O Google Drive pode ser uma ferramenta fantástica de produtividade e colaboração. Uma vez que você começar a usá-lo muito, no entanto, pode ficar difícil manter tudo organizado. Felizmente, o Google previu esse problema e tornou fácil encontrar o que você está procurando e garantir que você não o perca novamente.
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Digite seu e-mail Desbloquear Leia nossa política de privacidade1. Configuração básica do Google Drive e adição de arquivos
Como os exploradores de arquivos padrão, o Google Drive permite que você organize seus arquivos em pastas, o que é útil se você estiver trabalhando em vários projetos distintos. O que o torna um pouco mais complexo é que seus arquivos podem ter origem em até três fontes diferentes, listadas na barra lateral em drive.google.com: Meu Drive, Compartilhados comigo e Google Fotos .
Se você estiver procurando por um arquivo, ele pode estar em qualquer uma dessas categorias, dificultando a navegação em um arquivo. Para facilitar, você pode adicionar qualquer arquivo ou pasta ao seu próprio Drive. Se você clicar e arrastar um arquivo para a unidade, isso removerá o arquivo do local atual e o realocará no seu Drive.
Para evitar confundir outras pessoas, fazendo com que seus arquivos e pastas desapareçam, use a opção Adicionar ao Meu Drive no menu do botão direito do mouse. Adicionar um arquivo à sua unidade essencialmente adiciona um atalho ao arquivo ou pasta ao nível superior da sua unidade. Dessa forma, você pode encontrá-lo mais rápido, mas não precisa movê-lo para fora do local original,
2. Classificar por Fatores Diferentes
Isso é realmente básico, mas vale a pena explicar porque não está imediatamente claro onde encontrar essa opção. O botão Opções de ordenação está no lado direito da barra de ferramentas e mostra as letras A e Z entre duas setas. Clique nesse ícone e você terá a opção de classificar por nome, data da última modificação, última modificação por data e última data de abertura por mim.
Parece extremamente simples, mas pode ser extremamente útil!
3. Selecione os arquivos mais rapidamente
Outra dica muito simples, mas você sabia que pode SHIFT + clicar ou clicar e arrastar para selecionar vários arquivos no Google Drive?
Alguns serviços on-line não oferecem suporte a essa funcionalidade, mas o Google Drive permite que você selecione arquivos e faça operações em lote com muito mais rapidez do que se você tivesse tentado fazer alterações em cada um deles individualmente.
4. Use ferramentas de pesquisa avançada
Procurar por um arquivo usando a barra de pesquisa na parte superior da tela é definitivamente a melhor maneira de encontrar algo que você perdeu, e usar as ferramentas avançadas que estão a apenas alguns cliques de distância o tornará ainda mais eficaz.
Ao clicar na barra de pesquisa, você verá que pode clicar em qualquer tipo de arquivo para limitar sua pesquisa a esse tipo de arquivo. Quando você clica nele, “type: [filetype]” aparece na barra de pesquisa, e você verá uma lista de todos os tipos de arquivos que você tem em seu Drive. Percorrer essa lista é um bom lugar para começar a procurar.
Você também pode digitar “[seu termo de pesquisa] digite: [tipo de arquivo]” para pesquisar um documento, planilha, PDF, apresentação ou outro tipo de arquivo para fazer sua pesquisa mais rapidamente.
Além de pesquisar por tipo de arquivo, você pode clicar em Mais ferramentas de pesquisa na parte inferior do menu de seleção do tipo de arquivo para ter acesso a opções de pesquisa mais avançadas, como data de modificação, palavras contidas no arquivo, proprietário e compartilhadas.
Essas opções ajudarão muito as pessoas que armazenam uma grande quantidade de arquivos no Google Drive, especialmente se você mantiver vários tipos de arquivos diferentes (alunos que usam o Google Drive 7 Novos recursos do Google Drive Todos os alunos devem saber 7 Novos recursos do Google Drive Todos os alunos Must Know School está em sessão e o Google está pronto para facilitar as coisas para os alunos com o Google Drive. Novos recursos foram introduzidos e os antigos foram aprimorados. Temos os detalhes. O Read More pode achar essas ferramentas úteis).
5. Use cores e estrelas para criar categorias
Você pode criar hierarquias complexas de pastas, mas às vezes é mais fácil ter um sistema mais visual. Clicando com o botão direito do mouse em uma pasta, você pode selecionar Alterar cor e selecionar uma nova cor para a pasta.
Em vez do padrão (e bastante sem inspiração) cinza, você terá agora uma pasta colorida que poderá encontrar entre as outras pastas do seu Drive.
Você também pode marcar os itens da estrela selecionando Adicionar estrela no menu de atalho e todos os arquivos e pastas marcados com estrela serão exibidos quando você clicar em Com estrela no menu à esquerda.
