O que você ganha quando combina duas semanas de férias com uma vida profissional agitada? Um projeto gigante esperando por você quando voltar para casa - apenas analisando todos esses e-mails! Espere - por que não ativar o Respondente Fora do Escritório no Outlook e automatizar algumas dessas respostas para você?
Aqui no MakeUseOf, nós cobrimos como fazer isso no Gmail, como as instruções de resposta de férias da Tina Como configurar um e-mail fora do Office Responder antes de ir em uma viagem Como configurar um e-mail fora do Office Responder antes de você ir uma viagem Você não gostaria de sair de férias sabendo que não precisa checar seu e-mail? Se você não puder contar com um assistente enquanto estiver ausente, vá para autoresponders no Gmail. Leia mais e o método de Mark para fazer isso usando um filtro de e-mail Crie uma resposta automática por e-mail com o novo filtro do Gmail Crie uma resposta automática por e-mail com o novo filtro do Gmail Leia mais. O único cliente que ainda não cobrimos é o Outlook. Infelizmente, ao contrário do Gmail, a versão gratuita do Outlook.com não oferece o recurso de resposta Fora do Escritório. No entanto, se você tiver o Outlook 2010 e uma conta em um servidor MS Exchange - que muitas empresas fornecem aos funcionários -, então você está com sorte.
Usando o Respondente Fora do Escritório no Outlook
A Microsoft tornou extremamente simples a configuração de um sistema automatizado que enviará respostas instantâneas a qualquer pessoa que enviar um e-mail enquanto você estiver fora do escritório. Não importa se é apenas durante 24 horas ou durante as férias de duas semanas, você pode configurar o cliente do Outlook para responder exatamente como deseja e para o período de tempo necessário.
Para obter essas configurações no Outlook 2010, no botão Logotipo do Windows, selecione Informações. Aqui, você verá um grande botão que diz "Respostas automáticas" com uma porta e um ícone de seta.
Clique no botão Respostas Automáticas para iniciar a ferramenta Fora do Escritório do Outlook. A janela pop-up que você verá é muito mais avançada do que você imagina. À primeira vista, é uma maneira rápida de ativar "Enviar respostas automáticas" e digitar uma nota rápida que o Outlook enviará automaticamente em seu nome para qualquer pessoa que enviar e-mails para Você. Qualquer usuário do Google+ pode enviar e-mails para o Gmail agora Desativar) Qualquer usuário do Google+ pode lhe enviar e-mails no Gmail agora (e aqui está como desativá-lo) A partir de hoje, qualquer usuário do Google+ poderá enviar uma mensagem para você no seu Gmail. Para enviar uma mensagem, tudo o que você precisa fazer é adicionar essa pessoa ao seu Google+. Consulte Mais informação .
No entanto, após uma inspeção mais detalhada, você verá que há muito mais funcionalidades aqui do que os olhos.
Em primeiro lugar, você pode definir um período específico para ativar o recurso de resposta automática, para que, quando voltar de suas férias, não tenha que se preocupar em lembrar de desativá-lo.
Você também notará que há duas guias. O da esquerda é para configurar uma resposta automática Não faça o texto: Auto Responder mensagens de texto enquanto você está ocupado Não me texto: Auto Responder mensagens de texto enquanto você está ocupado Leia mais apenas para pessoas que você e-mail de dentro da empresa.
A guia à esquerda é onde você pode configurar uma resposta específica para qualquer pessoa que enviar e-mails de fora de sua corporação.
Configurando regras de email
Você notará na parte inferior desta janela, um pequeno botão aparentemente insignificante chamado "Regras ..."
Esse botão é bastante significativo porque permite definir melhor como o Outlook responderá automaticamente definindo pessoas específicas, palavras no assunto ou no corpo, ou se o email foi enviado diretamente ou CC.
Você pode criar regras muito específicas aqui. Por exemplo, você pode criar uma regra que, se sua mãe enviar um e-mail para você, você poderá encaminhar esse e-mail para uma conta pessoal que será monitorada durante suas férias (ou enviá-la diretamente para o lixo, dependendo do relacionamento com sua mãe).
Fica ainda mais interessante quando você clica no botão “Advanced…”.
Aqui, você pode definir mais detalhes sobre quais mensagens deseja responder de uma maneira diferente da resposta automática padrão. Você pode escolher mensagens acima ou abaixo de um determinado tamanho, quando elas foram recebidas, seu nível de importância e muito mais.
Criar respondente fora do escritório com regras de email
A Saikat forneceu algumas dicas sobre como usar os filtros do Outlook Dica do MS Outlook: Como organizar automaticamente os e-mails recebidos Dica do MS Outlook: Como organizar automaticamente os e-mails recebidos Leia mais antes e Jack fez o mesmo com os filtros do Google, Hotmail e Yahoo Como configurar filtros de e-mail no Gmail, Yahoo Mail e Outlook Como configurar filtros de e-mail no Gmail, no Yahoo Mail e no Outlook A filtragem de e-mails é sua melhor ferramenta para manter sua caixa de entrada organizada e organizada. Veja como configurar e usar filtros de e-mail no Gmail, no Yahoo Mail e no Outlook. Consulte Mais informação . Se você pensar sobre isso, o Respondente Fora do Escritório será na verdade uma versão alternativa do que você poderia fazer se você tivesse clicado em Gerenciar Regras no menu do Outlook.
Usando o Assistente de regras, basta ir até a opção para verificar as mensagens "recebidas em um período de dados específico".
Defina esse período como sendo desde o momento em que você sai de férias até o momento em que planeja voltar para casa.
Por fim, tudo o que você precisa fazer é definir qual resposta ou ação você deseja que a regra execute quando as mensagens recebidas atendem a esse critério e, basicamente, você tem uma resposta fora do escritório!
Como você pode ver, não há motivo para você não estar respondendo a e-mails mesmo quando estiver de férias! Tudo o que você precisa fazer é dedicar um tempo para informar ao Outlook como você gostaria que ele respondesse por você, e as pessoas pensarão que você é tão produtivo quanto sempre foi, mesmo quando está sentado em uma praia tomando uma margarita.
De que maneiras criativas você usa o Respondente Fora do Escritório do Outlook? Tem algumas boas dicas ou histórias para contar? Compartilhe-os na seção de comentários abaixo!
Créditos da Imagem: mão robótica Via Shutterstock