Dizer adeus é tão difícil de fazer, não é? É desconfortável e às vezes é estranho. Bem, pode não haver instruções para essas situações, mas pelo menos podemos oferecer algumas instruções sobre como você pode se despedir de um e-mail sem se sentir estranho.
Uma assinatura de e-mail Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail Uma assinatura lhe diz algo sobre uma personalidade. Assim como duas pessoas dificilmente escrevem da mesma forma, elas também assinam de forma diferente. Foi assim que surgiu a "ciência" da grafologia. Mas a era digital e o email ... Read More é para todos os efeitos, o seu “adeus”. Não é se você abraça alguém ou dá um aperto de mão. Não é só se você lhes der seu nome, ou entregá-los a seu cartão de visita com todas as suas informações de contato incluídas. É como você faz uma impressão. Ou não.
Neste artigo, vou compartilhar as cinco lições mais importantes que aprendi nas duas décadas que venho me comunicando com as pessoas na Internet. Curiosamente, os dilemas envolvidos com as assinaturas de e-mail existiam desde que as primeiras mensagens de e-mail estavam sendo enviadas pelo BitNet, FidoNet ou mesmo pelo sistema de correio CTSS do MIT na década de 1960, mas eu discordo.
O e-mail está conosco há muito tempo. Então, como você faz certo? Como você assina sem parecer um esnobe, mas também oferece informações suficientes para que as pessoas saibam quem e o que você é? Vamos começar. Quando terminarmos, você terá uma boa ideia do que deseja fazer com sua própria assinatura de e-mail.
O que uma assinatura de e-mail deve fazer
Atualmente, no processo de envio por e-mail de pessoas, eu tenho três “níveis” diferentes de assinatura de e-mail. Por quê? Bem, existem três níveis de relacionamento a serem abordados - tudo, desde uma breve nota até um amigo, até uma mensagem de e-mail comercial formal para uma empresa. Três variações são realmente tudo o que você precisa, e o propósito delas é o seguinte:
1. Um sorriso rápido - Esta versão assinatura vai em e-mails rápidos para amigos ou colegas que você e-mail constantemente, várias vezes ao dia.
2. Sorria e um aperto de mão - Esta versão de assinatura vai mais e-mails para os colegas de trabalho, onde o seu e-mail precisa ser um pouco mais formal.
3. Um Aperto de Mão Firme e Cartão de Visita - Isto é para aqueles momentos em que você precisa escrever um e-mail formal relacionado ao negócio e fornecer seu título e todas as suas informações de contato.
Existem regras não escritas para cada um desses tipos de assinaturas de email. Quebre-os e não será o fim do mundo. Se você quiser fazer uma impressão especialmente boa, então você deve tomar cuidado com algumas dessas dicas para cada tipo de e-mail que enviar.
A assinatura do sorriso rápido
Você nem sempre precisa de uma assinatura de e-mail. Pelo menos, você nem sempre precisa de um formal. Isto é como quando você está andando por um colega no corredor. Você as vê várias vezes ao dia. Você assiste às mesmas reuniões. Você realmente precisa cumprimentá-los no corredor com um aperto de mão? Não; na maioria das vezes é um rápido "Hey Fred" e um sorriso, se alguma coisa. Quando você envia um e-mail rapidamente a um colega para pedir conselhos ou dar uma dica, talvez nem precise de uma assinatura. Se você sentir a necessidade de assinar, você pode usar minha abordagem, apenas seu nome precedido por um traço. 
Não há necessidade de citações floridas ou títulos elaborados. A pessoa sabe quem você é, o que você é, e qualquer coisa além do seu nome seria embaraçosa. Considere-o como uma conversa básica pelo refrigerador de água, que você geralmente acaba com algo como "tudo bem, te pegar mais tarde, então!" E uma onda rápida. Nada mais é necessário.
Sorria e um aperto de mão
O outro tipo de assinatura é uma espécie de híbrido entre formal e informal. Este é o mais difícil de acertar. Esses podem ser colegas que você deseja enviar por e-mail com solicitações de negócios semiformais, mas não quer que eles pensem que você está enfrentando dificuldades. Eles precisam apreciar a importância do e-mail, mas você não quer que eles se perguntem se você ainda é realmente amigo. É aqui que entra a assinatura muito sutil. Estes são geralmente diminuídos em tamanho e quase imperceptíveis no rodapé do próprio e-mail. Uma das melhores abordagens para isso é uma assinatura que chamo de “one-liner”.
Nesta versão, todas as informações são divididas com um caractere “|”. Isso pode ser tão simples quanto um endereço ou e-mail, números de telefone, números de celular ou o que for. Deve ser breve, incluir apenas um pouco de informação necessária, e é isso. Eu até vi algumas pessoas fazerem essa assinatura em uma fonte que é mais fraca do que o resto do email - talvez em cinza. Outra abordagem que notei é um breve resumo de duas linhas. Basicamente, um nome e uma forma de contato que poderia ser um único número de telefone ou um endereço de e-mail. 
