Você já recebeu um pedido de reunião no trabalho e simplesmente coçou a cabeça? Você se pergunta sobre o que exatamente é a reunião, o que será discutido e talvez até por que você foi convidado. Você olha para os outros convidados esperando por uma dica, mas ainda está sem noção.
Alguns dizem que se você receber um convite de reunião vago, você deve recusar. Agora, se você concorda ou não com isso, se você é o coordenador, vale a pena o risco de que aqueles que riscam a cabeça caiam apenas porque estão perplexos?
Com um pouco de premeditação e as ferramentas certas, você pode ter certeza de que seu objetivo de reunião é claro Fed Up Of Inefficient Meetings? Enviar estas 8 regras para o seu chefe Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefe Se uma reunião for bem organizada, não há motivo para não aumentar a produtividade, o senso de propósito e a moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. Leia mais e reduza o risco de recusar participantes devido a uma solicitação de reunião pouco clara.
Planeje com os 5 Ws
Antes de enviar a solicitação de reunião ao acaso, pense em usar quem, o que, quando, onde e por quê.
1. Quem Convidar
Muitas vezes, as pessoas enviam convites para reuniões que incluem muitos participantes ou apenas os errados. Faça o seu trabalho antes de responder a estas perguntas:
- Quem deve ser convidado?
- Quem é necessário para a discussão?
- Quem tem o conhecimento necessário para o propósito?
Não apenas queira ou não convidar a todos A verdade sobre as reuniões - e é feia a verdade sobre as reuniões - E é feio Reunião destinam-se a ser produtivo, certo? Leia mais no departamento porque você não tem certeza.
2. O que a reunião é sobre
Esta é a parte mais importante do seu planejamento. Pense sobre o que exatamente é a reunião, qual é o objetivo e qual deve ser o resultado esperado. Se você não puder determinar o ponto da reunião, provavelmente será prematuro.
3. Quando a reunião acontecerá
Isso pode não parecer uma peça importante se você trabalha em um ambiente de pequeno escritório. Mas para empresas maiores ou reuniões maiores, é essencial. Você tem participantes remotos, eles residem em um fuso horário diferente e trabalham nas mesmas horas que os outros?
Certifique-se de escolher um horário acessível para todos Evite o estresse do excesso de agendamento com 10 Dicas inteligentes do Google Agenda Evite o estresse do excesso de agendamento com 10 dicas inteligentes do Google Agenda O segredo para desestressar o uso de um calendário é simples: corte as coisas que você não precisa, arrume tempo para as coisas que você ama e mantenha tudo organizado. Use essas dez dicas. Consulte Mais informação .
4. Onde a reunião será realizada
Isso também é fundamental ao planejar sua reunião se você tiver participantes fora do local. Será necessária uma teleconferência? Uma reunião na Web GoToMeeting Dicas para sua próxima reunião on-line GoToMeeting Dicas para sua próxima reunião on-line O GoToMeeting pode ajudá-lo a tornar suas reuniões on-line um sucesso. É grátis para até três participantes. Mostramos a você como configurar, participar e preparar reuniões gravadas. Leia mais ser planejado? Ou você simplesmente precisa reservar uma sala de conferência no local? Certifique-se de pensar com antecedência para acomodar aqueles que você espera participar.
5. Por que a reunião é necessária?
Isto é tão importante quanto a pergunta Que. Por que uma reunião é necessária? O objetivo pode ser resolvido sem uma sala cheia de pessoas? Poderia uma pequena pesquisa fornecer a resposta? Você tem informações suficientes para realizar a reunião neste momento?
Lembre-se, reuniões levam tempo longe das obrigações de todos os envolvidos. A última coisa que você quer fazer é desperdiçar o tempo dos seus participantes. Pare de perder tempo e comece a ter reuniões produtivas com MinutesPad para Android Pare de desperdiçar tempo e comece a ter reuniões produtivas com MinutesPad para Android Reuniões têm um mau rap como sumidouros de tempo ineficientes. Não tem que ser assim: Acontece que pode haver esperança para uma reunião produtiva ainda. Consulte Mais informação .
