O mito da multitarefa é difundido. Não importa quantas pesquisas multitarefas vejamos, continuamos a nos dizer que a maioria das pessoas não pode realizar múltiplas tarefas, mas podemos .
Repetidas vezes, pesquisas mostram que, quando pensamos que somos multitarefas, não estamos fazendo mais do que uma coisa ao mesmo tempo. Estamos alternando entre as atividades e que um fenômeno conhecido como "custo de mudança" nos torna menos eficientes (e pode nos colocar em perigo).
Mas…
Existe um tipo específico de multitarefa que pode ser mais eficiente. Talvez não tão eficiente quanto se concentrar em uma única tarefa. Mas se você simplesmente não consegue ficar focado em uma coisa por mais de alguns minutos, você pode estar com sorte.
(Para ser justo, há alguns casos em que a multitarefa pode ser uma maneira eficiente de fazer as tarefas simples versus multitarefa: o que é melhor para produtividade? Multitarefa versus multitarefa: o que é melhor para produtividade? Multitarefa é um método comum para aumentar a produtividade Acontece que não é necessariamente a bala de prata para a produtividade. A chave é saber quando a multitarefa. Leia mais.)
Uma introdução ao lote de tarefas
Diferentes gurus de produtividade definiram lotes de tarefas de maneiras ligeiramente diferentes. Mas o que acontece é isto:
“A tarefa em lote é a prática de agrupar tarefas semelhantes.”
Então você pode ter uma lista de tarefas de "codificação", "depuração", "documentação" e "planejamento", por exemplo. Em minha própria vida, eu provavelmente colocaria em lote tarefas como "escrever", "editar", "pesquisar", "lançar" e assim por diante.
Como isso é útil?
Os lotes de tarefas ajudam você a se tornar mais produtivo incentivando-o a manter um grupo semelhante de tarefas para reduzir o custo de troca quando se movimenta entre eles. Passar da edição de fotos para o gerenciamento do seu e-mail é uma grande mudança, e pode resultar em um grande custo de mudança, pois o seu cérebro se esforça para mudar de marcha.
Mudar de editar fotos para, digamos, postar fotos para sites de fotografia pode criar um menor custo de troca. Ou imagine que você muda de chamar clientes em potencial com argumentos de vendas para chamar clientes existentes para fazer o check-in. Isso seria mais fácil do que trocar de chamadas de afinação para a criação de relatórios trimestrais.
E esse menor custo de troca resulta em maior foco.
Como você coloca tarefas em lotes é com você - o importante é que eles são semelhantes . Se você achar difícil alternar as marchas entre duas tarefas, elas não pertencem ao mesmo lote. Você pode ter um grande número de lotes ou um menor, dependendo dos tipos de coisas que você precisa fazer.
Depois de agrupar suas tarefas, você pode dedicar tempo a cada lote.
Agendando seus lotes
É aqui que os lotes de tarefas são realmente úteis. Quando você designa um bloco de tempo específico Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivo Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivo Você luta contra o gerenciamento do tempo? Mostramos a você como bloquear o tempo no seu Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. Leia Mais para um lote específico, você está livre para alternar entre as tarefas dentro desse lote. O que é ótimo para aqueles de nós que gostam de se mover muito entre os projetos.
Contanto que você não mude para uma tarefa fora desse lote, será mais eficiente. O custo de mudança cognitiva será menor e você fará mais.
É simples assim.
E quando você começar a colocar seus lotes de tarefas em sua agenda, para ter um tempo definido para trabalhar neles, começará a ver seu aumento de produtividade. Como seu custo de mudança é menor, você gasta menos tempo para aumentar a velocidade de cada tarefa. E ter um tempo definido para lotes específicos ajudará a reduzir as distrações (que têm um enorme custo de troca).
Usando um sistema de gerenciamento de tempo como a técnica Pomodoro Como um temporizador simples de Pomodoro tornou minha vida melhor Como um temporizador simples de Pomodoro tornou minha vida melhor A técnica Pomodoro é uma das mais simples hacks de gerenciamento de tempo. Romper distrações com a ajuda de pedaços de 25 minutos e um temporizador. Pode ser uma mudança de rotina de mudança de vida, se lhe convier. Leia mais ou algo semelhante irá aumentar ainda mais a sua produtividade.
Se você está pronto para experimentar os lotes de tarefas, veja o que você precisa fazer:
Tarefas em lote com o Google Agenda
A primeira coisa que você precisa fazer é criar lotes de tarefas. Como todos terão diferentes conjuntos de tarefas e diferentes métodos de envio em lote, a forma como você passa por esse processo é totalmente sua responsabilidade. Como mencionei, pode ser bom começar com três ou quatro categorias. Para os propósitos do nosso exemplo, usaremos "planejamento", "construção", "revisão" e "geração de relatórios".
Combinaremos esses lotes com o conceito de bloqueio de tempo Bloqueio de Tempo - A Arma Secreta para Melhor Foco Bloqueio de Tempo - A Arma Secreta para Melhor Foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Consulte Mais informação . Basta reservar blocos de tempo no Google Agenda para lotes específicos.
