Serviços como o Google Docs e o Planilhas Google pegaram os nativos digitais e são usados em todo o mundo para colaborar em projetos escolares e profissionais.
O Google Sheets é o equivalente on-line do Excel Excel x Planilhas Google: Qual é o melhor para você? Excel x Planilhas Google: qual é a melhor para você? Você realmente precisa do Excel? Ambas as soluções de desktop e on-line têm suas vantagens. Se você tiver problemas para escolher entre o Excel e o Planilhas Google para gerenciar suas planilhas, deixe-nos ajudá-lo a decidir. Leia mais e não é a primeira ferramenta que vem à mente na esfera do trabalho em equipe. Mas quando você está fornecendo dados coletivamente, a planilha como uma ferramenta de processamento de informações se torna inevitável.
Este artigo conduz você pelas funções e recursos do Planilhas Google, essenciais para projetos em grupo. Alguns são universais e podem ser encontrados no Excel, outros são exclusivos do Planilhas Google e das opções de colaboração oferecidas.
O básico
Assunto da demonstração
Para demonstrar o poder do Planilhas Google, estou usando uma planilha que foi configurada para avaliar os resultados de um exercício de dinâmica da equipe. O objetivo do exercício é identificar quais membros da equipe adotaram quais funções dentro da equipe, conforme visto por seus colegas. Se você quiser saber mais sobre a dinâmica e as funções da equipe, recomendo investigar a estrutura do Belbin.
Configuração da planilha e fonte de dados
Resumidamente, eu configurei uma planilha para cada participante, na qual eles podem avaliar todos os outros membros da equipe para cada uma das nove funções na estrutura do Belbin. Depois de criar o primeiro modelo, eu o copiei para criar várias folhas idênticas. Os dados são importados para uma planilha de processamento, que, por sua vez, libera os resultados para a planilha mestre. Quando digo folhas, quero dizer guias em um único documento de planilha. Além da classificação média para cada membro e função da equipe, a planilha principal também revela quais funções são cobertas pela equipe e quais estão ausentes ou sub-representadas.
Para criar um conjunto aleatório de dados para essa demonstração, usei o Gerador Aleatório, um dos muitos complementos úteis do Google Drive 5 Complementos do Google Drive que você precisa usar 5 Complementos do Google Drive que você precisa usar Google Docs e Google A planilha é um serviço gratuito incrível, mas quando você inclui alguns dos complementos listados aqui, ela pode dar nova vida a essas ferramentas. Consulte Mais informação .
Eu destaquei as células que precisava preencher, configurei o complemento para inserir números inteiros de 0 a 3 (as opções de classificação para nosso teste), removi a marca de seleção para valores exclusivos e cliquei em Gerar . Repeti o processo para todas as folhas de dados individuais. Como os membros da equipe não devem se classificar, eu entrei e removi os respectivos pontos de dados aleatórios de cada folha, criando uma linha vazia.
Além de inserir números inteiros, você também pode usar o Gerador Aleatório para adicionar valores Booleanos Tornar-se Melhor em Encontrar Itens com Mecanismos de Busca: Lógica de Busca Booleana Explained Torna-se Melhor em Encontrar Coisas com Mecanismos de Busca: Lógica de Busca Booleana Explicada Leva apenas milhares de servidores do Google meio segundo para consultar aproximadamente 50 bilhões de páginas indexadas, você demorará significativamente mais tempo para verificar apenas a primeira página dos resultados da pesquisa. Além disso, ... Leia Mais, datas, listas personalizadas e strings.
Como encontrar as fórmulas que você precisa
Observe que sempre que você começar a digitar uma fórmula, ou seja, um sinal de igual seguido por pelo menos uma letra, a sugestão automática aparecerá com as funções disponíveis. Passe o mouse sobre as funções sugeridas para ver o que elas foram projetadas para fazer.
Você pode analisar todas as fórmulas na lista de funções do Google ou revisar algumas fórmulas básicas, fazendo o curso Criando fórmulas simples no site GCFLearnFree.org.
Faça o Google Sheets funcionar para você
Importar dados de outras planilhas do Google
Desde que você tenha permissão de exibição, você pode importar dados de qualquer Planilha Google Como importar dados de outras planilhas do Google Como importar dados de outras planilhas do Google A maioria dos usuários usa apenas uma pequena fração do potencial da planilha do Google. Você sabe como obter informações de uma planilha do Google para outra? Aqui está uma função de célula para fazer o trabalho. Leia mais, seja uma outra guia em sua planilha atual ou um documento de planilha diferente. Você pode importar células individuais ou colunas inteiras e / ou linhas; a fórmula básica é a mesma:
= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE") SHEET_ID refere-se à sequência de letras encontrada entre duas barras no URL do documento, conforme mostrado na captura de tela abaixo. A string pode ser bastante longa.
