O gerenciamento de tarefas é tão excitante quanto fazer um exame de saúde. A verdade é que o gerenciamento de tarefas é tão importante para a saúde do seu trabalho quanto um exame de saúde é para a sua saúde física, por isso é importante acertar logo antes de você se afogar em todo o caos. Uma substituição de tarefa do Google chamada GQueues pode ser uma das melhores soluções possíveis.
Exploramos um fluxo constante de aplicativos de gerenciamento de tempo e tarefas ao longo dos anos. Um bom exemplo é a revisão feita por Bakari do Wunderkit Wunderkit [iPhone & Web] Em 2010, escrevi sobre um gerenciamento de tarefas bem projetado, multi-plataforma aplicativo chamado Wunderlist. Ele faz o que você pode fazer em qualquer planilha, caderno de papel ou outros gerenciadores de tarefas, mas é muito melhor para ... Read More, ou a revisão de Azim do Chaos Control. Eu pessoalmente tentei alguns dos recomendados aqui na MUO ao longo do tempo. Eu também tentei criar meu próprio sistema integrando o Excel e o Google Tasks Use o Excel e o Google Tasks para criar a melhor ferramenta de gerenciamento de metas Use o Excel e o Google Tasks para criar a melhor ferramenta de gerenciamento de metas. Estou trabalhando muito, mas se alguém me perguntasse se eu estava ou não trabalhando para um propósito maior, teria que dizer que realmente não ... Read More, ou usando o navegador add- como o Google Tarefas Offline para o Google Chrome Transforme as tarefas do Google em um conjunto de tarefas com as tarefas do Google offline [Chrome] Transforme as tarefas do Google em um pacote de tarefas com o Google Tarefas off-line [Chrome] Usando o Google Tarefas é como um relacionamento de amor e ódio. O problema de usar o Google Tasks diretamente no Google Calendar, ou no Google Mail, é que o layout e a interface do usuário são extremamente simplificados e ... Leia Mais.
Muitas das soluções funcionaram bem durante algum tempo, mas o que falta na maioria das soluções é uma ótima maneira de combinar a tarefa de curto prazo e o gerenciamento de tempo com o planejamento de projetos de longo prazo e a definição de metas. Eu continuo voltando ao Google Tasks para o gerenciamento de tarefas de curto prazo, mas o Google Tasks tem um front-end ridiculamente simples e oferece muito pouco em termos de recursos que ajudam você a organizar e planejar esses projetos de longo prazo.
Metade do ponto de usar um sistema para gerenciar seu tempo é chegar a um ponto em que você não está apenas gerenciando bem as tarefas de hoje, mas também está se concentrando em fazer progressos no futuro. O Google Tasks fica aquém disso.
Por que GQueues é uma solução perfeita
Nós mencionamos brevemente GQueues aqui no MUO no passado, e então eu queria levar algum tempo para explorá-lo e ver se ele poderia fornecer uma solução melhor do que o Google Tasks para gerenciar esses grandes projetos visionários. Também devo anotar que, embora você possa testar o GQueues Premium gratuitamente por duas semanas, a versão Lite não oferece integração, lembretes, colaboração ou atribuições do Google Agenda, além de alguns outros recursos mostrados abaixo. No entanto, por apenas uma taxa anual de US $ 25, é difícil dizer não ao plano Premium.
O Google Tasks é fantástico. Ele é integrado ao Google Agenda e é rápido e fácil adicionar, remover e modificar tarefas. Durante anos, ela permaneceu como minha principal ferramenta para acompanhar as coisas críticas que simplesmente não consigo esquecer e que precisam ser feitas. O problema com o Google Tasks é também a sua simplicidade. Lá está uma lista de tarefas com caixas de seleção, e o melhor que você pode esperar é organizar esses itens de tarefas em listas separadas por nome.
Ele simplesmente não funciona quando você é o tipo de pessoa que precisa conciliar várias bolas em várias funções. Ainda mais importante, não funciona se você quiser ir além da administração do tempo atual para o planejamento visionário de amanhã. É aqui que o GQueues avança para o prato.
Integrando GQueues Com Sua Conta do Google
Quando comecei a testá-lo, achei que o GQueues era um aplicativo da Web que podia ser integrado à sua conta do Google Tasks, sincronizando-se com ele e também com o Google Agenda. Isso não é realmente o caso. GQueues é destinado a substituir completamente o Google Tasks.
Na verdade, faz um excelente substituto. Seu front-end é melhor organizado do que o Google Tasks. Todas as listas são visíveis no painel esquerdo, em vez de serem enterradas dentro de uma lista suspensa, e organizar e reorganizar tarefas é tão simples quanto clicar nelas e arrastá-las para qualquer lugar. Você pode aumentá-los ou diminuí-los em uma única lista de tarefas ou lançar uma tarefa em um projeto diferente. Parece uma liberdade total depois de usar o Google Tasks durante todos esses anos, com todas as suas limitações.
Um bom primeiro passo é integrar sua conta do GQueues ao seu Google Agenda. Você pode fazer isso clicando em "Calendário" na parte superior da tela. Em "Integrar com o Google Agenda", basta clicar no botão Ativar. Uma vez ativado, você verá o status "Integrado" naquele ponto.
