Você não gostaria de sair de férias sabendo que não precisa checar seu e-mail? Se você não puder confiar em um assistente para cuidar de sua comunicação digital enquanto estiver ausente, uma mensagem de 'fora do escritório' será a melhor coisa a seguir.
Aqui estão algumas dicas sobre como configurar um autoresponder com o Gmail e o que você deve ter em mente.
Reduza a carga antes de sair
Limpe sua caixa de entrada 6 maneiras de recuperar sua caixa de entrada de email 6 maneiras de recuperar sua caixa de entrada de e-mail Há mais alguma coisa que seja tão útil, predominante e frustrante quanto uma caixa de entrada de e-mail? Tem sido em torno de sempre e continuamos a usá-lo, e enquanto continuarmos usando, pessoas como eu vão ... Leia mais e responda a pedidos abertos antes de sair. Comunique que você estará ausente. Por exemplo, você pode adicionar as datas de seu horário agendado à sua assinatura de e-mail Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de e-mail Uma assinatura lhe diz algo sobre uma personalidade. Assim como duas pessoas dificilmente escrevem da mesma forma, elas também assinam de forma diferente. Foi assim que surgiu a "ciência" da grafologia. Mas a era digital e o email ... Leia mais por uma semana ou duas antes da sua viagem. Dessa forma, é menos provável que seus contatos inundem sua caixa de entrada quando você sair.
Se você ainda não tem um sistema para gerenciar seu e-mail, este é o momento de se familiarizar com o Fluxograma Zero da Caixa de Entrada Manter a Caixa de Entrada Zero Diariamente Com este Fluxograma Manter a Caixa de Entrada Zero Diariamente Com este Fluxograma Pessoalmente, tento manter a Caixa de Entrada Zero apesar de receber mais de 500 e-mails diariamente. Isso é zero e-mails não lidos - isso mesmo, eu abordo todos os e-mails enviados para mim todas as manhãs. E confie ... Leia Mais. Resumindo, exclua e-mails que não sejam relevantes, delegue tarefas que você não pode resolver sozinho, resolva as tarefas imediatamente se elas levarem menos de dois minutos ou coloque-as na sua lista de tarefas, se elas demorarem mais do que isso.
Você também pode querer cancelar a assinatura de boletins informativos por e-mail Limpar sua caixa de entrada: cancelar rapidamente a inscrição de vários boletins com essas ferramentas Limpar sua caixa de entrada: Cancelar rapidamente a inscrição de vários boletins com essas ferramentas A desinscrição de boletins informativos é mais do que spam. A maioria dos boletins informativos que preenchem nossa caixa de entrada não estão vendendo remédios ou oferecendo prêmios em dinheiro - eles são boletins informativos genuínos de empresas confiáveis que nós mesmos subscrevemos ... Leia mais, se você estiver ausente por um longo período.
Prepare seu Email Autoresponder
Não importa quão bem você comunique suas férias programadas, as pessoas ainda tentarão entrar em contato com você. Um autoresponder irá lembrá-los da sua ausência. Siga esta estratégia:
- Adicione informações de contato para assuntos urgentes à sua resposta automática. Pode ser o endereço de e-mail de um colega de confiança ou um número de telefone sob o qual você pode ser encontrado em uma emergência.
- Configure o autoresponder apenas para as pessoas da sua lista de contatos . Isso impede que pessoas aleatórias consigam seu número de emergência ou outros detalhes de contato.
- Configurar encaminhar para e-mails importantes . Se você espera ouvir alguém específico ou um tópico específico, verifique se esses e-mails importantes são encaminhados para um colega que pode responder imediatamente.
Configurar o Respondente de Férias do Gmail
Você pode encontrar o Respondente de Férias do Gmail nas configurações gerais. Clique na engrenagem no canto superior direito da sua caixa de entrada e role até a parte inferior da guia Geral . Escolha as datas, escreva sua mensagem em WYSIWYG (formatado / rich text) ou Texto sem formatação e ative a resposta de férias. Para evitar que estranhos ou remetentes de spam obtenham informações de contato adicionais ou descubram que sua conta de e-mail está ativa, selecione para enviar apenas uma resposta para as pessoas em seus Contatos . O Gmail permite que você defina um primeiro e um último dia opcional, o que significa que você não precisará se lembrar de desativar o autoresponder quando voltar.
Encaminhar e-mails selecionados usando filtros do Gmail
A resposta de férias é uma mensagem padrão que - enquanto ativa - é enviada para qualquer pessoa (na sua lista de contatos) que lhe envia um email. Como mencionado acima, alguns e-mails podem exigir uma resposta imediata e pessoal. É aqui que entram os filtros do Gmail.