É como usar estrelas no Gmail, se você estiver familiarizado com essa prática.
6. Visualizar documentos para digitalizá-los rapidamente
Se você não tiver certeza de como o seu documento é chamado, ou se quiser apenas um lembrete rápido do que está em um arquivo, você pode fazer um bom uso do botão de visualização - está na barra de menu na parte superior e parece um olho.
Clique em um arquivo, aperte o botão de visualização e você verá rapidamente o conteúdo do arquivo, lembrando o que está nele. Não é muito rápido, mas pode ser mais rápido do que abrir o arquivo em uma nova guia para ver se é o que você está procurando.
Se você precisar apenas de uma pequena olhada em seu documento, poderá usar a visualização em grade para ver miniaturas de cada documento em seu Drive (o botão de visualização em Grade fica ao lado do botão Opções de classificação na barra de ferramentas).
Provavelmente não é tão útil quanto a visão de lista, mas sabendo que isso poderia poupar algum tempo se você se deparar com uma situação em que poderia ajudar.
7. Verifique a revisão e edite históricos do meu disco
Um clique rápido pode mostrar quem fez as revisões e quando elas foram feitas em qualquer documento, mesmo que não seja um Documento Google. (Nesta imagem, estou usando isso em um PDF - você sabia que o Google Drive também é ótimo para trabalhar com PDFs? 10 dicas para fazer mais com seus arquivos PDF no Google Drive 10 dicas para fazer mais com seus arquivos PDF no Google Drive Desde o gerenciamento de seus arquivos até a colaboração no Documentos, o Drive é uma suíte de escritório com funcionamento total. O que muitas pessoas não percebem é a capacidade de fazer muito mais do que apenas visualizar PDFs. Leia mais?)
Para ver essas informações, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar Gerenciar revisões…
Para ver o histórico de edições de um documento do Google, clique com o botão direito do mouse e clique em Visualizar detalhes . Isso abrirá o painel de detalhes no lado direito da tela:
Agora você pode selecionar outros arquivos para ver seus históricos de revisão e edição ou clicar em Detalhes para ver itens como datas criadas e modificadas, tamanho, localização, proprietário e quem tem acesso ao arquivo.
8. Adicionar itens a várias pastas
O Google Drive costumava ter um recurso de marcação que permitia encontrar arquivos relacionados, mesmo que não estivessem armazenados juntos. Essa funcionalidade foi removida. No entanto, ele pode ser substituído por um aplicativo do Google Drive que permitirá adicionar um único arquivo a várias pastas.
Para conectar este aplicativo, clique em qualquer arquivo, passe o mouse sobre Abrir com e selecione + Conectar mais aplicativos . Use a barra de pesquisa para encontrar o Multifolder e adicioná-lo ao seu Google Drive. Agora, basta clicar com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta, clicar em Abrir com> Multifolder e você poderá adicioná-lo a várias pastas.
9. Use aplicativos para ajudar você a organizar
Além do Multifolder, vários outros ótimos complementos do Google Drive 5 Complementos do Google Drive que você precisa usar 5 Complementos do Google Drive que você precisa para usar o Google Docs e o Google Spreadsheet são dois serviços gratuitos incríveis, mas quando você inclui Alguns dos complementos listados aqui podem dar nova vida a essas ferramentas. Leia mais e os aplicativos podem ajudar você a se manter organizado - escolher quais usar depende do que você está tentando fazer. Por exemplo, o FileThis é um aplicativo super útil que extrairá automaticamente extratos bancários, faturas e contas de serviços públicos em uma pasta no seu Google Drive.
A conta gratuita do FileThis.com permite conectar até seis contas e atualizá-las uma vez por semana.
Outro aplicativo potencialmente útil é chamado de Pasta oculta e permite que você evite que outros aplicativos vejam arquivos específicos em seu Google Drive. O Google Drive é bastante seguro Quão seguros são seus documentos no Google Drive? Quão seguros são seus documentos no Google Drive? Leia mais, mas este aplicativo adiciona outra camada de segurança, no caso de você perder seu dispositivo móvel.
Existem todos os tipos de aplicativos úteis do Google Drive Tornar o Google Drive absolutamente impressionante com essas ferramentas Torne o Google Drive absolutamente impressionante com essas ferramentas O Google Drive vem repleto de recursos inteligentes. E você pode expandir muito seu potencial com ferramentas de terceiros. Aqui, compilamos algumas das melhores ferramentas que se conectam ao Google Drive. Leia mais lá fora - você só tem que encontrá-los. Hit + Conecte mais aplicativos e explore um pouco para ver quais deles podem ajudar você.
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Entre todas as ótimas estratégias para organizar o Google Drive, quais são seus favoritos? Como você pode encontrar os arquivos necessários no Google Drive? Você usa outros aplicativos ou apenas um sistema organizacional sólido?
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