Todo mundo sabe que hoje em dia é muito difícil sobreviver ou gerenciar seus assuntos sem e-mail. Na verdade, a maioria das pessoas tem dois ou três e-mails para gerenciar, portanto, sem um bom controle sobre o gerenciamento de e-mail, essa caixa de entrada ocupada pode sair do controle rapidamente.
Eu sei, você está se perguntando se realmente precisamos de outro artigo sobre gerenciamento de e-mail? Quero dizer, apenas em 2012 tivemos muitos deles, como o artigo de Tina sobre como gerenciar projetos intensos de email no Gmail Gerenciar e colaborar em projetos intensos de email dentro do Gmail com Streak [Chrome] Gerenciar e colaborar em projetos intensos com email dentro do Gmail O Streak [Chrome] Streak é um poderoso complemento do gerenciamento de projetos do Gmail para o Chrome. Ele vem com modelos para muitos tipos diferentes de projetos, por exemplo, suporte ao cliente ou planejamento de eventos. No Streak, os projetos são chamados de pipelines. Você pode ... Leia Mais e seu e-mail sobre como importar e gerenciar várias contas Como importar e gerenciar várias contas de e-mail no Gmail Como importar e gerenciar várias contas de e-mail no Gmail Não é incomum ter várias contas de e-mail, mas verificar várias contas em lugares diferentes é tedioso. Assim, muitas pessoas recorrem a um cliente de e-mail de desktop como o Thunderbird ou o Outlook para gerenciar todas as suas ... Leia Mais. Yaara cobriu o novo recurso Compose do Gmail Muitos cliques? Siga estas dicas para economizar tempo com o novo do Gmail compor muitos cliques? Siga estas dicas para economizar tempo com o novo compor do Gmail Em uma pesquisa recente realizada aqui no MakeUseOf, descobrimos que mais de 75% de você já usa a nova composição do Gmail. Ao ler os comentários da enquete, também recolhi que, enquanto muitos de vocês são ... Leia mais, Aaron discutiu como fazer com que seu e-mail se destacasse Como fazer sua mensagem de e-mail se destacar em uma caixa de entrada desordenada Como fazer seu e-mail A mensagem se destaca em uma caixa de entrada desordenada Alguma vez você já enviou um e-mail que considerou importante apenas para ser respondido muitos dias depois, ou pior esquecido? Concedido, às vezes, ele está fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer ... Leia Mais na caixa de e-mails desordenados de outra pessoa e recentemente Yaara cobriu respostas enlatadas E-mail mais rápido e melhor com respostas predeterminadas E-mail mais rápido e melhor com respostas predeterminadas Don não tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais. Ainda não terminamos?
Bem, a verdade é que um dos problemas mais comuns que as pessoas têm é que apesar de todos os seus melhores esforços, apesar de todos os plugins mais legais e pastas criativas que eles criam para manter e-mails, a caixa de entrada inevitavelmente fica confusa novamente.
A razão para isso é que não importa o quanto você tente organizar a sua caixa de entrada, se você mantiver o sistema em uma base manual - se você depender de si mesmo para se lembrar de ter tempo para entrar e gerenciar sua caixa de entrada ocasionalmente, nunca acontece.
Em vez disso, é melhor automatizar completamente a organização da sua caixa de entrada com o uso das melhores ferramentas dentro e fora do Gmail. Neste artigo, mostrarei cinco coisas que você pode fazer agora para automatizar sua caixa de entrada do Gmail, para que você nunca precise se preocupar em tentar vasculhar a desordem para encontrar esses e-mails importantes.
5 dicas para gerenciar a caixa de entrada do Gmail
Você não precisa perder o controle desse jeito. Todo esse esforço para organizar sua caixa de entrada em pastas agradáveis e arrumadas não precisa se tornar um esforço desperdiçado em um mês, quando todas essas coisas mudam, e seu novo sistema de pastas simplesmente não faz sentido.
O melhor do Gmail é que há algumas ferramentas de automação disponíveis que você pode usar para permitir que o próprio Gmail faça todo o trabalho pesado para você.
Use filtros e etiquetas para automatizar a organização
Isso é algo que vários escritores aqui da MUO têm pregado com frequência. Na verdade, Craig cobriu os filtros do Gmail 5 Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Quais filtros cada um deve ter em seu arsenal? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia Mais muito bem em 2011, mas além de filtrar e classificar apenas uma vez, é essencial aplicar filtros toda vez que você receber um novo e-mail na sua caixa de entrada que não foi fornecida automaticamente com um dos seus marcadores existentes.