Criar a agenda da reunião
Agora que você respondeu aos cinco Ws, use-os para trabalhar no convite da reunião e na agenda. E sim, uma agenda de reuniões é quase sempre necessária por vários motivos.
Uma agenda de reuniões permite que os participantes:
- Conheça o objetivo e objetivo da reunião.
- Veja pontos de discussão e seja capaz de planejar antecipadamente sua parte ou preparar perguntas.
- Veja o que é esperado no final da reunião ou o que a reunião deve resolver.
- Acompanhe toda a reunião e fique no caminho certo.
Comece com um modelo
A melhor maneira de criar sua agenda é começar com um modelo. Isso não só poupa tempo, mas já contém o esboço que você precisa para os detalhes. Aqui estão apenas algumas opções para atender aos modelos de agenda 15 Melhores Modelos de Agenda de Reuniões para o Word 15 Melhores Modelos de Agenda de Reuniões para Word Quando é hora de planejar uma reunião, você não deve perder tempo criando uma agenda do zero. Muitos modelos de agenda de reunião para o Microsoft Word podem ajudá-lo a começar bem. Leia mais você pode verificar para o Microsoft Word. Eles são flexíveis o suficiente para qualquer tipo ou tamanho de reunião.
Esse modelo de agenda é ótimo porque inclui um modelo de minutos de reunião bem formatado com ele. Com um download, você recebe os dois. Com um bom layout de tabela, todos podem ver claramente o objetivo, a lista de participantes e a agenda de tópicos. Outra seção útil mostra o que os participantes devem trazer para a reunião, que muitas vezes é uma peça esquecida.
Este próximo modelo de agenda também é uma boa opção. Como o outro, você pode ver facilmente o objetivo, os tópicos da pauta e os itens de ação anteriores. Mas também inclui áreas para novos itens de ação que você pode anotar durante a reunião, bem como um local para anotações.
Aqui está mais um modelo para dar uma olhada que é limpo e claro. Como o primeiro mostrado, ele tem um formato de tabela básica com seções fáceis de ler. Além disso, oferece a área para o que os participantes devem trazer para a reunião.
Como preparar uma agenda eficaz
Depois de ter decidido o modelo de agenda da reunião, é importante completá-lo efetivamente. Seja claro, preciso e faça o possível para não deixar nada em aberto para interpretação. A seção do participante é a peça mais simples, mas as outras devem ser bem comunicadas.
Objetivo da reunião
Esta deve ser uma meta simples de uma a duas frases (no máximo) para a reunião. Isso vem da pergunta acima que você vai se perguntar. Por exemplo, digamos que sua reunião é revisar as três opções de layout da interface do usuário para o novo site.
Seu objetivo deve indicar exatamente isso e não algo como "falar sobre o novo site". O último é vago, não indica a parte do site para discutir e geralmente não é claro.
Tópicos da Agenda de Reuniões
Aqui você listará cada parte que você pretende discutir. Mais uma vez, isso deve ficar claro para que aqueles que devem abordar um tópico possam se preparar.
Usando o exemplo acima, se for esperado que o desenvolvedor da Web Bill ofereça os prós e contras e as três opções de layout, diga isso. Não diga simplesmente: fale sobre layouts. O Bill vai saber exatamente o que você quer discutir? Se você declarar, ele irá.
Itens para trazer
Se você espera que seus participantes forneçam informações, materiais, imagens ou qualquer outra coisa, use esta seção. Não assuma que simplesmente porque um participante mostra que irá fornecer o que você espera.
Para nosso exemplo com Bill, você estava claro no tópico da pauta, o que é perfeito. No entanto, para garantir que ele traga uma lista de prós e contras para cada layout junto com fotos desses layouts, adicione-o à seção apropriada da agenda.