Aqui eu adicionei eventos que me dizem quando eu deveria estar trabalhando em lotes específicos:
Eu também adicionei um lembrete para saber quando meu bloco de relatórios começa:
Agora receberei um lembrete quando for hora de trabalhar nas minhas tarefas de relatórios. Durante esse tempo, eu poderia usar a técnica Pomodoro Os melhores aplicativos de timer Pomodoro para agitar sua produtividade Os melhores aplicativos de timer Pomodoro para agitar sua produtividade Se você costuma atingir um muro de produtividade depois de algumas horas de trabalho, um temporizador Pomodoro pode ajudá-lo a manter o seu foco. Esta seleção de temporizadores tem uma opção para cada plataforma. Leia mais para gerenciar meu tempo em várias tarefas. Ou eu poderia deixar isso acontecer com mais naturalidade, onde eu me movo entre as tarefas sempre que quiser. Esta parte é com você.
Você entendeu a ideia. Agora basta inserir mais lotes no seu calendário! Mas tenha em mente que você ainda precisa de tempo desbloqueado. Você precisará de alguns minutos aqui e ali para gerenciar e-mails, acompanhar chamadas, conversar com pessoas no escritório ou simplesmente deixar sua mente descansar um pouco.
Uma pergunta que você pode estar fazendo agora: como escolher quando agendar cada lote? Não há resposta certa para isso. Se você tem um tipo específico de tarefa que faz melhor de manhã, programe-a com antecedência. Se você gosta de tarefas menos intensivas cognitivas à tarde, agende-as lá. Prefere mudar para algo completamente diferente quando você muda de tarefas? Voce tambem pode fazer isso.
Você sabe como e quando você trabalha melhor Como permanecer produtivo se você é uma pessoa de manhã ou uma coruja de noite Como permanecer produtivo se você é uma pessoa de manhã ou uma coruja de noite Não se esforce para acordar cedo ou ficar até mais tarde. Em vez disso, otimize os sistemas para que você possa enfrentar a fase em que sua produtividade é baixa. Aqui estão algumas estratégias inteligentes. Leia mais, e você pode colocar esse conhecimento para trabalhar em sua programação em lote.
Depois de ter seus lotes no calendário, você está pronto para ir! Agora tudo que você precisa fazer é começar a trabalhar.
Usando o Google Agenda para aumentar sua produtividade
Agendar seus lotes de tarefas no Google Agenda pode ser suficiente para revolucionar completamente sua produtividade. Mas se você precisar de um pouco mais de estímulo, poderá usar outras funções impressionantes do Google Agenda.
Por exemplo, você pode sincronizar sua lista de tarefas com o Google Agenda Como sincronizar seu calendário com sua lista de tarefas Como sincronizar seu calendário com sua lista de tarefas Ao organizar sua vida, duas ferramentas são indispensáveis: sua agenda e sua lista de tarefas. Mas a maioria das soluções de gerenciamento de tarefas mantém essas duas coisas separadas. Nós vamos mostrar-lhe como combiná-los. Leia mais e veja suas tarefas importantes junto com sua programação em lote. Isso pode ajudá-lo a priorizar as tarefas em cada lote.
Ou você pode usar a visualização multi-calendário atualizada 5 Novos recursos do Google Agenda que você precisa experimentar! 5 Novos recursos do Google Agenda que você precisa experimentar! O Google Calendar ficou ainda mais fantástico. O Google finalmente atualizou seu calendário. Mostraremos como obter o novo design e quais novos recursos você deve experimentar. Leia mais para manter seu agendamento em lote separado de seus outros compromissos.
Você pode até marcar suas entradas de calendário Como aproveitar ao máximo o Google Agenda com mais de 7 novas ferramentas Como aproveitar ao máximo o Google Agenda com mais de sete novas ferramentas Use o Google Agenda para economizar tempo e aproveitar ao máximo seu dia de trabalho. Essas novas ferramentas e serviços do Google Agenda oferecem mais alguns truques de produtividade. Leia mais para ver onde seu tempo está indo e como você pode melhorar seu gerenciamento de tempo.
Há tantos recursos e ferramentas por aí que você pode fazer quase o que quiser com o seu Google Agenda.
Tarefa de lotes a longo prazo
Claro, nunca é assim tão simples. Sempre há manutenção. Por exemplo, você deve reservar regularmente alguns minutos para revisar seus lotes. Se você acha que uma determinada tarefa não está fluindo com as outras em seu lote, convém criar um novo lote para reduzir os custos de troca.
E você pode achar que o seu agendamento não é o ideal. Talvez você precise de mais tempo entre os lotes ou precise de um dia inteiro sem atividades agendadas para acompanhar as coisas.
Mesmo quando você encontra o sistema de produtividade perfeito Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeito que você já usou Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeito que você já usa A produtividade é uma busca constante por mais organização com menos trabalho. Uma maneira de realizar tudo o que você sonha em realizar, sem perder o sono. Esse sistema automatizado de gerenciamento de tempo pode fazer tudo isso? Leia mais, sempre haverá alguma manutenção que você precisa realizar. Tarefas em lote não são exceção.
Mas quando você agrupa suas tarefas com êxito e as integra ao Google Agenda, você terá um sistema de gerenciamento de tempo quase automatizado. E não fica muito melhor que isso!
Você já tentou lotes de tarefas? O que você faz para minimizar o tempo e o esforço necessários para alternar tarefas? Compartilhe seu conselho nos comentários abaixo!
Crédito de imagem: photographee.eu/connections