Vamos voltar um pouco. Digamos que sua caixa de e-mail seja um pouco parecida com a minha. Uma bagunça confusa de lixo eletrônico, alguns rótulos antigos que criei anos atrás e um monte de e-mails importantes espalhados por toda parte. Observe que minha caixa de entrada cresceu para mais de 10.000 e-mails? Louco, não é?
Então, vamos começar a fazer o trabalho informando ao Gmail o que fazer com os e-mails que entram na Caixa de entrada todos os dias. Seguindo essas etapas que abordarei, você notará que sua contagem de emails da Caixa de entrada começará a receber algumas centenas de emails de cada vez.
Primeiro, quando você vê um e-mail na sua Caixa de entrada que não tem um marcador, descubra o que deseja fazer com ele. Eles são e-mails de um cliente que você tem que responder em tempo hábil? É um alerta do Google com histórias interessantes que você vai querer ler quando tiver tempo depois? Para cada mensagem, crie um nome de rótulo que se aplique.
Depois de criar seu novo marcador, abra esse e-mail e use a lista suspensa à direita para selecionar " Filtrar mensagens como esta ". Isso criará automaticamente a regra necessária que identificará o email de entrada na próxima vez que um novo chegar - geralmente usando o email do remetente.
Você pode definir regras adicionais que façam sentido no seu caso. Além do e-mail do remetente, você pode garantir que apenas determinados e-mails desse remetente, como aqueles que têm determinadas linhas de assunto ou e-mails que contêm determinadas palavras, sejam aplicados com esse rótulo.
Para cada filtro, você precisa informar à sua conta do Gmail como organizar ou gerenciar automaticamente esse e-mail recebido. Nesse caso, sei que esse endereço de e-mail é de um cliente em particular e que esses e-mails são muito importantes. Por isso, solicitarei que o Gmail aplique automaticamente um marcador no qual eu possa responder esses e-mails diariamente. Quanta desordem está na minha caixa de entrada.
Isso porque você pode clicar no marcador no lado esquerdo da sua conta do Gmail e verá apenas esses e-mails. Não há mais e-mails perdidos na pilha de lixo eletrônico e alertas de baixa prioridade.
Melhor ainda, além de apenas aplicar um rótulo, diga ao Gmail para marcar sempre essas informações como importantes (para que a bandeira amarela apareça ao lado delas) e lembre-se de marcar também " Aplicar filtro " para que as centenas de e-mails sejam organizados imediatamente com um clique.
Se você está recebendo lixo eletrônico há muito tempo e esqueceu de cancelar a inscrição, é possível que você tenha centenas ou até milhares de e-mails preenchendo sua caixa de entrada que são completamente inúteis. Quando você se deparar com essas pessoas, aplique um filtro e, em vez de criar um novo filtro, basta tocar no botão de pesquisa.
Isso listará todos os e-mails na sua caixa de entrada desse remetente. Agora você pode selecionar todos eles e excluir todos em massa. Veja a sua caixa de entrada expandida encolher rapidamente mais e mais rapidamente para zero.
Mantenha e-mails informativos fora da sua caixa de entrada
Uma coisa que é muito comum na minha Caixa de entrada são constantes alertas de entrada ou atualizações de status de vários sistemas que eu me inscrevi, como os Alertas do Google para determinados termos de pesquisa ou relatórios de dados semanais do Google Analytics ou Google Adsense. Você realmente não precisa abri-los e lê-los o tempo todo, mas quer armazenar essas informações.
Para evitar que essas pessoas atravancem sua Caixa de entrada, crie um filtro e selecione " Ignorar a Caixa de entrada" e aplique um rótulo para que você possa encontrar esses e-mails rapidamente em uma data futura, quando tiver tempo para se dedicar a eles.
Até agora, você já deve ter sua caixa de entrada para um número de e-mails maravilhosamente gerenciável - talvez até zero!
No entanto, não terminamos de automatizar essa caixa de entrada. A realidade é que ainda há mais coisas que você pode fazer para classificar e arquivar automaticamente informações importantes sem precisar fazer isso sozinho.
Anexos de Arquivo Automaticamente
Aaron cobriu pela primeira vez Attachments.me Liberate seus anexos da caixa de entrada do Gmail com Attachments.me Liberte seus anexos da caixa de entrada do Gmail com Attachments.me Você já recebeu um e-mail do seu chefe, membro da família, amigo ou alguma outra conexão com um anexo nele, então salvo esse e-mail porque você queria acessar o anexo mais tarde? Você provavelmente ... Leia mais voltar no ano passado e, na minha opinião, é absolutamente o método mais inteligente para manter o tamanho da caixa do Gmail sob controle.
