aplicativo de gerenciamento de tarefas diferente? Deixe-nos saber em um comentário abaixo!