Obviamente, isso é para destinatários que já sabem quem você é, com qual empresa você trabalha, e você está apenas enviando para eles um dos muitos emails de correspondência. Ele fornece a "sensação" de um e-mail amigável, mas se a pessoa precisar contatá-lo e não puder manter seu número no Rolodex (as pessoas ainda usam esses ...?), Há suas informações de contato ao pé do e-mail, bem ao alcance.
Um aperto de mão formal
Claro, há aqueles momentos em que você está enviando e-mails para alguém de fora da empresa, ou talvez você esteja enviando um email para alguém dentro da empresa sobre algo oficial que requer que a conversa seja formal. É como usar uma roupa formal ao participar de uma cerimônia de premiação para seus colegas. Antes de abordar o que você deve fazer nesses casos, é mais educativo cobrir o que não fazer primeiro. Sim, você deve fornecer informações de contato, como o nome da empresa, o site e o endereço de e-mail, mas não precisa exagerar. Existe realmente a necessidade de fornecer quatro números de telefone diferentes, incluindo um aparelho de fax? 
Não, forneça informações de contato suficientes para que haja vários métodos para entrar em contato com você - e-mail, telefone ou talvez até mesmo através de um site - mas não se deixe levar. Fornecer uma lista de números de telefone faz parecer que você é tão móvel que nunca está em seu escritório e é muito difícil entrar em contato.
Outro erro comum está aparecendo como um auto-promotor. Pessoas como essa sobrecarregam suas assinaturas de e-mail com suas contas de redes sociais até o ponto em que a assinatura tem mais de 10 linhas e é preenchida principalmente com autonegociação.
Outra maneira de causar uma impressão horrível é usar todos os tipos de cores e fontes no seu endereço de e-mail. É difícil tirar algo assim, porque as cores precisam combinar e as fontes precisam parecer certas. Infelizmente, muitas pessoas não têm idéia de como combinar as cores corretamente, e sua assinatura de e-mail acaba parecendo algo saído de uma fábrica da Willy Wonka. 
Este tipo de assinatura de palhaço não é profissional e qualquer um que você mandar vai pensar que você não tem idéia do que você está fazendo, não importa em que campo você esteja. Portanto, evite cores extravagantes. Mantenha simples.
O que você pode fazer certo
Então, como é uma boa assinatura de e-mail formal se você quiser causar uma boa impressão? Vá com as informações básicas necessárias, mantenha a formatação e o estilo simples e não exagere com informações.
Aqui está um exemplo. Este inclui 4 linhas - nome, empresa, número de telefone e endereço de e-mail. É isso aí.
Essa pessoa usou apenas texto simples, e mantê-la em apenas quatro linhas faz com que ela pareça elegante e profissional.
Com o meu próprio endereço, eu vou um pouco mais longe, mantendo a assinatura modesta, usando itálico e desbotando para cinza escuro. Mantê-lo um pouco mais claro do que o próprio texto do email diz ao destinatário que você considera suas próprias informações secundárias à mensagem em si. É uma sugestão sutil de humildade.
Além disso, os títulos só devem ser usados quando forem relevantes para a conversa em questão. Na maioria das correspondências relacionadas ao meu próprio site, as pessoas precisam saber que sou o proprietário do site, então o título é importante. Apenas informações suficientes são incluídas para contato rápido - e-mail e número de telefone, é isso.
Outro exemplo é a assinatura que uso para correspondência interna e externa de MakeUseOf.
Aqui, na verdade, eu hesitei entre usar o título ou não. Geralmente, isso é importante apenas em comunicações externas por e-mail e é marginalmente importante em algumas comunicações internas. Comecei usando duas versões - uma para externo e outra para interna - mas me cansei de alternar manualmente entre as duas, e decidi ficar com a versão acima. Correndo o risco de se tornar tão importante, ele permanece desbotado e secundário. Ele também faz uso do caractere “|” mencionado acima, um pequeno toque de cor para destacar o nome do site, e eu decidi ser ousado e adicionar uma quinta linha para uma citação.
Chegando com a assinatura de e-mail perfeita 6 dicas para tirar mais proveito das assinaturas no Gmail 6 dicas para tirar mais proveito das assinaturas no Gmail Leia mais que represente quem você é, o que você faz e como entrar em contato pode levar algumas tentativas e erros mas uma vez que você acertar, é bom saber que você está colocando o seu melhor em cada correspondência de e-mail que você envia.
Quais são as suas dicas para uma melhor assinatura de e-mail 5 maneiras de criar assinaturas múltiplas personalizadas no GMail 5 maneiras de criar assinaturas múltiplas personalizadas no GMail Leia mais? Que coisas você gosta ou não gosta de outras assinaturas que viu? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo!
Crédito da imagem: Casal de negócios via Shutterstock