Fornecer itens antes do tempo
Se possível, anexe a agenda à solicitação de reunião ao enviá-la. Isso permite que os participantes o tenham à mão quando chegar a hora da reunião e que eles saibam exatamente o que esperar. Isso é ainda mais importante se você agendar uma reunião de última hora.
Se você enviar o pedido de reunião com muita antecedência, talvez prefira aguardar na agenda. Pode ser um trabalho em andamento ou você pode estar aguardando mais detalhes sobre isso. Se esse for o caso, certifique-se de incluir o objetivo da reunião, um breve resumo dos tópicos e itens preliminares para trazer a solicitação.
Em seguida, declare que a agenda oficial será enviada na data X, que deve ser no mínimo três dias antes da reunião. Se você puder, também é uma idéia inteligente imprimir cópias da agenda Como imprimir documentos do Microsoft Office da maneira correta Como imprimir documentos do Microsoft Office da maneira correta Às vezes, parece impossível imprimir documentos exatamente da maneira que você deseja? Nós podemos ajudar! Mostramos todas as suas opções de impressão e ajudamos você a escolher as configurações corretas para documentos perfeitamente impressos. Leia mais e leve-os para a reunião. Sempre parece haver um participante que se esquece deles.
Prepare-se para capturar os minutos da reunião
Se você seguiu esse modelo até agora, sua reunião já começou bem. Mas há mais uma coisa que você deve fazer de antemão. Prepare-se para capturar os minutos da reunião.
Aqui, novamente, usar um modelo é ideal. Você pode imprimir essas opções de modelo do Microsoft Word 12 Melhores modelos de minutos de reunião para profissionais 12 Melhores modelos de minutos de reunião para profissionais Tomar notas é a primeira etapa para manter todos os participantes da reunião na mesma página. Os modelos facilitam a captura desses minutos de reunião. Nós compilamos uma variedade de modelos para o Word, OneNote, Evernote e Google Docs. Leia mais se você preferir escrevê-las ou usá-las no seu dispositivo digital, se aplicável.
Este modelo, que você pode encontrar dentro do Microsoft Word, é uma ótima opção, pois se expande em cada tópico da agenda. Para cada item, você pode incluir notas sobre pontos de discussão, conclusões, itens de ação, partes responsáveis e prazos específicos para cada tópico.
Se você preferir um modelo de atas de reunião que não detalhe os pontos de discussão, essa é uma opção sólida. Você pode listar os itens da agenda que foram realmente discutidos, por quem e por quanto tempo. Você pode então anotar as decisões que foram tomadas e os novos itens de ação com as partes responsáveis e as datas de vencimento.
Faça boas anotações
Todos nós temos uma maneira de tomar notas durante uma reunião. Mas se você é o coordenador, você deve tomar notas fortes. Não há nada pior do que anotar uma nota apenas para examiná-la mais tarde e imaginar o que é dito ou significa.
Capture o máximo possível durante a reunião e, em seguida, analise-a antes de adiar. Você deve rever o que foi discutido, tudo o que foi decidido e, o mais importante, os novos itens de ação. Brevemente, analise isso em voz alta com seus participantes como uma revisão para você e para eles. Se algo estiver faltando ou errado, é melhor descobrir antes que todos saiam da sala.
Vá em frente e conheça
Embora possa não haver uma maneira exata ou positiva perfeita de garantir que você tenha uma reunião eficaz 3 Modelos gratuitos para manter reuniões sob controle e úteis 3 modelos gratuitos para manter reuniões sob controle e úteis Torne suas reuniões melhores com um modelo bem estruturado. Aqui, mostramos modelos de reunião gratuitos para preparar, registrar e recapitular suas reuniões para um resultado eficaz. Leia mais, este modelo pode ajudá-lo no seu caminho. Faça o que puder para se preparar e aos participantes com bastante antecedência.
Que dicas você tem para planejar uma reunião? Existe algo que você faz como o coordenador que ajuda? Deixe-nos saber suas sugestões nos comentários abaixo!