Como você maximiza seu tempo? Você usa aplicativos de gerenciamento de tempo? Você planeja com antecedência e fica no topo da sua agenda? Ou você prioriza suas tarefas? Se você já tentou essas coisas e ainda tem dificuldade em fazer uso efetivo do seu tempo, talvez precise de uma mudança.
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Digite seu e-mail Desbloquear Leia nossa política de privacidadeA regra 80/20 é outra opção para gerenciamento de tempo e, com pequenos ajustes, pode ser apenas sua solução ideal.
Qual é exatamente a regra 80/20?
A regra 80/20 também é conhecida como o Princípio de Pareto. O conceito surgiu com o economista italiano Vilfredo Pareto. Ele notou que 80% das terras do país pertenciam a apenas 20% da população. Isso levou Pareto a examinar esse desequilíbrio e a relacioná-lo com outras áreas.
Anos depois, um consultor chamado Joseph Juran aplicou esse conceito aos negócios e apelidou-o de Princípio de Pareto. Do Economist on-line:
Juran estendeu o princípio ao controle de qualidade, afirmando, por exemplo, que a maioria dos defeitos na produção é o resultado de uma pequena porcentagem das causas de todos os defeitos - o que ele descreveu como “os poucos vitais e os muitos triviais”.
Segundo a Investopedia, isso significa que:
- 80% do volume de vendas vem de 20 produtos na linha de produtos.
- 80% da receita de uma empresa vem de 20% de seus clientes.
- 80% da produção de uma empresa vem de 20% de seus funcionários.
O gerenciamento de tempo é o uso mais comum do princípio de Pareto, já que a maioria das pessoas tende a espalhar seu tempo em vez de se concentrar nas tarefas mais importantes.
Com tudo isso em mente, relacionar o princípio ao gerenciamento do tempo significa que 80% de sua produção pode vir de apenas 20% do seu tempo. Agora a questão é: como você consegue isso? Aqui estão quatro coisas que você pode fazer.
Avaliar com frequência suas tarefas
Se 80% dos resultados resultarem de 20% do esforço, é razoável pensar que 80% do impacto virá de 20% de suas tarefas. Portanto, identifique os 20% de suas tarefas que renderão os 80% dos resultados que você procura.
Ao rever suas tarefas, faça a si mesmo estas perguntas:
- Todas as tarefas da minha lista são rotuladas como urgentes?
- As tarefas da minha lista estão no meu alcance ou pertencem a outro lugar?
- Estou gastando muito tempo em certos tipos de tarefas?
- Existem tarefas que eu devo delegar Delegação: A deve ter habilidade de liderança para reduzir sua carga de trabalho Delegação: A deve ter habilidade de liderança para reduzir sua carga de trabalho Uma vez que você está em um papel de liderança, você terá que aprender a delegar trabalho. Nós ensinamos os cinco grupos de delegação: o que, o quê, quando, onde e por quê. Consulte Mais informação ?
- Todas essas tarefas são realmente necessárias para o resultado geral?
Avalie continuamente seus objetivos
Seus objetivos e tarefas podem estar interligados, mas nem sempre. Alguns podem ser completamente separados. Portanto, pense em seus objetivos e nas atividades necessárias para realizá-los. Lembre-se que 80% dessas metas serão atingidas com apenas 20% das atividades necessárias.
Aqui, novamente, faça um inventário e veja quais 20% das atividades aproximam você da maioria dos seus objetivos. Confira estes poucos exemplos e veja se você consegue relacionar:
- Se eu trabalhar até tarde hoje (20% de atividade), posso terminar o item na minha lista de tarefas, deixar o chefe feliz e tirar o amanhã (meta de 80%).
- Se eu fizer uma salada para comer na minha mesa para o almoço hoje (20% de atividade), posso trabalhar nessa tarefa, vencer o prazo e chegar mais perto da minha meta de perda de peso (80% das metas).
- Se eu agendar reuniões regulares (20% de atividade), posso aumentar a comunicação da equipe, ter um projeto mais bem-sucedido e ser um líder melhor (metas de 80%).
Determine seu horário nobre
Todo mundo tem horários específicos durante o dia em que são os mais produtivos. Você pode fazer o seu melhor trabalho entre 9:00 e 11:00. Ou você pode fazer mais entre 15 e 17 horas. Quando você se sente mais enérgico, focado e produtivo?
Determine quando seu horário nobre é Descubra suas horas mais produtivas com este método simples Descubra suas horas mais produtivas com este método simples Crie seu dia de trabalho perfeito em torno de seus níveis de energia. Essa simples planilha do Excel e alguns segundos de trabalho por dia podem ajudá-lo a mudar seus hábitos e fazer mais. Leia mais e use-o para lidar com os 20% das tarefas e metas que você identificou. Isso garantirá que você esteja gastando seu tempo mais produtivo nas tarefas e atividades necessárias para obter os melhores resultados.
Identifique e elimine as distrações
Quer viaje ao escritório todos os dias ou trabalhe em casa, as distrações estão por toda parte. Essas pequenas e desagradáveis interrupções podem causar perda de foco, tarefas atrasadas e uma redução geral em sua produtividade. Essas 10 distrações estão esmagando sua produtividade Essas 10 distrações estão esmagando sua produtividade Ninguém pode escapar das distrações da desgraça! Consulte Mais informação .
Usando o conceito de regra 80/20, a FreshBooks supõe:
80% das suas distrações vêm de 20% das fontes.
Para enfrentar essas distrações e eliminá-las, você deve primeiro identificá-las. Sua lista pode ser algo como isto:
- Flurries de e-mails
- Chamadas telefônicas recebidas
- Visitantes não planejados
- Sede ou fome
- Notificações de mídia social
Depois de ter sua lista de distrações, revise-a e veja quais as que mais o interrompem. Você provavelmente descobrirá que apenas dois ou três (20%) são o volume (80%) do problema. Em seguida, incorpore maneiras de eliminar essas interrupções. Aqui estão algumas sugestões:
- Bloqueie horários específicos para trabalhar em e-mails.
- Deixe as chamadas não urgentes irem para o correio de voz.
- Feche a porta do seu escritório.
- Tome uma bebida e lanche à mão.
- Fique longe das mídias sociais durante o trabalho.
Você já tentou a regra 80/20?
O Princípio de Pareto pode trazer sucesso em certas indústrias e usos, mas pode funcionar para você? Se você já tentou a regra 80/20 4 maneiras de tirar o estresse da produtividade 4 maneiras de tirar o estresse da produtividade Com algumas mudanças bem direcionadas, você pode aumentar sua produtividade aos trancos e barrancos. Aplique estes métodos simples à sua vida e o resultado é o que você esperaria - trabalhar melhor com menos esforço. Leia mais com muito sucesso, você continua a usá-lo? Adversamente, se você deu a esse conceito resultados negativos, sabe o que deu errado?
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