No Gmail, você só pode encaminhar e-mails para endereços de e-mail confirmados. Se você quiser encaminhar e-mails para um colega, precisará da ajuda deles. Clique na engrenagem no canto superior direito da sua caixa de entrada do Gmail, selecione Configurações e alterne para a guia Encaminhamento e POP / IMAP . Clique no botão Adicionar um endereço de encaminhamento, insira o endereço de e-mail de encaminhamento e clique em Avançar para acionar o e-mail de confirmação. Seu colega receberá um código e instruções sobre como confirmar a solicitação. Se você encaminhar o e-mail, também poderá inserir o código de confirmação para confirmar o endereço de e-mail.
Para configurar seu filtro, expanda as opções de pesquisa acima da sua caixa de entrada do Gmail. Digite o endereço de e-mail do remetente no campo ou nas palavras-chave no assunto ou no campo de palavras . Você pode adicionar vários endereços de e-mail e usar os operadores de pesquisa Torne-se melhor em encontrar coisas com os mecanismos de pesquisa: Lógica de pesquisa Boolean explicada Tornar-se melhor em encontrar coisas com mecanismos de pesquisa: Lógica de pesquisa booleana Explica mil milhões de páginas indexadas, demora significativamente mais tempo a analisar apenas a primeira página de resultados de pesquisa. Além disso, ... Leia mais para conectar várias palavras-chave.
Clique em criar filtro com essa pesquisa no canto inferior direito e, na próxima janela, escolha sua ação. No exemplo mostrado abaixo, selecionei um endereço de e-mail de encaminhamento e apliquei um rótulo ao e-mail encaminhado. Se você fizer o mesmo, poderá identificar rapidamente os e-mails encaminhados com base em seus rótulos assim que retornar de suas férias.
Em vez de encaminhar e-mails, você também pode configurar uma resposta personalizada por e-mail. Mais rápido e melhor com respostas prontas E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas Não tem tempo para preparar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais para remetentes ou tópicos específicos. Yaara explicou anteriormente exatamente como isso funciona.
Preparações finais antes de sair
Seria muito decepcionante se seu sistema cuidadosamente configurado falhasse. Imagine o estresse em seu retorno. É essencial que você teste suas mensagens fora do escritório e encaminha antes de sair. Você pode usar seu próprio endereço de e-mail secundário e filtros fictícios para testar autoresponders, filtros e encaminhamentos.
O que seria igualmente embaraçoso é se o socorrista permanecesse ativo por muito tempo depois de você voltar para casa. Se você tiver uma lista de tarefas ou um calendário, crie uma tarefa ou agenda para ligar o autoresponder e / ou filtra ao retornar.
Aqui está uma pequena recapitulação de todo o procedimento de Steve Dotto:
O que fazer quando você retornar
Esperançosamente, o seu sistema funcionou e todos os emails urgentes foram tratados pelo seu colega amigável. Quando você estiver pronto para enfrentar sua caixa de entrada, siga estas etapas:
- Desligue o socorrista de férias.
- Desativar filtros e encaminhamentos específicos de férias.
- Vá até sua caixa de entrada usando a estratégia Inbox Zero 4 etapas simples para alcançar e manter a caixa de entrada Zero no Gmail 4 etapas simples para alcançar e manter a caixa de entrada Zero no Gmail Leia mais descrito acima.
- Verifique sua pasta Enviados ou um marcador usado para ver quais e-mails foram encaminhados ou receberam uma resposta automática.
- Entre em contato com colegas que lidaram com e-mails urgentes e peça que eles o mostrem.
- Acompanhamento, quando necessário.
- Volte a assinar os boletins informativos, se necessário.
Isso pode ser feito em outros clientes de e-mail?
Certamente. Você pode configurar filtros de resposta automática no Thunderbird Como configurar o Mozilla Thunderbird para respostas automáticas e emails programados Como configurar o Mozilla Thunderbird para respostas automáticas e emails programados Se o email parecer complicado, talvez seja hora de configurar respostas e emails programados. Veja como fazer isso no Mozilla Thunderbird, o cliente de e-mail da área de trabalho de plataforma aberta, gratuito e de código aberto. Leia mais, que abordamos anteriormente. O Outlook também permite que você configure notificações fora do escritório.
Você está usando outro cliente de e-mail ou tem mais dicas para lidar com respondedores automáticos de e-mail? Por favor, fale e compartilhe suas dúvidas ou insights nos comentários!
Crédito de imagem: caixa de entrada Zero por hyperdashery via Flickr