O trabalho remoto é uma configuração conveniente, graças à sua flexibilidade. Mas, se não houver sistemas de acesso, a colaboração online com clientes e equipes pode se tornar complicada e estressante para todos os envolvidos.
Para evitar esse cenário em seu trabalho em casa, você precisa de um fluxo de trabalho confiável. Guia de Sobrevivência do MacBook do Trabalhador Remoto O Guia de Sobrevivência do MacBook do Trabalhador Remoto Você não poderia imaginar fazer o seu trabalho sem o seu Mac, mas talvez não máxima eficiência. Leia mais e um conjunto de ferramentas básicas gratuitas, como as que listamos abaixo. Essas ferramentas vêm com os recursos certos que um trabalhador remoto (você!) Precisa para colaborar com facilidade e eficiência.
Um conversor de fuso horário
É um saco controlar os fusos horários para agendar chamadas e reuniões em horários adequados para todos da equipe. Mantenha um conversor de fuso horário acessível para visualizar fusos horários e descobrir os horários ideais para entrar em contato com seus colegas de equipe ou clientes. Tente cada fuso horário. É um aplicativo baseado na Web que mantém a matemática do fuso horário simples e bonita.
Alternativas para todos os fusos horários: World Time Buddy, Timezone.io
Uma plataforma de colaboração e comunidade
Sua equipe precisa de um escritório virtual Team Spirit Trumps Tecnologia: como dominar a colaboração remota para equipes on-line A tecnologia não facilita a colaboração se você tiver que trabalhar em conjunto remotamente e compartilhar apenas a Internet como uma conexão comum. A tecnologia pode ajudar a navegar no caos. Mas é apenas a cereja. Leia mais - um lugar para tudo, desde anúncios importantes de equipes a discussões relacionadas ao trabalho, até conversas sobre refrigeração de água. É aí que você pode começar a se sentir uma parte valiosa da equipe, em vez de se sentir como se ninguém estivesse trabalhando em isolamento.
Acho que o @SlackHQ resolveu o problema do refrigerador de água virtual para nós @ universalmind #startupchats
- Joe Johnston (@merhl) 25 de setembro de 2015
O Slack funcionou muito bem O Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil O Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil Os e-mails do grupo podem realmente matar a produtividade. É hora de colocar os clientes de email para descansar e usar serviços de colaboração como o Slack recém-lançado. Leia mais para nós em MakeUseOf. Não desistimos do e-mail, mas agora o reservamos para anúncios de escolha. Sugerimos que você dê uma chance ao Slack.
Se sua equipe decide ir com o Slack, você precisará dessas dicas do Slack Obtenha mais do Slack com essas 7 dicas Obtenha mais do Slack com essas 7 dicas Com uma interface de usuário inteligente, o Slack torna um fluxo de trabalho potencialmente complexo simples e intuitivo. Ele redefiniu a comunicação. Faça um melhor uso do Slack com essas dicas. Leia mais e o guia de Ryan sobre como fazer o Slack funcionar com seus serviços favoritos A melhor maneira de fazer folga com seus serviços favoritos A melhor maneira de fazer o trabalho frouxo com seus serviços favoritos Além da comunicação, há muitas maneiras de levar informações para dentro Slack, mas existem poucas integrações que permitem controlar serviços externos de dentro do Slack - até agora. Consulte Mais informação .
Mesmo se você for um solopreneur, um painel centralizado como o Slack ainda pode funcionar para você. Experimente para ver se ele pode melhorar a colaboração com seus clientes.
Quer dar a alguém da sua equipe um tapinha nas costas por um trabalho bem feito? Nós temos um canal dedicado chamado Slack shoutout para isso.
Você pode adotar nosso truque do Slack Channel ou experimentar uma ferramenta como o Small Improvements, que permite que você tenha um processo de feedback de desempenho personalizado.
Alternativas ao Slack: HipChat, Torta
Uma configuração de gerenciamento de projetos
A escolha de uma configuração de gerenciamento de projeto que combine com o fluxo de trabalho específico de sua equipe requer um pouco de abordagem de tentativa e erro. Mas o Trello faz uma ótima escolha para muitas equipes, graças à sua versatilidade e facilidade de uso. 10 Usos Únicos do Trello Diferentes do Gerenciamento de Projetos 10 Usos Únicos do Trello Diferente do Gerenciamento de Projetos O Trello é um prazer para os amantes da lista. Sua abordagem no estilo Kanban não se destinava apenas ao gerenciamento de projetos. Não acredite em nós? Veja esses dez usos exclusivos do Trello. Consulte Mais informação .