TAB_NAME refere-se ao nome da folha individual em um documento. Certifique-se de fazer algo simples, idealmente sem espaços. Se o nome da guia contiver espaços, use aspas simples para envolvê-lo. É separado de CELL_OR_RANGE por um ponto de exclamação. CELL_OR_RANGE pode se referir a uma única célula, algo como B4, ou um intervalo de células, algo como B: B para copiar uma coluna inteira, B4: J4 para copiar de uma única linha ou B4: J15 para copiar várias linhas e colunas .
Adicione a fórmula à primeira célula do “intervalo de importação” desejado e ela preencherá automaticamente todas as células solicitadas à direita e / ou abaixo dela. Embora quando você tenta fazer isso pela primeira vez, você pode obter um #REF! erro, como mostrado abaixo. Basta clicar em Permitir acesso para que a importação continue.
Se você estiver referenciando dados de dentro do mesmo documento de planilha, uma fórmula simplificada deve funcionar, embora, para mim, ela tenha funcionado apenas com células únicas:
= TAB_NAME! CELL
Conte pontos de dados e calcule médias
Para calcular a classificação média de cada membro da equipe, importei suas classificações de todas as planilhas individuais para uma planilha de processamento usando a fórmula descrita acima. Em outras palavras, para cada membro da equipe, eu tenho 11 linhas de dados, com pelo menos uma linha vazia, já que ninguém se classifica. Também tive que levar em conta que se menos de 11 participantes comparecerem ao exercício, mais de uma linha ficará vazia, o que cria um desafio para o cálculo da média. Aqui está como resolvi isso.
Para calcular a média, eu simplesmente somei seu total de todas as avaliações individuais. Esta é a fórmula para isso:
= SUM (START: END)
START refere-se à primeira célula, por exemplo, B5 e END referem-se à última célula que você deseja incluir, por exemplo, B15.
Para determinar o número de pontos de dados, usei a fórmula COUNTIF:
= COUNTIF (B5: B15, "<4")
Eu sabia que as classificações seriam qualquer número entre 0 e 3. Uma célula contendo qualquer coisa que não seja um desses números, todos menores que 4, idealmente uma célula vazia, não precisa ser contada. Assim, o resultado dessa contagem será igual ao número de pontos de dados enviados.
Em seguida, combinei as duas fórmulas em uma função aninhada, isto é, DIVIDE my SUM com o resultado COUNTIF e, assim, calcule a média em uma única célula:
= DIVIDE ((SUM (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))
É bom ter em mente que a função dentro dos parênteses será processada primeiro.
Observe que um parênteses ou uma citação faltando é a fonte mais comum de erro na planilha. Além disso, se você estiver usando a formatação de números europeus, em que as vírgulas, em vez de pontos, são usadas para separar decimais, você poderá ter problemas com a vírgula usada para separar valores em sua fórmula; tente usar um ponto e vírgula.
Eu usei essa fórmula novamente para contar quantas pessoas aparecem em funções específicas dentro de nossa equipe. Nesse caso, usei “> 1”, uma vez que classificações maiores que 1, ou seja, 2 ou 3, indicam que a habilidade está sendo aplicada.
Você pode usar a fórmula COUNTIF Mini Excel Tutorial: Usando Contagem Avançada e Adicionando Funções no Excel Mini Excel Tutorial: Usando Contagem Avançada e Adicionando Funções no Excel A contagem e a adição de fórmulas podem parecer banais em comparação com as fórmulas do Excel mais avançadas. Mas eles podem ajudar você a economizar muito tempo quando precisar coletar informações sobre os dados em sua planilha. Leia mais para muitas operações avançadas, conforme descrito em um artigo separado. Da mesma forma, se você precisar encontrar informações específicas em uma planilha, poderá usar as funções de pesquisa universal Localizar algo em sua planilha do Excel com funções de pesquisa Localizar algo em sua planilha do Excel com funções de pesquisa Em uma planilha gigante do Excel, CTRL + F você até agora. Seja esperto e deixe as fórmulas fazerem o trabalho duro. As fórmulas de pesquisa economizam tempo e são fáceis de aplicar. Consulte Mais informação . Por fim, se você estiver curioso sobre formatação condicional, combinar dados de células diferentes ou importar dados externos, recomendo que nosso artigo sobre funções úteis do Planilhas Google realize proezas incríveis com essas úteis funções de planilhas do Google e realize funções incríveis com essas úteis funções de planilhas do Google Tenho vergonha de admitir que só recentemente decidi começar a experimentar com o Google Spreadsheets, e o que descobri é que qualquer fascínio ou poder que o Excel tinha sobre mim, devido às coisas incríveis ... Leia Mais.
