Como controlar as despesas e recibos para a temporada fiscal

Use essas dicas e o software de rastreamento de despesas certo para registrar, organizar e gerenciar suas despesas pessoais e comerciais. Fique preparado para o dia do imposto.

Use essas dicas e o software de rastreamento de despesas certo para registrar, organizar e gerenciar suas despesas pessoais e comerciais.  Fique preparado para o dia do imposto.
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Usar o software de controle de despesas para registrar, organizar e gerenciar suas despesas pessoais e comerciais economizará muito tempo e dinheiro quando o dia do imposto chegar.

Mas qual software de controle de despesas você deve usar? E se você precisar rastrear a milhagem? Ou manter scans de recibos?

Reunimos os melhores aplicativos de rastreamento de despesas para digitalizar recibos, acompanhar despesas e registrar milhas. Antes de chegarmos a eles, vamos falar um pouco sobre por que você deveria estar monitorando suas despesas em primeiro lugar.

Por que você deve usar o software Expense Tracking

Se você pretende acompanhar as despesas do IRS, é uma boa ideia usar o software de rastreamento de despesas. (Infelizmente, o seu aplicativo de orçamentação pessoal 5 Simple iPhone Budget Apps para acompanhar os seus gastos 5 Simple iPhone Budget Apps para acompanhar os seus gastos Apps como Mint e Goodbudget têm amplos recursos para ajudá-lo a ficar na pista, mas e se você não precisa ou quer tudo daqueles sinos e assobios? Leia mais provavelmente não vai cortá-lo.) Pode parecer um aborrecimento no começo, mas a longo prazo, você economizará muito tempo e dinheiro.

Você poderia economizar apenas recibos de papel, mas usar um aplicativo de despesas tornará o processo mais fácil. Se você vai deduzir as despesas em seus impostos, há uma boa chance de você estar coletando muitos tipos diferentes de recibos de todos os tipos de fornecedores.

Despesas médicas, móveis e de educação são comuns. Proprietários de pequenas empresas também podem rastrear despesas de movimentação, compras de negócios, prêmios de seguro de saúde e muito mais.

O uso do software de rastreamento de despesas certo ajudará você a armazenar, categorizar e recuperar os recebimentos acumulados ao longo do ano.

E se você já foi auditado pela Receita Federal sem recibos para mostrar, sabe quanto vale a pena. Mesmo que você não tenha, salvar esses recibos economizará seu dinheiro. Vale a pena o pequeno esforço necessário.

Quais recibos você deve salvar para o IRS?

Há muitas deduções fiscais possíveis para despesas, e descobrir se você é elegível para elas pode ser um aborrecimento. Pode ser melhor controlar suas despesas para qualquer uma das deduções possíveis e descobrir se você é elegível depois.

Por outro lado, se você estiver usando um consultor financeiro ou um preparador de impostos Quando contratar um consultor financeiro (e onde encontrar um) Quando contratar um consultor financeiro (e onde encontrar um) Contratar um consultor financeiro pode ser caro, mas há algumas vezes em que vale a pena aqui. Aqui estão cinco dessas vezes, além de recursos para encontrar o melhor profissional para sua situação. Leia mais, eles podem descobrir isso e usar os recibos que você guardou para economizar o máximo de dinheiro.

Aqui estão algumas das deduções mais comuns das quais você precisará para manter recibos:

  • Despesas médicas e odontológicas
  • Despesas comerciais dedutíveis
  • Quilometragem do veículo para fins comerciais
  • Despesas de viagem de negócios
  • Contribuições de caridade
  • Despesas educacionais do professor
  • Venda da sua casa

Há outros também. Para ver se há alguma dedução que você possa aproveitar, confira a página Créditos e deduções para clientes individuais do IRS. Se você acha que qualquer uma dessas deduções pode se aplicar a você, é uma boa ideia começar a salvar seus recibos hoje.

Se você é proprietário de uma empresa, há uma página de crédito e deduções para negócios que você considera útil.

Por quanto tempo você deve manter os recibos para fins fiscais?

Além de cópias digitais de recibos, você deve manter recibos físicos por três anos.

Então, por que, se você está mantendo cópias físicas, você deve usar software de rastreamento de despesas? Porque isso torna sua vida muito mais fácil. Você não precisará das cópias físicas a menos que seja auditado, e seu aplicativo de rastreamento de despesas acelerará o processo de arquivamento de impostos.

Os Melhores Aplicativos para Rastreamento de Milhas e Despesas

O melhor software de acompanhamento de despesas para sua situação específica depende do fato de você estar acompanhando como indivíduo ou como proprietário de uma empresa. Pessoas autônomas e proprietários de empresas geralmente precisam controlar mais despesas e podem precisar de mais recursos organizacionais do aplicativo.

Indivíduos, por outro lado, provavelmente não manterão muitos recibos. Existem, é lógico, exceções. Se você acha que precisará de muita capacidade de verificação de recibos, confira a seção de negócios abaixo.

Primeiro, no entanto, começaremos com aplicativos para rastrear a milhagem e as despesas dos indivíduos.

Para pessoas com poucas despesas: Expensify Free

O Expensify é um dos melhores aplicativos para rastrear milhagem e recibos, não importa se você é um indivíduo com poucas despesas ou um executivo em movimento. Sua versão gratuita é ótima para pessoas que precisam de 10 scans de recibos ou menos a cada mês.