Quando a sincronização for bem-sucedida, você poderá fazer login na sua conta do Google Agenda e, no lado esquerdo, na lista de agendas, você verá o GQueues ser exibido como um novo calendário com seu próprio código de cor.
A partir deste ponto, todas as tarefas que receberem uma data atualizarão automaticamente seu Google Agenda com essa tarefa. Feito isso, agora você tem um aplicativo de gerenciamento de tarefas perfeito que também é uma solução de gerenciamento de tempo. Isso é ótimo, e isso faz com que seja uma boa alternativa do Google Tasks, mas isso não é o suficiente para eu estar escrevendo sobre GQueues hoje. A razão pela qual estou tão empolgado é porque vai além do gerenciamento de tarefas para o gerenciamento de projetos e o planejamento de visão.
Usando os GQueues para planejar seus projetos futuros
Como você pode ver, a barra de navegação esquerda está organizada como um gabinete de arquivos. Cada arquivo é uma área importante que você pode querer gerenciar. No meu caso, criei pastas não apenas para meus diferentes trabalhos, mas também para os diferentes papéis ou categorias de trabalho que executo, cada um com seu próprio conjunto de projetos e planejamentos importantes. Por exemplo, para MakeUseOf, criei uma pasta para o trabalho de SEO, uma pasta para escrever trabalho e uma pasta para gerenciar o trabalho editorial.
Você cria essas "pastas" usando a lista suspensa ao lado de "Minhas filas" e clique em "Adicionar categoria". Para criar listas de tarefas separadas nessas pastas, basta clicar na lista suspensa ao lado do nome dessa categoria e clicar em “Adicionar fila”.
Uma “fila” no GQueues é essencialmente um grupo de itens a fazer. Esse layout facilita muito a organização de projetos, porque você pode criar uma categoria exclusiva para um projeto grande, se desejar, e, em seguida, nessa categoria, é possível criar grupos de itens de tarefas individuais para cada parte principal desse projeto.
Gerenciando Tarefas em GQueues
No exemplo abaixo, criei uma fila para o trabalho de melhoria de desempenho que desejo fazer para o MUO e, nesse projeto, atribuirei a lista de tarefas ordenadas por prioridade. Você adiciona uma nova tarefa clicando em "Adicionar Tarefa" no topo da tela.
Cada tarefa possui um conjunto de ícones com funções exclusivas. O ícone de calendário permite atribuir uma data específica a essa tarefa. Definir uma data carregará automaticamente essa tarefa no seu Google Agenda.
Outro recurso interessante é o ícone de notas, que mostra uma caixa de texto sob um item de tarefa, permitindo que você digite detalhes específicos para essa tarefa. Isso é útil quando você está planejando seu trabalho e tem uma ideia de como deseja abordar a tarefa.
O Notes é uma boa área para tirar essas idéias da sua cabeça para que você não tenha que tentar lembrá-las mais tarde quando estiver realmente trabalhando na tarefa.
Integração com o Google Agenda
Atribuir uma data de calendário em GQueues é realmente muito diferente de outros aplicativos de gerenciamento de projetos que eu já vi antes. Em GQueues, você não apenas atribui uma data de vencimento para a tarefa, mas também lhe dá uma duração estimada para que seu horário de início e término no calendário faça mais sentido quando planejar o seu dia.
Você também pode acionar um lembrete antes da hora da tarefa atribuída, e você pode enviar o lembrete para o seu e-mail ou SMS, ou apenas fazer um pop-up no seu PC. Minha parte favorita do GQueues é definitivamente sua integração com o Google Calendar, porque depois de terminar de planejar todos os meus projetos e tarefas dentro do GQueues, as entradas do calendário já são automaticamente carregadas no Calendário e você não precisa fazer nada em absoluto.
Isso facilita acompanhar os planos que você fez, porque está presente em sua agenda diária e não é possível ignorá-los. A chave aqui é lembrar de aplicar datas (datas realistas) sempre que você criar uma nova tarefa.
Por que filas inteligentes são impressionantes
A verdadeira beleza dos GQueues pode ser encontrada logo abaixo da área de navegação à esquerda - uma área chamada Smart Queues . Esta área atualiza automaticamente com base nas datas de vencimento que você definiu para suas tarefas. O que ele faz é evitar o problema em que você definiu uma data de vencimento de uma semana ou mais a partir de agora, e então você esquece tudo sobre isso até que a data de vencimento chegue e você receba um alerta do Google Agenda.
No entanto, se você ficar de olho na área Filas Inteligentes de sua conta do GQueues, verá todas as suas tarefas organizadas pela proximidade da data de vencimento.
O melhor de tudo é que você pode criar filas inteligentes adicionais para outros períodos de tempo ou até mesmo se concentrar em categorias ou filas específicas. As filas inteligentes parecem simples, mas há muito poder organizacional por trás dessa pequena seção de GQueues.
Clique em qualquer uma das filas inteligentes e você verá onde suas prioridades devem estar.
Como você pode ver, o GQueues é muito mais poderoso do que o Google Tasks. Na verdade, é provavelmente um dos mais poderosos e úteis aplicativos de gerenciamento de tarefas e planejamento de projetos que já usei, e é o que estou feliz em dizer que vou usar no futuro.
Você já usou GQueues? Como é que você gosta? Você usa filas inteligentes ou qualquer outro recurso de maneira criativa? Compartilhe seus pensamentos e idéias na seção de comentários abaixo!