Ocultar e proteger folhas
Para ajudar minha equipe a se concentrar nos dados importantes, optei por ocultar a folha de processamento. Para fazer isso, clique na ponta da seta ao lado do nome da planilha para expandir o menu e selecione Ocultar planilha . Como você pode ver na imagem abaixo, você pode mostrar uma folha oculta indo até Exibir> Folhas ocultas e selecionando a folha que deseja exibir novamente.
Para evitar que usuários acidentalmente estrague fórmulas complexas ou alterem dados, você também pode escolher a opção Proteger planilha… no menu mostrado acima. Isso lhe dará a opção de proteger um intervalo de células ou uma planilha inteira. Se você for com o último, você pode, exceto algumas células . Em ambos os casos, você pode definir permissões e restringir quem pode editar esse intervalo, essencialmente permitindo que usuários selecionados executem edições ou, em geral, exibir um aviso ao editar esse intervalo .
Configurar notificações para ser alertado sobre alterações
Quando você está lançando um documento para colaboração de grupo assíncrona, é recomendável fazer check-in de vez em quando e ver o que todos os outros estão fazendo. Ou configure notificações para saber exatamente o que acontece quando.
Vá para Ferramentas> Regras de notificação ... e escolha sua rotina preferida. Você pode ser notificado sempre que qualquer alteração for feita ou quando um usuário enviar um formulário e você puder ser notificado por e-mail a partir de um resumo diário ou imediatamente .
Como o Planilhas Google suporta comentários, você também pode receber notificações sobre comentários ou respostas. Clique em Comentários no canto superior direito, expanda o menu Notificações e selecione sua preferência.
Para fazer um comentário, primeiro destaque as células que deseja comentar e, em seguida, vá para Comentários> Comentário .
Use o histórico de revisão para restaurar as versões do documento
Às vezes acontecem coisas que não foram planejadas ou talvez você queira reutilizar uma folha e transformá-la em um modelo 10 Modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida 10 Modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida É a sua vida uma saudade perdida prazos, compras esquecidas e compromissos renegados? Parece que você precisa se organizar. Leia mais, o que significa que você precisa limpar todos os dados que foram inseridos nesse meio tempo. É quando o histórico de revisão é útil. Você pode acessá-lo através de Arquivo> Ver histórico de revisão ou com o atalho de teclado CTRL + ALT + SHIFT + G.
Inicialmente, isso listará as principais edições ao longo do histórico do documento, juntamente com a data, a hora e o nome de usuário da pessoa que editou o documento. Para ver todos os passos, clique em Mostrar revisões mais detalhadas na parte inferior da lista. Quando você encontrou o estado no qual gostaria de ver o documento, clique em Restaurar esta revisão .
Faça mais com o Planilhas Google
Não são apenas os recursos de colaboração que fazem do Planilhas Google uma ferramenta muito mais versátil que o Excel. Combinado com outras ferramentas do Google, você pode criar operações complexas. Por exemplo, você pode combinar o Planilhas Google com o Formulários Google para configurar um questionário de autopreenchimento Como usar os Formulários Google para criar seu próprio questionário de autopreenchimento Como usar os Formulários Google para criar seu próprio questionário de autopreparação Você é um professor ou treinador? Alguém envolvido em um processo de contratação? Você precisa verificar de alguma forma que outras pessoas têm as habilidades ou o conhecimento que você espera que elas tenham? Bem, você vai ... Leia mais ou com o Google Analytics para produzir um relatório automatizado Como criar um relatório de planilha automatizada do Google a partir de dados do Google Analytics Como criar um relatório de planilha automatizada do Google a partir de dados do Google Analytics Leia mais. Sua imaginação é o limite.
O que você está fazendo com o Planilhas Google e quais fórmulas, os scripts do Planilhas Google Aumente a produtividade com esses excelentes scripts Google Spreadsheet Aumente a produtividade com esses excelentes scripts Google Spreadsheet Se você usar um aplicativo de planilha para processar dados, os scripts personalizados podem ser a chave mestra. Comece a usar esses excelentes scripts do Google Spreadsheet e faça uso de seus dados de novas maneiras. Leia mais, ou add-ins você não poderia viver sem?