Se você receber relatórios regulares ou dados de pessoas que trabalham para você, é bom que sempre usem o mesmo assunto quando lhe enviarem esses relatórios (provavelmente porque também automatizaram o sistema). Você pode conectar o serviço Attachments.me à sua conta do Gmail para que ele possa fazer o download automático desses anexos para sua conta de armazenamento em nuvem favorita, como Dropbox, Box, Google Drive ou SkyDrive.
Depois de se inscrever no serviço, ele será exibido no lado direito da sua conta do Gmail sempre que você abrir um e-mail com um anexo. Você pode simplesmente clicar em " Enviar para sua nuvem " para enviar o anexo para a sua caixa de armazenamento on-line favorita, sem a necessidade de gastar tempo fazendo o download para o seu PC.
Isso economiza tempo, mas se você quiser economizar ainda mais tempo, automatize o processo! Você verá um ícone de clipe de papel na parte superior da tela do Gmail. Clique nele e escolha “ Regras de Arquivamento Automático ”.
Agora você pode criar algo semelhante ao filtro do Gmail que você aplicou até o momento. Por exemplo, recebo relatórios semanais do AdSense de um cliente, por isso criei uma pasta para o Adsense_Files na minha conta do DropBox e aqui configuro uma regra para procurar emails do Adsense, com a linha de assunto desse cliente.
Agora, quando o Attachement.me vê um e-mail de entrada que corresponda a essas regras, ele carregará automaticamente o arquivo em sua conta de armazenamento do Cloud. Isso significa que você não precisa fazer nada - pode ter certeza de que, ao acessar essa pasta em sua conta de armazenamento on-line, sempre terá os arquivos mais recentes.
Isso basicamente converte sua conta do Gmail em um assistente automatizado que recebe informações e classifica todas as informações para você. É como ter uma secretária pessoal, exceto que você não precisa pagar por benefícios.
Arquivar emails de entrada como tarefas
Uma das coisas mais legais que o Google poderia fazer seria adicionar a capacidade de adicionar um filtro no Gmail que cria automaticamente uma tarefa do Google. Infelizmente, esse recurso ainda não está disponível, mas você pode pelo menos ter sua conta do Gmail selecionando determinados e-mails recebidos como tarefas que você precisa adicionar manualmente à sua lista.
Por exemplo, eu recebo mensagens de voz e e-mails de formulários de contato de leitores da TopSecretWriters que eu preciso responder ocasionalmente. Nem sempre tenho tempo para responder quando os recebo, mas quero responder mais tarde.
Para fazer isso, basta criar um filtro para esses e-mails, conforme mostrado no começo deste artigo, e depois criar um novo rótulo para ele, além de aninhar esse rótulo embaixo de um rótulo mestre que criei chamado " TASKS_TO_ADD ".
Usar essa abordagem faz com que sua conta do Gmail arquive automaticamente os tipos de e-mails recebidos que você sabe que terão tarefas associadas a eles, abaixo do rótulo na barra de navegação.
Diariamente, ou sempre que quiser, você pode ir para essas pastas, verificar os e-mails e, se achar que o e-mail garante uma ação adicional de sua parte, basta clicar no menu suspenso " Mais " perdido na parte superior de seu e-mail. conta do Gmail e clique em " Adicionar às Tarefas ".
Isso envia automaticamente esse e-mail como uma "tarefa" na sua conta do Google Tasks.
Novamente, se você arquivar automaticamente o e-mail e removê-lo da Caixa de entrada, esses tipos de e-mails não precisarão sobrecarregar sua caixa de entrada, mas você sabe que não sentirá falta deles por causa de seu ritual diário para gerenciar itens em sua conta de e-mail.
Use respostas prontas para fazer o trabalho pesado
A dica final sobre como usar a automação do Gmail para reduzir sua carga de trabalho é por meio de respostas automáticas.
No meu caso, quero que o Gmail envie uma resposta automática toda vez que eu receber um e-mail do formulário de contato do Top Secret Writers. Basta criar um filtro para esses e-mails e selecionar " Enviar resposta predefinida ".
Claro, você terá que ter criado uma resposta pronta para usar, mas você pode aprender a fazer isso no artigo que a Yaara escreveu recentemente sobre o assunto. E-mail mais rápido e melhor com respostas predeterminadas E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas Não tenho tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais.
Depois de configurar toda essa automação na sua conta do Gmail, você não precisará se preocupar tanto com o gerenciamento ativo da Caixa de entrada manualmente. Não há melhor maneira de recuperar o controle sobre sua Caixa de entrada do que automatizar todas as tarefas que podem consumir muito do seu tempo todos os dias.
Você conhece algum outro truque legal de automação do Gmail para controlar sua caixa de entrada do Gmail? Compartilhe suas próprias dicas e truques na seção de comentários abaixo.
Crédito de imagem: Robot Worker via Shutterstock