O SmartScan extrai as informações relevantes de cada recibo e as armazena nos servidores da Expensify, onde você tem espaço de armazenamento ilimitado. Quando a temporada de impostos rola, você tem tudo o que precisa ao seu alcance.

Se você começar a precisar de mais de 10 varreduras por mês, faça o upgrade para o plano da equipe, que discutiremos a seguir.

Download: Expensify para iOS | Android (grátis)

Para indivíduos com papel e recibos eletrônicos: recibos por onda

Rastreamento de despesas com o Wave

Os recibos da Wave, como o Expensify, extraem as informações relevantes de suas varreduras de recibos, o que é ótimo para o rastreamento de despesas. Mas também permite que você encaminhe recibos de e-mail para um endereço de e-mail, onde também insere essas informações em sua conta.

Poucas pessoas têm apenas recibos de papel, portanto, essa funcionalidade pode economizar muito tempo.

E o Wave é totalmente gratuito, a menos que você queira processar pagamentos com cartão de crédito ou folha de pagamento (que, se você não for autônomo ou proprietário de uma empresa, provavelmente não o fará). É difícil superar isso.

Download: Recibos por Wave para iOS | Android (grátis)

Para pessoas registrando muitas milhas: MileIQ

Rastreamento de quilometragem pode ser uma dor. Contratantes independentes, vendedores, executivos e outros profissionais podem dirigir milhares de quilômetros por ano e registrar todas essas viagens. O MileIQ é um dos melhores aplicativos para rastreamento de milhagem, pois é quase totalmente automatizado.

O aplicativo sabe quando você está dirigindo e é executado em segundo plano para acompanhar sua milhagem. Quando o seu disco estiver pronto, deslize para a direita para viagens de negócios ou para viagens pessoais. Você também pode usar seus recursos de personalização para tornar o registro e a categorização ainda mais fáceis.

Com 40 registros de disco grátis por mês, muitas pessoas podem usar o aplicativo sem pagar. Você também pode pagar US $ 60 por ano para obter a versão Premium, que oferece rastreamento de milhagem ilimitado. (Curiosamente, se sua empresa tiver uma assinatura do Office 365 Business ou Business Premium, você poderá obter o MileIQ gratuitamente.)

Download: MileIQ para iOS | Android (grátis)

Para proprietários de empresas: QuickBooks

Porque é um aplicativo de contabilidade completo para os negócios, QuickBooks tem recursos robustos de controle de despesas (é também o melhor software de contabilidade para freelancers O melhor software de contabilidade Cada Freelancer precisa do melhor software de contabilidade Cada Freelancer precisa de contabilidade é um campo minado de complexidade. caro e até mesmo um crime. Se você está cansado de contabilidade manual, tente um software de contabilidade. Leia mais). As despesas são facilmente categorizadas para que você não precise classificá-las no tempo do imposto para descobrir onde elas devem ser deduzidas.

O QuickBooks aprende como categorizar automaticamente as transações ao longo do tempo, economizando tempo e esforço para inseri-las manualmente. Você pode até personalizar suas categorias de despesas se o seu contador precisar de informações adicionais.

Os aplicativos móveis permitem anexar imagens de recibo a transações em trânsito, e o plano autônomo também permite rastrear a milhagem. Não há nenhuma versão gratuita do QuickBooks, mas você pode começar com por US $ 5 por mês no plano autônomo ou US $ 7 por mês com o Simple Start.

A maior vantagem de usar o QuickBooks como software de controle de despesas é que ele oferece tudo o que você precisa para executar a contabilidade do seu negócio.

Download: QuickBooks para iOS | Android

Para Freelancers: Harvest

Acompanhamento de despesas com o Harvest

O Harvest é mais conhecido como ferramenta de controle de tempo O Melhor Aplicativo de Rastreamento de Tempo para Android, iOS e Desktop O Melhor Rastreamento de Tempo para Android, iOS e Desktop Mostramos a você como o rastreamento de tempo pode beneficiar você ou sua equipe por um software de rastreamento no tempo e o melhor aplicativo multiplataforma que encontramos para o trabalho. Leia mais, mas também oferece ótimos recursos para rastreamento de despesas. Você pode tirar uma foto rápida de um recibo para registrar a despesa e pode até marcá-la como faturável para incluí-la na próxima fatura do cliente.

Como ele se integra ao QuickBooks, você pode importar suas despesas e tê-las prontas para deduzir quando a temporada de impostos chegar.

Você pode usar o Harvest gratuitamente por até dois projetos. Se você quiser incluir mais projetos, você está olhando para US $ 12 por mês, o que é mais do que muitas das outras opções disponíveis. Dito isto, ele oferece excelentes recursos de rastreamento de tempo e até mesmo permite que você envie faturas e estimativas.

Download: Colheita para iOS | Android (grátis)

Comece a controlar recibos e despesas de impostos

Pode parecer um incômodo, mas usar um aplicativo para rastrear milhagem, recibos e outras despesas economizará dinheiro a longo prazo. E com um grande número de opções de aplicativos de rastreamento de despesas, não há motivo para não começar imediatamente.

Quanto mais cedo você começar, o tempo mais fácil que você terá quando o dia do imposto chega no próximo ano As melhores estratégias para reivindicar um retorno de imposto este ano As melhores estratégias para reivindicar um retorno de imposto deste ano Ninguém gosta de pagar impostos. Mas nós temos que fazer isso. Um bom software fiscal pode não apenas ajudá-lo a arquivar o imposto sem esforço, mas também minimizar sua carga tributária às vezes. Consulte Mais informação .

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