O Trello é capaz de lidar com qualquer coisa que você jogue. Você pode mapear as estratégias de sua equipe, definir metas, discutir ideias, atribuir tarefas, fazer o acompanhamento delas e fazer muito, muito mais.
Decida previamente os padrões de trabalho e seja meticuloso quanto à rotulagem e organização claras. Isso evitará que seus projetos do Trello se tornem confusos. E não se esqueça de adicionar pesquisas inteligentes ao seu fluxo de trabalho do Trello!
Alternativas ao Trello: Asana, Quip, Podio (nossas dicas Podio Como melhor acompanhar e gerenciar seus projetos com o Podio Como melhor acompanhar e gerenciar seus projetos com o Podio As melhores ferramentas de gerenciamento de projetos são simples de começar e flexíveis o suficiente para crescer com o seu Nós mostramos a você como o Podio pode atender às suas necessidades de projeto.
Uma ferramenta de tomada de decisão
As discussões gerais da equipe podem sair pela tangente e sair rapidamente do controle. Eles não são propícios para fazer chamadas claras sobre qualquer proposta dada.
Para manter a tomada de decisão simplificada, um tipo de votação de votação é muito melhor. Recomendamos o Loomio, um aplicativo baseado na Web e de código aberto que adiciona clareza ao processo de tomada de decisão.
Com o Loomio, você pode iniciar uma proposta, definir um prazo para o resultado e convidar seus colegas de equipe para votar. As pessoas são livres para elaborar suas escolhas, bem como mudar seu voto. O que importa é que todos na equipe possam ver de relance onde a proposta está indo .
Alternativa para Loomio: Tricider
Um aplicativo de bate-papo de áudio / vídeo
Há momentos em que você precisa ter conversas cara a cara com uma ou mais pessoas de sua equipe. Claro, se você é um introvertido tímido como eu, você pode ter pavor de tais ligações, mas às vezes não há como escapar delas. E quando você precisa de um bate-papo por vídeo (ou áudio), o Hangouts do Google é uma opção confiável, desde que você tenha uma conexão de Internet decente .
Então, eu sei que isso é uma tecnologia super antiga, mas J / usou o @Google Hangouts 4 como uma chamada de trabalho, senti que estávamos na mesma sala! #DeskJockeyChronicles
- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15 de outubro de 2015
O Hangouts mantém a videochamada simples Google Finalmente fez um Hangouts Web App e vale a pena Google finalmente criou um aplicativo da Web para Hangouts e vale a pena Por muito tempo, o Hangouts na área de trabalho foi um pesadelo. Agora, ele tem uma grande atualização na Web na forma de um novo aplicativo da Web dedicado. Leia mais, criptografa sua comunicação, permite que você convide até 10 pessoas para um bate-papo em grupo e suporta o compartilhamento de tela. Funciona também em dispositivos móveis.
Alternativas para o Hangouts do Google: Skype, Appear.in, Sqwiggle
Um serviço de compartilhamento de arquivos
Um repositório para armazenar e compartilhar arquivos de projeto é imprescindível para qualquer equipe, e um serviço de armazenamento na nuvem é a escolha perfeita para essa função. Recomendamos o Dropbox, porque ainda é a solução de compartilhamento de arquivos mais intuitiva e segura, além de adicionar recursos úteis de colaboração de documentos Melhorar a edição colaborativa de arquivos do Office com o Dropbox e o Project Harmony Melhorar a edição colaborativa de arquivos do Office com Dropbox e Project Harmony avançar para a escrita e edição colaborativa. O Project Harmony oferece aos usuários do Dropbox for Business o acesso antecipado a um novo recurso de colaboração de desktop. Leia mais de tempos em tempos.
A resposta do Dropbox à edição colaborativa de documentos do Google Docs é chamada de Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk
- The Verge (@verge) 18 de outubro de 2015
Escolha um plano do Dropbox dependendo do tamanho da sua equipe e dos requisitos de armazenamento de arquivos. Você pode escolher entre o Dropbox Basic, o Dropbox Pro e o Dropbox for Business.
Além disso, você pode tornar o Dropbox mais poderoso adicionando serviços de terceiros. Por exemplo, com o Balloon.io, você pode fazer com que os clientes deixem os arquivos diretamente no seu Dropbox.
Se o Dropbox for Business for exagerado para a configuração da sua empresa, experimente o recurso de equipe do Dropbox. Ele oferece um conjunto de ferramentas de colaboração em sua conta Básica ou Pro.
Alternativas ao Dropbox: Google Drive, OneDrive
Um serviço de automação
Se você trabalha sozinho ou em equipe, há tarefas repetitivas que ocupam muito do seu tempo. A coisa mais inteligente a fazer é restringir os que não precisam de sua entrada e depois automatizá-los usando um serviço como o Zapier ou o IFTTT.
Temos muitos recursos aqui no MakeUseOf para ajudá-lo a automatizar vários aspectos do seu trabalho. Comece com a lista de receitas IFTTT do Ryan para facilitar a colaboração 7 Receitas IFTTT que você deve configurar para facilitar a colaboração com outras 7 Receitas IFTTT que você deve configurar para facilitar a colaboração com outras pessoas Quando você está colaborando com outras pessoas, o IFTTT oferece ainda mais oportunidades para automatizar e simplificar o processo de trabalhar com os outros. Aqui estão 7 receitas úteis para o projeto que você está gerenciando com outra pessoa. Consulte Mais informação .
ESTÁ BEM. Eu apenas nerdgasmed. Você pode definir o Zapier para realizar eventos do calendário e colocá-los em uma lista do Trello para automatizar o fluxo de trabalho. Eu posso ter gritado.
- Elon James White (@elonjames) 12 de outubro de 2015
O ingrediente secreto: um sistema de suporte robusto
Apesar de estar bem conectado com seus colegas de equipe, o trabalho on-line remoto pode fazer você se sentir sozinho - como se estivesse trabalhando no vácuo. Cabe a você se nutrir e fazer um esforço concentrado na construção de um sistema de apoio de pessoas e atividades. Isso ajudará você a manter problemas de saúde Log Into Life: 9 dicas para combater a fadiga do computador e proteger sua saúde Log into Life: 9 dicas para combater a fadiga do computador e proteger sua saúde Você sabia que seu estilo de vida sedentário poderia estar matando você do De dentro para fora? Ryan já apresentou um caso sobre riscos potenciais à saúde por ficar sentado por muito tempo, e para aqueles de nós que ... Leia Mais sob controle e prospere apesar das pressões do trabalho remoto.
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Por que você precisa de uma estratégia de trabalho remoto
Uma miscelânea de ferramentas just-for-now e atividades aleatórias garantem que seu trabalho seja feito. Mas também cria muita confusão e é um dreno no seu tempo e recursos.
Configurar um sistema com as ferramentas certas pode levar tempo, mas vale a pena o esforço. Como parte de uma equipe que tem um fluxo de trabalho razoavelmente otimizado, posso garantir os benefícios dessa abordagem.
Muito poucas coisas são tão satisfatórias quanto um fluxo de trabalho suave
- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13 de setembro de 2015
O importante é que é importante trabalhar com seus colegas de equipe ou clientes para configurar ferramentas compartilhadas para tarefas regulares. Dessa forma, todos podem se ater a um fluxo de trabalho padrão, que:
- Toma decisões desnecessárias fora da equação,
- melhora a comunicação em tempo real e
- permite que as pessoas saiam do modo "sempre disponível" sem se preocupar que as coisas vão dar errado.
Observação: dependendo do tipo de projeto em que sua equipe trabalha, você precisará de ferramentas dedicadas para determinadas tarefas, como colaborar em documentos. Trabalho em equipe: 10 dicas para trabalho em equipe eficaz em tempo real de colaboração on-line: 10 dicas para obter eficiência on-line em tempo real Colaboração Leia mais e obtenha feedback sobre designs.
Pronto para trabalhar mais simples e melhor?
As ferramentas listadas aqui são um bom lugar para começar a melhorar sua configuração de colaboração remota. Você não precisa obtê-los todos - apenas os que podem fazer uma diferença significativa em seu fluxo de trabalho. Quanto menos aplicativos, melhor!
Quais ferramentas digitais você usa regularmente para colaborar com pessoas em projetos? Quais transformaram seu fluxo de trabalho? Compartilhe seus segredos de trabalho remotos conosco nos comentários.
Créditos da Imagem: Colegas de trabalho da VoodooDot via Shutterstock